Integration von Jira und ServiceNow zum Optimieren der Zusammenarbeit und zum Erhöhen der Kapazität

Dieser bidirektionale Flow optimiert die Kommunikation und ermöglicht es verschiedenen Teams, Fachbereichen und sogar Kundinnen und Kunden, auf dem Laufenden zu bleiben, ohne dass es zu einer Überfüllung der E-Mail-Postfächer kommt.

Die Einrichtung einer Jira- und ServiceNow-Integration ist ebenfalls ein guter erster Schritt hin zu einem effektiven Value Stream Management (VSM). VSM ist ein produktorientierter Ansatz für die Softwarebereitstellung, der Ihrer Organisation hilft, den Value Flow durch die einzelnen Schritte des Produktentwicklungszyklus zu verknüpfen, zu messen und zu beschleunigen (nicht nur mit Coding-Kennzahlen wie DORA).

Es gibt verschiedene Ansätze zur Integration von Jira und ServiceNow, darunter die Verwendung von Plugins oder das Entwickeln eigener Konnektoren mithilfe von APIs. Bei der Entscheidung, ob Sie Ihre eigenen Integrationen entwickeln oder eine kommerzielle Standardlösung (COTS, Commercial-Off-The-Shelf) kaufen sollten, gibt es einige Fragen, die Sie sich und Ihrem Team stellen sollten:

1. Wie viel sind Sie bereit auszugeben?

   COTS-Integrationslösungen können teuer sein, weshalb viele Unternehmen glauben, es lohne sich ihre eigenen Lösungen zu entwickeln. Es gibt jedoch versteckte Kosten, die mit dem Do-it-yourself-Ansatz verbunden sind und die Unternehmen im Auge behalten sollten.

   Anwendungen wie Jira und ServiceNow ändern sich ständig und werden kontinuierlich aktualisiert. Wenn sich jedoch die Schnittstellen und API ändern, müssen auch die entsprechenden Konnektoren geändert werden. Teams, die selbst entwickelte Integrationslösungen verwenden, müssen bereit sein, viel Zeit und Aufmerksamkeit auf die Überwachung von Änderungen und die entsprechende Aktualisierung der Integrationen zu verwenden. Dieser ständige Wartungsaufwand ist ein versteckter, langfristiger Kostenfaktor bei der Pflege Ihrer DIY-Lösung.

   Es ist zudem wichtig, die Opportunitätskosten zu bedenken, die bei der Entwicklung Ihrer eigenen Softwareintegrationen anfallen. Durch die Entwicklung von Konnektoren werden Entwickler von wertbringender Arbeit abgezogen, wie z. B. der Entwicklung von Funktionen für Ihr Produkt und zur Erfüllung von Anfragen.

2. Wie groß ist Ihr Unternehmen? Wächst Ihr Unternehmen?

   Häufig neigen Organisationen dazu, die Kosten und den Zeitaufwand für die Entwicklung von eigenen Integrationen zu unterschätzen. Ein anschauliches Beispiel ist der Fall eines der größten Gesundheitsdienstleister in den Vereinigten Staaten. Um die Kosten zu senken, initiierten sie ein internes Projekt zur Entwicklung ihrer eigenen Integrationslösung. Nach drei Jahren und Ausgaben in Höhe von 50 Millionen USD stellte die Unternehmensleitung das Projekt jedoch aufgrund der zu hohen Kosten und des fehlenden wirtschaftlichen Nutzens ein.

   Für kleinere Organisationen mag die interne Entwicklung lohnend erscheinen, anstatt Lösungen von der Stange zu kaufen. Allerdings sollten sie sich darüber im Klaren sein, dass dieser Ansatz langfristig keine nachhaltigen Vorteile bringt. Wenn Organisationen wachsen und sich weiterentwickeln, ändern sich auch ihre Integrationsanforderungen. Das Ändern und Erweitern von selbst erstellten Integrationen stellt sich oft als komplizierte und mühsame Aufgabe heraus und gleicht oft dem Alptraum eines Entwicklers.

   Ein wesentlicher Grund für die Unzulänglichkeit dieses Ansatzes ist die mangelnde Skalierbarkeit. Wenn Sie sich also dafür entscheiden, Integrationslösungen selbst zu entwickeln, anstatt sie zu kaufen, kann es sein, dass die Flexibilität und Skalierbarkeit, die für das Gedeihen in einer dynamischen und sich kontinuierlich weiterentwickelnden Unternehmenslandschaft unerlässlich sind, auf der Strecke bleiben.

