Kapazitätsplanung für Professional-Services-Organisationen

Jedes Unternehmen hat eine Kapazität für das, was es produzieren, bereitstellen oder in seinem Bestand halten kann. Die Kapazitätsplanung im Rahmen von Professional Services beinhaltet eine fortschrittliche Methode zur Maximierung von Ressourcen, von fest angestellten Mitarbeitern bis hin zu Partnern oder Auftragnehmern auf flexibler Basis, um die Geschäftskapazität bestmöglich mit dem Kundenbedarf in Einklang zu bringen. Dies wird dadurch erreicht, dass nur die für die Durchführung eines Projekts erforderlichen Ressourcen identifiziert und eingesetzt werden. Dazu gehört, dass die Mitarbeiter basierend auf den erforderlichen Fähigkeiten dem passenden Projekt zugewiesen und gleichzeitig die Möglichkeiten zur Weiterentwicklung der Mitarbeiter berücksichtigt werden. Eine ideale Kapazitätsplanung bringt erfolgreiche Ergebnisse sowohl für Kunden als auch für Mitarbeiter. Unternehmen nutzen die Kapazitätsplanung, um ihre aktuelle Ressourcenverfügbarkeit strategisch mit dem zukünftigen Bedarf in Einklang zu bringen, damit sie ihre Versprechen konsequent einhalten und ihre Marke schützen können.

Einfach ausgedrückt: Kapazitätsplanung ist der Prozess, bei dem ermittelt wird, welche Professional-Services-Ressourcen und Fähigkeiten für die Durchführung eines Projekts erforderlich sind. Die Kapazität wird in kurzfristigen Tages- oder Wochenzeiträumen, in mittelfristigen Zeiträumen von ein bis drei Jahren mit saisonalen Unterschieden und in langfristigen Zeiträumen, die analytische Prognosen erfordern, ermittelt. Eine präzise Kapazitätsplanung hilft Unternehmen, Versprechungen zu machen und einzuhalten, damit sie auch weiterhin die Zufriedenheit ihrer Kunden garantieren können.

Ressourcenmanagement ist mittlerweile ein Synonym für Kapazitätsplanung. Je präziser die Kapazitätsmodelle sind, desto weniger Ressourcen werden verschwendet. Das bedeutet, dass Unternehmen es sich nicht leisten können, lediglich Schätzungen vorzunehmen – vor allem, wenn man bedenkt, wie kostspielig Fehler bei der Ressourcenplanung sein können. Eine schlechte Kapazitätsplanung hat bei 77 % der Unternehmen zu einer Überlastung der Ressourcen geführt. Viele dieser Modelle sind abhängig von der Fähigkeit eines Unternehmens, effektive Vorhersagen zu treffen, um zu bestimmen, welche Services gefragt werden, und so die Kapazitäten des Teams für das Erfüllen dieser Anforderungen zu verbessern.

Einer der wesentlichen Vorteile der Kapazitätsplanung besteht darin, dass sie Unternehmen eine flexiblere Entscheidungsfindung ermöglicht, da sie auf Echtzeitanalysen basiert. Unternehmen, die in den Kapazitätsplanungsprozess investieren, können eine 30%ige Steigerung der Ressourcenauslastung und eine Beschleunigung der Entscheidungsfindung um 27 % erzielen. Diese Agilität führt zu einer stärkeren Resilienz, die in wirtschaftlich turbulenten Zeiten, die noch immer von den Nachwirkungen der Pandemie und der Inflation geprägt sind, wichtiger denn je ist.

Die Planung der Ressourcenkapazität stellt sicher, dass ein Unternehmen über alle erforderlichen Ressourcen verfügt, um ein Projekt abzuschließen und zeigt, wann es mehr Arbeit übernehmen kann. Darüber hinaus hilft die Überwachung der Kapazitäten der Mitarbeiter sowie der Auftragnehmer, mit denen sie zusammenarbeiten, ein Mitarbeiterburnout zu verhindern, das ein ganz eigener Produktivitätskiller sein kann.

