Auswählen der richtigen Lösung: Professional Services Automation für Salesforce

Benötigen Sie wirklich PSA für Salesforce?

Womöglich fragen Sie sich, ob der Einsatz von PSA für Salesforce überhaupt notwendig ist. Schließlich bietet Salesforce ein kostenloses Programm-Management-Modul mit grundlegenden Funktionen, die Professional-Services-Organisationen helfen, ihre Arbeit effizienter zu verwalten.

Allerdings sind die nativen Funktionen von Salesforce begrenzt und decken nicht alle Herausforderungen ab, mit denen Professional-Services-Organisationen typischerweise konfrontiert sind. Einige Unternehmen bieten PSA-Tools speziell für Salesforce an. Diese enthalten jedoch in der Regel keine robusten Funktionen, die bei der Planung, Prognose und dem effektiven Management von Ressourcen helfen.

Diese Tools mögen für kleinere Serviceorganisationen ausreichend sein, aber seien Sie sich bewusst: Salesforce ist nicht auf Professional Services Automation ausgelegt. Daher ist es kein Ersatz für eine umfassende PSA-Lösung.

Wenn eine Professional-Services-Organisation ihre Umsätze steigern und den gesamten Quote-to-Cash-Zyklus transparenter gestalten möchte, ist ein natives PSA-Tool für Salesforce nicht ausreichend, um erfolgreich zu sein.

Stattdessen benötigt sie eine umfassende PSA-Lösung, die speziell auf die Anforderungen einer Professional-Services-Organisation zugeschnitten ist.

Lesen Sie weiter, um herauszufinden, ob Ihr Unternehmen eine PSA-Lösung benötigt, die mit Salesforce vernetzt werden kann. Sie werden erfahren, wie Sie die Servicebereitstellung modernisieren und rationalisieren sowie neue Chancen ergreifen können, die Ihrer Organisation zum Erfolg verhelfen.

Wenn Sie sich für die Implementierung von PSA für Salesforce in Ihrer Organisation entscheiden, zeigen wir Ihnen, worauf Sie bei der Auswahl der für Ihr Unternehmen am besten geeigneten Technologie achten sollten.

Aber werfen wir zunächst einen Blick auf einige der größten Vorteile der Integration von Salesforce in Ihre PSA-Lösung.

Vorteile der Integration von einer PSA-Lösung und Salesforce

Eine PSA-Salesforce-Integration bietet einen zentralen Ort für die Verwaltung aller Aspekte der Bereitstellung von Professional Services. Unternehmen erhalten Einblicke in jede Phase des Auftragslebenszyklus. Von Chancen und Angeboten bis hin zur Projektdurchführung und Rechnungsstellung können PS-Organisationen die Servicebereitstellung dank der im Folgenden erläuterten Vorteile verbessern.

Optimierung der Teamauslastung, Ressourcenzuteilung und Projekttransparenz

Der Zugriff auf Vertriebsdaten ermöglicht es Professional-Services-Organisationen, proaktiver zu handeln. Sie können vorausschauender planen und früher im Bereitstellungslebenszyklus sicherstellen, dass das Team die anstehenden Projekte umsetzen kann.

Professional Services Automation für Salesforce ermöglicht Benutzer:innen den Zugriff auf genaue Echtzeitdaten. Diese Transparenz erleichtert die Analyse des eingehenden Bedarfs unter Berücksichtigung der aktuellen Arbeit und der Ressourcen. Auf dieser Grundlage kann das Professional-Services-Team den Kapazitätsbedarf ermitteln und den gesamten Ressourcenpool genauer prognostizieren.

Darüber hinaus können Serviceabteilungen die Auslastung maximieren. Dank Echtzeiteinblicken in Projekte und Ressourcen können Professional-Services-Teams überlastete und nicht ausreichend beanspruchte Ressourcen schnell identifizieren und die Arbeitslast entsprechend umverteilen.

Vernetzung von Vertrieb, Bereitstellung und Finanzen durch nahtlose Datenintegration

Eine PSA-Salesforce-Integration ist ein guter Anfang, um die Lücken zwischen Vertrieb und Bereitstellung von Professional Services zu schließen. Auf der Grundlage eines einzigen Datensatzes können Professional-Services-Teams mit dem Vertrieb zusammenarbeiten, um neue, wertorientierte Angebote für Kund:innen zu entwickeln.

Die Übergaben zwischen Vertrieb und Service verlaufen schneller und reibungsloser. Professional-Services-Teams sind auf Projekte vorbereitet und werden nicht überrumpelt. Die Vertriebsteams können ihnen den Weg mit Angeboten ebnen, die genau widerspiegeln, welchen Mehrwert die Services haben.

