Leitfaden zur Umsatzrealisierung im Professional-Services-Sektor

In Wahrheit ist die Umsatzrealisierung jedoch ein übermäßig komplexer Standard für die Finanzberichterstattung, der die Nachhaltigkeit und Profitabilität verschiedener Projekte sowie den Erfolg und die Stärke einer Organisation direkt und erheblich beeinflusst. Eine Alternative ist die Umsatzprognose, die dieselben Umsatzelemente berücksichtigt, ohne den eigentlichen Buchhaltungsprozess zu durchlaufen. Umsatzprognosen sollen den Unternehmen eine hinreichend genaue Vorstellung von ihren Umsätzen vermitteln, um Entscheidungen treffen zu können, sind aber möglicherweise nicht bis auf den Cent genau.

Im Professional-Services-Sektor kann die Umsatzrealisierung eine besondere Herausforderung sein. Der Grund dafür ist, dass mit zunehmender Reife und stetigem Wachstum von Professional-Services-Organisation der Anteil der Einnahmen aus größeren Festpreisprojekten im Vergleich zu einfacheren Zeitverträgen oft zunimmt. Infolgedessen verändert sich das Muster der Umsatzrealisierung und wird viel komplexer.

Anstatt Umsätze auf der Grundlage von Rechnungen oder Bareinnahmen zu realisieren, müssen Unternehmen Umsätze auf der Grundlage der Fertigstellungsrate, der Möglichkeit zusätzlicher Risiken und der potenziellen Ausfallrisiken (d. h. einer Nichtzahlung) erfassen.

Das Buchhaltungs- und Beratungsunternehmen Cohen & Co stellt weitere Komplexitäten für Software- und SaaS-Unternehmen heraus, die kundenspezifische Entwicklungen, Schulungen und andere Professional Services anbieten. Um die Umsätze korrekt zu realisieren, müssen diese Organisationen bestimmen, ob sie ihre Services auf einer eigenständigen Stand-alone-Basis verkaufen oder Kunden Dritte beauftragen können, um diese Abonnementservices zu erhalten.

Beide Szenarien bedeuten, dass die Services von dem Software- oder SaaS-Abonnement getrennt sind. Somit können die Umsätze realisiert werden, wenn die Leistungsverpflichtung erfüllt ist. Darüber hinaus können bestimmte Services über einen Zeitraum erbracht werden, der gemäß den vertraglichen Bestimmungen vorschreibt, dass Professional-Services-Organisationen bestimmte Leistungen erbringen und/oder bestimmte Meilensteine erreichen müssen, bevor die Kunden den Service (oder eine Phase/einen Teil des Services) offiziell als abgeschlossen akzeptieren.

In diesen Fällen müssen Professional-Services-Organisationen bewerten, ob ihre Kunden in der Lage sind, einen Nutzen aus den erbrachten Services zu ziehen. Wenn ja, dann sollten die Umsätze zu diesem Zeitpunkt realisiert werden. Falls nicht, muss die Umsatzrealisierung später erfolgen.

Eine der wichtigsten Änderungen des Prinzips und des Prozesses der Umsatzrealisierung im Professional-Services-Sektor ist die Accounting Standards Codification (ASC 606): der jüngste Accounting Standard zur Umsatzrealisierung, der gemeinsam vom US-amerikanischen Financial Accounting Standards Board (FASB) und dem International Accounting Standards Board (IASB) entwickelt wurde.

Wir legen Wert auf die globale Einhaltung aller Rechnungslegungsstandards und stellen sicher, dass die Umsatzrealisierung mit ASC 606 oder IFRS 15 übereinstimmt – mit einer Abrechnungslösung, die für Compliance sorgt.

ASC 606 bietet ein einheitliches Framework für das Realisieren von Umsätzen aus Verträgen mit Kunden. Wir werden ASC 606 später in diesem Artikel näher beleuchten. Zunächst schaffen wir eine Grundlage, indem wir die Umsatzrealisierung klar definieren.

