Ressourcenmanagement: Teams managen und Engpässe einplanen

Da viele IT-Abteilungen und Project Management Offices (PMOs) regelmäßig vor einem erheblichen Fachkräftemangel und begrenzten Finanzmitteln für Projekte stehen, sind das Ressourcenmanagement und Softwaretools, die die erforderlichen Funktionen bieten, so wichtig wie noch nie zuvor.

Software für das Ressourcenmanagement und die entsprechenden Prozesse bieten einen besseren Überblick über die Aktivitäten, die die Mitarbeiter tatsächlich durchführen, und darüber, welche Mitarbeiter für bestimmte Aufgaben zu einem bestimmten Zeitpunkt zur Verfügung stehen. Sie sind jedoch auch unerlässlich beim Aufstellen eines Business Cases, um die Einstellung neuer Ressourcen zu rechtfertigen.

Trotz der potenziellen Vorteile aktueller Ressourcenmanagement-Technologien verwenden viele Unternehmen immer noch Kalkulationstabellen, um ihre Ressourcen zu verwalten. Das Ergebnis sind zeitliche Verzögerungen und Fehlinformationen, da es möglicherweise keinen klaren Überblick über die verschiedenen Projektaktivitäten gibt.

Bei einem solchen Ansatz können Ressourcen schnell überbucht werden und Prozesse werden ausgebremst. In einer Zeit, in der viele Unternehmen Strategien zur digitalen Transformation umsetzen möchten, die sich auf das Geschäft in den kommenden Jahren auswirken könnten, ist dies nicht akzeptabel.

Softwarelösungen für das Ressourcenmanagement, einschließlich Projekt- und Portfoliomanagement (PPM), helfen Unternehmen, die Herausforderungen zu bewältigen, die sich aus einem mangelnden Projektüberblick ergeben. Mit solchen Lösungen lässt sich mühelos ermitteln, an welchen Projekten die Mitarbeiter arbeiten und ob sich Projekte aufgrund fehlender verfügbarer Ressourcen verzögern werden.

Unternehmen aus nahezu allen Branchen stehen vor der Herausforderung, Ressourcen effektiv zu verwalten. Viele konnten diese Schwierigkeiten durch den Einsatz von Ressourcenmanagementplattformen überwinden. Nachfolgend finden Sie einige Beispiele aus verschiedenen Branchen.

Finanzdienstleistungstechnologie

Ein Anbieter von Abwicklungs- und Zahlungstools für die Finanzdienstleistungsbranche hat einen eigenen Geschäftsbereich für Kundenprojekte. Dem Team gehören etwa 50 Geschäftsanalysten, Projektkoordinatoren, Projektmanager und andere Verantwortliche für Initiativen an. Die Initiativen wiederum sind in etwa 20 Projekttypen unterteilt.

Projekte im Unternehmen bestehen in der Regel aus 200 bis 500 Aufgaben, die oftmals voneinander abhängig sind. Es werden etwa 125 aktive Projekte gleichzeitig durchgeführt, für die ungefähr 700 Ressourcen benötigt werden. Aufgrund einer unübersichtlichen Ressourcenzuteilung traten folgende Probleme auf:

• Projekte verzögerten sich wiederholt.
• Ressourcen konnten an wichtigen Projektstatus-Meetings nicht teilnehmen.
• Notwendige Arbeitspakete verzögerten sich.

Die Ressourcen gaben an, dass sie sehr häufig überarbeitet und doppelt gebucht waren. Manager hatten keinen Überblick über die Auslastung ihrer Ressourcen.

Das Unternehmen setzte ein Tool für das Bedarfs- und Kapazitätsmanagement ein, mit dem Ressourcenmanager den aktuellen Stand der Arbeit verstehen können. Sie können Daten wie Berichte zu Zeitnachweisen und durchschnittliche rückgemeldete Zeit nach Projekttyp und Rolle analysieren und diese Informationen verwenden, um zukünftige Statusinformationen vorherzusagen.

