Vermeiden häufiger Fallstricke bei der Ressourcenkapazitäts- planung

In der Theorie ist der Ansatz recht einfach: Der geschätzte Ressourcenbedarf muss mit ihrer verfügbaren Arbeitszeit abgeglichen und die Ressourcen entsprechend zugewiesen werden. In der Praxis kann eine effektive Planung der Ressourcenkapazität jedoch eine ziemliche Herausforderung sein. Eine ineffektive Planung kann zu einem verzögerten Unternehmenswachstum, einem geringeren Return on Investment (ROI), einer schlechteren Arbeitsmoral und weiteren Problemen führen.

Eine effektive Ressourcenkapazitätsplanung kann unter anderem das Unternehmenswachstum beschleunigen und die Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen steigern.

Um diesen Prozess erfolgreich zu durchlaufen, müssen Organisationen die üblichen Fallstricke vermeiden, die zu Ineffizienz und schlechtem Management führen können.

• was Ressourcenkapazitätsplanung ist.
• warum sie für Unternehmen von heute wichtig ist.
• was die Vorteile der Einführung und Umsetzung eines starken Kapazitätsplanungsprozesses sind.
• wie Sie häufige Fehler und Fallstricke vermeiden.
• worauf Sie bei der Auswahl von Software für die Ressourcenkapazitätsplanung achten sollten.
• wie Ressourcenplanungssoftware wie die von Planview Unternehmen bei der erfolgreichen Ressourcenplanung und ‑zuteilung in der Praxis geholfen hat.

Bei der Planung von Ressourcenkapazitäten im Zuge des Projektmanagements gibt es viele Herausforderungen – von mangelnder Transparenz bis hin zu mangelnder Integration. Um sicherzustellen, dass Projekte termin- und budgetgerecht abgeschlossen werden, sollten Organisationen wissen, wie sie typische Fallstricke bei der Planung der Ressourcenkapazität vermeiden können. Unter anderem die folgenden Aspekte können Unternehmen vor Herausforderungen stellen:

Überblick über den organisatorischen Bedarf

Projektmanager:innen oder Teamleiter:innen sollten wissen, für welche Projekte oder Initiativen und in welchem Umfang Ressourcen angefordert werden. So können sie sicherstellen, dass sie über die richtigen Ressourcen verfügen, um diesen Bedarf zu erfüllen.

Den meisten Projektmanager:innen fehlt es jedoch an dieser Art von Transparenz – etwa 68 % der Organisationen sehen im Bedarfsmanagement eine große Herausforderung. Somit wird ein funktionsübergreifendes, geschäftsgeführtes Team benötigt, um die Priorisierung voranzutreiben.

Integration von CRM- und PSA-Systemen

Für Professional-Services-Organisationen stellt der Sales Funnel den Bedarf dar. Daher wird ein CRM-System zur Verwaltung der Verkaufspipeline eingesetzt und mit einem System für Professional Services Automation (PSA) zur Automatisierung und Rationalisierung der Professional-Services-Arbeit verbunden.

Durch die Integration dieser beiden Systeme erhalten die Projektmanager:innen Einblicke in den Bedarfseingang und die bestehenden Kapazitätszuweisungen. Auf diese Weise können sie Kapazitätslücken erkennen und Ressourcen effektiv zuweisen.

Für IT- oder Business-PMOs, die sich nicht auf Serviceaufträge konzentrieren, kann der Projektbedarf aus Formularen, Systemen zur Ideenfindung und anderen Quellen stammen, die dann mit einem System für das Projektportfolio-Management (PPM) verbunden werden, um Prioritäten zu setzen, Budgets zu erstellen, Lücken in der Ressourcenkapazität zu ermitteln und Ressourcen effektiv zuzuteilen.

Rollenbasierte Planung zu Beginn des Projektmanagementzyklus

Anstatt sich bei der Planung auf einzelne Ressourcen zu konzentrieren, ist es hilfreich, auf Rollenebene zu planen. Mit einem Überblick über die für den anstehenden Bedarf benötigten Rollen können Projektmanager:innen feststellen, wo die Organisation Personal einstellen oder Partnerschaften eingehen muss, um den Ressourcenbedarf zu decken.

Einfach ausgedrückt ist die Ressourcenkapazitätsplanung der Prozess der Abstimmung von Kapazität und Bedarf von Unternehmensressourcen, um entweder einen Mangel oder einen Überschuss an Ressourcen zu ermitteln und zu vermeiden. Im Wesentlichen können Organisationen so Ressourcenlücken überbrücken und die Chancen auf eine erfolgreiche Projektumsetzung erhöhen.

