6 Fallstudienbeispiele zum Produktportfoliomanagement

Sobald Produktorganisationen die Notwendigkeit der digitalen Transformation erkannt haben, nimmt die Dynamik der Umstellung von begrenzten traditionellen Produktportfoliomanagement-Workflows auf adaptivere Ansätze Fahrt auf. Diese Entwicklung wird umso wichtiger in Anbetracht der Tatsache, dass Führungskräfte und Mitbewerber immer mehr Druck ausüben, die Zykluszeiten sowie die Produktions- und Projektdauer zu verkürzen und Innovationen schnell voranzutreiben, um sich auf gesättigten Märkten durchzusetzen.

Wie Sie anhand der folgenden Fallstudien zum Produktportfoliomanagement erkennen werden, hat sich gezeigt, dass ein flexiblerer Ansatz für das Produktportfoliomanagement die Auswirkungen von Störungen abmildern und Innovationen beschleunigen kann. Die sechs in diesem Artikel vorgestellten Fallstudien zeigen, wie Organisationen aus verschiedenen Branchen durch einen veränderten Ansatz für das Produktportfoliomanagement mehr Transparenz schaffen, die Effizienz steigern und einen klaren ROI erzielen konnten.

Fallstudie zum Produktportfoliomanagement: Conagra Brands

Branche: Konsumgüter und Lebensmittelverarbeitung

Die Konsumgüterindustrie hat sich in den letzten Jahren explosionsartig vergrößert, und der plötzliche Wettbewerb hat Conagra Brands in eine schwierige Lage gebracht. Angesichts der Trends der digitalen Transformation mussten sie in einem sich schnell verändernden Markt wettbewerbsfähig bleiben. Die Führungskräfte und die Mitglieder des Produktentwicklungsteams hatten einen ausreichenden Backlog an Ideen, brauchten aber mehr Zeit, um diese zu testen und umzusetzen.

Als globales Unternehmen mit über 16.000 Mitarbeitern beschäftigt sich Conagra mit einer Vielzahl von Produkten in verschiedenen Portfolios und Teams. Das Unternehmen benötigte eine Lösung, die es seinen zahlreichen Portfoliomanagern ermöglicht, Produktteams effizient und sicher durch einen intensiven Vermarktungsprozess zu führen und auf einem sich schnell entwickelnden Markt kontinuierlich Innovationen bereitzustellen. Zu dieser Zeit waren die Teams und die Daten, die für eine optimale Zusammenarbeit benötigt wurden, dezentralisiert, was eine effektive Zusammenarbeit unmöglich machte.

„Das Arbeitsumfeld mit zahlreichen Informationssilos hat zu fehlender Transparenz, unzähligen die Produktivität verringernden Meetings und nicht projektbezogenen Konversationen geführt“, so Mark Evans, VP of R&D Product Readiness bei Conagra Brands.

Conagra verfügte bereits über eine Lösung für das Produktportfoliomanagement, die jedoch hauptsächlich als Tool für die Finanzanalyse diente. Die Portfoliomanager mussten mehrere Tools und Plattformen für verschiedene Produkte und Portfolios verwenden und konnten nie einen vollständigen Überblick über die Kapazität, den Fortschritt und die Kommunikation im Team erhalten.

Die Lösung für Conagra

Auf der Suche nach mehr Transparenz, besserer Zusammenarbeit und einer schnelleren Markteinführung entschied sich Conagra für die Planview Lösung für das Produktportfoliomanagement. Die Fähigkeit, den Stakeholdern aus jedem Team des Unternehmens einen direkten Überblick über jedes Produkt zu bieten, von der Strategie bis zur Umsetzung, war eine bahnbrechende Veränderung.

„Mehrwert kann auf viele verschiedene Arten gemessen werden“, sagt Evans. „Für uns geht es um die Durchführung der Arbeit, die Produktinnovationen und die Erneuerung unseres Portfolios. Ein Dashboard, das objektiv ist und die Realität widerspiegelt – das ist unfassbar aufregend!“

Bei Conagra Brands können nun Teams aus der ganzen Welt aktiv und intensiv zusammenarbeiten, sodass sich kein Team von den anderen abgeschottet fühlt. Ihre 16.000 Mitarbeiter, 5.000 Zutaten und 20.000 Verpackungsmaterialien waren alle über einen Ort miteinander vernetzt.

