Ressourcenmanagement und Kapazitätsplanung für maximale betriebliche Effizienz – der ultimative Leitfaden

Um das Ressourcenmanagement und die Kapazitätsplanung richtig zu verstehen, ist es wichtig, die Definition der Begriffe „Ressource“ und „Kapazität“ in diesem Zusammenhang zu kennen.

Im Projektportfolio-Management bezieht sich der Begriff „Ressource“ auf Menschen und nicht auf Maschinen oder Ausrüstung. Diese Ressourcen umfassen alle Aspekte der Arbeitskräfte, einschließlich ihrer Aufgaben, Kompetenzen, Kostensätze und mehr. Das Ressourcenmanagement ist eine fortlaufende taktische Maßnahme, bei der Personen anhand detaillierter Daten bestimmten Aufgaben und Projekten zugewiesen werden.

Bei der Kapazitätsplanung geht es um die Menge an Arbeit, die die Ressourcen bewältigen können. Die Planung erfolgt auf einer breiteren Ebene, indem die Nachfrage geprüft und nach Prioritäten geordnet wird. Im Wesentlichen dient die Kapazitätsplanung als Vorstufe zur Annahme und Zuteilung von Arbeit, um sicherzustellen, dass der Ressourcenpool die Arbeitslast bewältigen kann, bevor sie angenommen wird.

Ressourcenmanagement und Kapazitätsplanung sind miteinander verwobene Prozesse, die in Kombination dazu beitragen, die betriebliche Effizienz zu optimieren. Dieses Zusammenspiel ermöglicht es Organisationen, Arbeit dann einzuplanen, wenn Ressourcen verfügbar sind, Kompromissentscheidungen zu treffen, um Ressourcen freizusetzen, oder Diskussionen über alternative Personalstrategien zu initiieren.

Das Ergebnis eines professionellen Ressourcen- und Kapazitätsmanagements ist eine Organisation, die wie eine gut geölte Maschine funktioniert. Es sorgt für eine optimale Ressourcenauslastung, verbessert die Projektumsetzung und fördert eine fundierte Entscheidungsfindung. Diese Prozesse versetzen Organisationen in die Lage, sich an eine dynamische Arbeitsbelastung anzupassen und sich so erfolgreich in der Wettbewerbslandschaft von heute zu behaupten.

In der heutigen Zeit gibt es zu viele Projekte und zu wenig Leute. Daher ist die richtige Verwaltung von Ressourcen und Kapazitäten von entscheidender Bedeutung. Angesichts der begrenzten Ressourcen muss die Zuteilung der Arbeit gut überlegt sein. Ressourcenmanagement erleichtert diese Optimierung und sorgt dafür, dass die täglichen Geschäftsabläufe optimal ausgeführt werden.

Die konsequente Einhaltung von Projektfristen ist eine gängige Herausforderung. Indem Unternehmen vorab prüfen, ob Teams in der Lage sind, zusätzliche Arbeit zu übernehmen, können sie sicherstellen, dass Projekte planmäßig umgesetzt und pünktlich abgeschlossen werden. So werden Engpässe und Verzögerungen vermieden.

Eine ineffiziente Ressourcenzuteilung führt immer zu unnötigen Ausgaben. Ressourcenmanagement und Kapazitätsplanung fungieren als Instrumente der Finanzverwaltung, die Bereiche mit zu hoher Auslastung identifizieren und kluge Anpassungen zur Kosteneinsparung ermöglichen. Zudem sind diese Praktiken für die Risikominderung unerlässlich. Ressourcenmanagement und Kapazitätsplanung dienen als Frühwarnsystem und helfen Organisationen, potenzielle Probleme proaktiv zu erkennen und anzugehen.

Darüber hinaus stellt ein angemessenes Ressourcenmanagement sicher, dass jedem Teammitglied Aufgaben zugewiesen werden, die seinen Kompetenzen entsprechen, wodurch die Gesamtproduktivität gesteigert und das Engagement gefördert wird. Mit Kapazitätsplanung können Unternehmen vermeiden, dass Verpflichtungen nicht eingehalten werden und ein langfristiges strategisches Wachstum fördern. Die Verwaltung von Ressourcen unter Berücksichtigung der Kapazität bildet die Grundlage für die Skalierung des Betriebs, die Erschließung neuer Märkte und die zuversichtliche Nutzung aufkommender Chancen.