3. Wofür benötigen Sie die Integration? Was sind die Anwendungsfälle?

   Das Wissen um die Anwendungsfälle für eine Toolchain-Integrationslösung ist von maßgeblicher Bedeutung für die Entscheidung, ob Sie eine Lösung selbst entwickeln oder kaufen sollten. Im Wesentlichen geht es bei diesem Prozess darum, die Integration auf die spezifischen Bedürfnisse Ihrer Teams abzustimmen. Dazu sind Gespräche mit Entwicklern und Support-Teams erforderlich, um die Informationen zu ermitteln, die jedes Team benötigt, um seine Arbeit effektiv zu erledigen. Dadurch wird bestimmt, welche Datensätze für den Datenfluss zwischen Systemen wie Jira und ServiceNow erforderlich sind.

   Wenn den Teams eine einfache Integration ausreicht, die ein paar Felder wie Status und Priorität umfasst, dann könnte ein DIY-Ansatz ausreichen. Wenn sich die Anforderungen jedoch auf kompliziertere Aspekte erstrecken, wie z. B. Entwickler in Jira, die Zugriff auf in ServiceNow hochgeladene Anhänge benötigen, oder das ServiceNow-Supportteam, das Einsicht in die in Jira erstellten Kommentare benötigt, steigt die Komplexität der Integration erheblich an.

   In Szenarien, in denen funktionsübergreifende Teams Zugang zu vielfältigen Datensätzen und Funktionalitäten benötigen, wird die Entscheidung für den Kauf immer attraktiver. Kommerzielle Integrationslösungen sind oft mit vorkonfigurierten Funktionen ausgestattet, um solche komplizierten Anwendungsfälle zu bewältigen. Andererseits kann die Entwicklung maßgeschneiderter Lösungen für diese Anforderungen nicht nur ressourcenintensiv, sondern auch zeitaufwendig sein.

Obwohl die niedrigen Anfangskosten für die Entwicklung eigener Integrationen attraktiv erscheinen, sind die langfristigen Kosten und die Inflexibilität ausgesprochen unattraktiv. Weitere Informationen zu den verschiedenen Integrationsansätzen finden Sie hier.

Die schnellste und am einfachsten zu handhabende Integrationsmethode ist die Verwendung einer kommerziellen Standardlösung für Softwareintegrationen, wie z. B. Planview Hub, die die schwierigen Aufgaben für Sie erledigt. Mit Planview Hub können Sie Probleme, Anfragen, Ordnerstrukturen und Kommentare synchronisieren, ohne eine einzige Zeile Code zu schreiben.

Sehen Sie sich die Demo an: Jira- und ServiceNow-Integration

Wichtig ist, dass Sie mit Planview Hub nicht auf eine einzelne Punkt-zu-Punkt-Verbindung beschränkt sind. Sobald Sie ServiceNow und Jira integriert haben, können Sie diese problemlos mit allen anderen Tools in Ihrem Value Stream verknüpfen.

Bei anderen dezentralisierten Integrationslösungen müssen Sie bei jeder neuen Synchronisierung Zuordnungen zwischen jedem Arbeitselement in jedem Tool konfigurieren.

Funktionsweise kommerzieller Softwareintegrationslösungen

Bei den meisten kommerziellen Softwarelösungen werden für die Integration Punkt-zu-Punkt-Verbindungen zwischen den einzelnen Anwendungen hergestellt. Es ist wie ein komplexes Autobahnsystem, bei dem die Integrationen die Überführungen sind und jedes Tool ein Ziel darstellt.

Das Endergebnis mag zwar seinen Zweck erfüllen, aber es führt zu einem verwirrenden, kostspieligen und arbeitsintensiven Bauprojekt. Jede Verbindung bedarf sorgfältiger Planung und laufender Wartung, ähnlich wie die unaufhörliche Instandhaltung der einzelnen Brücken im Autobahnnetz.

Mit diesem Ansatz können Sie zwar von einem Ort zum anderen gelangen, aber es fehlt die Effizienz, Skalierbarkeit und Nachhaltigkeit, die eine zentralisierte und robuste Integrationslösung bietet.

Vergleichen Sie dies mit einem modellbasierten Integrationsansatz. Im Gegensatz zu den traditionellen Punkt-zu-Punkt-Verbindungen, die einem komplexen Autobahnnetz ähneln, bietet die modellbasierte Integration eine effizientere und systematischere Lösung. Stellen Sie sich ein gut durchdachtes Verkehrsnetz mit klar definierten Fahrspuren und Routen vor.