Fallstudie zum Produktportfoliomanagement: NuVasive

Branche: Herstellung von Medizinprodukten

Mit mehr als 25 Standorten weltweit und fast 3.000 Mitarbeitern war NuVasive bestens mit der Herausforderung vertraut, zu viele Projekte auf einmal unter einen Hut zu bringen, ohne Einblick in die Ressourcenkapazität und die eingehenden Anfragen zu haben.

An der Produktentwicklung für medizinische Geräte sind im Durchschnitt 15 funktionsübergreifende Gruppen von Personen auf der ganzen Welt beteiligt, die durch verschiedene Abhängigkeiten und dynamische Komponenten miteinander verbunden sind. Leider waren diese Workflows voneinander getrennt und wurden über verschiedene Plattformen und in unterschiedlichen Portfoliomanagementlösungen ausgeführt.

Es gab keine Möglichkeit, alle Produkte, Ressourcen oder Teamkapazitäten in einer zentralen Ansicht zu vereinen, ohne Hunderte von Stunden mit der manuellen Konsolidierung von Ressourcenkapazitätsdaten zu verbringen.

Die Lösung für NuVasive

Um das Problem zu lösen, begann das R&D Project Management Office (PMO) von NuVasive, die Planview Lösung für das Management der Produktentwicklung einzusetzen. Planview unterstützte das Team bei der Organisation der kollaborativen, funktionsübergreifenden Arbeit auf Teamebene. Durch die Erstellung individueller Kanban-Aufgabenkarten konnten sie die Arbeit mit geringem Aufwand den entsprechenden funktionsübergreifenden Teammitgliedern zuweisen und erhielten so einen besseren Überblick über die Kapazitäten.

Die Transparenz in Bezug auf die Ressourcenkapazitäten wurde durch die Kombination der Planview Plattform mit den ausgefeilten Daten von Microsoft Power BI weiter verbessert. Mithilfe dieser Integration kann das R&D-PMO-Team von NuVasive relevante Daten aus Planview in Power BI einfügen und benutzerdefinierte Berichte und Dashboards mit Details zu den aktuellen Projekten erstellen. Auf diese Weise können sie feststellen, wo es Kapazitäten gibt, um neue Arbeit zu beginnen, und wo sie die Prioritäten bei der bestehenden Arbeit neu setzen müssen.

„Dank unserer integrierten Lösung stehen uns sehr viele neue Möglichkeiten zur Verfügung. Durch den Einsatz von Labels und Tags können wir beispielsweise den funktionsübergreifenden Ressourcenbedarf für unsere Projekte im Laufe der Zeit besser nachvollziehen und anhand von Trendlinien erkennen, ob wir mehr Personal einstellen müssen“, sagt Travis Dickerson, Projektmanager bei NuVasive. „Wir haben jetzt einen besseren Überblick darüber, wann bestimmte Projektressourcen benötigt werden, und können so künftige Einschränkungen wie Urlaub oder Personalabgänge bei der Planung berücksichtigen. […] Ich hätte mir keine bessere Lösung wünschen können.“

Mit Planview und Microsoft Power BI endet das Rätselraten bei der Verwaltung der Ressourcenkapazität von NuVasive. Sie können an einem einzigen Ort genaue Informationen über die Kapazität ihres Teams sammeln und so bessere Entscheidungen über die Verteilung der Arbeit treffen, die Effizienz des Teams steigern und Burnout vermeiden.

Fallstudie zum Produktportfoliomanagement: Siemens Energy

Branche: Erneuerbare Energien

Als multinationales Unternehmen und Vorreiter auf dem Gebiet der erneuerbaren Energien arbeitet Siemens Energy an Projekten in den Bereichen Öl, Gas, Wärmeerzeugung, Stromerzeugung, thermische Kraftwerke und mehr – alle mit sehr unterschiedlichen Anforderungen an Ressourcen und Budgets.

Eine hohe Diversität in Bezug auf die Produkte und Projekte in ihrem Portfolio erfordert, dass Siemens Energy sich an eine Vielzahl von Kundenbedürfnissen anpasst. Das Management dieses immensen Umfangs konnte anstrengend sein, vor allem wenn die Teams voneinander getrennt arbeiten und unterschiedliche Prozesse zur Ausführung der Arbeit verwenden. Einzelne Portfoliomanager verbrachten zu viel Zeit damit, an Informationen zu gelangen, und eine einfache Aktualisierung nahm ganze Tage in Anspruch.

