Die Wertstromanalyse beherrschen: Ein umfassender Leitfaden zur Optimierung von Geschäftsprozessen

Die Wertstromanalyse ist ein systematischer Ansatz zur Identifizierung, Analyse und Optimierung der Abfolge von Aktivitäten, die für die Lieferung eines Produkts oder einer Dienstleistung an den Kunden erforderlich sind. Der Schwerpunkt liegt auf dem Verständnis und der Verbesserung des Material- und Informationsflusses über den gesamten Prozess hinweg, vom anfänglichen Einsatz der Ressourcen bis hin zur endgültigen Lieferung an den Kunden. Durch die Untersuchung jedes einzelnen Schritts im Wertstrom können Unternehmen Ineffizienzen aufdecken, Verschwendung reduzieren und den Gesamtwert für den Kunden verbessern.

Das Konzept der Wertstromanalyse ist tief in den Prinzipien der schlanken Produktion verwurzelt, die ihren Ursprung im Toyota-Produktionssystem haben. Lean-Methoden legen den Schwerpunkt auf die Beseitigung von Verschwendung, die kontinuierliche Verbesserung und die Maximierung des Werts für den Kunden. Die Wertstromanalyse ist eines der wichtigsten Werkzeuge des Lean-Toolkits. Sie bietet einen strukturierten Ansatz zur Identifizierung und Beseitigung nicht wertschöpfender Aktivitäten, d.h. der Schritte im Prozess, die zwar Ressourcen verbrauchen, aber nicht direkt zu einem greifbaren Nutzen im Endprodukt oder der Dienstleistung beitragen.

Im Kern geht es bei der Wertstromanalyse um die Darstellung des aktuellen Zustands eines Prozesses, einschließlich aller beteiligten Schritte, Akteure und Ressourcen. Dieser Mapping-Prozess geht über die bloße Visualisierung des Aktivitätsflusses hinaus, da er auch die Messung und Bewertung von Zeit, Kosten und Effizienz jeder Phase beinhaltet. Auf diese Weise können Unternehmen ein tieferes Verständnis dafür gewinnen, wo Engpässe, Verzögerungen und Ineffizienzen auftreten. Die Analyse ermöglicht es den Unternehmen dann, eine Karte des zukünftigen Zustands zu entwerfen, die einen Prozess skizziert, der Verschwendung reduziert und den Wert maximiert.

Darüber hinaus identifiziert die Wertstromanalyse nicht nur Verschwendung, sondern unterstreicht auch, wie wichtig es ist, zu verstehen, was für den Kunden wertvoll ist. Indem sie sich auf die Prioritäten der Kunden konzentrieren, können Unternehmen ihre Prozesse so ausrichten, dass sie die Bedürfnisse und Erwartungen der Kunden besser erfüllen. Diese Abstimmung führt häufig zu einer besseren Produktqualität, kürzeren Lieferzeiten und einer höheren Kundenzufriedenheit.

Beachten Sie, dass Prozess-Mapping und Wertstrom-Mapping unterschiedlichen Zwecken bei der Prozessverbesserung dienen. Bei der Wertstromanalyse wird der gesamte Wertstrom auf einer hohen Ebene betrachtet, wobei sowohl der Material- als auch der Informationsfluss von Anfang bis Ende im Mittelpunkt stehen. Es zielt darauf ab, den Gesamtprozess zu optimieren, indem es Verschwendung und Ineffizienzen aufspürt. Im Gegensatz dazu bietet die Wertstromanalyse oder Prozesskartierung einen detaillierteren Blick auf einzelne Prozesse oder Arbeitsabläufe innerhalb eines Teils des Wertstroms und konzentriert sich auf die schrittweise Aufschlüsselung bestimmter Aufgaben.

Während die Wertstromanalyse das Gesamtbild abdeckt und sowohl den Material- als auch den Informationsfluss einbezieht, ist die Prozessanalyse granularer und zielt typischerweise auf bestimmte Vorgänge ab, ohne notwendigerweise den Informationsfluss oder Bestandsdaten einzubeziehen.

