Einführung in das adaptive Projektmanagement

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie adaptives Projektmanagement einsetzen können, um trotz neuer bahnbrechender Technologien und anderer Ungewissheiten mit den Bedürfnissen der Kunden und den Anforderungen der Branche Schritt zu halten.

Adaptives Projektmanagement ist ein Ansatz, bei dem das Lernen aus früheren Ergebnissen und Entscheidungen im Vordergrund steht, um zukünftige Methoden und Prozesse zu verbessern. Es ist eine Alternative zum traditionellen Projektmanagement, das in der Regel auf einer unflexiblen Governance, einer strikten Umsetzung nach dem Wasserfallprinzip und einer jährlichen Planung und Finanzierung beruht.

Das adaptive Projektmanagement baut auf der Agile-Philosophie auf, bei der es darum geht, auf Veränderungen zu reagieren, sobald sie eintreten. Einige wichtige Stichwörter sind:

• iteratives Arbeiten
• vierteljährliche Planung und Finanzierung
• regelmäßiges Sammeln von Kunden- und Stakeholder-Feedback während des gesamten Projektlebenszyklus

Der Entscheidungsfindungsprozess im adaptiven Projektmanagement ist datengesteuert, d. h. die Projekt- und Programmleiter benötigen Tools zur Sammlung und Verarbeitung von Informationen. Im Idealfall sind diese Funktionen automatisiert und stellen kontinuierlich Daten bereit, um die Entscheidungsfindung mit maximaler Effizienz und Genauigkeit zu erleichtern.

Die Investition in die richtigen Tools für ein adaptives Projektmanagement ist im Jahr 2022 eine Priorität.

Laut einer PwC Pulse Survey von 2022 geben 54 % der Führungskräfte an, dass die technologische Transformation zur Steigerung der Effizienz für ihre Unternehmen in diesem Jahr höchste Priorität hat.

Adaptives Projektmanagement kann als Partner des strategischen Portfoliomanagements (SPM) gesehen werden, und beide bilden einen Teilmarkt des Projektportfoliomanagements (PPM).

Beide Prozesse sind entscheidend für die Wertschöpfung in Ihrer Organisation. Adaptives Projektmanagement ermöglicht eine erfolgreiche Projektdurchführung und Arbeitsumsetzung. Strategisches Portfoliomanagement stellt sicher, dass diese Projekte mit der Gesamtstrategie des Unternehmens in Einklang stehen. Sie sind somit zwei Seiten derselben Medaille.

Unternehmen müssen in Tools investieren, die das Ökosystem von APMR- und SPM-Lösungen bilden.

According to a 2020 Gartner report, “by 2024, 50 % of all program and portfolio management leaders will integrate complementary technologies to enable portfolio decision making and adaptive work management for digital business transformation.”

Gartner unterstreicht die Bedeutung des Berichtswesens im 2022 Gartner® Magic Quadrant™ for Adaptive Project Management and Reporting und prognostiziert, dass 80 % der digitalen Unternehmen Berichtsfunktionen zwischen adaptivem Projektmanagement und strategischem Portfoliomanagement integrieren werden.

Adaptives Projektmanagement ist die zukunftsweisende Antwort für Unternehmen, die ihren Erfolg maximieren wollen.

Erfahren Sie, warum Planview als Leader im Bereich „Adaptive Project Management and Reporting“ eingestuft wurde, indem Sie ein kostenloses Exemplar des 2022 Gartner® Magic Quadrant™ for Adaptive Project Management and Reporting anfordern.

Es mag so erscheinen, als sei adaptives Projektmanagement seinem traditionellen Gegenstück recht ähnlich, aber es gibt einige wichtige Unterschiede.

Bei Arbeiten, die im Rahmen eines traditionellen Projektmanagementzyklus durchgeführt werden, gibt es oft eine klare, unveränderliche Strategie, die es umzusetzen gilt. Das Projekt wird angelegt, die Ressourcen werden zu Beginn geplant und zugeteilt, und die Arbeit wird nach Abschluss des Projekts überprüft.

Adaptives Projektmanagement eignet sich besser für die heutigen schnelllebigen Geschäftsumgebungen, in denen sich Anforderungen und Bedürfnisse schnell ändern.

Ein adaptiver Ansatz erfordert von den Führungskräften ein gewisses Umdenken, aber die potenziellen Erfolge sind es wert.