Diese Ineffizienzen kosteten Siemens Energy Geld und verursachten einen erheblichen Backlog.

„Bei einem genaueren Blick auf unsere Betriebslandschaft stellten wir fest, dass jeder unterschiedliche Datenbanken, Tabellen und Projektmanagementtools nutzte. Wenn ein Kunde nach Updates fragte, war eine schnelle Antwort ziemlich schwierig“, sagt Andy Watson, Director of Digital Operations bei Siemens Energy.

Die Lösung für Siemens Energy

Um etwas gegen die unzusammenhängende Landschaft, die sich aus der Verwendung so vieler unterschiedlicher Systeme entwickelt hat, zu unternehmen, startete Siemens Energy eine Initiative mit dem Namen „OnePM“. Ziel der Initiative war es, Prozesse zu standardisieren und alle Kundenvorgänge in einer einzigen Plattform zu konsolidieren. Durch diese Rationalisierung hätten sie einen einzigen, unternehmensweiten Knotenpunkt für die Erfassung und Aufzeichnung von Produkt- und Projektdaten.

Um die Transparenz auf jeder Ebene zu erhöhen und die Produktivität der einzelnen Projektmanager in den Teams zu verbessern, war Planview AdaptiveWork perfekt geeignet für Siemens Energy.

Der Mangel an einer zentralen Anlaufstelle, war eins der Probleme, die wir lösen konnten, indem wir eine einzige Plattform für das gesamte Unternehmen eingerichtet haben. Alle Informationen befinden sich nun an einem Ort in einer zentralen Datenbasis“, so Watson.

Siemens Energy hat durch den Einsatz von Planview AdaptiveWork als wichtige unterstützende Struktur für die OnePM-Initiative durchschnittlich 5 Systeme pro Abteilung konsolidiert und damit geschätzte 2 Millionen Euro an Kosten eingespart.

Fallstudie zum Produktportfoliomanagement: Xtrac

Branche: Automobilindustrie

Xtrac beliefert die schnelllebige Motorsport- und Hochleistungsautomobilindustrie. Ihr Team muss oft genauso schnell sein und einen Ausgleich zwischen persönlichem Kundensupport und anstrengenden Reisen zu Rennveranstaltungen auf der ganzen Welt finden. Dabei gab es nur ein Problem: Der mobile Charakter ihrer Arbeit passte nicht gut zu einer Produktportfoliomanagement-Lösung mit restriktivem Online-Zugang.

Die Weitergabe aktueller Informationen war unterwegs unmöglich, und das Team im Büro in Echtzeit mit Informationen zu Änderungen oder Updates zu versorgen, war zu aufwändig.

„Wir hatten völlig voneinander getrennte Systeme. Wir benutzten Standard-Microsoft-Tools für das Projektmanagement, und alles musste in ein PDF-Format übertragen werden. Mitarbeiter, die an der Rennstrecke für den Rennsupport zuständig sind und remote arbeiten, mussten alle ihre Dokumente schon Tage vor einem Kundentermin ausdrucken. Dies war eine ineffiziente Arbeitsweise, da die Informationen oft veraltet waren“, sagt Phil Smith, Projektanalyst bei Xtrac.

Darüber hinaus fehlte den Führungskräften das Vertrauen in die Projektbewertungen, da die Daten häufig nicht mehr aktuell und ungenau waren. Mangelnde Aufsicht, eingeschränkte Zusammenarbeit und unzuverlässige Daten belasteten die Abteilung.

Die Lösung für Xtrac

Nachdem sie erkannt hatten, dass sie ihre Systeme aktualisieren und zu einer vernetzten Arbeitsweise übergehen mussten, entschied sich das Projektmanagementteam von Xtrac für die Cloud-basierte Produktportfoliomanagement-Lösung von Planview, die alle Kriterien erfüllt.