Im Hinblick auf das Projektmanagement hilft die Planung der Ressourcenkapazitäten dabei, Vertriebs- und Delivery-Teams aufeinander abzustimmen, indem Prognosen und Planungen für aktuelle und zukünftige Pipeline-Chancen erstellt werden. Im Laufe eines Projekts können die Projektmanager:innen die benötigten Ressourcen abschätzen und sie entsprechend zuweisen.

Der Ansatz erfordert, dass Organisationen Informationen aus verschiedenen Geschäftssystemen zentralisieren, darunter Daten rund um das Personalwesen, aktuelle Projekte, Kompetenzen der Mitarbeiter:innen, zukünftige Projekte in der Pipeline und projektunabhängige Aktivitäten.

Um den Erfolg der Ressourcenplanung zu steigern, ist ein frühzeitiger Einblick in den Projektbedarf entscheidend.

Diese Transparenz hilft Projektmanager:innen, Lücken in der Ressourcenverfügbarkeit zu erkennen und proaktiv Maßnahmen zu ergreifen, um diese zu schließen. So können auch interne Projekte effektiv priorisiert werden.

Wie bereits erwähnt, geht es bei der Planung der Ressourcenkapazität um die Abstimmung von Kapazität und Bedarf. Dies ist für Organisationen von entscheidender Bedeutung, da so der Mehrwert sowohl für die Organisation intern als auch für die Kund:innen erhöht und sichergestellt wird, dass die richtigen Arbeiten angegangen werden. Im Wesentlichen sorgt dieser Ansatz für eine kürzere Time-to-Value, was zu einer höheren Zufriedenheit und Bindung der Kund:innen führt sowie die Akquise neuer Kund:innen ermöglicht.

Darüber hinaus bietet eine effektive Planung der Ressourcenkapazität weitere wichtige Vorteile, wie z. B. die folgenden:

Optimierte Ressourcenzuteilung

Die Ressourcenkapazitätsplanung stellt sicher, dass Organisationen ihre verfügbaren Talente und Ressourcen optimal nutzen. Mit einer effizienten Ressourcenzuweisung können sie Ausfall- und Leerlaufzeiten reduzieren und so die Produktivität steigern, das Risiko einer Überlastung minimieren und die Ressourcen auf der Grundlage individueller Kompetenzen und Verfügbarkeit zuweisen.

Risikominderung

Eine effektive Planung hilft dabei, potenzielle Risiken und Engpässe zu erkennen und abzumildern. Organisationen, die ihre Ressourcenkapazitäten aktiv verwalten, schließen ihre Projekte mit einer 68 % höheren Wahrscheinlichkeit rechtzeitig ab.

Bessere Entscheidungsfindung

Eine genaue Planung der Ressourcenkapazitäten ermöglicht Organisationen, fundierte Entscheidungen über die Priorisierung von Projekten und die Zuteilung von Ressourcen zu treffen. Laut PwC sind Unternehmen, deren Entscheidungsprozesse auf Daten basieren, 5 % produktiver und 6 % profitabler.

Bessere Wettbewerbsfähigkeit

Organisationen mit einer erfolgreichen Ressourcenkapazitätsplanung sind ihren Mitbewerber:innen einen Schritt voraus. Die Planung der Ressourcenkapazität ermöglicht es Organisationen, schneller auf Marktveränderungen und neue Anforderungen der Kund:innen zu reagieren und die Zufriedenheit der Kund:innen durch eine termingerechte Projektumsetzung erhöhen.

Engagement und Bindung der Mitarbeiter:innen

Engagierte und zufriedene Mitarbeiter:innen sind entscheidend für den Erfolg einer Organisation. Eine effektive Ressourcenkapazitätsplanung steigert das Engagement und die Bindung der Mitarbeiter:innen, indem sie ihnen Projekten zuweist, die ihren Kompetenzen und Karrierewünschen entsprechen, und eine übermäßige Auslastung von Ressourcen vermieden wird.

Darüber hinaus bietet sie eine klare Roadmap für die Karriereentwicklung und den beruflichen Aufstieg, was zu einer höheren Arbeitszufriedenheit führt.

Die Ressourcenkapazitätsplanung ist zwar ein wertvoller Prozess, bringt jedoch einige Herausforderungen mit sich. Organisationen stolpern häufig in einige gängige Fallen, die ihrem Erfolg im Wege stehen können. Indem sie diese Fallstricke erkennen und angehen, können Unternehmen die Planung der Ressourcenkapazität effizienter und effektiver gestalten.

