Braucht Ihre Organisation ein EPMO?

Dieser Artikel befasst sich mit den wichtigsten Vorteilen eines unternehmensweiten PMO und der Frage, ob Ihre Organisation ein solches einrichten sollte.

Was ist ein EPMO?

Ein Enterprise PMO ist ein zentralisierter, strategischer Funktionsbereich innerhalb eines Unternehmens. Es ist für die Überwachung und Verwaltung des Portfolios strategischer Projekte, Programme und Initiativen der Organisation verantwortlich.

Das EPMO behält einen Überblick über die Portfolios und stellt sicher, dass die Programme und Produkte, die geplant, priorisiert und finanziert werden, das Unternehmen seinen übergeordneten strategischen Zielen näher bringen.

Ein Überblick über die Aufgaben und Verantwortlichkeiten des EPMO

In der Regel unterstützt das EPMO das Führungsteam mit Einblicken in das Portfolio der strategischen Initiativen. Eine seiner wichtigsten Aufgaben ist es, als strategischer Enabler der Organisation zu fungieren.

Das EPMO spielt eine wichtige Rolle bei der Entscheidung, welche Initiativen verfolgt und wie die finanziellen Mittel verteilt werden sollen, um die Strategie umzusetzen.

Ein effektives EPMO bietet Governance, Transparenz und Best Practices, um die strategische Ausrichtung zu erleichtern und die Arbeitsumsetzung zu optimieren. Es kann die Entscheidung erleichtern, welche Programme auf der Grundlage der strategischen Ziele Ihrer Organisation begonnen, weiterverfolgt oder eingestellt werden sollen – auch wenn sich diese Ziele aufgrund interner oder externer Faktoren ändern.

Ein Weg, wie effektive EPMOs die Arbeitsumsetzung optimieren, ist eine flexible Governance. Sie unterstützen verschiedene Betriebsmodelle, wie z. B. die Umstellung von einem projekt- auf ein produktbasiertes Modell, sowie verschiedene Arbeitsmethoden, wie Wasserfall, Agile und hybrid. Das Ziel ist, den Teams zu ermöglichen, Bestleistungen zu erbringen.

Der EPMO übt eine Vielzahl von Funktionen aus. Weitere wichtige Aufgaben sind unter anderem:

• Bedarfsmanagement: Erfassung von Geschäftsanfragen im gesamten Unternehmen; Förderung von Initiativen, die strategische Ziele vorantreiben; Management des Fortschritts in der Pipeline
• Ressourcenplanung: Überblick über historische Daten, laufende Arbeiten und geplante Initiativen, um die Verfügbarkeit der erforderlichen Ressourcenkapazitäten für eine erfolgreiche Arbeit im gesamten Unternehmen sicherzustellen
• Finanzplanung und -management: Verbesserung des ROI der Organisation durch Abstimmung der Investitionen auf die übergeordnete Unternehmensstrategie; Finanzierung der Arbeit basierend darauf, ob sie einen strategischen Nutzen für die Organisation erbringt, wobei die Ausgaben verfolgt und dem durch die Ergebnisse erzielten Mehrwert gegenübergestellt werden

Im Mittelpunkt der Aufgaben des EPMO stehen zwei wesentliche Themen: Transparenz und strategischer Erfolg.

Das EPMO sorgt für Transparenz im gesamten Unternehmen und erleichtert es den Projektteams, ihre Arbeit an der Gesamtstrategie auszurichten, und der Unternehmensleitung, die Geschäftsperformance anhand strategischer Initiativen zu messen.

PMO oder EPMO: Was ist der Unterschied?

Nachdem wir nun die Grundlagen behandelt haben, ist eine Frage dennoch offen. Was ist der Unterschied zwischen einem EPMO und einem PMO?

Dies ist nicht ganz einfach zu beantworten, denn es gibt einige Überschneidungen zwischen den beiden. Beide sind wichtig für eine reibungslose Projektumsetzung, unterscheiden sich jedoch in Umfang, Fokus und Verantwortlichkeiten.

Ein traditionelles PMO konzentriert sich in der Regel auf die Planung und Umsetzung eines Portfolios von Projekten und Arbeiten innerhalb einer bestimmten Abteilung oder Funktion.

Ein EPMO arbeitet direkt unter der Führungsebene. Es handelt auf weiterer strategischer Ebene, wobei der Schwerpunkt auf der Abstimmung von Projekt- und Programmportfolios mit den strategischen Zielen des Unternehmens liegt. Darüber hinaus spielt es eine wichtige Rolle bei der Optimierung der Ressourcenzuteilung innerhalb der Organisation.