In einer Welt, in der die Ressourcen endlich und die Anforderungen unendlich sind, ist die erfolgreiche Anwendung von Methoden für das Ressourcenmanagement und die Kapazitätsplanung nicht nur optional, sondern notwendig. Organisationen müssen effizient arbeiten, Risiken managen und sich in einem hart umkämpften Umfeld für dauerhaften Erfolg positionieren.

Ressourcenmanagement

Das Hauptziel des Ressourcenmanagements besteht darin, die Ressourcenauslastung zu optimieren, Ausfallzeiten zu minimieren und Ressourcen effektiv laufenden Projekten zuzuteilen. Es ist ein detaillierter Prozess, bei dem es um die individuelle Ressourcenzuteilung und -nutzung innerhalb von Projekten geht. Dabei wird sichergestellt, dass die richtigen Ressourcen den Aufgaben effizient zugeteilt werden.

In der Regel befasst sich das Ressourcenmanagement mit der kurzfristigen Ressourcenzuteilung und dient dem Zweck, dass laufende Projekte zeitnah die erforderlichen Ressourcen erhalten. Daher haben Entscheidungen zum Ressourcenmanagement einen direkten Einfluss auf den Tagesbetrieb, wie z. B. die Zuweisung von Aufgaben und die gleichmäßige Verteilung der Arbeitsbelastung.

Kapazitätsplanung

Bei der Kapazitätsplanung hingegen wird die Bereitschaft eines Unternehmens zur Bewältigung der künftigen Arbeitsbelastung aus einer breiteren Perspektive beurteilt. Das Hauptziel besteht darin, die Organisation in die Lage zu versetzen, den künftigen Bedarf effektiv zu erfüllen, was Anpassungen bei der Skalierung und Zuteilung von Ressourcen erfordern kann. Im Gegensatz zur granularen Sichtweise des Ressourcenmanagements werden bei der Kapazitätsplanung also übergeordnete Informationen berücksichtigt.

Bei der Kapazitätsplanung wird eine mittel- bis langfristige Perspektive eingenommen. Es werden anstehende Projekte betrachtet, um die Auswirkungen auf die begrenzte Ressourcenkapazität zu prognostizieren und bei Bedarf alternative Ressourcenstrategien zu entwickeln. Aufgrund dieser langfristigen Perspektive prägen Entscheidungen zur Kapazitätsplanung die Strategien für den Erwerb von Ressourcen und das Wachstum im Zusammenhang mit dem Projektportfolio-Management.

Weitere Informationen: Leitfaden zum Ressourcenmanagement im Professional-Services-Sektor

Ausgleich von Verfügbarkeit und Bedarf

Die verfügbaren Ressourcen mit dem Bedarf in Einklang zu bringen, stellt für viele Organisationen eine große Herausforderung beim Ressourcenmanagement und der Kapazitätsplanung dar. Wenn die in den Teams verfügbare Kapazität für zusätzliche Arbeit nicht richtig ermittelt wird, kann dies zu einer Überlastung oder einer unzureichenden Auslastung von Ressourcen führen, was wiederum verpasste Chancen zur Folge hat.

Langfristige Risikobewertung

Durch die langfristige Betrachtung des eingehenden Bedarfs können potenzielle Ressourcenrisiken häufig aufgedeckt werden, bevor sie sich verwirklichen. Dies wird jedoch häufig vernachlässigt, was zu Problemen in Bezug auf die Performance, die Verfügbarkeit oder die Qualität der zugewiesenen Ressourcen führt. Ein langfristiger Plan zur Risikobewertung ermöglicht es Organisationen, potenzielle Risiken im Zusammenhang mit Fluktuation unter den Mitarbeiter:innen, Qualifikationsdefiziten oder konkurrierenden Anforderungen zu mindern.

Genaue Identifizierung von Ressourcen

Die Identifizierung der richtigen Ressourcen schließt die Fähigkeiten und Kompetenzen ein, die zum Erfüllen der Projektanforderungen erforderlich sind. Diese Kompetenzen entwickeln sich ständig weiter, insbesondere auf einem globalen Markt, sodass Unternehmen ständig auf dem Laufenden bleiben müssen. Ressourcenprobleme, einschließlich Engpässen, Unstimmigkeiten und Defiziten innerhalb des Ressourcenpools, können direkt auf die unzureichende Ermittlung der erforderlichen Kompetenzen und Erfahrungen zurückgeführt werden.