Einer der Hauptunterschiede zwischen der Wertstromanalyse und anderen Techniken zur Prozessverbesserung, wie z.B. der Prozesskartierung, ist ihr ganzheitlicher Ansatz. Während sich die Prozessabbildung auf einzelne Aufgaben oder Funktionen konzentrieren kann, betrachtet die Wertstromanalyse den gesamten End-to-End-Prozess und stellt sicher, dass Verbesserungen im gesamten System und nicht in isolierten Silos vorgenommen werden. Diese umfassende Perspektive ermöglicht deutlichere Verbesserungen bei Effizienz, Kostensenkung und Kundenzufriedenheit.

Der Prozess der Wertstromanalyse ist ein strukturierter Ansatz, der es Unternehmen ermöglicht, Ineffizienzen zu erkennen, Arbeitsabläufe zu optimieren und den Wert für den Kunden zu steigern. Dieser Abschnitt bietet einen Überblick über die wichtigsten Schritte bei der Durchführung einer Wertstromanalyse, die effektive Identifizierung von Wertströmen innerhalb eines Unternehmens, die Rolle von Stakeholdern und funktionsübergreifenden Teams sowie Tipps zum Sammeln von Daten, zur Abbildung von Prozessen und zur Identifizierung von Verschwendung. Außerdem werden wir untersuchen, wie Tools wie Planview Viz diesen Prozess verbessern und rationalisieren können, um ihn für Unternehmen jeder Größe effektiver und zugänglicher zu machen.

Sechs Schritte der Wertstromanalyse

1. Identifizieren Sie die Wertströme

   Der erste Schritt im Prozess der Wertstromanalyse besteht darin, die spezifischen Wertströme in Ihrem Unternehmen zu identifizieren. Ein Wertstrom stellt die Abfolge der Aktivitäten dar, die erforderlich sind, um ein Produkt oder eine Dienstleistung vom ersten Konzept bis zur endgültigen Auslieferung an den Kunden zu liefern. Die Identifizierung der richtigen Wertströme ist von entscheidender Bedeutung, denn so können Sie Ihre Bemühungen auf die Bereiche konzentrieren, die den größten Einfluss auf Ihre Geschäftsergebnisse haben.

2. Karte des aktuellen Zustands

   Nach der Identifizierung der Wertströme besteht der nächste Schritt darin, eine Karte des aktuellen Zustands zu erstellen. Diese Karte stellt den bestehenden Prozess visuell dar, wobei jeder Schritt, jeder Beteiligte und jede Ressource detailliert beschrieben wird. Die Karte des aktuellen Zustands dient als Diagnoseinstrument, das Bereiche mit Ineffizienz, Engpässen und Verschwendung aufzeigt. Planview Viz bietet intuitive Mapping-Funktionen, mit denen Teams detaillierte Visualisierungen ihrer aktuellen Prozesse erstellen können. So lassen sich Ineffizienzen leichter erkennen und unternehmensweit kommunizieren. Die kollaborativen Funktionen des Tools ermöglichen es auch funktionsübergreifenden Teams, zur Karte beizutragen und diese in Echtzeit zu verfeinern.

3. Analysieren Sie den aktuellen Stand

   Nach der Erstellung des aktuellen Zustandsplans ist der nächste Schritt die Analyse auf Ineffizienzen und Verschwendungsbereiche. Dies beinhaltet eine detaillierte Untersuchung jedes Prozessschritts, um festzustellen, ob er einen Mehrwert für das Endprodukt oder die Dienstleistung darstellt. Mit Tools wie Planview Viz können Unternehmen Leistungsdaten über die Karte des aktuellen Zustands legen, um Ineffizienzen wie Verzögerungen oder redundante Aktivitäten zu quantifizieren. Dieser datengestützte Ansatz ermöglicht eine genauere Identifizierung von nicht wertschöpfenden Aktivitäten und hilft bei der Priorisierung von Bereichen, die verbessert werden müssen.

