Leitfaden zu IT-PSA-Software

As Service Performance Insights unveiled its 2023 Professional Services Maturity™ Benchmark report, companies expected 2023 to be a return to normal but were faced with global issues and uncertainty, causing them to adjust productivity and performance management.

Angesichts der rasanten Veränderungen in der IT-Branche, insbesondere mit einem immer kürzeren Lebenszyklus und einer unglaublichen Menge an Daten, brauchen die Teams Möglichkeiten, ihre Prozesse und Services zu rationalisieren, ohne die Qualität zu beeinträchtigen. Zeit ist Geld – und Kundschaft. Schwerfällige Systeme oder manuelle, aufwändige Prozesse hindern Ihr Unternehmen daran, seine Reichweite zu vergrößern, um neue Kundschaft zu gewinnen und ihren Bedürfnissen gerecht zu werden.

IT-PSA-Software ist die anpassungsfähige Lösung für traditionelle und hybride Lebenszyklen, die Ihr Unternehmen für langfristigen Erfolg bereit machen wird. Diese Anpassungsfähigkeit ermöglicht es Unternehmen, mehr Services während des gesamten Lebenszyklus der Kundschaft zu verkaufen.

Um das transformative Potenzial von IT-PSA-Software zu verdeutlichen, wird in diesem Artikel näher beleuchtet:

• warum eine integrierte IT-PSA-Lösung eine Voraussetzung für Unternehmen ist, um relevant zu bleiben.
• wer von IT-PSA-Software profitiert.
• welche fünf häufigen Anwendungsfälle für IT-PSA-Software es gibt.
• was es bei der Auswahl der besten PSA-Software zu berücksichtigen gibt.

PSA-Software ermöglicht es Organisationen, Arbeit effizient zu planen, zu verkaufen, auszuführen und abzurechnen. Im Wesentlichen bietet sie einen standardisierten Ansatz für die Verwaltung des Lebenszyklus von Professional Services.

Im Bereich der IT-Dienstleistungen kann PSA-Software verschiedene Formen annehmen – je nachdem, ob die Arbeit des Teams auf einem traditionellen Projektlebenszyklus oder einem Lebenszyklus für Abonnementservices basiert. Die Software kann je nach Geschäftsmodell und Serviceangebot angepasst werden.

IT-Beratungen programmieren und unterstützen Software, entwerfen integrierte Computersysteme, verwalten Computer und Datenverarbeitung und bieten andere computerbezogene Beratung und Dienstleistungen an. Diese Firmen arbeiten in der Regel nach einem eher traditionellen Lebenszyklus.

Auf der anderen Seite bewegen sich Unternehmen für IT Managed Services zunehmend weg vom Verkauf auf Festpreisbasis, und der Anteil der wiederkehrenden Einnahmen für Managed Services ist in den letzten fünf Jahren stetig gestiegen. Diese Dienstleistungen werden als Abonnements verkauft, was bedeutet, dass IT-Managed-Service-Teams in der Regel ein hybrides Modell verwenden, um Umsätze mit Abonnements zu erzielen.

PSA-Software bietet in allen Aspekten des Lebenszyklus von Kundinnen und Kunden Unterstützung. Sie kann viele Hindernisse aus dem Weg räumen, indem sie z. B. die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit von Geschäftsangeboten erhöht, konsistente Berührungspunkte schafft und Transparenz früh im Verkaufsprozess ermöglicht. All dies führt zu reibungsloseren und profitableren Lebenszyklen.

Es reicht nicht mehr aus, dass Teams an unterschiedlichen Systemen arbeiten und schnell Änderungen vornehmen oder skalieren, wenn sich das Geschäft ändert. IT-PSA-Software, die sich nahtlos mit anderen Geschäftsanwendungen vernetzen lässt, vereint Daten und Kennzahlen, indem sie Chancen- und Umsatzinformationen aus dem CRM-System integriert, Projekt- und Ressourcenmanagementinformationen von verschiedenen Teams miteinander verknüpft und Projektfinanzen für die Abrechnung und Rechnungsstellung erfasst und an das ERP-System weiterleitet.

