Was ist die Ursache?

Sich wiederholende und manuelle Arbeit bezieht sich auf Routineaufgaben von geringem Mehrwert, die trotz ihrer Häufigkeit und geringen Variabilität noch nicht automatisiert wurden. Dazu können alltägliche Aktivitäten wie manuelle Tests, routinemäßige Dateneingaben und sich wiederholende Konfigurations- oder Deployment-Aufgaben gehören, die zwar notwendig sind, aber nicht zwingend die einzigartigen Kompetenzen eines Softwareentwicklungsteams erfordern. Solche Aufgaben können wertvolle Zeit kosten, die sonst für innovative und wertvolle Arbeit, wie die Entwicklung von Features oder die Lösung komplexer technischer Probleme, verwendet werden könnte.

Welche Auswirkungen hat dies auf Ihre Organisation?

Durch sich wiederholende und manuelle Tätigkeiten werden Zeit und Ressourcen verschwendet, die für strategisch wertvollere Aktivitäten genutzt werden könnten. Zudem erhöht sich das Risiko für menschliche Fehler und es werden wertvolle Talente verschwendet, Entwicklungszyklen verlangsamt und die Einführung neuer Funktionen oder Produkte verzögert sich. Dieser Engpass wirkt sich negativ auf die Agilität und Skalierbarkeit der Organisation aus, was das Wachstum und die Fähigkeit beeinträchtigt, die Anforderungen der Kund:innen zu erfüllen und die Geschäftsstrategien umzusetzen. Automatisierung ist somit nicht nur ein technisches Upgrade – sie ist eine strategische Notwendigkeit, um Stagnation zu verhindern und eine dynamische Zukunft zu sichern.

Wie kann diese Ursache von Verschwendung vermieden werden?

Sich wiederholende und manuelle Aufgaben bei der Software Delivery können mithilfe von Toolchain-Integration reduziert werden. Die Integration unterschiedlicher Softwareentwicklungstools mit Planview Hub rationalisiert Prozesse, automatisiert sich wiederholende Aufgaben, verbessert die Rückverfolgbarkeit und reduziert die Fehlerquote. Eine vernetzte Toolchain führt zu einem effizienteren und agileren Delivery-Prozess, der es den Teams ermöglicht, sich auf wertschöpfende Arbeit zu fokussieren und qualitativ hochwertige Software bereitzustellen.

Was ist die Ursache?

Ein Ungleichgewicht zwischen Bedarf und Kapazität entsteht dann, wenn Teams mit unterschiedlicher Geschwindigkeit arbeiten und ein Schritt in einer Arbeitskaskade entweder zu schnell oder zu langsam abgeschlossen wird, sodass die Arbeit im nachfolgenden Schritt nicht bewältigt werden kann. Wenn Team A beispielsweise zehn Elemente produziert, Team B jedoch nur acht aufnehmen kann, wurden die zwei überzähligen Elemente umsonst produziert und es kommt zu einem Backlog.

Optimierungsbemühungen auf Teamebene können die Situation weiter verschlimmern, wenn in diesem Zuge lediglich ein Teil des Prozesses beschleunigt wird, ohne die Auswirkungen auf andere zu berücksichtigen. Technologiearbeit ist keine Fließbandarbeit, bei der die Aufgaben automatisch synchronisiert werden. Die Überwachung der Flow Efficiency®, die die Wartezeiten misst, ist entscheidend, um zu verstehen, wie ein reibungsloser Flow der Werterbringung geschaffen werden kann.

Welche Auswirkungen hat dies auf Ihre Organisation?

Ein Ungleichgewicht zwischen Bedarf und Kapazität führt zu verschwendeten Kosten, geringerer Effizienz, Frustration im Team und Qualitätseinbußen. Es kann zudem die Fähigkeit der Organisation, auf Marktveränderungen und neue Anforderungen der Kund:innen zu reagieren, beeinträchtigen, was sich auf die Wettbewerbsfähigkeit und Profitabilität auswirkt.

Ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Bedarf und Kapazität ist die Grundlage für einen reibungslosen Betrieb und nachhaltiges Wachstum. Unter unseren Planview Kund:innen gab es beispielsweise ein Team mit einer Überproduktion von 11 Monaten. Das Team hätte seine Kapazitäten fast ein Jahr lang auf andere, strategischere Aufgaben umverteilen können, ohne dass die Gesamtproduktion darunter gelitten hätte.

Wie kann diese Ursache von Verschwendung vermieden werden?

Um das Ungleichgewicht zwischen Bedarf und Kapazität zu verringern, sollten Organisationen ihre Ressourcen und ihre Arbeitsauslastung durch effektive Planung, Priorisierung und eine kontinuierliche Überwachung aufeinander abstimmen. Der Einsatz von Flow-Metriken über Plattformen wie Planview Viz bietet Einblicke in Workflows und Produktionsraten und hilft dabei, Prozesse zu visualisieren, Engpässe zu erkennen und die Ressourcennutzung zu optimieren

Ohne Kennzahlen, die diese Art von End-to-End-Transparenz bieten, können Bemühungen zur Produktivitätsmaximierung zu einer Überproduktion führen, die ironischerweise das System verlangsamt – wie ein Auto im stockenden Verkehr. Insbesondere die Flow Efficiency®, die das Verhältnis von aktiver Arbeit zu Wartezeit misst, ist von großer Bedeutung, da dank ihr Bereiche mit Überproduktion identifiziert werden und die Teams Ressourcen neu zuweisen können, um den Bedarf besser mit der Kapazität in Einklang zu bringen. Mithilfe umfassender Kennzahlen können Organisationen fundierte Entscheidungen treffen, um Strategien anzupassen und Ressourcen umzuverteilen, was zu einer größeren Effizienz und Produktivität führt.

Was ist die Ursache?

Übermäßige Nacharbeit, bei der ein erheblicher und unvorhergesehener Mehraufwand erforderlich ist, um mit einem Projekt den ursprünglich geplanten Mehrwert zu erbringen, ist häufig auf unklare Anforderungen und schlechte Kommunikation zwischen Stakeholdern, Entwickler:innen und Tester:innen zurückzuführen. Unzureichende Tests und Qualitätssicherung sowie technische Schulden tragen ebenfalls zu Nacharbeit bei, da ungelöste Probleme die Performance und die Skalierbarkeit der Software beeinträchtigen.

Eine Organisationskultur und Prozesse, bei denen es nur um die schnelle Bereitstellung von Features geht und Qualität und Zusammenarbeit vernachlässigt werden, können zu wiederholten Fehlern führen. Fehlende Praktiken für eine kontinuierliche Integration und Bereitstellung verschärfen das Problem noch weiter, da sich die Problemerkennung und -lösung verzögert. Die Berücksichtigung dieser Faktoren ist entscheidend für die Reduzierung von Nacharbeit und die Steigerung der Gesamteffizienz in Technologieorganisationen.

Welche Auswirkungen hat dies auf Ihre Organisation?

Übermäßige Nacharbeit in einer Softwareorganisation beeinträchtigt die pünktliche Produktbereitstellung, was zu einer geringeren Zufriedenheit der Kund:innen und möglichen Umsatzverlusten führt. Darüber hinaus treibt sie die Kosten und den Ressourcenverbrauch in die Höhe und wirkt sich auf das Budget der Organisation aus.

In komplexen Organisationen ziehen Störungen durch Nacharbeit eine Kettenreaktion nach sich und betreffen nicht nur das für den Fehler verantwortliche Team, sondern auch die anderen, die von dessen Ergebnissen abhängig sind. Dies schadet auch der Moral und der Produktivität des Teams, da ständige Korrekturen die Entwickler:innen demotivieren und einen Teufelskreis aus erhöhter Fluktuation und ständigem Onboarding schaffen können. Zudem bleibt inmitten der Bewältigung von Qualitätsproblemen wenig Zeit für Innovationen und die Entwicklung neuer Funktionen, was das Wachstum ausbremst und die Wettbewerbsposition verschlechtert.

Wie kann diese Ursache von Verschwendung vermieden werden?