Im Folgenden erfahren Sie mehr über einige wesentliche Elemente des adaptiven Projektmanagements.

Kontinuierliche Planung

Im traditionellen Projektmanagement wird die Planung als einmaliges Ereignis zu Beginn eines Projekts durchgeführt, oder die Projekte werden jährlich geplant. Beim adaptiven Projektmanagement werden am Ende jedes Inkrements Zeit und Ressourcen für die Planung reserviert, oder es findet eine vierteljährliche Planung statt. So können Sie laufend Prognosen erstellen und Ideen entwickeln.

Flexible Ressourcenzuweisung

Wie die Planung erfolgt auch die Ressourcenzuteilung beim adaptiven Projektmanagement in kürzeren Abständen. Ressourcen werden zu Beginn jeder Iteration geplant, anstatt nur einmal zu Beginn des Projekts. Die Ressourcenzuweisung kann sich zudem im Laufe des Projekts aufgrund interner und externer Faktoren ändern.

Teams können funktionsübergreifend sein und ein breites Spektrum an Fähigkeiten und Qualifikationen aufweisen. Sie können auch langfristig festgelegt werden, anstatt wie im traditionellen Projektmanagement nur für einmalige Projekte zuständig zu sein.

Die Arbeit wird den Teams zugewiesen, sodass die Kapazität des gesamten Teams berücksichtigt wird – nicht die Kapazität einzelner Mitglieder. Gemeinsame Ressourcen mit bestimmten Fähigkeiten können je nach Bedarf für die Arbeit mit dem entsprechenden Team zugeteilt werden.

Mehrere Runden Kundenfeedback

Im traditionellen Projektmanagement wird das Kundenfeedback in der Regel erst ganz am Ende des Prozesses eingeholt. Beim adaptiven Projektmanagement geben die Kunden nach jedem Sprint iterativen Input. So können Teams notwendige Änderungen vornehmen, bevor sie Ressourcen in ein fehlerhaftes Produkt stecken.

Adaptives Projektmanagement wird oft mit dem Adaptive Project Framework in Verbindung gebracht. Dieses Framework legt Richtlinien für ein schnelles Anpassen an Veränderungen sowie für das Priorisieren von Kundenfeedback fest.

Der Ansatz des adaptiven Projektmanagements zeichnet sich durch einige zentrale Merkmale aus, wie zum Beispiel:

• Erfolg trotz Veränderungen: Die Geschäftsanforderungen ändern sich ständig, und ein adaptives Projektmanagement ist darauf vorbereitet, auf eine ungewisse Zukunft zu reagieren. Kundenbedürfnisse, Branchenanforderungen und Unternehmensstrategien können sich ändern, ohne dass das Projekt entgleist – denn ein anpassungsfähiger Projektleiter geht davon aus, dass es zu Veränderungen und Störungen kommen wird.
• erhöhte Flexibilität: Da mit adaptivem Projektmanagement schnell auf Änderungen reagiert werden kann, ermöglicht es eine hohe Flexibilität. Ein wichtiges Merkmal ist dabei die Unterstützung von Teams, die ihre Arbeit auf die für sie am besten geeignete Weise erledigen, sei es als traditionelles Wasserfallteam, als Agile-Team oder als gemischtes Team.
• kundenorientierte Iterationen: Teams, die adaptives Projektmanagement nutzen, priorisieren die Bedürfnisse des Kunden. Dies erfordert, dass sie häufig mit den Kunden in Kontakt stehen und Wege finden, ihr Feedback in umsetzbare Schritte zu verwandeln.
• Zugang zu Daten: Es ist unerlässlich, dass Ihr PMO und Ihre Projektleiter Zugang zu kontinuierlichen Daten und Berichten auf Projekt- und Portfolioebene haben. Schließlich ist es unmöglich, Veränderungen oder Kundenfeedback ohne Datenpunkte zu messen.

Nachdem wir nun die Grundlagen behandelt haben, erfahren Sie im Folgenden, wie Sie den Ansatz des adaptiven Projektmanagements in Ihre eigene Arbeit einfließen lassen können.