Der eine Funktionsbereich ersetzt also nicht automatisch den anderen.

Ein PMO muss weder zwangsläufig in ein EPMO umgewandelt werden, noch macht ein EPMO die Notwendigkeit eines PMO überflüssig. Die beiden können harmonisch zusammenarbeiten, damit die Organisation ihre Ziele effizient erreichen kann.

Das EPMO

Selbst in den größten Organisationen gibt es nur ein einziges Enterprise PMO. Als leitendes Organ des Portfoliomanagements legt es die Tools, Ressourcen und Prozesse fest, die die Projektmanagement-Teams im gesamten Unternehmen nutzen müssen. Es stellt zudem sicher, dass die begrenzten Ressourcen den wichtigsten Projekten zugeteilt werden, die die Unternehmensstrategie vorantreiben.

Das EPMO spielt eine entscheidende Rolle bei der Ausrichtung des strategischen Portfoliomanagements. Dazu gehört es, die Portfolios im gesamten Unternehmen auf die übergreifende Strategie auszurichten und so sicherzustellen, dass ein strategischer Mehrwert erzielt wird.

Das PMO

Es gibt nur ein EPMO, aber es kann mehrere PMOs innerhalb einer Organisation geben. Das EPMO unterstützt die PMOs durch den Austausch von Wissen und Best Practices, die Einführung von Governance-Prozessen und die Zusammenarbeit bei einigen Initiativen.

In der Regel konzentrieren sich PMOs auf die Durchführung und Bereitstellung von Projekten und Arbeiten und optimieren die Tools, Prozesse und Ressourcen. Sie stellen sicher, dass die Projekte termingerecht und innerhalb des Budgets umgesetzt und die festgelegten Ziele erreicht werden.

Wann brauchen Sie ein EPMO?

Nicht alle Organisationen benötigen ein Enterprise PMO. Woher wissen Sie also, dass es an der Zeit ist, eines einzurichten?

Normalerweise zieht eine Organisation die Einführung eines EPMO in Betracht, wenn es ein höheres Maß an unternehmensweiter Programm-Management-Aufsicht benötigt und die strategische Abstimmung verbessern möchte. Wenn ein Unternehmen wächst, werden die Abläufe und das strategische Projektportfolio immer komplexer. Durch den Aufbau eines EPMO kann sichergestellt werden, dass die Mittel Ihrer Organisation effektiv eingesetzt werden und in Initiativen investiert wird, die einen strategischen Nutzen bringen.

1. Arbeitssilos

Schlechte Kommunikation zwischen Abteilungen und konkurrierende Prioritäten führen zu Ineffizienzen, die häufig die Umsetzung strategischer Initiativen verzögern und die Kosten erhöhen. Wenn Ihre Abteilungen in einzelnen Silos anstatt gemeinsam arbeiten, und nicht auf das Erreichen der gleichen strategischen Ergebnisse ausgerichtet sind, ist es womöglich an der Zeit, ein EPMO einzurichten.

2. Fehlerhafte strategische Ausrichtung

Silos beeinträchtigen die organisationsweite Transparenz – und ein fehlender Überblick führt zu einer falschen Ausrichtung und strategischem Abdriften. Wenn Teams Arbeit mit geringem strategischen Mehrwert umsetzen, führt dies letztlich zu einer Verschwendung von Ressourcen, Zeit und Budget.

3. Mangelnder Einblick in den Bedarf

Ein Überblick über den zukünftigen Bedarf und ein Verständnis des großen Ganzen sind wichtig, wenn Sie Programme priorisieren und strategische Kompromissentscheidungen treffen möchten. Ansonsten ist es unglaublich schwierig, konkurrierende Prioritäten gegeneinander abzuwägen und sicherzustellen, dass die begrenzten Ressourcen für die Initiativen eingesetzt werden, die dem Unternehmen den größten strategischen Nutzen bringen.

Vorteile eines EPMO

Die drei oben erläuterten Szenarien geben Hinweise auf Situationen, in denen ein EPMO für Unternehmen besondere Vorteile bringt.

In Situationen, in denen Projekte mehrere Abteilungen oder Geschäftsbereiche betreffen, kann ein EPMO:

• die Zusammenarbeit fördern.
• die Kommunikation erleichtern.
• die Portfolioplanung und die Bereitstellungspraktiken aufeinander abstimmen, um Silos und Redundanzen zu minimieren.