Zu den häufigsten Fallstricken gehören eine isolierte Planung von Teams mithilfe von Tabellen, die Betrachtung von Agile-Teams als Standardressourcen und eine verzögerte Planung.

Im Folgenden gehen wir auf jeden dieser Punkte näher ein. Bevor wir uns jedoch mit diesen Fallstricken befassen, ist es wichtig, den Unterschied zwischen PPM und PSA zu verstehen.

Was ist PPM?

Das Projektportfolio-Management bezieht sich auf den Prozess der Analyse der potenziellen Rendite eines Projekts. Bei diesem Prozess werden alle Daten zu vorgeschlagenen und laufenden Projekten geprüft, um ein Gesamtbild zu erhalten.

Diese Informationen basieren auf der strategischen Planung und einer Fülle von Ideen. Die Ideen werden dann nach Prioritäten geordnet und unter Einbezug von Ressourcen wie Geld und Personal geplant. Beim PPM sind KPIs rund um den Projektstatus und die Erfolgsquoten von hoher Bedeutung.

ANZCO Foods, eines der größten Exportunternehmen Neuseelands, nutzte beispielsweise die PPM-Software von Planview, um einen umfassenden Überblick über Projektrisiken, Kosten und Ressourcenauslastung zu erhalten. Zudem konnte das Team sich wiederholende, zeitaufwändige Aufgaben automatisieren und so den Projektmanager:innen wertvolle Zeit ersparen.

Was ist PSA?

Bei Professional Services Automation geht es um die Automatisierung und Unterstützung des gesamten Lebenszyklus der Servicebereitstellung – von der Chance bis zur Umsatzrealisierung. Die Planung der Ressourcenkapazitäten ist ein entscheidender Teil des Prozesses zur Steigerung des finanziellen Erfolgs und des Erfolgs der Kund:innen.

Der Bedarfseingang basiert auf den Verkaufschancen und wird dann mit den verfügbaren Personalressourcen in Einklang gebracht (wobei die Finanzierung der Ressourcen größtenteils durch die von den Kund:innen bereitgestellten Mittel gerechtfertigt wird). Die Ressourcenverfügbarkeit wird dann an den Bedarf angepasst, um diesen zu decken.

Die wichtigsten KPIs für PSA sind die Auslastung und die Rentabilität, aber auch der Projektstatus und die Erfolgsquote sind wichtig.

Extension Healthcare, ein Unternehmen für Lösungen zur Verbesserung der klinischen Kommunikation, Zusammenarbeit, Pflegekoordination und Arbeitsabläufe, nutzte beispielsweise die PSA-Lösung von Planview, um einen besseren Überblick über Anfragen und Projektressourcen zu erhalten. Die Lösung bietet Extension Healthcare ein vollständiges Bild des gesamten Projektportfolios, sodass sie intelligentere und fundiertere Entscheidungen treffen können.

Isoliert arbeitende Teams, die mit Tabellen planen und nicht miteinander kommunizieren

Teams verwalten häufig ihre eigenen Kapazitäten und kommunizieren dabei nicht effektiv mit anderen Teams. Diese könnten möglicherweise Ressourcen nutzen, die noch nicht ausgelastet sind, um den Mehrwert für das Unternehmen oder seine Kund:innen zu steigern. Dies gilt insbesondere dann, wenn Teams isoliert arbeiten und sich bei der Planung von Ressourcenkapazitäten auf Tabellen verlassen, da dies letztlich zu Fehlkommunikation, Fehlern und Ineffizienz führt.

Um dies zu vermeiden, müssen Organisationen eine funktionsübergreifende Zusammenarbeit fördern und in Tools für das Ressourcenmanagement investieren, die den Datenaustausch und die Kommunikation in Echtzeit erleichtern.

Betrachtung von Agile-Teams als Standardressourcen

In einer agilen Welt wird die Kapazität auf Teamebene und nicht auf Rollen- oder Ressourcenebene betrachtet. Um eine erfolgreiche Ressourcenzuteilung sicherzustellen, sollten sich Agile-Teams aus funktionsübergreifenden Ressourcen zusammensetzen, die die Arbeit von Anfang bis Ende erledigen können. Dadurch wird sichergestellt, dass der Bedarf an das Team herangetragen wird und nicht die Ressource mit der Arbeit betraut wird.

