Projektressourcen-Management: ein Boost für Ihre Geschäftsperformance

Projektressourcen-Management ist eine strategische Disziplin, die sich mit der Planung, Zuteilung und Verwaltung von Ressourcen innerhalb einer Organisation befasst, um die erfolgreiche Durchführung von Projekten sicherzustellen. Diese Ressourcen können Personal, Ausrüstung, Material, Budget und mehr umfassen. Der Ansatz wurde entwickelt, um Unternehmen dabei zu helfen, die Ressourcenauslastung zu optimieren, die Projekteffizienz zu steigern und letztendlich bessere Ergebnisse zu erzielen.

Das Ziel von Projektressourcen-Management besteht darin, Ressourcen bestmöglich einzusetzen und zu kombinieren, um die Projektanforderungen zu erfüllen und die gewünschten Geschäftsergebnisse zu erreichen. Dabei muss auch berücksichtigt werden, dass dieselben Ressourcen womöglich auch in einem anderen Bereich des Unternehmens benötigt werden und entsprechend priorisiert werden.

Laut Gartner können Projektmanager:innen Ressourcen erfolgreich zuteilen, indem sie „eine sorgfältige Priorisierung von Initiativen ermöglichen, eine Überlastung der Ressourcen verhindern und einen flexiblen Zeitplan für die Fertigstellung fördern, um die Werterbringung zu maximieren“.

Jede Organisation sollte aus einer Reihe von Gründen über einen Plan für das Management von Projektressourcen verfügen. Allem voran stellt dieser Ansatz sicher, dass Projektmanager:innen das Beste aus ihrem Team, ihren Tools und ihrer Technologie herausholen.

Dies sind weitere Gründe, warum das Management von Projektressourcen entscheidend für den Geschäftserfolg ist:

• Optimierung der Ressourcen: Projektressourcen-Management stellt sicher, dass Ressourcen effektiv zugeteilt werden und eine übermäßige oder zu geringe Auslastung verhindert wird. So lassen sich kostspielige Verzögerungen und eine geringe Produktivität vermeiden.
• Projekterfolg: In Organisationen, die die Bedeutung des Projektressourcen-Managements unterschätzen, scheitern etwa 50 % der Projekte. Ein effektives Ressourcenmanagement erhöht die Erfolgswahrscheinlichkeit, da es sicherstellt, dass die richtigen Ressourcen zur Verfügung stehen, wenn sie benötigt werden.
• Kostenkontrolle: Laut Synopsys und dem Consortium for Information and Software Quality werden die Kosten für erfolglose Projekte auf 260 Mrd. USD geschätzt – ein Anstieg um 46 % seit 2018. Die Planung der Projektressourcenkapazität hilft bei der Kontrolle der Projektkosten, indem sie die Verschwendung von Ressourcen minimiert und das Risiko einer schleichenden Ausweitung des Projektumfangs verringert.
• Zufriedenheit der Kund:innen: Eine bessere Ressourcenzuteilung verbessert die Projektumsetzung und den Gesamterfolg. Dies führt zu einer höheren Zufriedenheit und einer stärkeren Bindung der Kund:innen.
• Vorhersagbarkeit: Projektressourcen-Management ermöglicht es Organisationen, den künftigen Ressourcenbedarf vorherzusagen, sodass sie zukünftige Projekte proaktiv planen und Ressourcen entsprechend zuweisen können.

Unternehmen, die ihr Projektressourcenmanagement verbessern möchten, sollten die folgenden fünf Schritte befolgen.

Bestimmen, wie Ressourcen eingeschätzt, beschafft, verwaltet und genutzt werden

Der erste Schritt besteht darin, den besten Weg zur Schätzung, Beschaffung, Verwaltung und Nutzung von Ressourcen zu finden. Die besten Pläne für das Management von Projektressourcen sind flexibel, da Manager:innen so verschiedene Projektarten, Arbeitsaufwände und Personalanforderungen geschickt verwalten können.

Darüber hinaus sollten Projektmanager:innen bei der Planung eines Projekts mehrere Ressourcenplanungsmethoden in Betracht ziehen. So wird sichergestellt, dass sie bei Bedarf Anpassungen vornehmen können.

Kapazitätsbedarf einschätzen

In diesem Schritt schätzen Manager:innen die erforderlichen Ressourcen ein, die für die Umsetzung einzelner Projekte benötigt werden. Dazu gehören die Art und die Menge des Materials, der Ausrüstung, der Einrichtungen, des Zubehörs, der Tools und der Technologien, die für die effektive Durchführung aller Projektaufgaben erforderlich sind.