Ihre Organisation sollte eine konsequente Vernetzung von Strategie, Investitionen und Umsetzung sowie eine Ausrichtung an den strategischen Zielen sicherstellen. Ein EPMO hilft bei der Priorisierung und Koordinierung der Arbeit, der Umsetzungsverfolgung sowie der Messung der Ergebnisse von Programmen, die die strategischen Ziele des Unternehmens unterstützen.

Ein effektives EPMO sollte:

• Governance-Prozesse und Best Practices entwickeln und etablieren.
• sicherstellen, dass die Produktivität durch konsistente Abläufe und Einblicke in die Performance gesteigert wird.
• die Effizienz steigern, um den Erfolg von Programmen und Initiativen sowie den ROI zu maximieren.
• interne und externe Risiken frühzeitig erkennen, um proaktiv auf Veränderungen zu reagieren.

Darüber hinaus kann ein EPMO dabei helfen, die Unterstützung der Führungskräfte zu sichern, indem es ihnen zuverlässige Berichte und Erkenntnisse bereitstellt. Diese ermöglichen der Geschäftsleitung, den zukünftigen Bedarf zu prognostizieren und die Ressourcen besser zuzuteilen.

In Organisationen, die mit diesen Problemen konfrontiert sind, kann ein EPMO häufig Abhilfe schaffen – vor allem, wenn es mit einer effektiven Lösung für das strategische Portfoliomanagement (SPM) ausgestattet ist.

Eine SPM-Lösung bietet EPMO-Führungskräften Einblicke, mit denen sie bestimmen können, ob:

• priorisierte Projekte mit den Unternehmenszielen im Einklang stehen.
• mit den strategischen Investitionen die maximale Rendite erzielt wird.

Es bietet die Grundlage und Struktur für Folgendes:

• Strategieplanung
• Finanzierung von Initiativen
• Ressourcenplanung
• Bewertung der Geschäftskompetenzen
• Governance

All diese Punkte sind wichtig, um Ihrem EPMO beim Bewältigen gängiger Herausforderungen zu helfen.

Vor welchen Herausforderungen steht das EPMO?

Mangel an Transparenz

Ein EPMO braucht Transparenz, um die Strategie mit der Umsetzung zu verknüpfen.

Es ist jedoch schwierig, Transparenz zu schaffen, wenn zu viele Daten aus verschiedenen, nicht miteinander vernetzten Quellen gesammelt und analysiert werden müssen. Eine SPM-Lösung kann einen Überblick über die verschiedenen Aspekte des gesamten Unternehmens bieten und eine Betrachtung aller Portfolios, Ressourcen, Risiken, des gesamten Bedarfs sowie der Abhängigkeiten ermöglichen.

Fehlende Unterstützung

Neue Governance-Richtlinien stoßen fast immer auf Widerstand. Manchmal wird das EPMO zunächst als unerwünschte Instanz angesehen, die den Status quo komplizierter macht.

So kann beispielsweise die Einführung neuer Prozesse zu Verwirrung und Unmut führen, wenn die Teams nicht an diese Art der Governance gewöhnt sind. Wenn das PMO jedoch genau das richtige Maß an Governance bietet, kann es Teams dabei unterstützen, unabhängig von ihrer Arbeitsweise Bestleistungen zu erbringen. Auf diese Art wird es zu einer wichtigen Unternehmensressource.

Falsche Ausrichtung

Die Aufgabe des EPMO besteht darin, die Abstimmung über die Organisation hinweg zu erleichtern. Die Strategie des Unternehmens muss in der gesamten Organisation kommuniziert werden, damit die Projektteams verstehen, wie sich ihre Arbeit in das strategische Gesamtbild einfügt.

Eine strategische Abstimmung ist entscheidend für die Planung, Priorisierung und Finanzierung von Projekten. Gut etablierte Prozesse und Tools wie eine SPM-Lösung können dabei helfen, diese gemeinsame Ausrichtung aufrechtzuerhalten und ein strategisches Abdriften zu verhindern.

Best Practices für das EPMO

Definition der Funktion und kontinuierliche Verbesserung

Das EPMO bietet eine unternehmensweite Projektmanagement-Governance, benötigt aber dennoch eine eigene Definition der Struktur, der Verantwortlichkeiten und der Prozesse, um die Effizienz zu maximieren und Rechenschaft sicherzustellen. In Anlehnung an die Agile-Methoden sollten EPMOs bemüht sein, aus Erfahrungen zu lernen, um sich kontinuierlich zu verbessern, und dem Rest der Organisation dieses Mindset und diesen Ansatz entsprechend vorleben.

