Mit Value-Stream-Analyse zum Erfolg: Ein Leitfaden zur Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse

Eine Value-Stream-Analyse ist ein systematischer Ansatz zur Identifizierung, Analyse und Optimierung der Abfolge von Aktivitäten, die für die Bereitstellung eines Produkts oder eines Services an die Kund:innen erforderlich sind. Der Schwerpunkt liegt auf dem Verständnis und der Verbesserung des Material- und Informationsflusses über den gesamten Prozess hinweg, vom ersten Ressourceneinsatz bis hin zur endgültigen Bereitstellung an die Kund:innen. Durch die Untersuchung jedes einzelnen Schritts im Value Stream können Organisationen Ineffizienzen aufdecken, Verschwendung vermeiden und ihren Kund:innen einen größeren Mehrwert liefern.

Das Konzept der Value-Stream-Analyse ist tief in den Prinzipien des Lean Manufacturing verwurzelt, die ihren Ursprung im Produktionssystem von Toyota haben. Bei Lean-Methoden stehen die Beseitigung von Verschwendung, die kontinuierliche Verbesserung und die Maximierung des Mehrwerts für die Kund:innen im Fokus. Die Value-Stream-Analyse ist eines der wichtigsten Werkzeuge des Lean-Toolkits. Sie bietet einen strukturierten Ansatz zur Identifizierung und Beseitigung nicht wertschöpfender Aktivitäten, d. h. der Schritte im Prozess, die zwar Ressourcen verbrauchen, aber nicht direkt zu einem greifbaren Nutzen des Endprodukts oder Services beitragen.

Im Kern geht es bei der Value-Stream-Analyse um die Darstellung des aktuellen Stands eines Prozesses, einschließlich aller beteiligten Schritte, Stakeholder:innen und Ressourcen. Dieser Mapping-Prozess geht über die bloße Visualisierung des Aktivitätsflusses hinaus, da er auch die Messung und Bewertung von Zeit, Kosten und Effizienz jeder Phase beinhaltet. Auf diese Weise können Organisationen bessere Einblicke darin gewinnen, wo Engpässe, Verzögerungen und Ineffizienzen auftreten. Basierend auf dieser Analyse können Unternehmen dann einen zukünftigen Prozess skizzieren, bei dem Verschwendung reduziert und der Mehrwert maximiert werden.

Mit einer Value-Stream-Analyse lässt sich nicht nur Verschwendung identifizieren, sondern es wird zudem unterstrichen, wie wichtig ein Verständnis dafür ist, was für die Kund:innen von Bedeutung ist. Indem Organisationen sich auf die wichtigsten Anforderungen der Kund:innen konzentrieren, können sie ihre Prozesse so ausrichten, dass sie die Bedürfnisse und Erwartungen der Kund:innen besser erfüllen. Diese Ausrichtung führt häufig zu einer besseren Produktqualität, kürzeren Bereitstellungszeiten und zufriedeneren Kund:innen.

Beachten Sie, dass Prozess-Mapping und Value Stream Mapping unterschiedlichen Zwecken bei der Prozessverbesserung dienen. Beim Value Stream Mapping wird der gesamte Value Stream betrachtet, wobei sowohl der Material- als auch der Informationsfluss von Anfang bis Ende im Mittelpunkt stehen. Ziel ist es, den Gesamtprozess zu optimieren, indem Verschwendung und Ineffizienzen aufgedeckt werden. Im Gegensatz dazu bietet die Value-Stream-Analyse oder das Prozess-Mapping einen detaillierteren Blick auf einzelne Prozesse oder Workflows innerhalb eines Teils des Value Streams und konzentriert sich auf die schrittweise Aufschlüsselung bestimmter Aufgaben.

Während Value Stream Mapping das Gesamtbild abdeckt und sowohl den Material- als auch den Informationsfluss einbezieht, ist das Prozess-Mapping granularer und setzt in der Regel den Fokus auf bestimmte Vorgänge, ohne notwendigerweise den Informationsfluss oder Bestandsdaten einzubeziehen.