Ressourcen beschaffen

Nach der Erstellung eines Plans können sich die Manager:innen nun auf die Beschaffung aller für das Projekt erforderlichen Ressourcen – sowohl personell als auch materiell – konzentrieren. Denken Sie daran, dass dieser Schritt möglicherweise einen Einstellungs- und Onboarding-Prozess oder eine zusätzliche Schulung umfasst.

Das Team schulen und weiterentwickeln

Um das Projekt voranzubringen sowie die Produktivität und die Ergebnisse zu verbessern, müssen Projektmanager:innen möglicherweise die Kompetenz und die Interaktion der Teammitglieder stärken. Darüber hinaus sollten sie die Performance der verschiedenen Teammitglieder bei Bedarf sorgfältig überblicken. Sollten Mitarbeiter:innen oder Teammitglieder zusätzliche Coachings, Schulungen oder Anleitung benötigen, um die individuelle Leistung oder die des Teams zu verbessern, sollte dies so schnell wie möglich geschehen.

Ressourcen kontrollieren

Der letzte Schritt eines effektiven Projektressourcen-Managements besteht darin, sicherzustellen, dass die Ressourcen wie im Projektplan vorgesehen den einzelnen Projekten zugewiesen werden. Projektmanager:innen sollten die Performance der Ressourcen regelmäßig bewerten, bei Bedarf Anpassungen vornehmen und sicherstellen, dass die Ressourcenzuteilung mit den Projektzielen im Einklang steht.

Unternehmen können in vielerlei Hinsicht von einem effektiven Plan für das Projektressourcen-Management profitieren. Im Folgenden werden einige dieser Vorteile näher erläutert.

Höhere Effizienz

Allzu oft verschwenden Teams einen erheblichen Teil ihrer Zeit – laut Inc. 51 % – mit Aufgaben, die wenig oder gar keinen geschäftlichen Nutzen haben. Dazu gehört eine ineffiziente Ressourcenzuteilung, die zu Engpässen, übermäßig oder nicht ausreichend beanspruchten Ressourcen und Projektverzögerungen führt.

Durch die Implementierung eines Plans für das Projektressourcen-Management können Organisationen diese Engpässe vermeiden, indem sie sicherstellen, dass die Ressourcen in der gesamten Organisation angemessen zugewiesen werden. Dies wird in erster Linie dadurch erreicht, dass die Projektmanager:innen einen besseren Überblick über die Ressourcen erhalten. Sollte es zu einem Engpass kommen oder andere Probleme auftreten, können sie schnell handeln.

Höhere Produktivität

Teams, die sich ausschließlich auf Tabellen oder nicht miteinander vernetzte Tools verlassen, um die Produktivität ihrer Mitarbeiter:innen zu verfolgen, haben wahrscheinlich keine ausgewogene Ressourcenauslastung. Möglicherweise werden einige zu oft und andere zu wenig beansprucht, was die Produktivität senkt, die Wahrscheinlichkeit eines Burnouts bei den Mitarbeiter:innen erhöht und die Ressourcenkosten in die Höhe treibt.

Projektressourcen-Management ermöglicht es Organisationen, ihre Ressourcen effektiv auszubalancieren und die Arbeitsbelastung gleichmäßig zu verteilen. Dies führt zu zufriedeneren Mitarbeiter:innen und einer besseren Unternehmensmoral, was letztendlich die Produktivität der Teams erhöht.

Darüber hinaus ermöglicht ein Plan für das Projektressourcen-Management den Führungskräften, genau zu sehen, wo die Ressourcen eingesetzt werden. Sollten Anpassungen erforderlich sein, um die Produktivität zu steigern, können Manager:innen dies in Echtzeit tun, sodass die Produktivität nicht gestört wird.

Zufriedenere Kund:innen und Stakeholder

Kund:innen, die ständig mit Verzögerungen konfrontiert sind oder sich immer wieder nach dem Stand ihrer Projekte erkundigen müssen, sind tendenziell unzufrieden und letztendlich weniger zahlungsbereit. Um die Bindung und Treue ihrer Kund:innen zu erhalten, müssen Organisationen ihre Ressourcen effektiv zuteilen. Dies ist auch für interne Stakeholder wichtig. Sie benötigen einen Überblick über die verfügbaren Ressourcen, um Frustration und Über- oder Unterauslastung von Ressourcen zu vermeiden.