4. Entwerfen Sie den zukünftigen Zustand

   Sobald Ineffizienzen identifiziert sind, besteht der nächste Schritt darin, eine Karte des zukünftigen Zustands zu entwerfen. Diese Karte stellt eine optimierte Version des Prozesses dar, in der Verschwendung minimiert oder eliminiert wurde und wertschöpfende Aktivitäten rationalisiert sind. Wertstromanalyse-Tools wie Planview erleichtern die Erstellung von Karten des zukünftigen Zustands durch die Bereitstellung von Szenarienplanungs- und Simulationswerkzeugen. So können Unternehmen verschiedene Prozesskonfigurationen modellieren, ihre potenziellen Auswirkungen bewerten und die effektivsten Verbesserungen auswählen. Indem Sie funktionsübergreifende Teams in diesen Prozess einbeziehen, können Unternehmen verschiedene Perspektiven nutzen, um innovative und praktische Lösungen zu entwickeln.

5. Implementieren Sie die Änderungen

   Nach der Fertigstellung der Karte des zukünftigen Zustands besteht der nächste Schritt darin, die notwendigen Änderungen vorzunehmen, um die gewünschten Verbesserungen zu erreichen. Dies kann die Anpassung von Arbeitsabläufen, die Neuzuweisung von Ressourcen, die Einführung neuer Tools oder die Schulung von Mitarbeitern in neuen Verfahren beinhalten. Die Portfolio- und Arbeitsverwaltungsfunktionen von Planview unterstützen die Implementierungsphase durch die Bereitstellung von Werkzeugen für Projektmanagement, Ressourcenzuweisung und Nachverfolgung. Diese Tools stellen sicher, dass die Änderungen effizient umgesetzt werden und dass der Fortschritt anhand der festgelegten Ziele überwacht wird.

6. Kontinuierlich überprüfen und verbessern

   Der letzte Schritt der Wertstromanalyse besteht darin, die durchgeführten Änderungen zu überprüfen und kontinuierliche Verbesserungen vorzunehmen. Die Wertstromanalyse sollte als fortlaufende Anstrengung und nicht als einmaliges Projekt betrachtet werden. Planview Viz unterstützt die kontinuierliche Verbesserung durch fortlaufende Überwachung und Analysen, die es Unternehmen ermöglichen, Leistungskennzahlen im Zeitverlauf zu verfolgen, Experimente durchzuführen und weitere Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. Regelmäßige Überprüfungen in Verbindung mit Kundenfeedback tragen dazu bei, dass der Prozess mit den Unternehmenszielen in Einklang steht und weiterhin einen Mehrwert bietet.

Wenn es um die Verbesserung von Geschäftsprozessen geht, sind sowohl die Wertstromanalyse als auch die Prozesskartierung leistungsstarke Werkzeuge, die einzigartige Vorteile bieten. Sie dienen jedoch unterschiedlichen Zwecken und werden in unterschiedlichen Kontexten verwendet. Unternehmen, die ihre Abläufe optimieren wollen, müssen die Unterschiede zwischen Wertstromanalyse und Prozessmapping kennen und wissen, wann sie welche Technik anwenden sollten.

Wertstromanalyse und Prozessmapping im Vergleich

Die Wertstromanalyse ist ein umfassender Ansatz, der sich auf den gesamten End-to-End-Prozess der Lieferung eines Produkts oder einer Dienstleistung an den Kunden konzentriert. Sie untersucht alle Schritte, die an der Schaffung und Bereitstellung von Werten beteiligt sind, einschließlich des Flusses von Materialien, Informationen und Aktivitäten. Das Hauptziel der Wertstromanalyse besteht darin, Verschwendung zu erkennen und zu beseitigen, um so die Gesamteffizienz des Prozesses zu steigern und den Wert für den Kunden zu maximieren. Es basiert auf den Prinzipien der schlanken Produktion und ist besonders nützlich, um Verbesserungsmöglichkeiten bei komplexen Prozessen zu identifizieren, die mehrere Abteilungen oder Funktionen umfassen.