Sicherstellen, dass die Arbeit auf die Unternehmensziele abgestimmt ist

Da jedes Unternehmen ein einzigartiges Portfolio an Zielen und Vorgaben hat, muss jemand die Arbeit ausbalancieren und sicherstellen, dass die Prioritäten richtig gesetzt werden. Daher sollte das PMO die Grundsätze des adaptiven Projektmanagements anwenden, um Projekte, Ressourcen und Finanzmittel auf der Grundlage der strategischen Vorteile, die jedes Projekt für das Unternehmen bringt, zu priorisieren.

In dieser Rolle fördert das PMO die Wertschöpfung in der Organisation, indem es dafür sorgt, dass das Portfolio mit der Strategie und den Zielen des Unternehmens in Einklang steht.

Was ist, wenn ein Projekt nicht mit den strategischen Zielen eines Unternehmens übereinstimmt? In diesem Fall ist es Aufgabe des PMO, den Stakeholdern und Entscheidungsträgern datengestützte Informationen zur Verfügung zu stellen, damit sie sich schnell anpassen und den Kurs ändern oder in manchen Fällen das Projekt ganz zurückstellen können.

Auf den erbrachten Mehrwert fokussieren

Unter Berücksichtigung des adaptiven Projektmanagements sollte das PMO eine übergreifende Frage stellen: Welchen Mehrwert bringt dieses Projekt (oder diese Projekte) für die Organisation?

Anstatt nur auf den Output eines Projekts zu schauen und den Erfolg anhand von Zahlen zu messen (z. B. die Anzahl der termin- und budgetgerecht abgeschlossenen Projekte), würde ein anpassungsfähiges PMO stattdessen auf differenziertere Erfolgskennzahlen achten, wie z. B. Wachstum, Umsatz oder Kundentreue.

Ein adaptives PMO werden

Ganz gleich, ob Sie ein Team oder hundert Teams leiten – Sie können zu einem anpassungsfähigen PMO werden, indem Sie mehr Flexibilität bieten.

Verschiedene Projektteams funktionieren besser mit verschiedenen Prozessen. Unterstützen Sie die Teams bei ihrer Entscheidung, sobald sie wissen, was für sie am besten ist.

Geben Sie den Teams die Möglichkeit, selbst zu entscheiden, wie sie ihre Arbeit umsetzen wollen, sei es mit einem Wasserfallansatz, einer Agile-Methode oder einem hybriden Prozess.

Darüber hinaus können sich die Anforderungen einzelner Projekte innerhalb von Teams je nach Art des Projekts unterscheiden. Beschränken Sie sich also nicht auf nur eine Methode.

Seien Sie flexibel. Setzen Sie sich dafür ein, dass Teams adaptives Projektmanagement nutzen, um ihre Prozesse auf ihre spezifischen Bedürfnisse zuzuschneiden, und beobachten Sie, wie sie mit mehr Flexibilität mehr leisten.

Jede Organisation kann von den Methoden des adaptiven Projektmanagements profitieren.

Aber um die Vorteile dieses Ansatzes zu nutzen, müssen die Teams Zeit in Folgendes investieren:

• Bewertung ihrer Bedürfnisse
• Sammlung von Feedback
• schrittweise Veränderungen

Welcher Nutzen rechtfertigt die dafür erforderliche Zeit und Mühe?

Insgesamt gesehen ermöglicht adaptives Projektmanagement Organisationen eine effiziente Verwaltung und Nachverfolgung von Arbeiten, die auf ihre strategischen Ziele ausgerichtet sind.

Doch genauer gesagt ermöglicht es den Teams, die notwendigen Änderungen vorzunehmen, ohne dabei unnötige Verzögerungen in Kauf nehmen zu müssen.

Um Feedback zu verfolgen und darauf zu reagieren, benötigen Teams eine effektive Lösung für ein adaptives Projektmanagement und Berichtswesen. So können Sie sicherstellen, dass sie flexibel bleiben und sich schnell an Veränderungen anpassen können, wenn diese eintreten.