Einstellung der richtigen Mitarbeiter:innen und Aufbau der richtigen Kultur

Das EPMO besteht aus einem Team, sodass es für das Etablieren der gewünschten Kultur von entscheidender Bedeutung ist, welche Personen Sie einstellen. Wenn Sie Ihr Team zusammenstellen, sollten Sie darauf achten, Talente mit unterschiedlichen Kompetenzen auszuwählen, die gut mit anderen Teammitgliedern zusammenarbeiten können – denn Zusammenarbeit ist ein Grundpfeiler des Projektmanagements.

Und schließlich kann die grundlegende Haltung darüber entscheiden, wie der Rest der Organisation das EPMO betrachtet. Teams und Funktionseinheiten müssen Resilienz und Einfühlungsvermögen beweisen, wenn Störungen eine Änderung der Pläne erfordern.

Ständige Neubewertung von Initiativen

Die Aufgabe des EPMO ist es, dafür zu sorgen, dass Projekte, Programme und Portfolios mit den Unternehmenszielen im Einklang stehen und einen Mehrwert bieten. Dieses Gebot verlangt eine Rechtfertigung für jedes Projekt im Portfolio.

Projekte sollten nur dann in die Pipeline aufgenommen werden, wenn ein solider Business Case vorliegt, der die strategische Ausrichtung nachweist sowie Objectives und Key Results (OKR) und KPIs enthält, um die Richtung vorzugeben und den Erfolg zu messen.

In einem CIO-Artikel heißt es zudem: „Wenn sich die unternehmensweiten Ziele ändern, sollten EPMOs Projekte und Programme neu bewerten, um sicherzustellen, dass sie noch immer mit der Strategie des Unternehmens im Einklang stehen, und sich nicht scheuen, Projekte zu streichen, die keinen Mehrwert mehr für das Geschäft erbringen.“

Befähigung der Teams, Bestleistungen zu erbringen

Jedes Team hat seine bevorzugte Arbeitsweise, und ein effektives EPMO ermutigt die Teams dazu, Feedback zu geben, und unterstützt die von ihnen gewählten Arbeitsmethoden – solange sich alle an die Regeln halten.

Das EPMO sollte die Parameter, Standards und Tools vorgeben, aber auch Flexibilität bieten, wenn es darum geht, wie die Teams ihre festgelegten Ziele erreichen. Ob traditionelle Wasserfallmethoden, Agile oder hybride Ansätze – das EPMO sollte den Teams ermöglichen, auf die von ihnen bevorzugte Art und Weise zu arbeiten, mit der sie ihre Aufgaben erfolgreich abschließen können.

Einsatz der richtigen Technologie

EPMOs können von einer Technologie profitieren, die einen Überblick über das Portfolio, den Bedarf, die Investitionen und die Ressourcenkapazität bietet.

Wenn Ihre Organisation an einem Punkt angelangt ist, an dem es den Aufbau eines EPMO in Betracht zieht, dann sind die Dinge zu kompliziert für die Arbeit mit Tabellen geworden.

Eine SPM-Lösung unterstützt die Strategieumsetzung, indem sie Führungskräften die richtigen Daten zur Verfügung stellt, um fundierte Entscheidungen über Investitionen, Prioritäten, Ressourcen und Risiken zu treffen. Mit ihr können die Diskrepanzen zwischen Strategie, Plänen, Umsetzung und Ergebnissen überbrückt werden.

Der Mehrwert eines EPMO

Die Einführung eines Enterprise PMO kann für Organisationen wie ein Katalysator wirken – vor allem, wenn sie mit ständiger Veränderung, hartem Wettbewerb und Problemen konfrontiert sind, die die effiziente Durchführung von Projekten und Programmen beeinträchtigen. Es ist von großer Bedeutung für den strategischen Erfolg Ihrer Organisation.

Die ersten Schritte für den Aufbau eines EPMO sind in der Regel die Einbindung der Führungskräfte, die Initiierung kultureller Veränderungen und die Einführung geeigneter Tools.

Eine SPM-Lösung gibt dem EPMO Frühwarnindikatoren an die Hand, um Herausforderungen wie strategisches Abdriften und eine fehlende organisatorische Abstimmung anzugehen.

Die Fähigkeit zur kontinuierlichen Szenarioplanung ermöglicht es Ihnen, Kompromissentscheidungen zu treffen, die Gesamtkosten gegen den Nutzen Ihrer strategischen Investitionen abzuwägen und mit Zuversicht die Initiativen zu verfolgen, die Ihrem Unternehmen den größten Mehrwert bringen.

Der Aufbau eines effektiven EPMO braucht Zeit – aber der Aufwand lohnt sich.

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