Process Mapping hingegen ist ein gezielteres Werkzeug, das die Schritte eines bestimmten Prozesses oder Arbeitsablaufs visuell darstellt. Es unterteilt einen Prozess in einzelne Aufgaben und zeigt, wie die Arbeit von einem Schritt zum nächsten fließt. Prozesslandkarten werden in der Regel verwendet, um zu dokumentieren und zu verstehen, wie ein Prozess derzeit funktioniert. So lassen sich Engpässe, Redundanzen und verbesserungswürdige Bereiche leichter identifizieren. Die Prozessaufnahme ist häufig der erste Schritt bei Initiativen zur Prozessverbesserung und wird in verschiedenen Methoden, einschließlich Six Sigma und Lean, weithin eingesetzt.

Die Lean-Wertstromanalyse ist ein wesentlicher Bestandteil der Lean-Philosophie, die auf das Toyota-Produktionssystem zurückgeht. Lean-Methoden beruhen auf dem Grundprinzip der Beseitigung von Verschwendung - definiert als jede Aktivität, die keinen Mehrwert für das Endprodukt oder die Dienstleistung darstellt. Die Wertstromanalyse im Rahmen von Lean dient als Hauptinstrument zur Identifizierung und Eliminierung dieser nicht wertschöpfenden Aktivitäten.

Im Rahmen von Lean hilft die Wertstromanalyse Unternehmen dabei, den gesamten Prozess von Anfang bis Ende abzubilden und so einen klaren Überblick darüber zu erhalten, wie der Wert durch das System fließt. Durch die Visualisierung des Ist-Zustandes können Teams Verschwendung in verschiedenen Formen erkennen, z.B. Überproduktion, Wartezeiten, unnötige Transporte, überschüssige Bestände und Fehler. Die Analyse dient dann als Leitfaden für die Gestaltung eines zukünftigen Zustands, der schlanker und effizienter ist und sich darauf konzentriert, dem Kunden einen maximalen Nutzen zu bieten.

In einer Produktionsumgebung könnte eine Lean-Wertstromanalyse zum Beispiel ergeben, dass ein übermäßiger Bestand zu höheren Lagerkosten und längeren Vorlaufzeiten führt. Durch die Analyse des Wertstroms kann das Unternehmen die Grundursache dieses Problems identifizieren - z. B. die Chargenproduktion oder eine schlechte Bedarfsprognose - und Änderungen einführen, die die Lagerbestände reduzieren, die Lieferzeiten verkürzen und die Kosten senken.

Die Vorteile des Einsatzes der Wertstromanalyse in Lean sind beträchtlich:

• Reduzierung von Verschwendung: Durch die systematische Identifizierung und Eliminierung nicht wertschöpfender Aktivitäten können Unternehmen Kosten senken, die Effizienz verbessern, die Lieferung beschleunigen und die Rentabilität steigern.
• Verbesserter Prozessfluss: Die Wertstromanalyse hilft dabei, den Material- und Informationsfluss zu optimieren, Engpässe zu reduzieren und sicherzustellen, dass die Arbeit reibungslos durch das System läuft.
• Verbesserter Kundenwert: Die schlanke Wertstromanalyse stellt sicher, dass alle Aktivitäten innerhalb des Prozesses dazu beitragen, dem Kunden einen Mehrwert zu bieten, was zu qualitativ hochwertigeren Produkten und Dienstleistungen führt.

Wertstromanalyse in agilen Praktiken

Die Wertstromanalyse hat in der agilen Praxis eine etwas andere, aber ebenso wichtige Funktion. Agile Methoden, die häufig in der Softwareentwicklung und im Projektmanagement eingesetzt werden, betonen die iterative Entwicklung, das schnelle Feedback und die kontinuierliche Verbesserung. In diesem Zusammenhang hilft die Wertstromanalyse agilen Teams, den Arbeitsfluss durch ihre Entwicklungsprozesse zu verstehen und zu optimieren.