Eine effektive PSA-Lösung kann auch mit Systemen für Enterprise Resource Planning (ERP), für das Personalwesen und mit Work-Management-Plattformen vernetzt werden. Dies ermöglicht Serviceorganisationen, die PSA-Funktionen für alle Aspekte des Lebenszyklus zu nutzen – von den Chancen über alle Projekte und Ressourcen bis hin zu den Finanzen.

Im Idealfall werden alle Touchpoints der Kund:innen einbezogen. Die Lösung kann als zentrale Datenquelle für alle Aufträge dienen. Alle arbeiten mit denselben hochwertigen, aktuellen Informationen, was eine bessere Abstimmung und Zusammenarbeit ermöglicht.

Die PSA-Software kann beispielsweise Daten aus den Work-Management-Systemen erfassen, die die Teams bereits verwenden, und Projektmanager:innen erhalten einen Überblick über die unternehmensweite Kapazität und den Projektstatus. So kann die PS-Abteilung die verschiedenen Arbeitsweisen von Teams unterstützen, seien es agile, hybride oder traditionelle Methoden.

Nutzung von Echtzeiteinblicken und Berichten zur Verbesserung der Projektprofitabilität und Ressourcenzuteilung

Eine PSA-Softwarelösung bietet Professional-Services-Organisationen praxisrelevante Daten und Analysen, um Kosten zu sparen, den Umsatz zu steigern und die Profitabilität zu erhöhen.

Der 2024 Professional Services Maturity Benchmark Report von SPI ergab, dass die leistungsstärksten Organisationen, die PSA einsetzen, folgende Ergebnisse erzielen:

• 31 % höherer Jahresumsatz für jede:n abrechenbare:n Berater:in
• 20 % weniger Umsatzverluste
• 23 % mehr Echtzeittransparenz für Führungskräfte
• 28 % genauere Prognosen

Die Kombination einer PSA-Lösung und Salesforce bietet viele Vorteile, darunter eine fundierte, intelligente Entscheidungsfindung in der gesamten Organisation.

Sie können mit PSA-Software unter anderem verschiedene Szenarien basierend auf den Vertriebsdaten aus Salesforce simulieren. Auf diese Weise können Sie visualisieren, wie sich verschiedene Szenarioänderungen auf aktuelle Projekte, Budgets und Mitarbeiter:innen auswirken könnten.

Durch das Erstellen benutzerdefinierter Berichte und Dashboards können alle Stakeholder die Daten und Analysen sehen, die für ihre Arbeit relevant sind. CEOs interessieren sich möglicherweise für die Gewinnmargen, die Finanzausgaben und die Gesamtentwicklung des PS-Portfolios. Dies bildet die Grundlage für eine fundierte Entscheidungsfindung und schafft ein Verständnis dafür, wie das Unternehmen die Fortschritte in Richtung seiner strategischen Ziele verfolgt.

Darüber hinaus hilft der Einsatz einer PSA-Lösung Professional-Services-Teams, die Projektplanung zu verbessern, da die Ressourcen- und Umsatzprognosen genauer werden. Die Ressourcenzuteilung kann optimiert werden, um die Projektfristen einzuhalten, die Anforderungen der Kund:innen zu erfüllen und die finanziellen Ziele zu erreichen. Wenn die Mitarbeiter:innen an den Projekten arbeiten, die ihren Kompetenzen und Erfahrungen entsprechen, verbessert sich die Auslastung und somit auch die Arbeitsmoral.

Darüber hinaus können Mitarbeiter:innen durch einen besseren Überblick über Projekte und Ressourcen drohende Probleme früher erkennen. Ob Ressourcenbeschränkungen oder ein potenzieller Engpass – PS-Teams können schnelle Anpassungen vornehmen und Projekte auf Kurs halten. Dadurch werden Umsatzverluste und Kostenüberschreitungen bei Projekten minimiert.

Mit PSA-Software lassen sich zudem die Betriebskosten senken, da sie es Organisationen ermöglicht, standardisierte, automatisierte und wiederholbare Prozesse zu etablieren. Diese sorgen für größere Effizienz und schnellere Abläufe über den gesamten Quote-to-Cash-Lebenszyklus hinweg.

Die Integration von PSA und Salesforce steigert diese Effizienz noch weiter, indem wichtige Informationen auf einer einzigen Plattform zusammengeführt werden, sodass Sie schneller und einfacher verwertbare Erkenntnisse gewinnen.

Bessere Ergebnisse dank Salesforce und PSA

Die Integration von Salesforce und PSA kann zu zahlreichen positiven Ergebnissen führen, darunter:

Bessere Erlebnisse für Kund:innen: Durch die Standardisierung von Prozessen sowie eine effizientere Arbeitsweise schaffen Professional-Services-Organisationen Konsistenz für ihre Kund:innen. Vom ersten Angebot bis zur Rechnungsstellung haben diese das Gefühl, dass sie es mit einem einzigen Unternehmen zu tun haben und nicht mit einer Reihe von Abteilungen, die nicht aufeinander abgestimmt sind.