Bei diesem Modell fließen die Daten nahtlos zwischen den Anwendungen und werden von einem zentralisierten Framework gesteuert, das den Integrationsprozess vereinfacht. Dieser Ansatz minimiert das Chaos und die Kosten, die mit der Verwaltung zahlreicher einzelner Verbindungen verbunden sind. Es fördert die Skalierbarkeit, da das Hinzufügen neuer Tools oder das Ändern bestehender Verbindungen viel einfacher wird. Darüber hinaus bietet die modellbasierte Integration eine ganzheitliche Sicht auf die gesamte Integrationslandschaft, was zu einer besseren Entscheidungsfindung, einer einfacheren Wartung und einer verbesserten Zusammenarbeit zwischen den Teams führt.

Im Wesentlichen verwandelt es die Integrationsreise in eine gut ausgebaute Schnellstraße, die sicherstellt, dass die Daten reibungslos und schnell zwischen den Zielen transportiert werden, während die Komplexität und die Herausforderungen, die herkömmliche Punkt-zu-Punkt-Integrationen oft mit sich bringen, deutlich reduziert werden.

Planview Hub ist wie ein Kreisverkehr, der im Zentrum Ihres Ökosystems steht. Es sammelt Daten von jedem Tool und verwendet dann Modelle, um die Daten zu abstrahieren, zu übersetzen und an andere Tools zu übertragen. Die zentralisierte modellbasierte Integration von Planview erfordert 90 % weniger Wartung als die Punkt-zu-Punkt-Methode.

Mit der Jira- und ServiceNow-Integration von Planview Hub können Sie innerhalb von Minuten Daten in nahezu Echtzeit synchronisieren. Und so geht‘s:

Schritt 1: Verbinden Sie Ihre Repositorys.

Ein Repository bezieht sich auf ein externes Lifecycle-Tool oder eine Datenbank. Planview Hub verfügt über vorgefertigte Konnektoren für über 300 Versionen von über 60 erstklassigen Tools, darunter Jira und ServiceNow.

Sobald Sie Endpunkte ausgewählt haben, geben Sie Ihre Anmeldedaten und Berechtigungen für die Jira-Instanz oder ServiceNow-Instanz ein, die Sie integrieren möchten. Dieser Schritt ermöglicht es Planview Hub, mit Ihren Tools zu kommunizieren.

Schritt 2: Erstellen Sie ein Modell und ordnen Sie Felder zu.

Ein Modell definiert, welche Felder Sie für jeden Arbeitselementtyp synchronisieren möchten. Zu den Feldern, die Sie möglicherweise synchronisieren möchten, gehören Status, Priorität, Beschreibung und Kommentare. Stellen Sie sich Modelle als ein Hilfsmittel vor, das Tool-spezifische Sprache in eine Lingua franca übersetzt, die Planview Hub zur Kommunikation mit anderen Tools nutzen kann.

Jira hat zum Beispiel eine Prioritätsskala von der niedrigsten bis zur höchsten Priorität, während ServiceNow die Priorität von 1 bis 3 einstuft. Die Modelle teilen Planview Hub mit, wie das Prioritätsfeld zwischen heterogenen Tools zu interpretieren und zu synchronisieren ist. Dies ist nur eine der Möglichkeiten, wie Sie mit Planview Hub Integrationen konfigurieren und Probleme über eine Point-and-Click-Oberfläche lösen können.

Modelle machen die Softwareintegration skalierbar, da sie für jeden Arbeitselementtyp nur einmal festgelegt werden müssen. Außerdem sind sie wiederverwendbar, d. h., Sie müssen nicht jedes Mal, wenn Sie ein neues Tool einbinden, wieder bei Null anfangen.

Für beliebte Integrationsmuster, wie die Integration von ServiceNow und Jira Service Desk, verfügt Planview Hub über voreingestellte „intelligente Modelle“, die den Prozess beschleunigen.

Schritt 3: Erstellen Sie Ihre Sammlungen.

Eine Sammlung ist eine Gruppe von Artefakten, wie z. B. Arbeitselemente oder Ordner, die mit Planview Hub übertragen werden dürfen.