Anstatt in Silos zu arbeiten oder die einzelnen Schritte der Beratungs- und Managed-Services-Prozesse unabhängig voneinander ablaufen zu lassen, bietet eine integrierte IT-Professional-Services-Automation-Lösung eine klarere, genauere und einheitlichere Übersicht. Das kommt jedem Teammitglied zugute und ist bei jeder Interaktion mit der Kundschaft sowie der internen Zusammenarbeit sichtbar.

Die Planview PSA-Lösung ermöglicht es Teams beispielsweise, Tickets über ein Kanban-ähnliches Board zu verwalten oder in ein System für das IT-Service-Management (ITSM) zu integrieren, während das Projekt offen ist. Die ITSM-Software erledigt die eigentliche Arbeit, aber das Team kann alles andere innerhalb der PSA-Lösung verfolgen. Diese Integration und Automatisierung liefert den Teams Echtzeit-Updates und optimiert die Prozesse für einen effizienteren Workflow und niedrigere Kosten – alles mithilfe von IT-PSA-Software.

IT-Managed-Services- und Beratungsunternehmen sollten ihre Anforderungen an die Integration gründlich prüfen und die entsprechende PSA-Software sorgfältig auswählen. Danach müssen sie einen gut durchzuführenden Implementierungsprozess planen, von dem Kundschaft und Mitarbeitende gleichermaßen profitieren.

Weitere Informationen: Was ist PSA-Software?

Die Vorteile von IT-PSA-Software sind weitreichend, d. h. die Investition kommt den Teams im gesamten Unternehmen zugute, nicht nur einer einzelnen Gruppe. Durch die Zusammenführung von Daten und die Optimierung von Prozessen werden die Erlebnisse für die gesamte Belegschaft (und Kundschaft) sowie die täglichen Interaktionen verbessert. Und mit einer besseren Leistung, wie z. B. mehr Umsatz, einer größeren Profitabilität und einer höheren Auslastung, kann die Gruppe die unternehmensweiten Ziele erreichen und die groß angelegte Strategie durchsetzen.

IT-Beratungsunternehmen (traditioneller Lebenszyklus)

IT-Beratung ist sehr gefragt. Trotz der Wachstums- und Profitabilitätsherausforderungen im Technologiesektor in den letzten Jahren ist das Wachstum der IT-Beratungsumsätze relativ konstant geblieben, während die Profitabilität gestiegen ist, wie der 2024 SPI Professional Services Maturity Benchmark Report zeigt. Und obwohl der Lebenszyklus noch immer dem traditionellen Modell von Entwicklung, Planung, Bereitstellung und Abrechnung folgt, geht es jetzt viel schneller als je zuvor.

IT-PSA-Software ermöglicht es Beratungsunternehmen, die Kundschaft schneller durch den Lebenszyklus zu führen, ohne dabei Abstriche bei der Qualität zu machen. Sie können die Kosten senken und die Effizienz verbessern, indem sie Prozesse rationalisieren, Systeme konsolidieren und die Quote-to-Cash-Prozesse automatisieren und skalieren. Das ist ein Gewinn für Unternehmen, da sie ihre Umsatzquellen erweitern können, und für die Kundschaft, da sie schneller Ergebnisse erhält.

IT Managed Services Provider (Hybridmodell)

Von den über 70.000 Unternehmen in den USA, die IT Managed Services anbieten, sind mehr als 99 % kleine und mittlere Unternehmen mit weniger als 500 Mitarbeitenden. Diese Unternehmen sind sehr gefragt und müssen häufig mit weniger mehr erreichen.

Integrierte IT-PSA-Software erweitert die Reichweite und das Potenzial dieser Firmen, indem sie ein hybrides Modell mit kontinuierlichen Serviceaufträgen unterstützt, die es dem Unternehmen ermöglichen, mehr diversifizierte Umsätze zu erzielen und Ihren Mitarbeitenden bessere Erlebnisse zu bieten – und das alles bei gleichzeitiger Stärkung der Beziehungen zu Kundinnen und Kunden. Konsistente, qualitativ hochwertige Aufträge führen zu höherer Zufriedenheit und stärkerer Bindung der Kundschaft und ermöglichen es Unternehmen, ergebnisbasierte Services und Angebote für wiederkehrende Umsätze während des gesamten Lebenszyklus bereitzustellen. Das bedeutet, dass zufriedene Kundinnen und Kunden dem Unternehmen länger treu bleiben und weitere Käufe tätigen.