Vor allem aber konnten sie Produktinformationen in Echtzeit bearbeiten und weitergeben, ganz gleich, wo auf der Welt sie sich befanden. Die Planview Lösung ermöglichte Xtrac zudem eine größere Flexibilität bei der Verwaltung von Arbeits- und Kundenanfragen mit verbesserter Transparenz und Berichtsfunktionen, die besser auf die Bedürfnisse einer breit gefächerten Belegschaft abgestimmt sind.

„Mein Chef brauchte fast einen ganzen Tag, um sich auf einige Meetings vorzubereiten – jetzt ist das in wenigen Minuten erledigt“, sagt Smith.

Nun haben mehr als 125 Benutzer Zugriff auf dieselben Projektdaten, was die Produktivität und Effizienz drastisch erhöht. Zeitverzögerungen und zusätzliche Kosten wurden erheblich reduziert. Das globale Team von Xtrac kann nun Kundenwünsche mit unglaublicher Geschwindigkeit und Effizienz erfüllen, da der schnelle Zugriff auf genaue Produktdaten außerhalb des Büros kein Hindernis mehr darstellt.

Fallstudie zum Produktportfoliomanagement: Life-Sciences-Organisation

Branche: Life Sciences

Die meisten Bereiche der Life-Sciences-Branche sind stark reguliert und die Produkte äußerst komplex, was zu langen Entwicklungszyklen führt. Bei dieser Organisation war das nicht anders. Bei den Vorbereitungen für eine Fusion zwischen den Abteilungen für Impfstoffe und Arzneimittel wurde dieser führenden Life-Sciences-Organisation klar, dass es auch die unterschiedlichen Portfoliomanagementsysteme, diversen Tabellen und temporären Workarounds konsolidieren musste.

Funktionsübergreifende Teams innerhalb der Organisation benötigten Echtzeitdaten für eine angemessene Governance und für die Portfoliobewertungen. Aber mit verschiedenen Systemen, die nicht miteinander vernetzt waren, war es leichter gesagt als getan, diesen Informationsfluss zu rationalisieren.

„Wir hatten keine zentrale Lösung, um alle Grafiken für diese Meetings zu erstellen, und mit unseren Tabellen und all diesen Behelfslösungen verbrachten wir jeden Monat viel Zeit damit, Daten zu verarbeiten, alles zu überprüfen und notwendige Korrekturen in Tabellen und Präsentationen vorzunehmen“, sagt der Portfolio Data Science Manager für den Bereich Impfstoffe des Pharmaunternehmens.

Es war klar, dass das Unternehmen eine Lösung finden musste, die ihm helfen würde, diese Hindernisse zu überwinden und einen zentralen Knotenpunkt für alle wichtigen Daten und Informationen zu schaffen. Die Demokratisierung von Daten war ebenfalls eine wichtige Voraussetzung, damit jedes Mitglied der Organisation auf dieselben Daten zugreifen kann, um fundierte Entscheidungen zu treffen.

Die Lösung

Die Cloud-basierte Lösung zur Priorisierung und Analyse des Portfolios von Planview war genau das Richtige, um die Zentralisierung und Zusammenarbeit zu ermöglichen, die alle Teams benötigten. Funktionsübergreifende Teams sind nun in der Lage, Finanzdaten, erweiterte Analysen und Berichte für alle Abteilungen an einem Ort zu prüfen. Diese neue Ebene an Zugriff verkürzt die Zeit, die Projekt- und Datenmanager für die Erstellung von Präsentationen im Rahmen der Governance und Portfoliobewertungen benötigen, erheblich.

„Planview Advisor hat einen positiven kulturellen Wandel in der Organisation bewirkt. Wir haben viel mehr Disziplin, Qualität und Verantwortlichkeit in Bezug auf unsere Governance und die Portfoliobewertung sowie ein größeres Engagement der beteiligten Personen“, sagt der Portfolio Data Science Manager.

Schließlich können alle Dateneingaben und Prozesse von einer einzigen Quelle aus überprüft und verwaltet werden, unabhängig davon, wo auf der Welt sich Mitarbeiter befinden oder welche Informationen sie benötigen. Die Vorbereitungszeit für Meetings wurde um 75 % reduziert, von vier Tagen auf nur einen. Die Fusion zwischen der Impfstoff- und der Arzneimittelabteilung verlief nach der Einführung der Planview Lösung viel reibungsloser und umfassender.