Beim Erstellen von Sammlungen grenzen Sie Ihr Repository auf bestimmte Teilmengen von zu integrierenden Arbeitselementen ein. Sie können in jedem Repository mehrere Sammlungen haben, die jeweils eine andere Kategorie von Arbeitselementen repräsentieren. Wählen Sie für jede Sammlung das Modell (siehe Schritt 2), das Planview Hub zur Interpretation und Integration der Daten verwenden soll.

Die Aufteilung von Arbeitselementen in Sammlungen gibt Ihnen die Flexibilität, unterschiedliche Regeln auf verschiedene Arbeitselemente anzuwenden und so individuelle Integrationsmuster zu erstellen, die den besonderen Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen.

Bei der Integration von Jira und ServiceNow bietet es sich an Features, User Storys und Defects zu synchronisieren, aber Sie sind nicht auf diese Arbeitselemente beschränkt.

Schritt 4: Konfigurieren Sie Ihre Jira- und ServiceNow-Integration.

Nachdem Sie nun Ihre Repositorys verbunden, Ihre Modelle erstellt und Ihre Sammlungen angelegt haben, verfügt Planview Hub über die erforderlichen Informationen, um Ihre Daten in andere Anwendungen zu integrieren. In diesem Stadium können Sie wählen, welche Sammlungen in Jira mit welchen Sammlungen in ServiceNow oder einer anderen Anwendung integriert werden sollen.

Um eine neue Integration hinzuzufügen, klicken Sie einfach auf „New Integration“, wählen Sie mindestens zwei Sammlungen aus und geben Sie an, welche Felder synchronisiert werden sollen. Die Point-and-Click-Benutzeroberfläche macht es einfach, Ihre Einstellungen später zu überarbeiten.

Ein Beispiel für die Integration von Jira und ServiceNow sehen Sie in dieser Demo.

Wenn Sie Planview Hub für die Integration von ServiceNow und Jira verwenden, ermöglichen Sie es den Teams, ihre Effizienz zu steigern und die Zusammenarbeit zu optimieren.

Schnelle und einfache Integration komplexer Daten

Wie andere Integrationslösungen synchronisiert Planview Hub grundlegende Daten zwischen den Tools, z. B. die Erstellung von Arbeitselementen, Attributen und Status. Das Besondere daran ist, dass auch komplexere Daten synchronisiert werden, darunter Beziehungen zwischen über- und untergeordneten Elementen, benutzerdefinierte Felder, Kommentare und Dateiuploads.

Integrationen lassen sich schnell einrichten und erfordern weder spezielle Programmier- noch andere Kenntnisse. Die meisten Organisationen benötigen nur eine Administration für die Verwaltung von Planview Hub.

Bessere Kommunikation und schnellere Problemlösung

Das Umschalten zwischen Aufgaben zehrt an den kognitiven Ressourcen und kann dazu führen, dass mehr fehlerhafter Code freigegeben wird, Teammitglieder nicht verfügbar sind und Aufgaben verpasst werden, was zusätzlicher Anstrengungen seitens der Teammitglieder bedarf, um die Probleme zu beheben.

Die einzigartige Architektur von Planview Hub ermöglicht eine Synchronisierung in nahezu Echtzeit, ohne Ihre Anwendungen zu verlangsamen. Das bedeutet, dass Teams effektiv zusammenarbeiten können, während sie in ihren bevorzugten Tools bleiben. Weniger Wechsel zwischen den Tools bedeutet mehr Konzentration und Effizienz.

Darüber hinaus können die Entwickler dank der sofortigen Integration von Planview Hub sehen, was in der Pipeline ankommt, wodurch sichergestellt wird, dass Priorisierung und Planung auf die aktuellen Informationen abgestimmt sind.

Reduzieren von Nacharbeit und Steigern der Akzeptanz und des Engagements

Planview Hub macht die doppelte manuelle Eingabe von Daten überflüssig. Dadurch wird das Risiko menschlicher Fehler und Missverständnisse, die zu Nacharbeit und Verzögerungen führen, erheblich reduziert. Außerdem sind die Mitarbeiter engagierter und zufriedener, wenn sie sich auf kreative Arbeit konzentrieren können, anstatt langweilige Kopierarbeiten zu erledigen.

Weiterführende Informationen zur Jira- und ServiceNow-Integration

Sind Sie bereit, Ihre teamübergreifende Zusammenarbeit zu verbessern und Kapazitäten freizusetzen? Dann ist es an der Zeit, ServiceNow und Jira in Ihren Value Stream zu integrieren und die Lücke zwischen IT-Service-Management und Entwicklung zu schließen.

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