Die Berichtsfunktion des von ihnen eingesetzten Tools bietet allen Ressourcenmanagern wöchentliche Berichte zu Zeitnachweisen, um ihnen einen Einblick in die Aktivitäten der Ressourcen zu geben. Auf diese Weise können Manager sehen, woran ihre Ressourcen wirklich arbeiten. Solche Berichte dienen auch als Grundlage, um Mittel für die Einstellung neuer Mitarbeiter zu beantragen. Ressourcenmanager können besser entscheiden, welche Mitarbeiter welchen Projekten zugeordnet werden sollen.

Das Unternehmen führt nun Meetings zur Ressourcenzuweisung durch, bei denen Ressourcenmanager und Mitglieder verschiedener Abteilungen auf Berichte zugreifen können, um fundiertere Entscheidungen zu treffen. Es gibt weniger Konflikte zwischen Projekten, und Ressourcen wissen, dass ihre Manager die Auslastung besser verstehen und Bereiche identifizieren können, in denen Verbesserungsbedarf besteht.

Der vielleicht wichtigste Aspekt ist der, dass Manager Anfragen nach zusätzlichem Personal mit Fakten rechtfertigen können, die den Bedarf belegen.

Hochschulwesen

Ein weiteres Beispiel stammt aus dem Hochschulwesen. Eine Universität stand vor zahlreichen Herausforderungen:

• Probleme mit der Pflege von Ressourcendaten
• fehlende Echtzeitdaten für eine fundierte Entscheidungsfindung
• inkonsistente Kommunikation zwischen Projektmanagern und Ressourcenmanagern
• mangelnde Rückverfolgbarkeit der Ressourcenzusagen

Nach der Implementierung eines Tools für das Bedarfs- und Kapazitätsmanagement, mit dem die Universität ihre Ressourcenplanung durchführte, konnte sie sicherstellen, dass die Ressourcen an den richtigen Projekten arbeiten.

Informationen zu den Ressourcen sind präziser als zuvor, und die Institution nutzt die Plattform nun, um mehr als 12.000 Ressourcenanfragen zu verarbeiten. Das System stellt im Handumdrehen wertvolle Daten für Führungskräfte, Projektmanager und Ressourcenmanager bereit.

Krankenversicherung

Einem Versicherungsunternehmen mangelte es an einem ganzheitlichen Überblick über Bedarf und Kapazität. Daher war es schwierig, den anstehenden Bedarf zu priorisieren und zu kommunizieren, ohne seine Ressourcen einzuschränken. Ziel des Unternehmens war es, das Management von Aktivitäten, Ressourcen, Investitionsplanung und Berichtswesen zu verbessern.

Ein besonderes Augenmerk musste dabei auf Governance gelegt werden. Für das Unternehmen war es jedoch ebenso wichtig, Bedarf und Kapazität vorhersagen zu können, um eine genaue Investitionsplanung durchzuführen. Die Möglichkeit, die Berichtsfunktionen zu erweitern, wurde zur obersten Priorität. Führungskräfte sollten stets die Informationen zur Hand haben, die sie benötigen, um kritische Geschäftsentscheidungen zu treffen und um sicherzustellen, dass das Projektportfolio an den strategischen Zielen gemessen wurde.

Das Unternehmen setzte eine Lösung für das Work-Management und Ressourcenmanagement ein, um den Bedarf, der von mehreren Quellen einging, auszubalancieren und um den Ressourcen Aktivitäten zuzuweisen, sodass die rentabelsten Projekte auch wirklich umgesetzt werden. Das Ergebnis:

• Sie können die verfügbaren Ressourcen optimal nutzen und die Aktivitäten priorisieren, die einen Mehrwert schaffen und an der Unternehmensstrategie ausgerichtet sind.
• Sie können die Ressourcenkapazität optimieren, damit die richtige Mischung an Aktivitäten zur richtigen Zeit erledigt wird.
• Sie können sicherstellen, dass die Personalbesetzung strategisch erfolgt, um Wert und Produktivität zu maximieren.
• Sie können sicherstellen, dass verschiedene Gruppen zusammenarbeiten, damit Personal und Ressourcen auf der Grundlage der Projektpriorisierung verteilt werden.