Die Umsatzrealisierung ist ein Teil der US-amerikanischen Generally Accepted Accounting Principles (GAAP), in denen festgelegt wird, wie und wann Umsätze zu realisieren sind. Das Prinzip der Umsatzrealisierung, das sich an den Richtlinien der Securities and Exchange Commission (SEC) orientiert, besagt, dass ein Umsatz realisierbar und verdient ist, wenn vier Kriterien erfüllt sind:

• Es gibt eindeutige Beweise für eine Vereinbarung (z. B. einen Vertrag).
• Die Bereitstellung ist erfolgt oder die Services sind erbracht worden.
• Der Preis, den der Käufer dem Verkäufer zahlt, ist festgelegt oder bestimmbar.
• Die Erbringlichkeit ist gewährleistet.

Insbesondere gilt hier anzumerken, dass der Rechnungsversand oder der Geldeingang keine Kriterien für die Umsatzrealisierung sind. Dies ist kein Versehen. Gemäß ASC 606 ist die Verwendung dieser Kriterien für die Umsatzrealisierung nicht mehr zulässig.

Mit anderen Worten: Rechnungen und Zahlungen können vor der Umsatzrealisierung erfolgen, was auch häufig der Fall ist. Sobald bestimmte Bedingungen erfüllt sind, müssen Organisationen Umsätze realisieren – und diese genau berechnen, verfolgen und melden.

Professional-Services-Organisationen, die die Umsatzrealisierung verstehen wollen, sollten auch deren Zusammenhang mit PSA berücksichtigen. Bei der Umsatzrealisierung kommt es auf jedes kleinste Detail an. Ohne wichtige Projektfinanzdaten – einschließlich Buchungen, Rechnungen und Einnahmen, um die Profitabilität von Projekten zu erfassen – sehen sich Professional-Services-Unternehmen mit einem Mangel an Echtzeittransparenz für die Entscheidungsfindung, verpassten Anpassungen und geringeren Gewinnmargen konfrontiert.

Glücklicherweise schaffen die modernen PSA-Lösungen von heute ein leistungsstarkes Ökosystem, das die Umsatzprognose erleichtert und Daten an das ERP-System sendet, um eine vollständige Umsatzrealisierung zu ermöglichen. Die gesendeten Daten bestehen in der Regel aus Zeiterfassungen, Meilensteinen, dem Stand der Fertigstellung und anderen Umsatzereignissen. Dieser fest integrierte Ansatz liefert Unternehmen genaue Umsatzinformationen.

Die gewählte Umsatzrealisierungsmethode muss auch den Vertragsanforderungen und/oder den Kundenpräferenzen entsprechen. Einige dieser Methoden werden im nächsten Abschnitt genauer beleuchtet.

Viele Unternehmen im Bereich Professional Services verwenden zusätzlich zur Umsatzrealisierung eine Umsatzprognose. Die Umsatzprognose ist zwar ähnlich, soll aber eine ungefähre Vorstellung von den zu erwartenden Umsätzen vermitteln, um bei der Entscheidungsfindung zu helfen. Die Umsatzrealisierung ist der eigentliche Buchhaltungsprozess, der bis auf den Cent genau sein muss.

Mit der Umsatzprognose können sich Unternehmen einen genauen Überblick über ihre Umsätze verschaffen, ohne den gesamten Prozess der Umsatzrealisierung zu durchlaufen. In Kombination mit der Umsatzrealisierung erhalten Unternehmen die nötigen Echtzeitdaten, um strategische Entscheidungen zu treffen und vollständige Buchhaltungsprozesse durchzuführen.

Es gibt mehrere Methoden der Umsatzrealisierung im Professional-Services-Sektor. Im Folgenden sehen wir uns drei gängige Methoden genauer an: zeit- und ausgabenbasiert, Leistungen zum Festpreis und als Produkt (oder Serviceleistung). Dabei stellen wir auch die Regeln (Berechnungsformeln) für verschiedene Optionen heraus, die bei jeder Methode verfügbar sind.