Ein Plan für das Management von Projektressourcen bietet Echtzeiteinblicke in Projekt- oder Bereitstellungsrisiken, sodass Problem schneller entschärft werden können. Darüber hinaus bietet der Ansatz einen Echtzeitüberblick über die eingehenden Anfragen von Kund:innen und stellt sicher, dass die Organisation über die entsprechende Anzahl von Ressourcen verfügt.

Bessere Vorhersehbarkeit

Organisationen, die ihre Kapazitäten und Ressourcen reaktiv planen, haben höchstwahrscheinlich mit Projektverzögerungen, Ineffizienz, geringer Produktivität und Moral der Mitarbeiter:innen sowie einer schlechten Ressourcenauslastung zu kämpfen. Durch einen proaktiven Ansatz bei der Verwaltung von Projektressourcen verbessern Organisationen ihre Vorhersehbarkeit. Dadurch können sie größere, komplexere Projekte besser planen, was die Auswirkungen auf das Erlebnis für die Kund:innen und auf den Umsatz verringert.

Ressourcenmanagement ist entscheidend, wenn es darum geht, sowohl die Kapazität als auch die Zuteilung angemessen zu verwalten. Daher müssen Organisationen sicherstellen, dass sie es richtig angehen. Die Verwaltung der Kapazität (mittel- bis langfristig) und der Zuteilung (kurzfristig) kann jedoch eine Herausforderung sein. Wenn sich zu sehr auf das eine und zu wenig auf das andere konzentriert wird, können die Ressourcen weiter belastet werden und Projekte in Verzug geraten.

Im Folgenden gehen wir auf die größten Herausforderungen beim Management von Projektressourcen ein und zeigen Ihnen, wie Organisationen diese bewältigen können.

Mangelnde Transparenz im gesamten Unternehmen

Viele Organisationen kämpfen mit einem Mangel an Transparenz in Bezug auf die Ressourcenkapazität und -verfügbarkeit. Projektmanager:innen, die keinen umfassenden Überblick über die verfügbaren Ressourcen haben, müssen mit Projektverzögerungen, schlechter Ressourcenzuteilung und Frustration unter den Mitarbeiter:innen rechnen. Projektmanager:innen müssen auf einen Blick erkennen können, wer wann für welche Projekte zur Verfügung steht und welche Tools oder Technologien zum Erledigen der Aufgaben benötigt werden.

Um die Transparenz in Bezug auf die Ressourcen zu erhöhen, sollten Projektmanager:innen:

• eine zentrale Informationsquelle schaffen – ein Tool für das Projektressourcen-Management ist die beste Möglichkeit dazu.
• ein genaues Protokoll über den Projektfortschritt und die verwendeten Ressourcen führen.
• mit den Teammitgliedern kommunizieren, um sicherzustellen, dass sie ihre Zeit regelmäßig aktualisieren und erfassen.

Fehleinschätzung der Kapazität und Verfügbarkeit von Teams

Eine falsche Einschätzung der Kapazität und Verfügbarkeit von Teammitgliedern kann in mehrfacher Hinsicht schädlich sein. Zunächst einmal kann sie unnötigen Stress bei den betroffenen Personen auslösen, da diese sich unter Druck gesetzt fühlen, Fristen einzuhalten. Des Weiteren kann eine Fehleinschätzung dazu führen, dass Projekte nicht auf höchstem Niveau oder nicht rechtzeitig abgeschlossen werden. Schließlich können die Arbeitsmoral und die Produktivität negativ beeinflusst werden, wenn Mitarbeiter:innen oder Ressourcen überlastet sind.

Durch die Erstellung eines Plans für das Projektressourcen-Management wird sichergestellt, dass die Kapazitäten und die Verfügbarkeit der Teammitglieder genau erfasst werden und einsehbar sind. Dadurch wird das Risiko von einem Burnout der Mitarbeiter:innen, von Projektverzögerungen, von einer mangelnden Teammoral und von einer eingeschränkten Effizienz oder Produktivität verringert.

Unvorhergesehene Ereignisse

Unerwartete Ereignisse treten in der Geschäftswelt nur allzu oft auf. Diese Ereignisse – eine Pandemie, eine Naturkatastrophe, ein überraschender Schachzug der Konkurrenz oder eine Marktveränderung – können die Performance, den Ruf und das Erreichen der Ziele des Unternehmens erheblich beeinträchtigen.