Einer der Hauptunterschiede zwischen der Value-Stream-Analyse und anderen Methoden zur Prozessverbesserung, wie z. B. dem Prozess-Mapping, ist ihr ganzheitlicher Ansatz. Während beim Prozess-Mapping möglicherweise einzelne Aufgaben oder Funktionen im Fokus stehen, betrachtet die Value-Stream-Analyse den gesamten End-to-End-Prozess und stellt sicher, dass Optimierungen im gesamten System und nicht nur in einzelnen Bereichen vorgenommen werden. Diese umfassende Sichtweise ermöglicht deutliche Verbesserungen in Bezug auf die Effizienz, die Kosten sowie die Zufriedenheit der Kund:innen.

Der Prozess der Value-Stream-Analyse ist ein strukturierter Ansatz, der es Organisationen ermöglicht, Ineffizienzen zu erkennen, Workflows zu optimieren und den Mehrwert für die Kund:innen zu steigern. Dieser Abschnitt bietet einen Überblick über die wichtigsten Schritte bei der Durchführung einer Value-Stream-Analyse, die effektive Identifizierung von Value Streams innerhalb eines Unternehmens, die Rolle von Stakeholder:innen und funktionsübergreifenden Teams sowie Tipps zur Datenerfassung, Prozessabbildung und Identifizierung von Verschwendung. Darüber hinaus werden wir untersuchen, wie Tools wie Planview Viz diesen Prozess verbessern und rationalisieren können, um ihn für Organisationen jeder Größe effektiver und zugänglicher zu machen.

Sechs Schritte der Value-Stream-Analyse

1. Value Streams identifizieren

   Der erste Schritt im Prozess der Value-Stream-Analyse besteht darin, die spezifischen Value Streams in Ihrem Unternehmen zu identifizieren. Ein Value Stream stellt die Abfolge der Aktivitäten dar, die für einen vollständigen Delivery-Prozess erforderlich sind – von der ersten Idee bis zur Bereitstellung des Produkts oder Services an die Kund:innen. Die Identifizierung der richtigen Value Streams ist von entscheidender Bedeutung, da Sie so Ihre Bemühungen auf die Bereiche konzentrieren können, die die größten Auswirkungen auf Ihre Geschäftsergebnisse haben.

2. Den aktuellen Stand abbilden

   Nach der Identifizierung der Value Streams besteht der nächste Schritt darin, den aktuellen Stand abzubilden. Der bestehende Prozess sollte visuell dargestellt werden, wobei alle Schritte, alle Stakeholder:innen und alle Ressourcen detailliert beschrieben werden. Die Abbildung des aktuellen Stands dient als Diagnoseinstrument, das Bereiche mit Ineffizienz, Engpässen und Verschwendung aufzeigt. Planview Viz bietet intuitive Mapping-Funktionen, mit denen Teams detaillierte Visualisierungen ihrer aktuellen Prozesse erstellen können. So lassen sich Ineffizienzen leichter erkennen und unternehmensweit kommunizieren. Zudem ermöglichen die kollaborativen Funktionen der Software funktionsübergreifenden Teams, zur Prozessabbildung beizutragen und diese in Echtzeit anzupassen.

3. Den aktuellen Stand analysieren

   Nach der Visualisierung des aktuellen Stands ist der nächste Schritt die Analyse auf Ineffizienzen und Verschwendung. Dabei wird jeder Prozessschritt genau untersucht, um festzustellen, ob er einen Mehrwert für das Endprodukt oder den Service darstellt. Mit Tools wie Planview Viz können Organisationen Performancedaten in die Abbildungen des aktuellen Stands einblenden, um Ineffizienzen wie Verzögerungen oder redundante Aktivitäten zu quantifizieren. Dieser datengestützte Ansatz ermöglicht eine genauere Identifizierung von nicht wertschöpfenden Aktivitäten und hilft bei der Priorisierung von Bereichen mit Verbesserungspotenzial.