Die Mitarbeitenden profitieren, indem sie ihre Arbeit skalieren können, um mehr Menschen zu erreichen und mehr Umsatz zu erzielen, während die Kundschaft die Services eines großen Unternehmens mit der persönlichen Unterstützung einer kleineren Firma erhält.

IT-PSA-Software kann die Herausforderungen verschiedener IT-Serviceunternehmen lösen. Betrachten Sie diese alltäglichen Anwendungsfälle:

Implementierung von Software für globale Unternehmen

IT-PSA-Software hilft Unternehmen, schnell auf Marktveränderungen zu reagieren und sich diesen anzupassen. So können Lücken in Bezug auf den Umsatz und die Bindung geschlossen und die Expansion in neue globale Märkte gefördert werden. Bevor sich IBM an Planview wandte, war es für das Unternehmen schwierig, strategische und zeitnahe Entscheidungen zu treffen, weil es an koordinierten Daten mangelte. Dank Professional Services Automation konnten sie die Transparenz verbessern, um den Umsatz zu steigern und Einblicke in Echtzeit zu erhalten.

Fortlaufende Wartung

Anstatt sich mit Ausfällen herumzuschlagen, erhalten Unternehmen mit IT-PSA-Software eine zuverlässige Technologie, die ständig aktualisiert und verbessert wird. Diese Updates helfen dabei, präzise Daten zu verknüpfen und sicherzustellen, dass das System eine starke und zuverlässige Leistung für Mitarbeitende und Kundschaft bietet.

Einbindung von Mitarbeitenden

Für eine ausgewogene Auslastung und eine proaktive Personalbesetzung bietet IT-PSA-Software den Mitarbeitenden die Unterstützung und die Tools, die sie benötigen, um motiviert und produktiv zu sein.

Koordinierung von Daten und Prozessen

Wenn Unternehmen mit einem einzigen Satz von Kennzahlen, Daten und Prozessen arbeiten, sind alle Abteilungen auf demselben Stand und können Informationen schnell und präzise austauschen, um schnellere Reaktionszeiten und eine bessere Umsatzrealisierung zu erreichen.

Leitung eines PMO

IT-Managed-Services-Unternehmen führen häufig IT-Projekte für ihre Kundschaft durch. Eine der besten Möglichkeiten, die Aufnahme, Verfolgung und Koordination dieser Projekte zu verwalten, ist die Einrichtung eines PMO (Project Management Office). Dies ermöglicht eine gemeinsame Steuerung und Überwachung teurer Projekte mit der Kundschaft.

Koordinierung mehrerer Geschäfts- und Abrechnungsmodelle

Einige Systeme unterstützen nur ein bestimmtes Geschäfts- oder Abrechnungsmodell, sodass den Unternehmen Umsätze entgehen. IT-PSA-Software unterstützt mehrere Geschäfts- und Abrechnungsmodelle, um Differenzierung zu fördern, wiederkehrende Umsätze zu erzielen und Unternehmen dabei zu helfen, Marktanteile zu gewinnen.

IT-PSA-Software bietet zahlreiche Anwendungsmöglichkeiten, jedoch ist sie nicht immer die beste Lösung. In einigen Fällen könnte eine IT-PSA-Lösung Hindernisse schaffen, anstatt sie zu beseitigen, und von den Systemen und Prioritäten ablenken, die bereits gut funktionieren. Um die Auswirkungen von IT-PSA zu optimieren, setzen Sie sie in den richtigen Bereichen ein, um den Umsatz während des gesamten Auftragslebenszyklus zu steigern. Dazu bedarf es einer umfassenden Strategie für den Einsatz von IT-PSA-Software.

Interne IT-Abteilungen

Interne IT-Abteilungen kümmern sich um die technologischen Anforderungen der Mitarbeitenden eines Unternehmens. Anstatt externe Kundschaft zu beraten, arbeiten diese Abteilungen innerhalb desselben Unternehmens. Da interne IT-Abteilungen keinen Lebenszyklus für die Servicebereitstellung verfolgen und keinen Bedarf an der Nachverfolgung von Umsätzen und Abrechnungsdetails haben, müssen sie keine IT-PSA-Software einsetzen. Intern geht es nicht darum, mehr Produkte zu verkaufen, sondern darum, die Zusammenarbeit und die internen Arbeitsabläufe zu verbessern.