Strategische Zuteilung

Die Auslastung der benötigten Ressourcen ist nur ein Teil des Ressourcenmanagementprozesses. Die effektive Nutzung von Ressourcen erfordert deren Einsatz für die Arbeit mit höchster Priorität, um sicherzustellen, dass der größtmögliche Nutzen erzielt wird. Werden Ressourcen Arbeit mit niedriger Priorität zugeteilt, was ein häufiges Problem in Organisationen ist, führt dies zu geringer Produktivität und verfehlten Zielen.

In unserem On-Demand-Webinar erfahren Sie mehr über die wichtigsten Herausforderungen im Bereich Ressourcenmanagement und Kapazitätsplanung.

Ein effektives Ressourcenmanagement bietet Organisationen, die ihre Produktionskapazitäten erweitern möchten, viele Vorteile. Die entsprechenden Praktiken verbessern die täglichen Abläufe und bieten ein Framework für eine kontinuierliche Verbesserung dank folgender Vorteile:

Vermeidung von Ressourcenengpässen

Mit zunehmender Anzahl der eingehenden Projekte steigt auch die Bedeutung eines effektiven Ressourcenmanagements für die Ausführung. Die frühzeitige Identifizierung und Zuteilung von Ressourcen stellt sicher, dass die richtigen Mitarbeiter:innen zur Verfügung stehen, um die Projektanforderungen zu erfüllen. Dadurch werden Ressourcenengpässe vermieden, die zu Projektverzögerungen und höheren Kosten führen können. Mit Ressourcenmanagement und Kapazitätsplanung sind Organisationen gut auf Bedarfsschwankungen vorbereitet und können sich einen Wettbewerbsvorteil sichern.

Optimierung der Arbeitsbelastung

Dank eines durchgängigen Echtzeit-Einblicks in den Value Stream können Aufgaben auf der Grundlage von Kompetenzen und Verfügbarkeit zugewiesen werden, wodurch sichergestellt wird, dass kein Teammitglied überlastet oder zu wenig ausgelastet ist. Dieses Gleichgewicht zwischen Kapazität und Bedarf hat in mehrerer Hinsicht einen positiven Effekt: Es erhöht die Produktivität der Mitarbeiter:innen, verringert die Fluktuation und fördert ihr Engagement.

Vorhersage von Kompetenzlücken

Ressourcenmanagement ermöglicht es Organisationen, Bereiche zu identifizieren, in denen zusätzliche Schulungen oder Einstellungen erforderlich sein könnten, und proaktiv Maßnahmen zur Abhilfe zu ergreifen. Eine qualifizierte Belegschaft kann die Erwartungen durchgängig erfüllen und eröffnet Wege für nachhaltiges Unternehmenswachstum und Profitabilität.

Vermeidung von Projektverzögerungen und Reduzierung von Kosten

Für eine effektive Kapazitätsplanung müssen Organisationen eine mittel- bis langfristige Prognose der erwarteten Nachfrage erstellen. Auf diese Weise sind Unternehmen besser in der Lage, die eingehende Arbeit mit den verfügbaren Ressourcen in Einklang zu bringen. Dieser vorausschauende Ansatz macht Ressourcen für wichtige Arbeiten verfügbar, die erforderlich sind, um den Projektzeitplan einzuhalten. Dadurch werden die damit verbundenen Kosten für Nacharbeiten oder Verzögerungen vermieden und finanzielle Ressourcen für strategische Unternehmensziele freigesetzt.

Maximierung des Mehrwerts

Ein effektives Ressourcenmanagement und eine effektive Kapazitätsplanung ermöglichen es Organisationen, ihren Kund:innen und Stakeholdern durch die Optimierung von Ressourcen, die Minimierung von Verzögerungen und die Kontrolle von Kosten einen maximalen Mehrwert zu bieten. Organisationen können qualitativ hochwertigere Produkte und Services pünktlich bereitstellen. Das Ergebnis sind eine höhere Zufriedenheit der Kund:innen und ein besserer Ruf des Unternehmens auf dem Markt.

Die Maximierung des Nutzens von Ressourcenmanagement und Kapazitätsplanung erfordert die Umsetzung einiger zentraler Methoden. Die folgenden Praktiken zielen darauf ab, die Vorhersehbarkeit zu verbessern und die Bereitstellungsperformance für maximale betriebliche Effizienz zu optimieren.