Darüber hinaus haben Agile-Teams einzigartige Anforderungen und arbeiten nach anderen Prinzipien als traditionelle Projektteams. Es ist wichtig, die Planungsprozesse an ihre Bedürfnisse anzupassen.

Frühzeitige Planung auf Ressourcenebene

Wird die Planung der Ressourcenkapazität bis spät im Projektzyklus hinausgezögert, kann dies zu übereilten Entscheidungen und einer ineffektiven Ressourcenzuteilung führen. Eine frühzeitige Planung ist entscheidend für die Optimierung der Ressourcenauslastung und die Vermeidung von Engpässen.

Durch die Kategorisierung von Ressourcen nach Rollen und die Planung auf Rollenebene können Organisationen erkennen, wo Engpässe bei der Verfügbarkeit bestehen. Zu den Rollen können Projektmanager:innen, Solution Architects, Entwickler:innen sowie Mitarbeiter:innen im Bereich Qualitätssicherung und DevOps gehören.

Einfach gesagt: Ein Überblick über das Gesamtbild auf Rollenebene hilft Organisationen zu erkennen, wie sie die Arbeit auf der Grundlage der am meisten nachgefragten Rollen priorisieren oder anpassen können. Zudem können Organisationen so leichter Strategien entwickeln, um zu investieren und entweder neue Mitarbeiter:innen einzustellen oder Partnerschaften mit externen Unternehmen einzugehen, um die Kapazität für diese Rollen zu erhöhen.

Wenn Sie mit der Auswahl einer Software für die Ressourcenkapazitätsplanung überfordert sind, ist es hilfreich, mit einer Liste der wichtigsten Funktionen zu beginnen. Die richtige Software kann die Abläufe rationalisieren, die Datengenauigkeit verbessern und die Zusammenarbeit zwischen den Teams fördern. Bei der Bewertung von Plattformen sollten Organisationen nach Lösungen suchen, die die folgenden Funktionen bieten:

Integration

Entscheiden Sie sich für eine Software, die sich nahtlos in Ihre bestehenden Systeme integrieren lässt. Dazu können z. B. CRM-, HCM-, Finanzplanungs-, PSA- und Projektmanagement-Tools gehören. Integrationsfunktionen ermöglichen Organisationen einen Datenaustausch in Echtzeit und machen eine manuelle Dateneingabe überflüssig, wodurch das Risiko von Fehlern verringert wird.

Tools für die Ressourcenprognose

Suchen Sie nach Lösungen, die robuste Ressourcenprognosefunktionen bieten, mit denen Benutzer:innen den Ressourcenbedarf vorhersagen, Was-wäre-wenn-Szenarien modellieren und historische Daten analysieren können, um genauere Prognosen zu erstellen.

Rollenbasierte Planung

Entscheiden Sie sich für eine Software, die eine rollenbasierte Planung unterstützt. Dieser Ansatz ermöglicht eine flexiblere Zuteilung von Ressourcen auf der Grundlage von Rollen und Kompetenzen anstatt einer direkten Zuweisung einzelner Personen. Dies ist auch für die Anpassung an sich ändernde Projektanforderungen wichtig.

Berichte und Analysen

Die Software sollte umfassende Berichts- und Analysefunktionen bieten. Diese Tools ermöglichen es Organisationen, die Ressourcenauslastung im Blick zu behalten, den Projektfortschritt zu verfolgen und datengestützte Entscheidungen zu treffen. Anpassbare Dashboards und Berichtsvorlagen bieten ebenfalls Vorteile.

Skalierbarkeit

Plattformen sollten nahtlos mit der Organisation wachsen. Stellen Sie sicher, dass sich die Software an die sich ändernden Anforderungen anpassen kann, ohne dass sie grundlegend überholt werden muss.

Benutzerfreundliche Oberfläche

Wählen Sie eine Software, die eine benutzerfreundliche Oberfläche bietet, da dies die Akzeptanz bei den Benutzer:innen erhöht. Wenn eine intensive Einarbeitung erforderlich ist, wird das Tool weniger effektiv genutzt und es kann zu Verzögerungen bei der Implementierung kommen.

Support und Schulungen

Achten Sie auf den Umfang des Supports und der Schulungen, die angeboten werden. Entsprechende Schulungsressourcen und ein reaktionsschneller Support können die erfolgreiche Einführung der Software erheblich beeinflussen.

Kosteneffizienz

Prüfen Sie die Kosten der Software und stellen Sie sicher, dass sie im Rahmen Ihres Budgets liegt. Organisationen sollten nicht nur den anfänglichen Kaufpreis, sondern auch die laufenden Lizenzgebühren, Wartungskosten und alle zusätzlichen Ausgaben berücksichtigen.

