Einführung in Kanban

Im Gegensatz zu anderen Methoden für die Verwaltung von Workflows, die von Anfang an mit großen „revolutionären“ Veränderungen verbunden sind, geht Kanban in kleinen „evolutionären“ Schritten vor. Die Kanban Methode basiert auf der Grundwahrheit, dass Sie wissen müssen, wo Sie stehen, bevor Sie das gewünschte Ziel erreichen können.

Kanban lässt sich auf praktisch jede Art von Arbeit mit einem wiederholbaren Prozess anwenden. Wenn Ihre Arbeit dem Prinzip „Zu erledigen“, „In Arbeit“ und „Erledigt“ folgt, kann sie auf einem Kanban-Board verwaltet werden.

Bevor wir näher auf diese Frage eingehen, möchten wir kurz erklären, was wir meinen, wenn wir über Kanban-Boards und Kanban-Karten sprechen.

Stellen Sie sich ein Whiteboard vor, das in vertikale Bahnen unterteilt ist. Jede Bahn stellt einen Schritt in Ihrem Prozess dar: „Zu erledigen“, „In Arbeit“ und „Erledigt“.

In Kanban beginnt die Arbeit immer auf der linken Seite des Boards und bewegt sich dann nach rechts: In der Bahn ganz links befinden sich in der Regel Arbeitselemente, die noch nicht begonnen wurden, und in der Bahn ganz rechts die Arbeitselemente, die bereits abgeschlossen sind.

Neben der Visualisierung Ihrer Prozessschritte können Kanban-Boards auch Einblicke in andere Informationen zu Ihrer Arbeit geben, wie zum Beispiel Prozessrichtlinien (Regeln für die Verwendung des Boards) und Grenzwerte für die laufende Arbeit (Work-in-Process-, WIP-Limits). Hier finden Sie weitere Informationen zu Kanban-Boards.

In Kanban werden die Arbeitselemente durch Karten dargestellt. Stellen Sie sich diese als Haftnotizen auf einem Whiteboard vor.

Jede Karte oder Haftnotiz repräsentiert ein Arbeitselement. In diesem Artikel erfahren Sie mehr über Kanban-Karten. Wir empfehlen Ihnen jedoch, zunächst diesen Überblick über die Funktionsweise von Kanban-Boards und Kanban-Karten zu lesen.

So funktionieren Kanban-Boards und Kanban-Karten

Nehmen wir einmal Folgendes an, um die Funktionsweise von Kanban zu veranschaulichen: Sie möchten auf Ihrem Kanban-Board alle Tricks visualisieren, die Sie Ihrem neuen Welpen beibringen wollen: Sitzen, Bleiben, „Platz“ machen, Kommen und Schütteln. Für die Zwecke dieses Beispiels genügt eine einfache Einteilung Ihres Kanban-Boards in die drei Bahnen „Zu erledigen“, „In Arbeit“ und „Erledigt“.

Zur Darstellung dieser Aufgaben auf einem Kanban-Board würden Sie für jeden der Tricks eine Karte erstellen:

• Max das Sitzen beibringen
• Max das Bleiben beibringen
• Max das „Platz“ machen beibringen
• Max das Kommen beibringen
• Max das Schütteln beibringen

Wenn Sie noch nicht mit dem Training begonnen haben, befinden sich alle Karten in der Bahn „Zu erledigen“. Sobald Sie mit der Bearbeitung beginnen, verschieben Sie die Karten zu „In Arbeit“. Wenn Max einen Trick erfolgreich gelernt hat, kommt die entsprechende Karte in „Erledigt“.

Im Gegensatz zu einer physischen Haftnotiz bietet Ihnen eine digitale Kanban-Karte die Möglichkeit, Notizen hinzuzufügen, Dateien und Links anzuhängen und Angaben zum aktuellen Stand der Arbeit zu machen. Diese Informationen können Sie als Referenz verwenden oder mit anderen Personen teilen, die möglicherweise an der Arbeit beteiligt sind.