4. Den zukünftigen Stand skizzieren

   Sobald die ineffizienten Bereiche erkannt wurden, besteht der nächste Schritt darin, den gewünschten zukünftigen Stand abzubilden. Diese Abbildung stellt eine optimierte Version des Prozesses dar, in der Verschwendung minimiert oder eliminiert und wertschöpfende Aktivitäten rationalisiert wurden. Tools für die Value-Stream-Analyse wie Planview Viz erleichtern das Mapping des zukünftigen Stands, indem sie Szenarioplanungs- und Simulationsfunktionen bieten. So können Organisationen verschiedene Prozesskonfigurationen modellieren, ihre potenziellen Auswirkungen bewerten und die Option mit den effektivsten Verbesserungen auswählen. Durch die Einbindung funktionsübergreifender Teams in diesen Prozess können Unternehmen verschiedene Perspektiven nutzen, um innovative und praktische Lösungen zu entwickeln.

5. Änderungen implementieren

   Nach der finalen Abbildung des zukünftigen Stands besteht der nächste Schritt darin, die notwendigen Änderungen vorzunehmen, um die gewünschten Verbesserungen zu erzielen. Dies kann die Anpassung von Workflows, die Neuzuteilung von Ressourcen, die Einführung neuer Tools oder die Schulung von Mitarbeiter:innen in neuen Verfahren beinhalten. Die Portfolio- und Work-Management-Lösungen von Planview helfen in der Implementierungsphase durch die Bereitstellung von Funktionen für das Projektmanagement, die Ressourcenzuteilung und das Tracking. Diese Funktionen stellen sicher, dass die Änderungen effizient umgesetzt werden und der Fortschritt anhand der festgelegten Ziele überwacht wird.

6. Kontinuierlich überprüfen und verbessern

   Der letzte Schritt der Value-Stream-Analyse besteht darin, die umgesetzten Änderungen zu überprüfen und eine kontinuierliche Verbesserung zu fördern. Die Value-Stream-Analyse sollte nicht als einmaliges Projekt, sondern als fortlaufende Maßnahme betrachtet werden. Planview Viz unterstützt die kontinuierliche Verbesserung durch ständige Überwachung und Analysen, die es Organisationen ermöglichen, Performance-Kennzahlen im Laufe der Zeit zu verfolgen, zu experimentieren und weitere Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. Regelmäßige Überprüfungen in Verbindung mit Feedback durch die Kund:innen tragen dazu bei, dass der Prozess mit den Geschäftszielen im Einklang steht und die Werterbringung sichergestellt wird.

Wenn es um die Verbesserung von Geschäftsprozessen geht, sind sowohl die Value-Stream-Analyse als auch das Prozess-Mapping leistungsstarke Instrumente, die einzigartige Vorteile bieten. Allerdings unterscheiden sie sich in ihrem Zweck und werden in verschiedenen Kontexten verwendet. Organisationen, die ihre Abläufe optimieren wollen, müssen die Unterschiede zwischen Value-Stream-Analyse und Prozess-Mapping kennen und wissen, wann sie welche Technik anwenden sollten.

Vergleich von Value-Stream-Analyse und Prozess-Mapping

Die Value-Stream-Analyse ist ein umfassender Ansatz, der sich auf den gesamten End-to-End-Prozess der Bereitstellung eines Produkts oder eines Services an die Kund:innen konzentriert. Dabei werden alle Schritte der Wertschöpfung und -erbringung untersucht, einschließlich des Material-, Informations- und Aktivitätsflusses. Das Hauptziel der Value-Stream-Analyse besteht darin, Verschwendung zu erkennen und zu beseitigen, um so die Gesamteffizienz des Prozesses zu steigern und den Mehrwert für die Kund:innen zu maximieren. Sie basiert auf den Prinzipien des Lean Manufacturing und ist besonders nützlich, um Möglichkeiten zur Verbesserung komplexer Prozesse, die mehrere Abteilungen oder Funktionen umfassen, zu identifizieren.