Detaillierte Berichte bieten den Managern Ist-Daten und Prognosedaten sortiert nach Portfolio und Projekt sowie einen Überblick über die Aktivitäten, denen Personal zugeteilt wurde oder noch nicht, um auf diese Weise Ressourcenlücken zu identifizieren. Mithilfe der Details auf jeder Ebene erhalten Entscheidungsträger all jene Daten, die sie benötigen, um sicherzustellen, dass die Kapazität ausreicht, um den Bedarf jetzt und auch noch in 18 Monaten zu erfüllen.

Fertigung

Ein Hersteller von optischen Linsen hatte Probleme mit einer ungenaue Portfolioplanung und klagte über mangelnden Überblick über seine Ressourcen. Typischerweise verwaltet der Project Management Officer (PMO) ein Portfolio von Programmen und Projekten in Höhe von 20 Millionen US-Dollar. Hinzu kommen weitere ungeplante Projekte in der Pipeline in Höhe von 10 Millionen US-Dollar.

Die Herausforderung bestand darin, Ressourcen und Arbeit in einem Gleichgewicht zu halten.Das Unternehmen nutzte Kalkulationstabellen, um 150 Mitarbeiter und alle seine Projekte zu verwalten. Ein maßgeschneidertes Projektmanagementtool erwies sich als unzureichend und arbeitsintensiv, und es fand kein echtes Ressourcenmanagement statt.

Projektteams mussten oft neue Projekte ablehnen, weil keine Ressourcen vorhanden waren, um sie zu unterstützen. Ohne Einblick in die Ressourcenzuteilung und die verfügbaren Kompetenzen verlor das PMO bei den Stakeholdern an Glaubwürdigkeit.

Das Unternehmen implementierte eine Lösung für das Work- und Ressourcenmanagement, um die Ressourcen-Governance sicherzustellen, und kann nun den Bedarf priorisieren und die Auswirkungen auf Ressourcen auswerten.

Die Lösung bietet dem Unternehmen einen Überblick über sein gesamtes Portfolio sowie die Möglichkeit, die richtigen Programme und Projekte aufeinander abzustimmen. Sie zeigt, wie sich jedes vorgeschlagene Projekt unmittelbar und langfristig auf andere Projekte und Ressourcen auswirken wird.

Bislang verpflichteten sich Gruppen zur Bearbeitung einzelner Projekte, ohne die tatsächliche Ressourcenkapazität zu berücksichtigen. Die Daten aus der Software zeigen nun, welche:

• Ressourcen zur Verfügung stehen und welche nicht.
• Ressourcen übermäßig gebunden sind und welche über Kapazitäten für neue Arbeiten verfügen.
• Kompetenzen verfügbar sind und wo möglicherweise externe Ressourcen benötigt werden.

Regierung

Die einzelnen Organe einer Landesregierung, sprich Senat, Rat und andere verwandte Gruppen, teilen sich die Ressourcen des Rechenzentrums für die Legislative. Sie standen vor dem Problem, dass das Management nicht wusste, woran ihre Ressourcen arbeiteten.

Durch die Implementierung einer PPM-Lösung als System of Record können Projektmanager den Überblick über die Ressourcen behalten und wissen jederzeit, zu wie viel Prozent die Ressourcen jeweils welchen Projekten zugeteilt sind. Sie wissen, ob jemand im kommenden Jahr an einem genehmigten Projekt arbeiten wird, wie lange und welche Rolle diese Person einnehmen wird.

The PPM system has increased efficiencies and reduced the cost of operation. The government has had several hundred people and many of its 900 or so projects integrated with the solution, and has been able to double throughput and cut costs by 75 %.

Über die Plattform wird der Ressourcenbedarf erfasst, und jeden Monat werden Berichte über den Projektstatus ausgegeben. Der wahre Wert der Lösung besteht darin, dass Projektmanager wissen, dass sie an genehmigten Projekten arbeiten und dass sie Ressourcen zugeteilt bekommen können, wenn sie sie benötigen.

Einer der größten Vorteile eines effektiven Ressourcenmanagements besteht darin, dass Manager einfacher einen Business Case für die Neueinstellung oder Umschulung von Ressourcen aufstellen können.