Zeit- und ausgabenbasiert

• Grundlage für die Berechnung der Zeit: Anzahl der genehmigten Stunden x Abrechnungs- oder Kostensatz
• Grundlage für die Berechnung der Ausgaben: genehmigte Ausgaben x Prozentsatz der Ausgaben, die als abrechenbar gelten

Diese Methode wird in der Regel mit einem Festpreisauftrag kombiniert, bei dem die Ausgaben als abrechenbar gelten.

Leistungen zum Festpreis

• Grundlage für die Berechnung der Fertigstellungsrate (abgeschlossene Arbeit in Prozent): eine Schätzung des tatsächlich abgeschlossenen Arbeitsaufwands (Summe der tatsächlichen Stunden / Summe der geplanten Stunden). Hinweis: Diese Angaben basieren auf einer Schätzung des tatsächlich abgeschlossenen Arbeitsaufwands. Daher kann dieser Wert einen höheren oder niedrigeren Prozentsatz widerspiegeln, als es die genaue Anzahl der genehmigten Arbeitsstunden vermuten ließe.
• Basis für die Berechnung der Fertigstellungsrate (Kosten): budgetierte Kosten bis heute / budgetierte Gesamtkosten (für alle Geschäftsperioden, Vergangenheit und Gegenwart).
• Grundlage für die Berechnung des Aufwands: Geldwert der tatsächlichen Anzahl der genehmigten Stunden abrechenbarer Arbeit x Abrechnungs- oder Kostensatz. Hinweis: Dies ist wie bei der Zeit- und ausgabenbasierten Abrechnung, nur dass dem Kunden ein fester Betrag in Rechnung gestellt wird, unabhängig von der tatsächlich für die Arbeit aufgewendeten Zeit. Daher müssen die Aufgaben mit einem Festpreis verbunden sein.
• Grundlage für die Berechnung von x % der Gesamtleistung (Meilensteine – geplanter Prozentsatz): Prozentsatz der Arbeit für eine Leistung, die voraussichtlich bis zu einem bestimmten Datum abgeschlossen sein wird x Rechnungsbetrag für die Leistung. Die Umsätze werden nach dem Erreichen der einzelnen Meilensteine realisiert.
• Grundlage für die Berechnung der realisierten Einnahmen (Meilensteine – geplante Einnahmen): Der Rechnungsbetrag wird gleichmäßig auf eine Reihe von Terminen verteilt oder kann angepasst werden, um die verschiedenen Stufen der abgeschlossenen Arbeit in den verschiedenen Leistungsstadien zu berücksichtigen. Die Umsätze werden nach dem Erreichen der einzelnen Meilensteine realisiert.

Produkt (oder Serviceleistung)

• Basis für die Berechnung der Fertigstellungsrate (abgeschlossene Arbeit in Prozent): eine Schätzung der tatsächlich bereitgestellten Menge des Produkts (oder des Services). Für jedes Produkt innerhalb des Auftrags wird ein separater Prozentsatz angewandt und ein Geldwert berechnet, indem dieser Prozentsatz auf den erweiterten Preis des Produkts (Standard oder verhandelt) angewandt wird.
• Grundlage für die Berechnung von x % der Gesamtleistung (Meilensteine – geplanter Prozentsatz): Prozentsatz des Produkts, das voraussichtlich bis zu einem bestimmten Datum abgeschlossen sein wird x Abrechnungsbetrag für die Leistung. Die Umsätze werden nach dem Erreichen der einzelnen Meilensteine realisiert.
• Grundlage für die Berechnung der realisierten Einnahmen (Meilensteine – geplante Einnahmen): Schätzung eines Teils des gesamten Produkt- oder Servicepreises (Standard oder verhandelt), der bis zu einem bestimmten Datum verdient wurde. Der Preis kann gleichmäßig auf eine Reihe von Terminen aufgeteilt oder angepasst werden, um verschiedene Phasen der Produkt- oder Servicebereitstellung während des Projekts zu berücksichtigen. Die Umsätze werden nach dem Erreichen der einzelnen Meilensteine realisiert.