Prozess-Mapping hingegen ist ein gezielteres Instrument, das die Schritte eines bestimmten Prozesses oder Workflows visuell darstellt. Es unterteilt einen Prozess in einzelne Aufgaben und zeigt, wie die Arbeit von einem Schritt zum nächsten fließt. Prozessabbildungen werden in der Regel verwendet, um zu dokumentieren und zu verstehen, wie ein Prozess derzeit funktioniert. So lassen sich Engpässe, Redundanzen und verbesserungswürdige Bereiche leichter identifizieren. Prozess-Mapping ist häufig der erste Schritt in Initiativen zur Prozessverbesserung und wird in verschiedenen Methoden, einschließlich Six Sigma und Lean, weithin eingesetzt.

Die Lean-Value-Stream-Analyse ist ein wesentlicher Bestandteil der Lean-Philosophie, die auf das Produktionssystem von Toyota zurückgeht. Bei Lean-Methoden liegt der Schwerpunkt auf der Beseitigung von Verschwendung – definiert als jede Aktivität, die keinen Mehrwert für das Endprodukt oder den Service darstellt. Die Value-Stream-Analyse im Rahmen von Lean dient als Hauptinstrument zur Identifizierung und Eliminierung dieser nicht wertschöpfenden Aktivitäten.

Im Rahmen von Lean hilft die Value-Stream-Analyse Organisationen dabei, den gesamten Prozess von Anfang bis Ende abzubilden und so einen klaren Überblick über den Value Flow zu erhalten. Durch die Visualisierung des Ist-Zustands können Teams Verschwendung in verschiedenen Formen erkennen, z. B. Überproduktion, Wartezeiten, unnötige Transporte, überschüssige Bestände und Fehler. Diese Analyse dient dann als Leitfaden für die Gestaltung eines zukünftigen Prozesses, der schlanker und effizienter sowie darauf ausgelegt ist, den Kund:innen einen maximalen Mehrwert zu bieten.

In einer Produktionsumgebung könnte eine Lean-Value-Stream-Analyse beispielsweise ergeben, dass ein übermäßiger Bestand zu höheren Lagerkosten und längeren Vorlaufzeiten führt. Durch die Analyse des Value Streams kann das Unternehmen die Grundursache dieses Problems identifizieren, z. B. die Chargenproduktion oder eine schlechte Bedarfsprognose, und Änderungen einführen, die die Lagerbestände reduzieren, die Vorlaufzeiten verkürzen und die Kosten senken.

Der Einsatz von Value-Stream-Analysen im Zuge von Lean bringt enorme Vorteile:

• Weniger Verschwendung: Durch die systematische Identifizierung und Eliminierung nicht wertschöpfender Aktivitäten können Organisationen die Kosten senken, die Effizienz verbessern, die Bereitstellung beschleunigen und die Profitabilität steigern.
• Besserer Prozessfluss: Die Value-Stream-Analyse hilft dabei, den Material- und Informationsfluss zu optimieren, Engpässe zu reduzieren und sicherzustellen, dass die Arbeit reibungslos durch das System läuft.
• Größerer Mehrwert für die Kund:innen: Die Lean-Value-Stream-Analyse stellt sicher, dass alle Aktivitäten innerhalb des Prozesses dazu beitragen, den Kund:innen einen Mehrwert zu bieten, was zu qualitativ hochwertigeren Produkten und Services führt.

Value-Stream-Analyse im Rahmen von Agile-Methoden

Die Value-Stream-Analyse hat bei der Agile-Arbeit eine etwas andere, aber ebenso wichtige Funktion. Agile-Methoden, die häufig in der Softwareentwicklung und im Projektmanagement eingesetzt werden, setzen einen Fokus auf iterative Entwicklung, schnelles Feedback und kontinuierliche Verbesserung. In diesem Zusammenhang hilft die Value-Stream-Analyse Agile-Teams, den Arbeitsfluss ihrer Entwicklungsprozesse zu verstehen und zu optimieren.