In den meisten Fällen verwalten die internen IT-Abteilungen ihre Projekte mithilfe von Projektmanagementtools oder einer Projektportfoliomanagement-Lösung, die mit dem Rest des Unternehmens vernetzt ist, sodass sie frei zusammenarbeiten und kommunizieren können. Gute PPM-Lösungen ermöglichen es internen IT-Abteilungen, die Strategie mit der Umsetzung zu verbinden, um sicherzustellen, dass sie die wertvollste Arbeit für das Unternehmen leisten.

Weiterlesen: Integration von PSA-Systemen für Ihre Professional-Services-Organisation

Bei so vielen verfügbaren Optionen und Varianten kann die Wahl der richtigen IT-PSA-Software schwierig sein. Aber die Entscheidung gibt den Ton und die Prozesse für Ihre Projekte vor und wirkt sich letztendlich auf die Profitabilität und das Endergebnis aus. Bei der Auswahl der besten Software für Ihre Anforderungen sollten Sie die Funktionen und Möglichkeiten der einzelnen Systeme berücksichtigen.

Auch wenn ein IT-PSA-Softwaresystem mit einer Lernkurve verbunden ist, können Sie erwarten, dass es sich in bestehende CRM- und ERP-Software integrieren lässt, um einen nahtlosen und automatisierten Workflow zu ermöglichen.

Die Funktionen und Anwendungsfälle für IT-PSA-Software variieren je nach Art der Services und der Bereitstellungsmodelle. Sie folgen jedoch einem typischen Servicelebenszyklus.

IT-Beratung:

PSA-Software wird häufig in verschiedenen Modulen angeboten, deren Fokus auf der Verwaltung von Kosten, Kundschaft und Ressourcen liegt. Der folgende Lebenszyklus gilt sowohl für Managed Services als auch für Beratungsdienste, wobei es einige wesentliche Unterschiede gibt:

• Chancenmanagement (ERP): Verwaltung von Kundschaftsinformationen, Verkaufsaktivitäten, Angeboten und Verträgen zur Verbesserung der Vertriebseffektivität
• Auftragsmanagement: Verwaltung der gesamten Projektergebnisse
• Ressourcenmanagement: Verwaltung von Prozessen im Zusammenhang mit Ressourcen (Menschen, Material, Ausstattung usw.), die während des Produktlebenszyklus eingesetzt werden
• Projektmanagement: Initiierung, Planung und Durchführung von Projekten
• Projektabrechnung: Verfolgung der Kosten zur Bestimmung der Profitabilität eines Projekts
• Zeit- und Ausgabenmanagement: Verfolgung von Zeit- und Ausgabeninformationen für ein Projekt
• Abrechnung (ERP): Erstellung und Vorlage von Rechnungen basierend auf Informationen aus dem Zeit- und Ausgabenmodul oder aus vorab zugewiesenen Zeit- oder Projektabschluss-Meilensteinen

IT Managed Services:

Der Hauptunterschied zwischen IT Managed Services und Beratungsservices besteht darin, wie die Ressourcen zugewiesen werden und wie die Arbeit umgesetzt wird. Bei Managed Services wird in der Regel ein langfristiger Vertrag abgeschlossen und das Ressourcenmanagement weist dem Konto Ressourcen zu. Dies zeigt sich in einigen wichtigen Änderungen im Lebenszyklus:

• Ressourcenmanagement: Anstatt Ressourcen bestimmten Projekten zuzuweisen, werden die Ressourcen den Konto-Teams zugewiesen.
• Governance-Struktur: Es muss eine Governance-Struktur vorhanden sein, um die Arbeit zu verwalten, die beim Serviceunternehmen eingeht, und zu entscheiden, was für die Kundschaft priorisiert werden soll.
• Abrechnung: Die Rechnungen werden in der Regel in regelmäßigen Abständen und auf der Grundlage von Abonnements erstellt, wobei die verbrauchte Zeit und das Material berücksichtigt werden.

IT-PSA-Software alleine ist bereits effektiv – die volle Kraft entfaltet sich jedoch, wenn sie mit anderen Softwarelösungen vernetzt wird, damit Unternehmen ein umfassenderes Bild der Geschäftsabläufe erhalten. Die Planview Software für Professional Services Automation ist die einzige Lösung, die auf vernetztes Arbeiten ausgelegt ist. Sie ermöglicht die dynamische Planung und Umsetzung von Aufträgen mit jeder beliebigen Methode, die Optimierung des Finanzmanagements und eine flexible Anpassung an Ihr bestehendes Technologieökosystem.