In Agile kann die Wertstromanalyse verwendet werden, um den Prozess der Bereitstellung einer Softwarefunktion vom ersten Konzept bis zur Bereitstellung darzustellen. Dazu gehören Aktivitäten wie Anforderungserfassung, Kodierung, Tests und Bereitstellung. Durch die Analyse des Wertstroms können agile Teams Engpässe identifizieren, die den Entwicklungsprozess verlangsamen, wie z.B. Verzögerungen beim Testen, lange Wartezeiten für Genehmigungen oder Übergaben zwischen Teams.

Ein agiles Team könnte zum Beispiel die Wertstromanalyse nutzen, um seine Sprint-Zykluszeit zu untersuchen und dabei feststellen, dass ein erheblicher Teil der Zeit für das Warten auf Code-Reviews aufgewendet wird. Wenn das Team dies als Engpass identifiziert, kann es Änderungen vornehmen, z. B. Code-Reviews automatisieren oder die Häufigkeit der Reviews erhöhen, um den Entwicklungsprozess zu beschleunigen und Funktionen schneller zu liefern.

Zu den Vorteilen der Integration der Wertstromanalyse in agile Praktiken gehören:

• Schnellere Lieferung: Durch die Identifizierung und Beseitigung von Ineffizienzen können agile Teams die Zykluszeiten verkürzen und die Funktionen schneller an die Kunden liefern.
• Erhöhte Flexibilität: Die Wertstromanalyse hilft agilen Teams, sich an veränderte Anforderungen anzupassen, indem sie sicherstellt, dass ihre Prozesse effizient sind und auf Feedback reagieren.
• Kontinuierliche Verbesserung: Agile betont die kontinuierliche Verbesserung, und die Wertstromanalyse bietet einen strukturierten Ansatz, um in jeder Iteration Bereiche für Verbesserungen zu identifizieren.

Die Wertstromanalyse ist ein vielseitiges Instrument, das in verschiedenen Branchen eingesetzt werden kann, um Prozesse zu optimieren, Verschwendung zu reduzieren und die Wertschöpfung zu verbessern. Anhand von Beispielen aus der Praxis und Fallstudien können wir sehen, wie Unternehmen unterschiedlicher Größe die Wertstromanalyse erfolgreich eingesetzt haben, um signifikante Verbesserungen zu erzielen. In diesem Abschnitt finden Sie Beispiele für Wertstromanalysen aus einer Reihe von Branchen, in denen die Ergebnisse und Vorteile dieser Initiativen herausgestellt werden.

Logistik Industrie

Nach einer mehrjährigen Transformation und der erfolgreichen Einführung des Scaled Agile Framework® (SAFe®) zur Steigerung der geschäftlichen Agilität wollte ein führendes Logistikunternehmen die Lieferung weiter beschleunigen und gleichzeitig die Kosten minimieren und die Effizienz maximieren. Das Unternehmen, das täglich 25 Milliarden betriebliche Ereignisse verwaltet, benötigte eine robuste Lösung für das Wertstrommanagement (VSM), um verwertbare, datengestützte Einblicke in seine umfangreichen Wertströme zu erhalten und Bereiche mit Verschwendung und Verzögerungen zu identifizieren.

Die zentrale Frage war, wie man die Geschwindigkeit der Wertschöpfung so effizient und kostengünstig wie möglich erhöhen kann. Um dies zu erreichen, mussten sie herausfinden, welche Schritte im Prozess zu Verzögerungen führten.