Prognose von Kapazität und Bedarf und vorzeitige Erstellung eines Projektressourcenplans

Proaktives Ressourcenmanagement beginnt mit der frühzeitigen Vorhersage von Kapazität und Bedarf. Durch den Einbezug historischer Daten, Markttrends und anstehender Projekte in die Ressourcenpläne sind Organisationen besser darauf vorbereitet, sich an veränderte Bedingungen anzupassen und Korrekturmaßnahmen zu ergreifen.

Verfolgung und Analyse der Kompetenzmatrix in Echtzeit

Die Überwachung der Kompetenzmatrix ermöglicht es Organisationen, Kompetenzlücken und Stärken innerhalb ihrer Belegschaft genau zu erkennen. Mithilfe solcher Insights lässt sich eine agile Ressourcenzuteilung in die Praxis umsetzen. Die Personalentwicklung wird zielgerichtet, sodass die Ressourcenauslastung und die Anpassungsfähigkeit an dynamische Projektanforderungen verbessert werden.

Effizientes Management der Projektpipeline

Organisationen sollten einen ungehinderten Blick auf anstehende Projekte, Ressourcenvoraussetzungen und Zeitpläne haben. Auf diese Weise wird die Ressourcenzuweisung mit den Projektanforderungen synchronisiert und es können leichter Prioritäten gesetzt werden. Darüber hinaus wird eine regelmäßige Überprüfung der Kapazitätsgrenzen angeregt, um mögliche Engpässe zu vermeiden.

Vorhersage und Verbesserung der allgemeinen Ressourcenauslastung

Datengestützte Vorhersagen mithilfe von Performance-Kennzahlen und Feedback verbessern die Mustererkennung. Dies hilft bei der Kapazitätsplanung, da sich erkennen lässt, in welchen Bereichen Verbesserungsbedarf besteht, sodass die Ressourcen entsprechend den Projektanforderungen eingesetzt werden können.

Vorhersage von freien Projektstellen und unausgelasteten Mitarbeiter:innen

Wenn Projekte hochgefahren werden oder sich dem Abschluss nähern, kann es sein, dass Ressourcen auf der Strecke bleiben und auf eine Zuteilung warten. Dies stellt ein erhebliches Kostenrisiko für die Organisation dar und kann zu Engpässen führen, die eine Entgleisung des Projekts zur Folge haben können. Organisationen müssen freie Ressourcen mit dem Projektbedarf abgleichen, um die Kontinuität der Ressourcen zu wahren und die Kosten für Ausfallzeiten zu verringern.

Rationalisierung der Ressourcenanforderung für eine pünktliche Projektumsetzung

Zu wissen, wann zusätzliche Ressourcen angefordert werden müssen, ist entscheidend für die Einhaltung von Bereitstellungsfristen und die Bindung der Kund:innen. Die Anfragen müssen mit den Bereitstellungsplänen abgestimmt werden, um mögliche Verzögerungen zu minimieren und einen stetigen Value Flow für die Kund:innen aufrechtzuerhalten.

Weitere Informationen rund um Best Practices für die Kapazitätsplanung finden Sie hier. Darüber hinaus können Sie sich unser On-Demand-Webinar anschauen, um mehr darüber zu erfahren, wie Sie Ressourcenmanagement und Kapazitätsplanung richtig angehen.

Skalierbarkeit und Konfigurierbarkeit

Organisationen ändern häufig ihre Ansätze zur Bereitstellung von Produkten oder Services, wenn sie besser verstehen, was für sie funktioniert. Wenn die Organisation ihr Projektportfolio erweitert, muss sie ihre Ressourcenmanagementlösung entsprechend neu konfigurieren. Die richtige Lösung kann mit der Organisation wachsen und sich an ihre strategischen Anforderungen anpassen.

Profitabilitäts- und Produktivitätsprognosen

Organisationen benötigen eine Lösung, die sich an Best Practices für das Ressourcenmanagement und die Kapazitätsplanung hält. Mit einem ganzheitlichen Blick auf historische Daten, Kapazität und die eingehende Nachfrage kann die richtige Lösung die tatsächlich benötigte Produktivität und die damit verbundene Profitabilität prognostizieren, sodass kostensparende Anpassungen im Bereitstellungsprozess vorgenommen werden können.

Umgang mit der Komplexität von Matrixorganisationen

Die ideale Lösung sollte mühelos mit der Komplexität von Matrixorganisationen umgehen können. Sie sollte die Flexibilität bieten, Ressourcen über verschiedene Teams hinweg zuzuweisen und zu verwalten sowie dynamische Projektstrukturen und Hierarchien zu berücksichtigen.