Ein effektives Projektressourcen-Management stellt sicher, dass unvorhergesehene Ereignisse so wenig Auswirkungen wie möglich auf die Geschäftsperformance und -prozesse haben. Dies wird durch einen besseren Einblick in den aktuellen und zukünftigen Ressourcenbedarf der Organisation erreicht. Sollte ein unvorhergesehenes Ereignis eintreten, sind die Teams besser darauf vorbereitet.

Ressourcenbeschränkungen bei zahlreichen Projekten

Idealerweise arbeiten Teams ein Projekt nach dem anderen ab – aber in der schnelllebigen Welt von heute ist das nur selten der Fall. Stattdessen verwalten Organisationen mehrere Projekte gleichzeitig, was ein effektives Ressourcenmanagement schwierig macht. Die einzelnen Mitarbeiter:innen müssen ihre Zeit zwischen Projekten aufteilen und sich auf eine Reihe von Technologien oder Tools verlassen, um Aufgaben zu erledigen.

Ein Plan für das Projektressourcen-Management stellt sicher, dass sowohl die Mitarbeiter:innen als auch die Tools gleichmäßig auf die Projekte verteilt sind. Dies erhöht nicht nur die Chancen auf einen erfolgreichen Projektabschluss, sondern bietet den Teammitgliedern und Führungskräften zudem einen vollständigen Überblick darüber, wer wann an was arbeitet und welche Ressourcen sie verwenden werden.

Fehlende Vernetzung von Vertriebs- und Delivery-Team

Wenn die Vertriebs- und Delivery-Teams eines Unternehmens hinsichtlich der Projektziele und des Ressourcenbedarfs nicht miteinander abgestimmt sind, kann das enorme Folgen haben. Die Vertriebsteams versprechen möglicherweise Termine, die nicht eingehalten werden können, oder Ressourcen, die nicht verfügbar sind, was eine erhebliche Belastung für das Delivery-Team darstellt.

Um die teamübergreifende Zusammenarbeit und die Transparenz im Hinblick auf die Ressourcen zu verbessern, sollten Organisationen einen Projektressourcen-Management-Plan erstellen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Vertriebsteams Fristen setzen, die eingehalten werden können, ohne die Mitarbeiter:innen zu überfordern, und dass sie die richtigen Ressourcen zur Verfügung haben.

Projektressourcen-Management kann auf vielfältige Weise von Vorteil für das Geschäft sein – von der Bindung der Kund:innen bis zur Vernetzung von Unternehmensanwendungen. Im Folgenden finden Sie einige Beispiele aus Unternehmen, die Projektressourcen-Management in ihren Prozessen einsetzen.

Tufin

Das Unternehmen für Netzwerksicherheit Tufin hatte aufgrund von veralteten Methoden und individualisierten Prozessen Schwierigkeiten, das Geschäft zu skalieren und zukünftige Anforderungen vorherzusagen. Mithilfe von Software für das Projektressourcen-Management verbesserte das Unternehmen die Vorhersagbarkeit, indem es die Prognosezeitfenster um zusätzliche 55 Tage verlängerte. Dies führte letztendlich zu einer schnelleren Servicebereitstellung und einer genaueren Rechnungsstellung.

Siemens Energy

Die alten Systeme und Prozesse von Siemens Energy führten zu Ineffizienzen und verschwendeten zu viel Zeit der Projektmanager:innen. Darüber hinaus hatte das Unternehmen Schwierigkeiten, genaue und zeitnahe Berichte zu erstellen. Durch die Einführung einer Projektressourcen-Management-Software konnte Siemens Berichte in Echtzeit erstellen und so die Produktivität erheblich steigern. Das Unternehmen konsolidierte zudem fünf Systeme pro Abteilung, was Kosten sparte, den Umsatz erhöhte und für einen weiteren Produktivitätsboost sorgte.

Cisco Systems Capital

Das Finanzdienstleistungsunternehmen Cisco Systems Capital stand vor der Herausforderung, die funktionsübergreifende Zusammenarbeit über verschiedene Bereiche hinweg effektiv zu verwalten. Zudem stützte sich das Unternehmen auf Altsysteme, die inkonsistente Ergebnisse lieferten und nur eine begrenzte Transparenz ermöglichten. Durch den Einsatz von Projektressourcen-Management-Software konnte das Unternehmen den Zeitaufwand für die Erstellung von Projekt-Roadmaps um 99 % reduzieren. Darüber hinaus verbesserte Cisco den Einblick in die Ressourcenkapazität und die Arbeitsauslastung innerhalb und außerhalb des PMO.