Um noch besser zu verstehen, welche Vorteile eine Software zur Planung der Ressourcenkapazität mit sich bringt, sehen wir uns nun an, wie Organisationen Lösungen wie die von Planview in der Praxis eingesetzt haben.

Wachsende IT-Serviceorganisationen verbessert die Governance

Bell Integration ist eine IT-Serviceorganisation, die seit 1996 Unternehmen beim Aufbau, der Pflege und dem Ausbau ihrer IT-Services unterstützt. Mit zunehmendem Wachstum erkannte die Organisation jedoch, dass sie eine umfassende Transparenz über das gesamte Unternehmen hinweg benötigte. So würden alle einen detaillierten Überblick über den Projektstatus und die Ressourcen erhalten.

Mit der Planview Lösung für Professional Services Automation verfügte Bell über eine zentrale Informationsquelle für alle Projektdaten. Dadurch konnten all die nicht miteinander vernetzten Tabellen, Prozesse und Systeme, auf die sich das Unternehmen verlassen hatte, zusammengeführt werden. Infolgedessen hatten die Projektmanager:innen mehr Zeit, sich auf wertschöpfende Aufgaben zu konzentrieren, und das Unternehmen konnte seine Effizienz erheblich steigern.

Fresenius Medical Care verstärkt die Projektzusammenarbeit

Global Manufacturing Quality & Supply (GMQS) – der operative Bereich von Fresenius Medical Care, der für die Produktion und Bereitstellung der Produkte zuständig ist – hatte mit isoliert arbeitenden Abteilungen und regional organisierten Prozessen zu kämpfen. Unterschiedliche Arbeitsmethoden, schlechte Kommunikation und eine geringe Transparenz führten dazu, dass die Führungsebene die Arbeitsweise des Unternehmens verändern musste.

GMQS entschied sich für den Einsatz von Planview Lösungen, die ihnen Capabilitys für das Projektportfolio-Management und die projektorientierte Arbeitsumsetzung bieten, um die Change-Management-Initiativen zu unterstützen. Dank dieser Tools war das Unternehmen in der Lage, globale Prozesse zu rationalisieren, die Sichtbarkeit und Transparenz zu erhöhen und sowohl der Geschäftsführung als auch den Projektmanager:innen datengestützte Erkenntnisse zu liefern.

SITA verbessert die Zusammenarbeit und Kommunikation

SITA ist ein weltweit führendes Unternehmen für IT- und Kommunikationstechnologie im Bereich Luftverkehr. Das Portfolio des Unternehmens reicht von globalen Kommunikationsservices bis hin zum Passagiermanagement über eine zentrale Datenplattform (e-Aircraft).

Eine der größten Herausforderungen für das Unternehmen bestand jedoch darin, dass seine Kommunikations- und Projektmanagementsysteme für einen Großkunden auf mehrere Programme verteilt waren. Dies führte zu einem Mangel an Flexibilität und Transparenz und hinderte SITA daran, den Fortschritt effektiv zu überwachen.

Um diese Herausforderungen zu meistern, wandte sich SITA an Planview. Die umfassende, cloudbasierte Plattform ermöglichte es den Mitarbeiter:innen, in Echtzeit auf Projektaufgaben zuzugreifen sowie Änderungen und Updates vorzunehmen. Darüber hinaus steigerte das Unternehmen die Produktivität, verbesserte die Aufgabenzuweisung und förderte die Transparenz und Kommunikation im gesamten Unternehmen.

Ressourcenkapazitätsplanung ist nicht nur ein Konzept – sie ist ein Weg hin zu schnellerem Unternehmenswachstum, zufriedeneren Mitarbeiter:innen und mehr. Durch die Optimierung der Ressourcenplanung gehen Organisationen über die reine Planung hinaus und steuern auf eine Zukunft zu, in der Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit an erster Stelle stehen.

Es ist an der Zeit, das Ressourcenmanagement und die Projektdurchführung zu priorisieren, um ganz vorne mit dabei zu sein. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie loslegen können, werfen Sie einen Blick in unsere folgenden Ressourcen:

• Insider-Leitfaden für ein modernes PPM
• Smarte Ressourcenplanung – der PMO-Leitfaden
• Der ultimative Leitfaden zu Professional Services Automation

Für nähere Details rund um die Projektportfolio-Management-Lösung von Planview lesen Sie unser E-Book oder fordern Sie eine kostenlose Demo an.