Weitere Informationen: So finden Sie das richtige PSA-Tool für Ihr Unternehmen

Jede Methode der Kapazitätsplanung hat ihre Vor- und Nachteile – entscheidend ist nur, diejenige zu wählen, die am besten zur Risikobereitschaft des Unternehmens passt.

1. Verzögerung: Der Verzögerungsansatz bedeutet, dass reaktive Anpassungen vorgenommen werden, die zu Aufholarbeiten bei Projekten führen können. In dem Fall werden die Ressourcen möglicherweise nicht effizient genutzt, was wiederum zu verpassten Chancen und nicht eingehaltenen Projektverpflichtungen führen kann. Diese Option kann Unternehmen zugute kommen, die bereits über ein agiles Produktionssystem verfügen, das es ihnen ermöglicht, bei Marktveränderungen schnell auf eine sich ändernde Nachfrage zu reagieren.
2. Anpassung: Diese Strategie besteht darin, die Projektanforderungen ständig zu überwachen und bei Bedarf kleinere Anpassungen vorzunehmen. Diese Art der Überwachung kann arbeitsintensiver sein und zu einer Reihe von disruptiven Anpassungen für die Mitarbeiter führen, die mehr Zeit benötigen, um sich an eine Routine zu gewöhnen. Trotz dieser Herausforderungen bietet dieser Ansatz das beste Gleichgewicht zwischen dem Reduzieren von Verschwendung und dem Ergreifen neuer Chancen, um weiter zu wachsen.
3. Vorlauf: Proaktivere Unternehmen ziehen es möglicherweise vor, ihre Ressourcen anzupassen, bevor der Kapazitätsbedarf steigt oder sinkt. Dies erfordert die größte Genauigkeit bei der Vorhersage der zukünftigen Nachfrage, was ein größeres Risiko darstellt. Es kann jedoch auch ein Vorteil für Unternehmen sein, die in der Lage sind, schnell zu reagieren und ihre Kapazitäten anzupassen, um so letztendlich ein langfristiges Wachstum zu ermöglichen.

Einige Professional-Services-Organisationen müssen möglicherweise sowohl variable als auch flexible Personalstrategien einsetzen.

Variable Personalbesetzung

Die Zusammenarbeit mit einem externen Unternehmen in der Nähe kann hilfreich sein, um Kompetenzlücken bei Bedarf schnell zu schließen. So muss nicht unnötigerweise eine Vollzeitstelle für solche spezialisierten Aufgaben besetzt werden, was sich nachteilig auf die Profitabilität auswirken kann.

Flexible Personalbesetzung

Bei dieser Methode geht es darum, ein Netzwerk von Auftragnehmern aufzubauen, die mit den im Unternehmen vorhandenen Fähigkeiten übereinstimmen und die als zusätzliche Arbeitskräfte herangezogen werden können, wenn der Bedarf die internen Kapazitäten übersteigt. Dies hilft, ein Burnout der Mitarbeiter bei extrem hohem Bedarf zu vermeiden.

Unternehmen, die wettbewerbsfähig bleiben wollen, müssen ihren Betrieb entsprechend ihrem Wachstum skalieren, was unweigerlich eine Kapazitätsplanung erfordert. Die Skalierung eines Unternehmens mit unzureichenden Ressourcen wird zu Problemen bei der Performance und der Bereitstellung führen. Dieses Maß an vorausschauender Planung erfordert mehr als nur einen Überblick über den aktuellen Bedarf – vor allem wenn es unter anderem um Dienstleistungen geht, die nicht in Bedarfskalkulationen einbezogen werden. Der Schlüssel zu einer erfolgreichen Kapazitätsstrategie liegt darin, das langfristige Angebot auf den voraussichtlichen zukünftigen Bedarf abzustimmen, um kostspielige Projektverzögerungen und unzufriedene Kunden zu vermeiden.