Weitere Informationen: Kapazitätsplanung für Professional-Services-Organisationen

Obwohl Abrechnung und Umsatzrealisierung ähnlich und miteinander verbunden sind, unterscheiden sie sich aus buchhalterischer und rechtlicher Sicht aus zwei Gründen:

• Die Abrechnung bezieht sich auf die Anforderung oder den Erhalt einer Zahlung für die Bereitstellung eines Produkts, eines Services oder von beidem.
• Die Umsatzrealisierung basiert auf dem Wert eines an einen Kunden bereitgestellten Produkts oder eines Services und dem Zeitpunkt der Bereitstellung. Gemäß den GAAP-Regeln können Umsätze nur dann realisiert werden, wenn sie verdient wurden – nicht zwangsläufig, wenn sie in Rechnung gestellt wurden oder eine Zahlung eingegangen ist.

In der Buchhaltung verlaufen der Abrechnungspfad und der Umsatzpfad parallel. Das PSA-System von Planview speist diese Daten in das ERP-System ein, das die Abrechnung und Umsatzrealisierung vornimmt. Die Planview PSA-Software führt die Prozesse der Umsatzrealisierung also nicht vollkommen eigenständig durch. Die mit der Umsatzprognose verknüpften Daten fließen in das ERP-System ein. In diesem Sinne ergänzen sich Abrechnung und Umsatzrealisierung, damit Unternehmen einen genauen Überblick über ihre Umsätze erhalten.

Für einen präzisen Umsatzrealisierungsprozess laufen die Abrechnung und die Umsatzrealisierung parallel – aber sie nehmen nicht denselben Weg (auch wenn sie letztendlich zusammenlaufen). Die Abrechnung ist der Prozess der Ausführung bis zum Abschluss und der Zahlungsaufforderung an den Kunden (normalerweise in Form einer Rechnung).

Die Umsatzrealisierung ist die Anwendung der Standards nach ASC 606, welche es Organisationen offiziell erlauben, Umsätze zu vermelden.

Betrachten wir zwei einfache Beispiele für die Umsatzrealisierung im Professional-Services-Sektor:

• Beispiel 1: In ihrem Vertrag hat eine Professional-Services-Organisationen einen Meilenstein festgelegt, der es ihnen erlaubt, das Deployment der ersten Phase einer neuen Lösungsfunktion in Rechnung zu stellen. Wenn der Meilenstein erreicht ist, reicht die Organisation eine Rechnung ein und wird bezahlt. Das finale Release der entsprechenden Funktion für den Kunden hat jedoch noch nicht stattgefunden. Obwohl die Professional-Services-Organisation die Zahlung für die Rechnung erhält, kann sie den Betrag rechtlich nicht als Umsatz melden. Warum nicht? Weil sie noch das Endprodukt bereitstellen müssen.
• Beispiel 2: Eine Professional-Services-Organisation schließt ihre Arbeit an einer neuen Funktion in einer Lösung ab und stellt sie an den Kunden bereit. Am Ende des Monats (und gemäß ihrem Vertrag) reicht die Organisation eine Rechnung für die erbrachten Leistungen ein. Da die Arbeit jedoch erledigt ist und der Kunde einen Nutzen daraus gezogen hat, muss der Umsatz direkt realisiert und gemeldet werden – auch wenn noch keine Rechnung versandt wurde und noch kein Geld eingegangen ist. (Im vorigen Abschnitt über die Methoden der Umsatzrealisierung wurde erläutert, wie Professional-Services-Organisation diesen Betrag korrekt berechnen und melden können).

Projekte sorgen für Umsätze, aber nur die Finanzabteilung realisiert diese Umsätze. Projektmanager benötigen Zugang zu Umsatzprognosen, um die Ausrichtung auf die Umsatzziele und -strategien aufrecht zu erhalten. Das PSA-System berechnet die Umsatzprognose und speist die benötigten Elemente in das ERP-System ein, um den Umsatz vollständig zu realisieren.