Dies sind einige wichtige Funktionen, auf die Sie bei der Suche nach einer Lösung für das adaptive Projektmanagement und Berichtswesen achten sollten:

• Tools für die Zusammenarbeit, die Teams dabei helfen, effizient zu arbeiten und die Arbeit je nach Team und Art des Projekts so umzusetzen, wie es für sie am besten funktioniert
• Zentralisierung aller Projektinformationen an einem Ort, um sicherzustellen, dass die Daten aktuell, genau und leicht zu verfolgen sind
• Berichte zu Projektkennzahlen auf Portfolioebene, damit das PMO und die Projektleiter den Status der Projekte genau beurteilen und fundierte, datengestützte Entscheidungen über die Priorisierung der Arbeit und die Finanzierung von Projekten auf der Grundlage von Bedarf und erbrachtem Mehrwert treffen können
• Bereitstellung von Projekt- und Work-Management-Tools zur Unterstützung verschiedener Arbeitsmethoden (insbesondere Projektstrukturpläne wie Gantt-Diagramme und Kanban-Boards) sowie Roadmap-Funktionen

Als Reaktion auf die weltweite Pandemie setzten viele Organisationen verstärkt auf dezentrale und verteilt arbeitende Teams. Einige Führungskräfte hatten Probleme mit der Nachverfolgung der Arbeit, wenn die Mitarbeiter nicht physisch anwesend waren.

Aus diesem Grund müssen Projektleiter eine effektive Lösung für das adaptive Projektmanagement und Berichtswesen verwenden, um Arbeit, Ressourcen und Kapazitäten in einer neuen Arbeitswelt erfolgreich zu verwalten. Auf diese Weise bleiben Teams miteinander vernetzt und Projektleiter haben einen Überblick über die umgesetzte Arbeit sowie darüber, ob diese Arbeit mit den Vorgaben und Zielen des Unternehmens in Einklang steht.

Die gewünschten Ergebnisse verwirklichen

Sie können ein adaptives Projektmanagement und Berichtswesen nutzen, um bessere Einblicke in Ihr Projektportfolio zu erhalten, die Werterbringung zu beschleunigen und Innovationen voranzutreiben.

Wichtige Projektkennzahlen können an einem zentralen Ort gesammelt und analysiert werden und lassen sich leicht in verwertbare Erkenntnisse umsetzen. Eine kontinuierliche, aktuelle Berichterstattung ermöglicht es Entscheidungsträgern und Stakeholdern, fundierte Entscheidungen zu treffen, die mit der Gesamtstrategie des Unternehmens in Einklang stehen. Projektleiter, das PMO und die Stakeholder können die Berichte auf Portfolioebene leicht visualisieren, um zu verstehen, was funktioniert, was nicht funktioniert und was geändert werden muss.

Planung und Ressourcenzuteilung erfolgen iterativ und nicht mehr zu Beginn eines Projekts. So können Sie sicherstellen, dass das Unternehmen das Beste aus dem herausholt, was ihm zur Verfügung steht.

Ein adaptives Projektmanagement ist von entscheidender Bedeutung, damit Organisationen mit der Geschwindigkeit der Geschäftswelt Schritt halten können. Es bereitet Teams und Projektleiter auf unerwartete Herausforderungen vor und ermöglicht Ihnen, auf diese Herausforderungen zu reagieren und sich entsprechend anzupassen.

Irgendwann wird jedes Unternehmen mit dem Unbekannten konfrontiert – sei es im kleinen oder im großen Maßstab. Adaptives Projektmanagement bietet einen Leitfaden, der Unsicherheiten nicht nur annimmt, sondern sie als Chance nutzt, um das Unternehmen langfristig in eine stärkere Position zu bringen.

Jedes Unternehmen, das seine Ressourcen so effizient und effektiv wie möglich nutzen möchte, kann zu einem gewissen Grad von adaptivem Projektmanagement profitieren – insbesondere, wenn diese Ressourcen knapp sind. Unternehmen, die eine Lösung für adaptives Projektmanagement und Berichtswesen implementieren, erhalten einen besseren Einblick in ihre Projekt- und Ressourcenmanagementmethoden, können diese besser anpassen und ihre Ressourcen besser nutzen.

Der Wandel endet nie. Aber die Fähigkeit, darauf mit Schnelligkeit, Zuversicht und Flexibilität zu reagieren, ist erreichbar. Adaptives Projektmanagement kann Ihnen helfen, auf dem richtigen Kurs zu bleiben – egal, was als Nächstes passiert.

Erfahren Sie, wie Sie die gewünschten Ergebnisse für Ihre Organisation erzielen und Ihre Teams befähigen können, sich an den Wandel anzupassen. Laden Sie das E-Book „Insider-Leitfaden für ein modernes PPM“ herunter und erfahren Sie mehr.