Das Unternehmen entschied sich für Planview Viz, um seine SAFe-Implementierung mit Flow Metrics und datengesteuerten Erkenntnissen zu verbessern. Durch die Nutzung von Wertstromdaten konnten sie Bereiche mit Verschwendung und Ineffizienz im Lebenszyklus der Softwareentwicklung identifizieren. Planview Viz bot wertvolle Einblicke in Verzögerungen und Ineffizienzen, indem es Daten aus den Tools sammelte, die die Teams bereits für die Softwareentwicklung verwendeten. Mit diesen Kennzahlen und Erkenntnissen in der Hand optimierte das Unternehmen den Fluss, was zu Kapazitätseinsparungen und einer Verbesserung der Flussgeschwindigkeit um 29% führte.

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Gesundheitsindustrie

Nach dem Zusammenschluss von Grand Rounds Health und Doctor on Demand stand Included Health vor einer vielschichtigen Umstellung von einer monolithischen Architektur auf ein Microservices-Framework, wobei das DevOps-Modell zum Einsatz kam. Die Integration von Teams, Tools und Entwicklungsprozessen wurde jedoch durch das Fehlen umfassender Daten gebremst, die benötigt wurden, um die Arbeit der Teams zu visualisieren, Engpässe zu erkennen und sich auf die wichtigsten Bereiche für Verbesserungen zu konzentrieren.

Die Partnerschaft mit Planview und die Nutzung von Planview Viz war ein strategischer Schritt für Included Health, da das Unternehmen einen vollständigen Einblick in seinen Softwareentwicklungsprozess erhalten wollte. Durch den Einsatz des umfassenden Metrik-Dashboards von Planview Viz erhielten sie die Möglichkeit, die Wertströme im gesamten Unternehmen zu messen und zu visualisieren. Dies ermöglichte eine fundierte Entscheidungsfindung, verbesserte die Transparenz und Kommunikation zwischen dem Engineering-Team und dem gesamten Unternehmen und förderte eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung.

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Software-Entwicklungsindustrie

Das Engineering-Team von Anaplan wechselte von einer traditionellen projektorientierten Denkweise zu einem produkt- und kundenorientierten Ansatz, der den Erfolg an den Ergebnissen und dem Geschäftswert misst. Um dies zu erreichen, wurde Planview Viz im gesamten 750-Team implementiert, um eine einheitliche Sicht auf die Daten zu schaffen und konsistente Arbeitsabläufe über alle Wertströme hinweg zu fördern.

Vor der Einführung von Planview verwendete Anaplan hauptsächlich Jira, um Umfang, Aufwand und Abhängigkeiten zu verfolgen, was zu einer fragmentierten Sicht auf die Daten führte. Anaplan nutzte Viz, um Jira mit seinen Entwicklungsteams zu verbinden, und wendete erhebliche Anstrengungen auf, um die Workflow-Definitionen und Entwicklungsstufen anzugleichen. Durch diesen Abgleich wurde sichergestellt, dass Flow Metrics die Wertschöpfung in den einzelnen Wertschöpfungsstufen genau darstellt.

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Die Wertstromanalyse ist ein unverzichtbares Instrument für Unternehmen, die ihre Prozesse optimieren und kontinuierliche Verbesserungen anstreben. Durch die systematische Identifizierung und Beseitigung von Ineffizienzen können Unternehmen ihre Gesamtleistung verbessern, die Kosten senken und ihren Kunden einen größeren Mehrwert bieten.

Die Bedeutung der Wertstromanalyse liegt nicht nur in ihrer Fähigkeit, Verschwendung aufzudecken und zu beseitigen, sondern auch in ihrem ganzheitlichen Ansatz zur Prozessoptimierung, der sicherstellt, dass jeder Aspekt des Unternehmens dazu beiträgt, einen maximalen Wert zu schaffen. Ob in der Fertigung, im Gesundheitswesen, in der Softwareentwicklung oder in einem anderen Sektor - die Prinzipien der Wertstromanalyse können helfen, Abläufe zu rationalisieren, die Effizienz zu verbessern und in einem sich schnell entwickelnden Markt wettbewerbsfähig zu bleiben.

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