Das Reduzieren von übermäßiger Nacharbeit erfordert einen umfassenden Ansatz. Durch eine klarere Kommunikation der Anforderungen entsteht ein gemeinsames Verständnis von den Zielen und den gewünschten Ergebnissen. Mit soliden Test- und QA-Methoden sowie regelmäßigen Feedback-Loops können Probleme frühzeitig erkannt und behoben werden.

Tools wie Planview® Viz erleichtern diese Bemühungen, indem sie Aufschluss darüber geben, wie viel Kapazität die Teams für bestimmte Arbeitstypen wie Features und Defects aufwenden. Dank der Transparenz können IT-Führungskräfte kluge Abwägungen und Entscheidungen basierend auf der Lebenszyklusphase des jeweiligen Produkts treffen, anstatt eine Einheitsmethode zu verwenden, und so die Entwicklung optimieren.

Was ist die Ursache?

Zu viel Work-in-Progress (WIP) entsteht, wenn Teams mehr Aufgaben in der Warteschlange haben, als sie innerhalb eines Planungszeitraums abarbeiten können. Diese Anhäufung wird häufig durch eine schlechte Übersicht über den Backlog und ein mangelndes Verständnis dafür verursacht, wie sich die Arbeitsbelastung auf die Produktivität auswirkt. Unzureichende, nicht miteinander vernetzte Tools zum Visualisieren und Managen des Workloads verschärfen das Problem noch weiter, das durch übermäßiges Multitasking und geringere Produktivität gekennzeichnet ist. Teams fühlen sich durch einen wachsenden Stapel unerledigter Aufgaben, unklare Prioritäten und zu viel zeitgleich zu erledigende Arbeit überfordert.

Ohne einen systematischen Ansatz zur Verfolgung und Begrenzung von WIP sammeln sich Aufgaben immer weiter unkontrolliert an, da die Teams keine Möglichkeit haben, die Zeit und die Ressourcen, die sie zur Fertigstellung ihrer Arbeit benötigen, genau abzuschätzen. Das Ergebnis sind überlastete Teams und Engpässe in der Produktionspipeline.

Welche Auswirkungen hat dies auf Ihre Organisation?

Zu viel WIP führt zu einer geringeren Produktivität, da die Teams zu viele Aufgaben gleichzeitig bearbeiten. Das Ungleichgewicht zwischen der laufenden Arbeit (Flow Load®) und der Fertigstellungsrate (Flow Velocity®) überfordert die Teams und macht sie langsamer und weniger produktiv. Der durch zu viele Aufgaben entstehende Stress kann zudem die Moral der Mitarbeiter:innen beeinträchtigen, zu Burnout und vermehrter Fluktuation führen sowie zusätzliche Kosten für Einstellungen und Schulungen verursachen.

Unerledigte Aufgaben können außerdem kritische Probleme verschleiern, die die Performance beeinträchtigen, da sich Softwarefehler und technische Schulden ansammeln können. In Kombination können diese Faktoren zu Verzögerungen führen, die dem Ruf des Unternehmens schaden und die Zufriedenheit der Kund:innen negativ beeinflussen.

Wie kann diese Ursache von Verschwendung vermieden werden?

Um eine zu hohe WIP-Menge effektiv zu reduzieren, reicht die Festlegung einfacher Grenzwerte nicht aus. Ein WIP-Management auf Teambasis, skaliert nach den historischen Produktionsraten der einzelnen Teams, stellt sicher, dass sich die Teams auf das Abschließen der aktuellen Aufgaben konzentrieren können, bevor sie neue Aufgaben übernehmen. Regelmäßige Retrospektiven und eine iterative Planung helfen dabei, den Aufgabenfluss mit der Teamkapazität in Einklang zu bringen. Value-Stream-Management-Methoden ermöglichen eine präzisere Messung und Verwaltung von WIP. Es wird empfohlen, die WIP-Menge (gemessen mit der Flow Load®) auf das 1,5-fache der produzierbaren Menge in einer Periode zu beschränken, um eine Überforderung durch zu viel Multitasking zu verhindern.