Holen Sie das Beste aus Ihrer IT-PSA-Software heraus, durch eine Integration mit diesen vier wichtigen Systemen:

ERP

Ein System für Enterprise Ressource Planning (ERP) verfolgt die Produktion, die Finanzdaten und die Details des Back Office. Wenn das ERP-System in die IT-PSA-Lösung integriert ist, kann das Unternehmen seine Abläufe automatisieren, um genaue und zeitnahe Einblicke in die Finanzdaten eines Projekts oder von Kundinnen und Kunden zu erhalten und so ergebnisorientierte Services zu erbringen.

CRM

Die Verknüpfung von Customer-Relationship-Management(CRM)-Software mit IT-PSA ermöglicht einen klaren Überblick über die gesamte potenzielle und bestehende Kundschaft, um die Kommunikation und den Aufbau von Beziehungen zu optimieren. Ohne dass Dinge durch die Maschen fallen, können Kundinnen und Kunden den Verkaufslebenszyklus reibungsloser durchlaufen, was zu mehr Käufen und einer höheren Bindungsrate führt.

HCM

Human Capital Management (HCM) hilft Unternehmen, die besten Arbeitskräfte einzustellen und auszubilden. Durch die Integration mit IT-PSA-Software werden die Mitarbeitenden von Anfang an miteinander vernetzt, sodass datengestützte Entscheidungen über Personal und Kundschaft getroffen werden können, was zu einem effizienteren Betrieb führt.

ITSM

Durch eine Integration mit dem IT-PSA-System rationalisiert das IT-Service-Management (ITSM) die Abläufe und liefert Updates in Echtzeit, sodass Teams und Unternehmen sich schnell anpassen und die Kundschaft optimal bedienen können. Dies ermöglicht datengesteuerte Entscheidungen und eine höhere Zufriedenheit der Kundschaft.

IT-PSA-Software kann auf verschiedene Weise integriert werden, um die Anforderungen zahlreicher Geschäftsmodelle zu erfüllen. Anstatt in unterschiedlichen Systemen oder mit verschiedenen Datenquellen zu arbeiten, können Teams und Unternehmen mit einem integrierten System zusammenarbeiten, das die betriebliche Effizienz maximiert und ihnen dabei hilft, qualitativ hochwertige Ergebnisse für die Kundschaft zu liefern und sich einen starken Wettbewerbsvorteil zu verschaffen. In einer sich schnell verändernden Branche gibt die Integration IT-Unternehmen den dringend benötigten Auftrieb, um zu wachsen und führend zu sein.

In der heutigen schnelllebigen Welt gibt es nicht nur einen Weg, IT-Services bereitzustellen. Führende Unternehmen verwenden ein hybrides Modell, um Umsätze durch Projekte und Abonnementdienste zu erzielen. IT-PSA-Software hilft Unternehmen, ihre Reichweite zu vergrößern, die Produktivität zu steigern und den Umsatz zu erhöhen – und das alles bei gleichzeitiger Zusammenführung von Daten und der Schaffung einer engagierteren Belegschaft und Kundschaft.

Wir haben in den letzten Jahren gesehen, dass die Zukunft hybrid ist, was auch für IT-PSA-Software gilt. Die Nutzung verschiedener Möglichkeiten der Servicebereitstellung und Abrechnung der Kundschaft sowie die Zusammenführung von Daten ermöglichen ein stärkeres Wachstum und mehr Relevanz in einer sich ständig verändernden Welt.

Mit integrierter IT-PSA-Software können Sie während des gesamten Lebenszyklus der Kundinnen und Kunden mehr Services verkaufen und ineffiziente Hindernisse aus dem Weg räumen, um die Zufriedenheit und Bindung der Kundschaft zu erhöhen.

Erfahren Sie, wie die PSA-Lösung von Planview Ihrem Unternehmen helfen kann, bessere, datengestützte Entscheidungen zu treffen. Weitere Einblicke darin, wie unsere PSA-Lösung Ihre Anforderungen erfüllen kann, erhalten Sie in unserer Lösungsdemo.