Ein leistungsstarkes PSA-Ökosystem ermöglicht es den Servicemanagern, ihre Umsätze genau zu verfolgen, ohne darauf warten zu müssen, dass die Finanzabteilung die Umsatzrealisierung durchführt. Die Umsatzprognose ermöglicht es Projektmanagern, strategische Entscheidungen zu treffen, um ihre Projekte in die richtige Richtung zu lenken.

Allerdings sind Umsatzprognosen nicht auf den Cent genau. Der Prozess wird genau genug dafür sein, dass die Service- und Finanzleiter Entscheidungen treffen können. Das ERP-System kann eine präzise Umsatzrealiserung vornehmen und diese Daten an das PSA-System weiterleiten.

Was ist der Zusammenhang zwischen Projekt und Umsatzrealisierung?

Hier gelten einige der gleichen Regeln wie bei der Abrechnung. Wenn das ERP-System die realisierten Umsätze in den richtigen Abrechnungszeitraum einordnet, ist dies aus Sicht der Finanzbuchhaltung akzeptabel.

Nur die Finanzabteilung realisiert die Umsätze. Dies ist der Punkt, an dem die Umsatzprognose entscheidend wird. Die Umsatzprognose ermöglicht es Projektleitern außerhalb der Finanzabteilung, Umsatzziele in Echtzeit zu verfolgen, ohne den gesamten Prozess der Umsatzrealisierung durchlaufen zu müssen. Je mehr Informationen Projektleiter und das PMO täglich über den individuellen Projektfortschritt erhalten, desto besser können sie das Projekt so anpassen, dass die Umsätze früher eintreffen, als wenn sie nur versuchen, die Bereitstellungstermine einzuhalten.

Was ist ASC 606?

In einem vorherigen Abschnitt ging es bereits um ASC 606, den Standard zur Umsatzrealisierung. Der gemeinsam vom US-amerikanischen Financial Accounting Standards Board (FASB) und dem International Accounting Standards Board (IASB) entwickelte Umsatzrealisierungsstandard ASC 606 trat Anfang 2018 für öffentliche Unternehmen und Anfang 2019 für private Unternehmen in Kraft.

ASC 606 legt einen 5-schrittigen Prozess für die korrekte und konsistente Anwendung des Kernprinzips der Umsatzrealisierung fest:

1. Identifizierung des Kundenvertrags

   • Alle Parteien müssen dem Vertrag zustimmen.
   • Alle Parteien müssen sich verpflichten, ihren jeweiligen Verpflichtungen nachzukommen.
   • Die Rechte jeder Partei müssen identifizierbar sein.
   • Der Vertrag muss eine wirtschaftliche Substanz haben.
   • Die Erbringlichkeit und der Zahlungseingang müssen als wahrscheinlich eingeschätzt werden.

2. Identifizierung der Leistungsverpflichtungen im Vertrag

   • Alle zu erbringenden Leistungen und Verpflichtungen müssen identifiziert und verstanden werden.
   • Es muss festgelegt werden, ob die Leistungen und Verpflichtungen zusammen oder separat verbucht werden sollen.

3. Bestimmung des Transaktionspreises

   • Der Betrag muss Preisnachlässe, Rabatte und Anreize berücksichtigen und Verpflichtungen gegenüber Dritten, wie in den USA z. B. die Sales Tax, ausschließen.
   • Bei Gegenleistungen mit variablen Beträgen muss eine Schätzung des Betrags nach Treu und Glauben in dem Maße erfolgen, dass es wahrscheinlich ist, dass es nicht zu einer signifikanten Umkehrung des Betrags der realisierten Umsätze kommt, wenn die mit der Variable verbundene Unsicherheit beseitigt wird.