IIROC

Die IIROC (Investment Industry Regulatory Organization of Canada) hatte nur einen begrenzten Überblick über den Zustand ihres Portfolios und die Gesamtkapazität und -auslastung ihrer Ressourcen. Die Einführung einer Software für das Projektressourcen-Management verschaffte der Organisation automatisierte Echtzeiteinblicke in Probleme und Risiken. Dadurch konnten sie Probleme schneller entschärfen und lösen, was die Gesamtzufriedenheit der Mitarbeiter:innen und Kund:innen erhöhte. Darüber hinaus erhielt die IIROC einen besseren Einblick in die Projektprioritäten in Bezug auf die Ressourcen und konnte so sicherstellen, dass jedes Projekt über die erforderlichen Ressourcen und Personen verfügte.

Angesichts der Vielzahl der auf dem Markt erhältlichen Softwarelösungen für das Projektressourcen-Management kann es für Organisationen schwierig sein, die richtige Plattform auszuwählen. Bei der Auswahl der Software, die die Anforderungen Ihres Unternehmens am besten erfüllt, sollten Sie die acht unten aufgeführten Funktionen berücksichtigen.

Klarer Überblick über die Ressourcenauslastung (Einzelpersonen und Gruppen)

Verschaffen Sie sich mit Software für das Ressourcenmanagement einen dynamischen Überblick über alle Mitarbeiter:innen – interne und externe – in sämtlichen Projektteams, Abteilungen und im gesamten Unternehmen.

Drag-and-Drop-Funktion

Mit dieser Funktion können Teams Aufgaben und Projekte ganz einfach zuweisen und neu zuweisen – eine Fähigkeit, die in der heutigen, sich schnell verändernden Geschäftslandschaft besonders wichtig ist.

Szenarioplanung

Mithilfe von Szenarioplanung können Sie herausfinden, wie sich ressourcenbezogene Änderungen auf aktuelle und zukünftige Projektzeitpläne auswirken werden.

Berichte

Suchen Sie nach Plattformen, die eine Vielzahl von Berichten, einschließlich Tabellen, Diagrammen, Grafiken und mehr anbieten. So können die Leser:innen leicht nachvollziehen, welche Ressourcen übermäßig und welche nicht ausreichend beansprucht werden.

Benachrichtigungen

Damit die Teammitglieder immer auf dem gleichen Stand sind, sollten Sie sich nach einer Plattform umsehen, die eine Funktion für Echtzeitbenachrichtigungen für interne und externe Teammitglieder sowie für Stakeholder (falls erforderlich) umfasst.

Zusammenarbeit

Stellen Sie sicher, dass die Software nicht nur Benachrichtigungen ermöglicht, sondern auch die Zusammenarbeit mit Ressourcen durch Tools wie spezielle Online-Diskussionen erleichtert. Vermeiden Sie Plattformen, bei denen nur über unzusammenhängende und Ad-hoc-E-Mails kommuniziert wird, da dies die Zusammenarbeit verlangsamen kann.

Konfigurierbare Workflows

Mit dieser Funktion können Sie die Planung, Zuteilung und Optimierung von Ressourcen automatisieren und auf Ihre Prozesse abstimmen.

Vorlagen

Plattformen, die einsatzbereite Vorlagen enthalten, helfen bei der Definition eines Projektplans und stellen sicher, dass ein spezieller Projektstrukturplan vorhanden ist.

Das Management von Projektressourcen ist entscheidend für die erfolgreiche Durchführung von Projekten und die Verbesserung des gesamten Geschäfts. Organisationen können ihre Effizienz, Produktivität, die Zufriedenheit der Kund:innen und ihre Vorhersagbarkeit steigern, indem sie ihre Ressourcen effektiv zuteilen und verwalten.

Der Einsatz einer Software für das Projektressourcen-Management wie die von Planview, die alle oben genannten Schlüsselfunktionen enthält, dient PMOs als wertvolles Instrument zur Optimierung der Ressourcenplanung. Mit Planview können Organisationen den Prozess des Projektressourcen-Managements rationalisieren und die Ressourcenauslastung optimieren. Dies trägt letztendlich zum Unternehmenserfolg in der heutigen Geschäftslandschaft bei.