Mit der richtigen Kapazitätsplanung kann jedes Unternehmen Innovation und Wachstum beschleunigen, um die Gewinnmargen zu erhöhen und gleichzeitig das Risiko zu verringern. Auf diese Weise können Unternehmen auch während sie wachsen weiterhin einen hochwertigen Kundenservice bieten.

Die Kapazitätsplanung kann eine besondere Herausforderung darstellen, wenn es um die Bereitstellung von Professional Services geht. In diesem Fachbereich richtet sich der Bedarf nach dem, was verkauft wird, im Gegensatz zu einem traditionellen PMO, bei dem der Bedarf auf der Grundlage der vorhandenen Kapazitäten und Mittel priorisiert wird. Wenn es um Professional Services geht, warten die Kunden nur eine bestimmte Zeit, bevor sie sich an einen anderen Anbieter wenden. Dies ist der Hauptgrund, warum Professional-Services-Anbieter ihre Ressourcen strikt verwalten müssen. Voraussetzung dafür sind genaue Prognosen und ein Einblick in den zu erwartenden Bedarf.

Eine weitere Herausforderung bei der Kapazitätsplanung besteht darin, dass die vermutete Produktivität der Mitarbeiter schwanken kann, da sie ihre Zeit möglicherweise vorübergehend nicht mit den Projekten verbringen, sondern Schulungen oder andere administrative Aufgaben abschließen. Zudem gibt es Unterschiede in Bezug auf die Fähigkeiten und das Produktivitätsniveau der Mitarbeiter, die einkalkuliert werden müssen. Einige spezialisierte Positionen können sehr gefragt sein, was zu Engpässen im Projekt führt und möglicherweise unterschiedliche Vergütungssätze mit sich bringt, die berücksichtigt werden müssen.

Historische Trends

Ein Sprichwort besagt, dass sich die Geschichte wiederholt. Das gilt auch für Ressourcenmanager, die Daten aus der Vergangenheit untersuchen, um zukünftige Trends zu prognostizieren und ihre Entscheidungen zur Kapazitätsplanung zu treffen. Auf diese Weise können Manager weit im Voraus auf der Grundlage des erwarteten Wachstums oder langsamer Phasen planen.

Projekttyp

Unternehmen mit mehreren Geschäftsmodellen und verschiedenen Projekttypen erfordern komplexere Prognosen. Diese Komplexität kann mehr eine Stärke als eine Schwäche sein, vorausgesetzt Unternehmen sind mit den richtigen Tools ausgestattet, die Daten in Erkenntnisse verwandeln. Die Berücksichtigung des Ressourcenbedarfs für bestimmte Arten von Projekten kann dabei helfen, qualifizierte Arbeitskräfte dort einzusetzen, wo und wenn sie benötigt werden, um einen vollen Backlog oder voreilige Einstellungen zu vermeiden.

Standort

Einige Projekte können zu einem Großteil virtuell erledigt werden, während andere die Arbeit vor Ort erfordern. Keiner der beiden Faktoren sollte ein Geschäft verhindern, aber sie müssen in jedem Fall berücksichtigt werden, wenn geplant wird, wann Ressourcen oder Personal vor Ort sein müssen.

Zeitpläne

Eines der Hauptziele der Kapazitätsplanung ist es, innerhalb der Budget- und Zeitvorgaben zu arbeiten. Ein Gefühl der Dringlichkeit zu vermitteln, sollte nicht bedeuten, zu viel zu versprechen, denn das führt nur dazu, dass zu wenig umgesetzt wird. Die Manager müssen ihre Zeitvorgaben im Blick haben, um sicherzustellen, dass das gesamte Projekt planmäßig verläuft, da Verzögerungen in der Regel die Arbeitskosten über das geplante Budget hinaus in die Höhe treiben.