Bei einer agilen Arbeitsweise kann die Value-Stream-Analyse verwendet werden, um den Prozess der Software Delivery vom ersten Konzept bis zur Bereitstellung darzustellen. Dazu gehören Aktivitäten wie Anforderungserfassung, Coding, Tests und Deployment. Durch die Analyse des Value Streams können Agile-Teams Engpässe identifizieren, die den Entwicklungsprozess verlangsamen, wie z. B. Verzögerungen beim Testen, lange Wartezeiten für Genehmigungen oder Übergaben zwischen Teams.

Ein Agile-Team könnte beispielsweise eine Value-Stream-Analyse nutzen, um seine Sprint-Zykluszeit zu untersuchen und dabei feststellen, dass ein erheblicher Teil der Zeit für das Warten auf Codeüberprüfungen aufgewendet wird. Wenn dies als Engpass erkannt wird, kann das Team Änderungen vornehmen, z. B. die Codeüberprüfung automatisieren oder deren Häufigkeit erhöhen, um den Entwicklungsprozess zu beschleunigen und schneller neue Features bereitzustellen.

Zu den Vorteilen des Einsatzes von Value-Stream-Analysen im Zuge von Agile gehören unter anderem folgende:

• Schnellere Bereitstellung: Durch die Identifizierung und Beseitigung von Ineffizienzen können Agile-Teams die Zykluszeiten verkürzen und schneller neue Funktionen an die Kund:innen bereitstellen.
• Erhöhte Flexibilität: Die Value-Stream-Analyse hilft agilen Teams, sich an veränderte Anforderungen anzupassen, indem sie sicherstellt, dass ihre Prozesse effizient sind und Feedback eingearbeitet wird.
• Kontinuierliche Verbesserung: Kontinuierliche Verbesserung steht im Mittelpunkt von Agile, und die Value-Stream-Analyse bietet einen strukturierten Ansatz, um in jeder Iteration verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren.

Die Value-Stream-Analyse ist ein vielseitiges Instrument, das in verschiedenen Branchen eingesetzt werden kann, um Prozesse zu optimieren, Verschwendung zu reduzieren und die Werterbringung zu verbessern. Anhand von Praxisbeispielen und Fallstudien können wir sehen, wie Organisationen unterschiedlicher Größe mithilfe von Value-Stream-Analysen signifikante Verbesserungen erzielen konnten. Im Folgenden werden Beispiele für Value-Stream-Analysen aus einer Reihe von Branchen vorgestellt, die die Ergebnisse und Vorteile dieser Initiativen aufzeigen.

Logistik

Nach einer mehrjährigen Transformation und der erfolgreichen Einführung des Scaled Agile Framework® (SAFe®) zur Steigerung der geschäftlichen Agilität wollte ein führendes Logistikunternehmen die Bereitstellung weiter beschleunigen und gleichzeitig die Kosten minimieren sowie die Effizienz maximieren. Mit 25 Milliarden täglichen Ereignissen benötigte die Organisation eine zuverlässige Value-Stream-Management(VSM)-Lösung, die verwertbare, datengestützte Einblicke in ihr umfangreiches Value-Stream-Portfolio bieten und Bereiche mit Verschwendung und Verzögerungen identifizieren konnte.

Das Unternehmen stand vor der Herausforderung, so effizient und kostengünstig wie möglich die Werterbringung zu beschleunigen. Um dies zu erreichen, mussten sie herausfinden, welche Schritte im Prozess zu Verzögerungen führten.