Business-Intelligence-Analysen in Echtzeit

Ein rechtzeitiger Einblick in Ressourcenbeschränkungen und den Output ist für die effiziente Verwaltung von Ressourcen und Kapazitäten von größter Bedeutung. Die ideale Lösung bietet eine kontinuierliche Erfassung und Verarbeitung von Informationen in Echtzeit und ermöglicht es Organisationen, datengestützte Entscheidungen zu treffen, Trends zu erkennen und die Ressourcenzuteilung schnell zu optimieren.

Vernetzung mit anderen Anwendungen

Eine leistungsstarke Lösung für das Ressourcenmanagement und die Kapazitätsplanung sollte sich nahtlos mit den anderen Lösungen des Tech Stack für die Bereitstellung integrieren lassen. Dies ist von entscheidender Bedeutung für Organisationen mit Skalierungsambitionen, da verschiedene Abteilungen über ihre Daten miteinander vernetzt werden müssen. Eine Lösung, die sich leicht integrieren lässt, ermöglicht einen reibungslosen Datenfluss in der gesamten Organisation, reduziert den manuellen Aufwand und erhöht die Genauigkeit.

Weitere Informationen: Kapazitätsplanung für Professional-Services-Organisationen

Bewertung der aktuellen Ressourcennutzung

Beginnen Sie damit, den aktuellen Ressourcenstand zu bewerten. Lösungen für das Projektportfolio-Management (PPM) und für Professional Services Automation (PSA) bieten detaillierte Einblicke in die Nutzung und Verfügbarkeit von Ressourcen. Diese Tools können aufzeigen, ob bestimmte Teams oder Einzelpersonen ständig überlastet oder nicht ausgelastet sind, und helfen Organisationen so, ihre Ressourcen- und Kapazitätsstrategien auszuarbeiten.

Analyse des zukünftigen Geschäfts

Organisationen können den Ressourcen- und Kapazitätsbedarf vorhersehen, indem sie anstehende Projekte, Wachstumspläne und Markttrends untersuchen und proaktiv eine Expansion oder Umstrukturierung planen. Datengesteuerte PPM-Lösungen können diese Informationen analysieren und die Erstellung von Produkt-Roadmaps erleichtern, die den zukünftigen Wachstumszielen entsprechen.

Identifizierung von Ressourcenlücken und -defiziten

Eine genaue Prüfung der aktuellen Kapazitäten und des prognostizierten Bedarfs hilft dabei, Qualifikationslücken oder fehlende Kompetenzen zu erkennen. Dies muss frühzeitig und unter Verwendung von Echtzeit-Informationen geschehen, um eine maximale Wirkung zu erzielen. Die Arbeit mit PSA- und PPM-Lösungen ermöglicht es Organisationen, Ungleichheiten zu quantifizieren und fundierte Entscheidungen zu treffen, um die Produktivität zu erhalten.

Entwicklung eines strategischen Kapazitätsplans

Durch eine vorausschauende Analyse der Projektlandschaft kann ein strategischer Plan entwickelt werden, der Änderungen des prognostizierten Bedarfs berücksichtigt. Die Arbeit mit PPM- und PSA-Lösungen kann dabei helfen, Bereiche zu identifizieren, in denen die aktuelle Kapazität möglicherweise an den eingehenden Bedarf angepasst werden muss. Organisationen können die Erkenntnisse in ihre Strategie zur Ressourcenanforderung einbeziehen, um mögliche Störungen zu minimieren und die Bereitstellungsziele einzuhalten.

Kontinuierliche Überwachung und Anpassung

Je nachdem, wie sich die aktuelle Arbeit entwickelt und der Bedarf ändert, müssen die Ressourcenzuteilung und die Kapazitätsgrenzen angepasst werden. Dies erfordert eine laufende Überwachung des aktuellen Stands. PPM- und PSA-Lösungen analysieren kontinuierlich Live-Daten, um sicherzustellen, dass Veränderungen im Betriebsumfeld erfasst und die Informationen auf dem neuesten Stand gehalten werden.