Gewichtete Wahrscheinlichkeiten

Projektmanager können ihre Entscheidungen auf Szenariosimulationen stützen, um künftige Ergebnisse genauer vorhersagen zu können. Nicht für jedes mögliche Ergebnis gibt es einen Präzedenzfall aus der Vergangenheit, der für zukünftige Anwendungsfälle oder Vorhersagen untersucht werden kann. Mit dem zunehmenden Zugang zu unglaublich leistungsstarken datengesteuerten Finanztools müssen Entscheidungen nicht länger auf Basis von unzuverlässigen Vermutungen getroffen werden.

Weitere Informationen: PSA-Software vs. Projektmanagementsoftware: Was ist der Unterschied?

1. Bestimmen Sie einen Kapazitätsplanungsmanager – Jemand in einer Führungsposition mit starken Kommunikationsfähigkeiten muss in der Lage sein, die Verantwortung zu übernehmen und die Details der Kapazitätsplanung zu überwachen, um eine Übereinstimmung der Vertriebs- und Bereitstellungsteams sicherzustellen.
2. Integrieren Sie CRM- und PSA-Systeme – Es ist wichtig, den Kundenbedarf frühzeitig im Blick zu haben. Die Integration von Customer-Relationship-Management(CRM)-Systemen mit Software für Professional Services wird zu einer noch besseren Anpassungsfähigkeit des Unternehmens führen.
3. Bestimmen Sie das beste Kapazitätsmodell – Entscheiden Sie sich für das Kapazitätsmodell, das für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist, und bauen Sie darauf auf.
4. Wählen Sie die richtigen Partner – Es ist wichtig, die Partner, die Ihr Unternehmen zur Unterstützung eines variablen Personalbesetzungsmodells benötigt, im Voraus zu bestimmen.
5. Bauen Sie ein Netzwerk von Auftragnehmern auf – Unternehmen können sich bei bestimmten Aufgaben auf Auftragnehmer verlassen, die sie nicht in Vollzeit beschäftigen müssen, um Lohnkosten zu sparen. Dabei sollten sie jedoch sicherstellen, dass diese Beziehungen gefestigt sind. So können sie schnell auf einen hohen Bedarf reagieren.
6. Erstellen Sie Prognosen für den künftigen Bedarf – Unternehmen müssen ihre Daten auswerten, um Prognosen für die künftige Nachfrage zu erstellen, bevor sie ihre Ressourcen richtig ausrichten können.
7. Überwachen Sie die tatsächliche Ressourcennutzung – Stellen Sie sicher, dass Sie den Fortschritt und die Produktivität regelmäßig überprüfen, nicht nur um Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen, sondern auch um ein Burnout der Teammitglieder zu verhindern.

In einem Markt, der in den letzten Jahren von unerbittlichen und unvorhersehbaren Veränderungen geprägt war, ist es keine Überraschung, dass die Marktkorrektur eine Form der vorausschauenden Analyse zur Verbesserung der Kapazitätsplanung in den Vordergrund stellt. Viele der Unternehmen, die die Pandemie überlebt haben, mussten eine rigorose Effizienz an den Tag legen, um sich über Wasser zu halten. Ein verbessertes Ressourcenmanagement ist nicht mehr nur optional – es ist eine Notwendigkeit, um ein Unternehmen in einem zunehmend instabilen Markt zukunftssicher zu machen.

Eine erfolgreiche Kapazitätsplanung ist immer ein Wettbewerbsvorteil, da sie die Time-to-Market verkürzt und ein kosteneffizientes Wachstum ermöglicht, das am besten mit der Skalierung vereinbar ist. Wenn Sie den 7-Schritt-Leitfaden für die Kapazitätsplanung befolgen, kann auch Ihr Unternehmen die Vorteile eines besseren Ressourcenmanagements für sich nutzen.

Die richtige PSA-Software trägt maßgeblich dazu bei, dass Aufträge vorhersehbarer und profitabler, Kunden zufriedener und treuer und Professional-Services-Organisationen erfolgreicher und wettbewerbsfähiger werden.

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