Fallstudie zum Produktportfoliomanagement: Viessmann Group

Branche: Heizungs- und Kühlsysteme

Die Viessmann Group besteht aus zahlreichen Unternehmen, die Kunden auf der ganzen Welt mit nachhaltigen Lösungen im Bereich Klima und erneuerbare Energien versorgen. Aufgrund der Vielzahl der Lösungen von Viessmann war es sehr viel Arbeit, Transparenz zwischen den verschiedenen Unternehmensbereichen sicherzustellen. Es war fast unmöglich, die Ressourcen und das Personal für ein Projekt festzulegen, weil es einen besseren Überblick über die einzelnen Projekte geben musste.

„In der Vergangenheit hatten wir keine zentrale Plattform, die uns einen perfekten Überblick über die laufenden Projekte gegeben hätte. Deshalb war es nicht immer einfach, Abhängigkeiten zu erkennen, Ressourcen zu planen und den Projektfortschritt zu bewerten“, sagt Holger Gast, Leiter des Programm- und Projektmanagements der Viessmann Group.

Viessmann benötigte eine bessere Methode, um das Management abteilungsübergreifend zu integrieren und den Beteiligten bei Bedarf alle wichtigen Informationen und Projektstatus zur Verfügung zu stellen. Im Idealfall befinden sich all diese Informationen an einem zentralen Ort.

Die Lösung für Viessmann

Die Projektmanagementabteilung fand mit der Planview Plattform genau das, was sie brauchte. Durch die Partnerschaft mit Planview konnten sie die parallele Planung, Steuerung und Umsetzung von Projekten in den Unternehmen der Viessmann Group unterstützen.

„Jetzt kann jeder sehen, woran die Kollegen arbeiten und welche Fortschritte ein Projekt macht. Das erhöht die Akzeptanz und eine Abstimmung im Hinblick auf das Ziel, auf das hingearbeitet wird – sowohl innerhalb eines Projekts als auch projektübergreifend“, sagt Gast.

Planung, Steuerung, Überwachung und Berichterstattung sind jetzt für das gesamte Team von Viessmann nahtlos und mit hilfreichen Integrationen über Abteilungen und Projekte hinweg möglich. Die Prioritäten sind kristallklar und die Kapazitäten völlig transparent. Auf diese Weise können Teams leichter Möglichkeiten zur Zusammenarbeit in der gesamten Organisation erkennen. Zudem können sie diese Situationen zuversichtlicher angehen, da sie wissen, dass sie genaue Daten problemlos austauschen und visualisieren können, um die vernetzte Arbeit effektiver und effizienter zu gestalten.

In verschiedenen Branchen – von der Automobil- über die Konsumgüter- bis hin zur Pharmaindustrie – sind die Methoden und Lösungen zur Verwaltung von Produktportfolios einer der wichtigsten Bereiche, in denen Verbesserungen möglich sind. Um in schnelllebigen Märkten wettbewerbsfähig zu bleiben, Anpassungsfähigkeit zu ermöglichen, Innovationen voranzutreiben und optimale Renditen sicherzustellen, ist es dringend erforderlich, sich von traditionellen, statischen Produktportfoliomanagement-Lösungen, durch die Arbeitssilos entstehen, zu verabschieden. Ein modernerer, transparenterer Weg hin zum vernetzten Arbeiten ist notwendig, um eine Produktpipeline zu optimieren.

Mit einem Partner wie Planview erhalten Organisationen einen besseren Einblick in die Produktportfoliodaten und Workflows und können so Innovationen beschleunigen, Kosten und Zykluszeiten reduzieren und sich an neue Entwicklungen anpassen. Jedes dieser Ziele ist mithilfe von Planview leichter zu erreichen und entscheidend dafür, den Mitbewerbern einen Schritt voraus zu sein.

Wenn auch nur eine einzige dieser Fallstudien Sie dazu inspiriert hat, Ihre Arbeitsweise im Bereich Produktportfoliomanagement zu überdenken, laden Sie den Kaufleitfaden von Planview herunter, um alles zu erfahren, was Sie über die Auswahl der richtigen Produktportfoliomanagement-Lösung für die Priorisierung der Arbeit und die Umsetzung von Innovationen wissen müssen.

Wenn Sie bereit für eine Partnerschaft mit Planview sind, sehen Sie sich noch heute unsere Lösungsdemo an, um loszulegen.