Fundierte Entscheidungsfindung

Mithilfe von Echtzeittransparenz und Kontrolle über Ihr Ressourcenmanagement und Ihre Kapazitätsplanung können PMOs und andere Entscheidungsträger:innen das Gesamtbild überblicken und die Auswirkungen von Anpassungen verstehen, bevor sie Änderungen vornehmen. Zudem können Projektmanager:innen auf der Grundlage von Informationen direkt handeln, anstatt wertvolle Zeit mit dem Sammeln von Daten zu verbringen. Dadurch wird sichergestellt, dass Ziele und Performance-Kennzahlen während der Projektdurchführung im Blick behalten werden, damit eine gemeinsame Ausrichtung gewahrt und jede:r über neue Prioritäten informiert wird.

Kontinuierliche Verfolgung und Messung der Ressourcenperformance

Integrierte PPM- und PSA-Lösungen überwachen kontinuierlich die Zeiterfassung in der gesamten Organisation und erstellen detaillierte Berichte über die Ressourcennutzung unter Einbezug der Performance-Kennzahlen. So erhalten Sie in Echtzeit verwertbare Erkenntnisse darüber, wo die Ressourcen den größten Nutzen bieten, und können die Zufriedenheit der Kund:innen messen, während Anpassungen vorgenommen werden.

Lösung von Ressourcenkonflikten

Lösungen für das Ressourcenmanagement und die Kapazitätsplanung nutzen Echtzeitdaten, um Konflikte wie Doppelbuchungen oder sich überschneidende Zuweisungen zu erkennen. Es werden Informationen von allen Beteiligten gesammelt, um festzustellen, wo es Engpässe oder Überschüsse gibt, und um Redundanzen im Arbeitsablauf zu beseitigen.

Verbesserung der Ressourcenmanagementergebnisse

Organisationen können mit PPM- und PSA-Lösungen Szenarien wie Budgetkürzungen oder alternative Investitionen simulieren, um eine bessere Kontrolle über ihre Ressourcenzuteilung und Geschäftsstrategien zu erhalten. Diese integrierten Lösungen ermöglichen die Entwicklung einzigartiger Prozesse für jedes Team, um dessen Produktivität zu maximieren und gleichzeitig die Vernetzung mit dem Rest des Ressourcenpools aufrechtzuerhalten.

Genaue Umsatzprognosen und strategische Entscheidungsfindung

Ein multinationales Unternehmen für Cloud-Dienste und Software stand aufgrund unzusammenhängender Daten vor Herausforderungen bei der Umsatzprognose, der Einsatzplanung und der Entscheidungsfindung. Die Verwendung von Lösungen, die intern für ein globales Team entwickelt wurden, sorgte für zusätzliche Probleme. Durch die Einführung einer PSA-Lösung konnten sie unmittelbar die Umsatztransparenz verbessern und die Berichterstellung automatisieren. Sie schufen ein „Cockpit“, über das Informationen zu allen Projekten in einer zentralen Ansicht zu sehen waren. Dies ermöglichte es ihnen, sich von ihren selbst entwickelten Tools zu verabschieden und ihre Abläufe zu rationalisieren, indem sie schnell umfassende Einblicke erhielten, was letztendlich zu mehr Umsatz führte.

Konsolidierung der Prozesse für zufriedene Kund:innen

Eine globale Energie- und Professional-Services-Organisation hatte mit Ineffizienzen, Projektverzögerungen und frustrierten Kund:innen zu kämpfen, die auf ungenaue Berichte durch veraltete Systeme und Prozesse zurückzuführen waren. Die Implementierung einer PSA-Lösung führte zu einem besseren Ressourcenmanagement und einer besseren Kapazitätsplanung mit Echtzeit-Berichten und sparte so jährlich 36.000 Arbeitsstunden, konsolidierte fünf nicht miteinander vernetzte Systeme, steigerte den Umsatz durch mehr Projekte und erhöhte die Zufriedenheit der Kund:innen. Durch diese Umstellung wurden die Abläufe rationalisiert und die Gesamtperformance deutlich verbessert.

Erhöhung der Transparenz auf allen Portfolioebenen

Eines der weltweit größten Unternehmen für Finanzlösungen sah sich mit anhaltenden Herausforderungen beim Management der funktionsübergreifenden Zusammenarbeit über mehrere Arbeitsströme hinweg konfrontiert. Es mangelte ihnen an Einblicken in den allgemeinen Projektzustand und -status auf der Ebene des einzelnen Projekts und des gesamten Portfolios. Das Unternehmen löste diese Probleme durch den Einsatz einer PPM-Lösung, die zu einer 99%igen Reduzierung des Zeitaufwands für die Erstellung von Projekt-Roadmaps führte. Darüber hinaus bot die Lösung den Führungskräften einen besseren Überblick über die Ressourcenkapazität und die Arbeitsbelastung, was sowohl internen als auch externen PMO-Aktivitäten zugute kam.