4. Zuteilung des Transaktionspreises zu den Leistungsverpflichtungen

   • Die versprochenen Leistungen müssen der Höhe der erwarteten Entschädigung auf der Grundlage des Einzelverkaufspreises jeder Ware oder jedem Service zugeordnet werden.
   • Von besonderer Bedeutung für die Umsatzrealisierung im Professional-Services-Sektor: Gegenleistungen mit geschätzten variablen Kosten erfordern eine zusätzliche Prüfung, um die Umsatzregeln von ASC 606 korrekt anzuwenden, wenn es sich um Waren oder Services handelt, die eine Serie bilden, aber als eine einzige Leistungsverpflichtung behandelt werden.

5. Umsatzrealisierung, wenn (oder sobald) jede Leistungsverpflichtung erfüllt ist

   • Der realisierte Betrag wird der im vorherigen Schritt ermittelten erfüllten Leistungsverpflichtung zugeordnet.
   • Verpflichtungen können zu einem bestimmten Zeitpunkt erfüllt werden (in der Regel, wenn versprochene Waren oder Services an einen Kunden übertragen werden) oder im Laufe der Zeit (was in der Regel für Services gilt, die über einen bestimmten Zeitraum hinweg an den Kunden bereitgestellt werden).

Im Professional-Services-Sektor geht es bei der Umsatzrealisierung darum, den Vertrag in logische Komponenten aufzuteilen, die auf den bereitzustellenden Verpflichtungen und deren Fälligkeitsterminen basieren.

In der Theorie mag dies einfach erscheinen. In der Praxis kann es jedoch kompliziert werden, insbesondere wenn die Verpflichtung variable Leistungen enthält. Diese erfordern eine zusätzliche Prüfung, um die Regeln von ASC 606 zur Umsatzrealisierung korrekt anzuwenden. Besonderes Augenmerk wird auf separate Services oder Waren gelegt, die Teil einer Reihe von Leistungen sind, aber als eine einzige vertragliche Verpflichtung betrachtet werden.

Im Bereich der Professional Services werden die vertraglichen Verpflichtungen in der Regel über einen gewissen Zeitraum hinweg und nicht zu einem bestimmten Zeitpunkt erfüllt. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, eine genaue Methode zur Überwachung und Verfolgung der Fortschritte sowie für die entsprechende Berichterstattung einzuführen. Genauso wichtig ist es, Projekt- und Finanzberichte zu integrieren, um glaubwürdige Zukunftsprognosen zu erstellen.

Was ist der Zusammenhang zwischen der Umsatzrealisierung nach ASC 606 und Professional Services?

Wie bereits erwähnt, müssen Professional-Services-Organisation beim Management von Festpreisprojekten zwei Hauptziele erreichen: die genaue Realisierung der Umsätze gemäß ASC 606 und die Verwendung geeigneter Prognosemethoden, um sicherzustellen, dass die Projekte nach Plan verlaufen. PSA-Lösungen spielen eine zentrale Rolle beim Erreichen dieser Ziele und beim Bewältigen von Komplexitäten.

Weiterlesen: Integration von PSA-Systemen für Ihre Professional-Services-Organisation

Die Umsatzrealisierung ist ein komplexer Standard für die Finanzberichterstattung, der sich direkt und erheblich auf die Nachhaltigkeit und Profitabilität von Projekten auswirkt. Um ähnliche Ergebnisse zu erzielen und strategisch zu planen, ermöglicht die Umsatzprognose Unternehmen eine hinreichend genaue Vorhersage ihrer Umsätze.

Um erfolgreich und profitabel zu sein, müssen Professional-Services-Organisationen die Methoden der Umsatzrealisierung sowie die Berichtspflichten nach ASC 606 genau kennen und wissen, wie sie PSA- und ERP-Lösungen für eine effektive Umsatzprognose und -realisierung einsetzen. Die PSA-Lösung von Planview führt die Umsatzprognose durch und gibt die Daten an das ERP-System weiter, um die Umsatzrealisierung und Abrechnung abzuschließen.

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