Auch die Kommunikation mit den Kund:innen ist klar und einheitlich. Die Projektleiter:innen halten sie über den Projektfortschritt auf dem Laufenden, und es gibt keine Überraschungen wie Verzögerungen, Änderungsaufträge oder Kostenüberschreitungen.

Die Erwartungen werden erfüllt oder übertroffen, wenn die Kund:innen genau das erhalten, was sie sich gewünscht haben – und zwar pünktlich, im Rahmen des Budgets und mit hoher Qualität.

Strategischer Einfluss der Professional-Services-Abteilung: Die Professional-Services-Leitung ist nicht mehr vom Rest der Organisation isoliert, sondern hat jetzt ein strategisches Mitspracherecht bei der Ausrichtung des Unternehmens. PSA für Salesforce stärkt das Vertrauen in die Daten und unterstreicht den Mehrwert, den PSA für Kund:innen und das Unternehmen hat. Professional-Services-Teams können besser mit anderen Funktionsbereichen zusammenarbeiten und haben einen besseren Überblick über das große Ganze.

Klare und aufschlussreiche Einblicke in Chancen und Aufträge: Alle, vom CEO bis zu den einzelnen Mitarbeiter:innen, haben Zugriff auf genaue, aktuelle Informationen, was eine objektive und schnellere Entscheidungsfindung ermöglicht. Die Mitarbeiter:innen vertrauen auf die Daten und verstehen, warum bestimmte Entscheidungen getroffen werden.

Ein umfassender Einblick in den Erfolg und den Status von Projekten sorgt für ein gutes Projektmanagement und damit für eine schnellere und profitablere Servicebereitstellung. Zudem können PS-Abteilungen nun ihre Chancen maximieren, anstatt reaktiv zu planen. Eine höhere Effizienz sowie ein besseres Ressourcen- und Projektmanagement ermöglichen es dem Vertriebsteam, mehr Services zu verkaufen.

Abstimmung der Prioritäten: Professional Services, Customer Success und andere Geschäftsbereiche sind sich einig über die Prioritäten, damit sie Kund:innen binden können. Abgestimmte organisatorische Chartas zur Akquise und Bindung von Kund:innen sichern die aktuellen Umsätze und Marktanteile. Diese Abteilungen können zusammenarbeiten und integrierte Professional-Services- und Customer-Success-Modelle bereitstellen, um die Zufriedenheit der Kund:innen zu steigern.

Auswahl und Implementierung der richtigen PSA-Lösung

Bis hierhin wurde in diesem Artikel erläutert, welche Vorteile eine Vernetzung von Salesforce und einer Professional-Services-Automation-Lösung bieten kann. Aber wie können Professional-Services-Teams eine solche Lösung auswählen? Im Wesentlichen sollten Top-PSA-Lösungen Professional-Services-Organisationen Folgendes ermöglichen:

• umfassende und ganzheitliche Einblicke in Chancen, Aufträge, Projekte und Ressourcen sowie Finanzen, über alle Systeme, Teams und Tools hinweg
• proaktive und kollaborative Bearbeitung von Bereitstellungsproblemen mit regelmäßigen Updates in einem einzigen System
• Ausrichtung aller Rollen und Führungskräfte mit Kontakt zu Kund:innen auf den Erfolg der Kund:innen durch die Bereitstellung von Echtzeiteinblicken in den Erfolg, die Finanzen und den Status der Aufträge
• Möglichkeit für Teams, mit verschiedenen Methoden zu arbeiten, wie z. B. traditionelles Projektmanagement, agiles Work-Management, kollaboratives Work-Management und hybrides Work-Management, wobei der Fortschritt im PSA-System sichtbar ist
• Einhaltung der Finanzprozesse durch schnellere Übermittlung korrekter Finanzdaten an das System of Record
• Einblicke in die Kompetenzen und Karriereziele der Mitarbeiter:innen und Berücksichtigung dieser bei der Planung, damit die Arbeit auf die Stärken und berufliche Entwicklung der Mitarbeiter:innen abgestimmt ist
• Entwicklung der nötigen Agilität, um Ressourcen- und Bereitstellungspläne schnell anzupassen, weiterzuleiten und zu implementieren, um den Erfolg der Kund:innen zu fördern
• Implementierung von Best Practices und Richtlinien für die Governance und Compliance für eine genaue, zeitnahe und konforme Berichterstattung bei gleichzeitiger Flexibilität in Bezug auf neue Servicebereitstellungsmethoden und Geschäftsmodelle

Im Folgenden führen wir einige spezifische Funktionen auf, über die eine PSA-Salesforce-Lösung verfügen sollte:

Eine bidirektionale Integration ist für die Verbesserung der Analyse- und Berichtsgenauigkeit unerlässlich. Andernfalls erhält die Organisation keinen vollständigen Überblick über die Aufträge, und wichtige Details werden übersehen.