Die Organisation entschied sich für Planview Viz, um ihre SAFe-Implementierung mit Flow-Metriken und datengestützten Erkenntnissen zu verbessern. Anhand der VSM-Daten identifizierten sie Bereiche, in denen es zu Verschwendung und Ineffizienzen im Lebenszyklus der Software Delivery kam. Planview Viz lieferte wertvolle Einblicke in Verzögerungen und Ineffizienzen, indem es Daten aus den Tools sammelte, die die Teams bereits für die Softwareentwicklung verwendeten. Mithilfe dieser Kennzahlen und Erkenntnisse optimierte die Organisationen den Flow, was zu Kapazitätseinsparungen und einer Verbesserung der Flow Velocity um 29 % führte.

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Gesundheitswesen

Nach der Übernahme durch Grand Rounds Health und Doctor On Demand durchlief Included Health eine Transformation in mehreren Bereichen, indem es von einer monolithischen Architektur zu einem Microservices-Framework überging und gleichzeitig das DevOps-Modell einführte. Die Vernetzung von Teams, Tools und Entwicklungsprozessen erwies sich jedoch als schwierig: Es fehlte an den umfassenden Daten, die benötigt wurden, um die Arbeit der Teams zu visualisieren, Engpässe zu erkennen und sich auf die wichtigsten Bereiche mit Verbesserungsbedarf zu konzentrieren.

Die Entscheidung, mit Planview zusammenzuarbeiten und Planview Viz zu nutzen, war eine strategische Entscheidung für Included Health, die durch das Ziel eines vollständig transparenten Software-Delivery-Prozesses motiviert war. Dank des umfassenden Kennzahl-Dashboards von Planview Viz waren sie in der Lage, die Value Streams über die gesamte Organisation hinweg zu messen und zu visualisieren. Dies ermöglichte eine fundierte Entscheidungsfindung, verbesserte die Transparenz und Kommunikation zwischen dem Engineering-Team und dem Rest des Unternehmens und förderte eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung.

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Softwareentwicklung

Das Engineering-Team von Anaplan wechselte von einer traditionellen projektorientierten Denkweise zu einem produkt- und kundenorientierten Ansatz, bei dem der Erfolg an den Geschäftsergebnissen und dem Mehrwert gemessen wird. In diesem Zuge wurde Planview Viz im gesamten 750-köpfigen Engineering-Team implementiert, um allen einen einheitlichen Überblick über die Daten zu bieten und konsistente Workflows über alle Value Streams hinweg zu fördern.

Vor der Einführung von Planview verwendete Anaplan hauptsächlich Jira, um Umfang, Aufwand und Abhängigkeiten zu verfolgen, was zu fragmentierten Einblicken in die Daten führte. Anaplan nutzte Viz, um die Jira-Instanzen seiner Entwicklungsteams zu vernetzen, und bemühte sich darum, die Workflow-Definitionen und Entwicklungsstufen abzustimmen. Durch diese Abstimmung wurde sichergestellt, dass die Flow-Metriken die Werterbringung in den einzelnen Value Streams genau darstellen.

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Die Value-Stream-Analyse ist ein essenzielles Instrument für Unternehmen, die ihre Prozesse optimieren und eine kontinuierliche Verbesserung fördern möchten. Durch die systematische Identifizierung und Beseitigung von Ineffizienzen können Organisationen ihre Gesamtleistung verbessern, die Kosten senken und ihren Kund:innen einen größeren Mehrwert bieten.

Der Vorteil der Value-Stream-Analyse liegt nicht nur darin, Verschwendung aufzudecken und zu beseitigen, sondern auch in ihrem ganzheitlichen Ansatz zur Prozessoptimierung. Durch sie wird sichergestellt, dass jeder Aspekt des Unternehmens dazu beiträgt, einen maximalen Mehrwert zu erbringen. Ob in der Fertigung, im Gesundheitswesen, in der Softwareentwicklung oder in einem anderen Sektor – die Prinzipien der Value-Stream-Analyse können helfen, Workflows zu rationalisieren, die Effizienz zu verbessern und in einem sich schnell entwickelnden Markt wettbewerbsfähig zu bleiben.

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