Verbesserung der aktuellen Performance und Förderung von zukünftigem Wachstum

Ein großes Dienstleistungsunternehmen aus dem Gesundheitssektor hatte mit veralteten Systemen und unzusammenhängenden Projektmanagement-Tools zu kämpfen, die dem Wachstum des Unternehmens nicht mehr gerecht werden konnten. Das Team nutzte Ad-hoc-Kommunikationsmittel wie Telefon, Outlook und Skype. Die Implementierung einer PSA-Lösung führte zu einem signifikanten Anstieg des Umsatzes um ca. 500.000 USD, zu präzisen Umsatzprognosen und zu einer Steigerung der Zusammenarbeit im Team um 149 % durch vermehrte Diskussionen zwischen den Teammitgliedern. Diese Umstellung ermöglichte eine bessere Skalierbarkeit und eine verbesserte Kommunikation, was letztendlich zu finanziellem Wachstum führte.

Zentralisierung der Ressourcen-Repositorys und Steigerung der Produktivität

Eine kanadische Organisation für die Regulierung von Investitionen sah sich mit Herausforderungen konfrontiert, die mit der mangelnden Übersicht über den Zustand des Portfolios und der Ressourcenkapazität zusammenhingen, und hatte mit schwerfälligen manuellen Projektmanagement-Methoden zu kämpfen. Dank der Einführung und Implementierung einer PPM-Lösung erhielten sie automatisierte Echtzeit-Einblicke in die Probleme und Risiken im Zusammenhang mit dem Portfolio, was zu höherer Effizienz, Transparenz und Produktivität führte. Die Lösung bot ein zentrales Repository für das Projektmanagement, elektronische Sitzungsprotokolle, Zeitnachweise und für das Aufgabenmanagement. Darüber hinaus ermöglichte das System die Erstellung von Dashboard-Berichten in Echtzeit für die Geschäftsleitung und die Optimierung des Ressourceneinsatzes, was für eine verbesserte Projektumsetzung und ein rationalisiertes Ressourcenmanagement sorgte.

Das richtige Ressourcenmanagement und die richtige Kapazitätsplanung spielen eine wichtige Rolle für ein erfolgreiches Projektportfolio-Management in Organisationen. Dies erfordert ein grundlegendes Verständnis des Unterschieds zwischen Ressourcen und Kapazitäten, wobei sich Ersteres auf Menschen bezieht und Letzteres auf die Fähigkeit der Menschen, den eingehenden Bedarf zu erfüllen.

Der granulare Ansatz für die Aufgabenzuweisung beim Ressourcenmanagement und die umfassendere Perspektive auf die künftige Arbeitsbereitschaft bei der Kapazitätsplanung ergänzen sich gegenseitig. Diese Dualität optimiert die betriebliche Effizienz und ermöglicht eine fundierte Entscheidungsfindung, sodass sich Unternehmen problemlos an unvorhersehbare Projektumstände anpassen können.

Das Einbeziehen von Best Practices, wie z. B. Bedarfsprognosen, Kompetenzverfolgung und ein effizientes Management der Projektpipeline, verbessert die operative Performance noch weiter.

Die Auswahl einer anpassungsfähigen Lösung, die Best Practices einbezieht und fördert, ist entscheidend, um nachhaltige Ergebnisse zu erzielen. Folgende Ressourcen bieten Ihnen mehr Informationen dazu, wie Sie von einsatzbereiten PSA- und PPM-Lösungen profitieren können:

• Insider-Leitfaden für ein modernes PPM
• Smarte Ressourcenplanung – der PMO-Leitfaden
• Die Lösung von Planview für das Projektportfolio-Management
• Professional-Services-Automation-Lösung von Planview

Diese Lösungen ermöglichen es Organisationen, ihre Abläufe zu rationalisieren, ihr Wachstum voranzutreiben und der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein, indem sie Echtzeit-Analysen bereitstellen.

PSA- und PPM-Lösungen, die anpassbare Ressourcenmanagement- und Kapazitätsplanungsfunktionen bieten, sorgen nachweislich in verschiedenen Branchen für eine enorme Verbesserung der Ergebnisse.