Die einfache Integration mit allen Systemen für das Customer Management und die Servicebereitstellung helfen, ein vollständiges Bild des Lebenszyklus zu erhalten und kluge Entscheidungen zu treffen.

Achten Sie auch auf umfassende Transparenz in Bezug auf alle Aspekte des Projektmanagements, einschließlich potenzieller Aufträge. Die Lösung sollte dem Account-Team konsistente Statusupdates über das gesamte Quote-to-Cash-Ökosystem hinweg liefern. Professional-Services-Teams sollten in der Lage sein, ein gemeinsames Modell für die Servicebereitstellung zu erstellen – von der Chance über die Bereitstellung bis hin zur Abrechnung.

Wichtig ist auch die Vernetzung mit Tools für das Rechnungsmanagement. Wenn Sie in der Lage sind, Daten von Ihrer PSA-Lösung an die ERP-Software zu übermitteln, können Sie genaue Rechnungsdaten erhalten, die Forderungslaufzeit (Days Sales Outstanding, DSO) reduzieren und die Zeit für die Erstellung von Rechnungen minimieren.

Die Automatisierung von Workflows für die Abrechnung und Berichterstattung steigert die Effizienz, ermöglicht eine genauere Abrechnung und kann zu einer höheren Profitabilität Ihres Unternehmens führen.

Automatisierte, intelligente Zeiterfassung und Genehmigungen sind der Schlüssel zu einer hohen abrechenbaren Auslastung. Die PSA-Lösung sollte Ihnen ermöglichen, den gemeldeten tatsächlichen Aufwand zu überwachen und zu ermitteln, inwiefern dieser Aufwand in Form von tatsächlichen Stunden und Kosten zum Projektfortschritt beigetragen hat.

Integration Ihrer PSA-Lösungen mit Software für Configure, Price, and Quote (CPQ)

Die Erstellung eines Angebots im Professional-Services-Bereich kann komplex und zeitaufwändig sein. Diese Herausforderung erfordert möglicherweise ein spezielleres Tool, das Angebote für Service-Chancen erstellt.

CPQ-Software beschleunigt den Angebotsprozess für Professional-Services-Vertriebsteams. Dank automatisierter Elemente wie Preisblättern und Vorlagen können die Vertriebsteams Zeit sparen und die Genauigkeit verbessern.

CPQ-Software für Professional Services kann wichtige Probleme lösen, wie z. B. eine inkonsistente Preisgestaltung, Umsatzverluste durch falsche Angebote und Rechnungen, Abwanderung von Kund:innen sowie verlorene Verkaufschancen. Der Prozess vom Vertrieb bis zur Bereitstellung verläuft reibungsloser, was zu zufriedenen Kund:innen und Auftragswiederholungen führt.

Salesforce verfügt über ein eigenes CPQ-System, aber möglicherweise ist ein eigenständiges CPQ-System für Professional Services besser für Ihre Anforderungen geeignet. In diesem Fall können Sie Salesforce und Ihre CPQ-Software in eine PSA-Lösung integrieren und so genaue und aktuelle Informationen aus mehreren Systemen beziehen.

Vertriebsteams können Echtzeitdaten wie Ressourcenkapazitäten, Budgets und Zeitpläne abrufen, um ihre Angebote zu erstellen.

Optimierung Ihres Workflows

Eine Integration von PSA und Salesforce steigert die Effizienz und ermöglicht es Unternehmen, mehr Services zu verkaufen, Kund:innen zu binden und die Profitabilität zu erhöhen.

Unternehmen arbeiten wie eine rationalisierte Maschine, wenn die Mitarbeiter:innen Einblick in alle Phasen des Auftragslebenszyklus haben.

Dadurch sind Professional-Services-Organisationen besser in der Lage, ihre Ressourcen optimal zu nutzen und sicherzustellen, dass sie mit ihren Projekten die finanziellen Ziele erreichen.

Die richtige Lösung für Professional Services Automation ermöglicht Teams, ihre Arbeit schneller, effizienter und mit größerer Zuversicht umzusetzen. Sehen Sie sich unsere On-Demand-Demo zu PSA an, um zu erfahren, wie Sie mit Planview Ihren Quote-to-Cash-Prozess verbessern und die Anforderungen Ihrer Kund:innen konsequent erfüllen können, ohne Ihr Technologie-Ökosystem neu erfinden zu müssen.