Mit einer größeren Transparenz durch KI-basierte Echtzeiteinblicke, wie sie Planview Viz und Planview Copilot bieten, kann die WIP-Menge durch die Identifizierung von Engpässen und die Anpassung der Arbeitsauslastung erheblich reduziert werden. Dies trägt zu einer besseren Kommunikation und Zusammenarbeit, einem nachhaltigen Arbeitstempo, einem geringeren Burnout-Risiko und einer reibungsloseren Umsetzung bei.

Was ist die Ursache?

Fehlerhaft ausgerichtete Arbeit entsteht, wenn unklare Prioritäten oder schlechte Kommunikation dazu führen, dass Entwicklungsteams an Aufgaben arbeiten, die nicht mit den wichtigsten Prioritäten einer Organisation im Einklang stehen. Wenn Teams im Alleingang Prioritäten setzen, stört dies den gesamten Workflow, da die vorgelagerten Teams warten und die nachgelagerten Teams aufgrund von Blockaden an Aufgaben mit niedriger Priorität arbeiten, wodurch diese unbeabsichtigt eine höhere Priorität im Value Stream erhalten.

Die Priorisierung der wichtigsten Arbeiten ist unerlässlich, um Verschwendung während des gesamten Lebenszyklus der Software Delivery zu vermeiden. Zu einem effektiven Management gehört es, sich bei der Planung auf strategische Ziele (z. B. das Release wichtiger Features) zu fokussieren und die Ausrichtung an der Gesamtstrategie sicherzustellen. Dabei ist insbesondere die Verfolgung der Flow Load® und der Flow Distribution® wichtig, um Fehlausrichtungen zu minimieren und die Effizienz zu steigern.

Welche Auswirkungen hat dies auf Ihre Organisation?

Falsch ausgerichtete Arbeit verschwendet Ressourcen und verzögert wichtige Initiativen. Dies wirkt sich in Form von Verzögerungen, höheren Kosten und geringerer Wettbewerbsfähigkeit auf jedes Team aus. Es beeinflusst zudem die Zufriedenheit und das Vertrauen der Kund:innen, wenn die Bereitstellung von Produkten und Services routinemäßig verschoben wird.

Darüber hinaus leidet die Organisationskultur, da sich die Mitarbeiter:innen von den Unternehmenszielen abgekoppelt fühlen, was zu einer geringeren Motivation, Produktivität und Bindung führt. Langfristig beeinträchtigt eine Fehlausrichtung der Arbeit die Innovation und Anpassungsfähigkeit und hindert Organisationen daran, auf geschäftliche Veränderungen zu reagieren und Wachstumschancen zu nutzen.

Wie kann diese Ursache von Verschwendung vermieden werden?

Um eine fehlerhafte Ausrichtung der Arbeit zu vermeiden, müssen Organisationen die strategischen Ziele klar definieren, kommunizieren und sicherstellen, dass sie auf allen Ebenen verstanden werden. So wird eine Kultur gefördert, in der diese Ziele zum Leitbild werden. Die Verknüpfung von Roadmaps und Aufgaben mit der Strategie mithilfe von Lösungen wie Planview Roadmaps ermöglicht es allen Beteiligten, eine einheitliche Vision im Blick zu behalten. Teams können ihre Aufgaben immer wieder mit den Prioritäten des Unternehmens abgleichen und bei Bedarf einen anderen Fokus setzen.

Ein flexibler Ansatz ermöglicht es den Teams, schnell von Aufgaben mit geringerer Priorität zu wertschöpfender Arbeit zu wechseln. Planview® Viz unterstützt diese Bemühungen mithilfe der Flow Load® und Flow Distribution®. Anhand dieser Kennzahlen können der Umfang und die Art der laufenden Arbeiten visualisiert werden, sodass die Teams eine fehlerhafte Ausrichtung schnell erkennen und korrigieren können. Durch den Einsatz solcher Lösungen können Organisationen die Effektivität steigern, indem sie die Aufgaben priorisieren und umsetzen, die mit ihren strategischen Prioritäten im Einklang stehen.