Laut Optimize, einem Anbieter von Software für die Personalbeschaffung, besteht einer der wichtigsten Schritte beim Aufstellen eines Business Cases darin, ein Audit der aktuellen Aktivitäten der Mitarbeiter durchzuführen.

Durch solche Audits erfahren Sie, wie viel Arbeit die Mitarbeiter tatsächlich leisten. Diejenigen, die Entscheidungen über die Einstellung neuer Ressourcen treffen, benötigen aktuelle Daten zum Leistungsniveau, um ermitteln zu können, ob die derzeitigen Mitarbeiter tatsächlich mit voller Kapazität arbeiten.

Manager können Audits durchführen, indem sie einzeln mit Mitarbeitern sprechen, um zu erfahren, wie viel Zeit zum Erledigen bestimmter Aufgaben benötigt wird und für welche Aufgaben sie verantwortlich sind. Im Rahmen des Ressourcenmanagements wird dann eine Bedarfsanalyse durchgeführt, um die Aufgaben abzubilden und zu zeigen, wie viel Zeit zum Erledigen der einzelnen Aufgabe benötigt wird.

Diese Einzel-Audits können jedoch sehr zeitaufwändig, teuer und subjektiv sein. Daten, die aus einem System kommen, sind objektiv. Hinzu kommt, dass die Nutzung eines solchen Systems insgesamt weniger zeitaufwendig ist.

Wenn der Geschäftsleitung objektiv gezeigt werden kann, dass ihre Ressourcen Schwierigkeiten haben, die Arbeiten abzuschließen oder weitere Aktivitäten anzunehmen, lässt sie sich vielleicht davon überzeugen, mehr Mitarbeiter einzustellen.

Manager, die versuchen, einen Business Case aufzustellen, können auch die Nachteile hervorheben, die sich ergeben würden, wenn keine weiteren Mitarbeiter eingestellt werden. Zur Darstellung eines solchen Szenarios können sie im Rahmen des Ressourcenmanagements Kapazitätsanalysen durchführen. Durch Aufzeigen der negativen Auswirkungen lässt sich auch das Schadensausmaß für das Unternehmen bei fehlenden erforderlichen Ressourcen verdeutlichen. Beispiele:

• Projekte werden nicht termingerecht abgeschlossen
• Kundenzufriedenheit sinkt
• Qualität nimmt ab
• Beeinträchtigung der Kapitalrendite
• Stress und Fluktuation der Mitarbeiter durch zu viel Arbeit

Tools zur Analyse von Kapazität und Bedarf helfen Managern auch dabei, festzulegen, welche Teammitglieder sie benötigen, indem sie folgende Daten liefert:

• Wie viele Leute müssen eingestellt werden?
• Welche Rollen würden die neuen Mitarbeiter haben?
• Wie viel Erfahrung und welche Fähigkeiten werden für die einzelnen Rollen benötigt?
• Eine Beschreibung ihrer Hauptaufgaben
• Marktübliche Gehaltsspannen

Unternehmen agieren heute in einem Geschäftsumfeld, in dem es eine begrenzte Anzahl an Ressourcen und einen erhöhten Bedarf an Projekten rund um die digitale Transformation, Entwicklung neuer Software, Markterweiterung, neue Einrichtungen und vieles andere mehr gibt.

Das bedeutet, dass Unternehmen ihre Ressourcen gut verwalten müssen, um Verzögerungen oder gar Absagen von Projekten zu verhindern. Aber diese Aufgabe ist nicht ganz einfach.Manager stehen seit Langem vor der Herausforderung, dass sie nicht wissen, wer woran arbeitet und ob Ressourcen gebunden sind, wenn sie anderweitig benötigt werden.

Das Ressourcenmanagement bietet eine Lösung für dieses Problem. Dank des Überblicks über die Aktivitäten, denen die Ressourcen zugeteilt sind, kennen Führungskräfte die Auslastung ihrer Ressourcen und können diese entsprechend aktuellen Aktivitäten zuweisen und den zukünftigen Bedarf genauer abschätzen.