Wenn Sie sich das Training von Max mit Ihrem Partner oder Ihrer Partnerin teilen (oder dies zur eigenen Information tun möchten), können Sie zur Kanban-Karte für „Max das Sitzen beibringen“ die folgenden Details hinzufügen:

• Eine Definition von „erledigt“: Max führt erfolgreich das gesprochene Kommando „Sitz“ aus, ohne dass es wiederholt werden muss.
• Weitere Einzelheiten zur Durchführung der Aufgabe: Wir halten eine geschlossene Faust über seinem Kopf, während wir das Kommando „Sitz“ sprechen. Jedes Mal, wenn er erfolgreich sitzt, geben wir ihm zur Belohnung ein Leckerli.
• Tipps für die erfolgreiche Erledigung der Aufgabe: Link zu einem Video auf YouTube: „So bringen Sie Ihrem Hund das Sitzen bei“ von einem professionellen Hundetrainer
• Updates in Form von Kommentaren auf der Karte: „Heute haben wir 15 Minuten lang geübt. Max saß beim ersten Versuch etwa die Hälfte der Zeit, aber nur, wenn es ein Leckerli gab. Er scheint die Leckerli mit Rindfleisch lieber zu mögen als die mit Erdnussbutter.“

Auf Ihrem Kanban-Board ist einfach zu erkennen, wie das Training von Max voranschreitet: Sie sehen, dass er erfolgreich drei der fünf Tricks gelernt hat und aktiv an den anderen beiden arbeitet. Wenn Sie die anderen beiden Aufgaben öffnen, erfahren Sie, wie Max vorankommt und ob Ihr Partner Kommentare hinterlassen hat, die Ihnen beim weiteren Training von Max helfen könnten.

Kanban ist eine Methode, die ursprünglich von Toyota entwickelt wurde, um die Prozesse der Automobilfertigung zu rationalisieren. In Anlehnung an die „Just-in-time“-Bestellpraktiken in Lebensmittelgeschäften stellten die Fließbandarbeiter von Toyota mit einem Kanban (das heißt einer Karte) die Schritte in ihrem Fertigungsprozess dar.

Die ursprünglichen Formen von Kanban waren größtenteils analog – physische Tafeln und Karten, die manuell aktualisiert wurden. Heute hat sich Kanban zu einem digitalen System weiterentwickelt.

Obwohl physische Kanban-Boards und Kanban-Karten ein hilfreiches Hilfsmittel zum Erlernen der Grundlagen von Kanban sein können, sind die Flexibilität, Funktionalität und Sichtbarkeit der digitalen Kanban-Tools nicht zu übertreffen.

Natürlich ist die obige Erklärung zu Kanban-Boards und Kanban-Karten stark vereinfacht. Sie hilft jedoch, die Grundprinzipien der Verwendung von Kanban-Boards zu veranschaulichen. Sie können praktisch jeden Prozess auf jeder Ebene Ihres Unternehmens visualisieren, indem Sie Karten von links nach rechts durch definierte Schritte in einem Prozess bewegen und innerhalb der Karten Angaben zur Arbeit machen.

Der große Nutzen der Kanban Methode liegt in ihrer extremen Flexibilität. Im Folgenden möchten wir Ihnen jedoch einige Kanban Praktiken und Konzepte vorstellen, die besonders wichtig für Ihren Erfolg sind.

(Anmerkung: Es gibt viele Möglichkeiten, Kanban zu definieren. Mit dieser Auflistung der Kernelemente möchten wir keine neue Definition einführen, sondern die allgemeinen Prinzipien zusammenfassen).

1. Arbeit visualisieren

Durch die Erstellung eines visuellen Modells Ihrer Arbeit und Prozesse können Sie beobachten, wie die Arbeit durch das Kanban-System fließt. Wenn Sie die Arbeit sichtbar machen und visuelle Hinweise für Blockaden, Engpässe und Warteschlangen nutzen, verbessern Sie sofort die Kommunikation und Zusammenarbeit. Auf diese Weise können Teams erkennen, wie schnell sich ihre Arbeit durch das System bewegt und wie sie den Flow verbessern können, indem sie sich auf bestimmte Aufgaben konzentrieren.

2. Laufende Arbeit begrenzen

Indem Sie eingrenzen, wie viele unerledigte Aufgaben sich in Arbeit befinden dürfen, können Sie die Zeiten reduzieren, die ein Arbeitselement braucht, um das Kanban-System zu durchlaufen. Sie können Probleme vermeiden, die durch das Hin- und Herwechseln zwischen verschiedenen Aufgaben entstehen, und dafür sorgen, dass die Arbeitselemente nicht immer wieder neu priorisiert werden müssen. Mit WIP-Limits können Sie das volle Potenzial von Kanban erschließen, da Teams so in der Lage sind, schneller als je zuvor qualitativ hochwertige Arbeit zu leisten – in einer gesünderen, nachhaltigeren Umgebung.

3. Auf den Flow achten

Mithilfe von Grenzwerten für die laufende Arbeit (Work-in-Process-, WIP-Limits) und teamorientierten Richtlinien können Sie Ihr Kanban-System optimieren und Folgendes erreichen:

• Verbessern des Arbeitsflusses
• Erfassen von Kennzahlen zur Analyse des Flows
• Erkennen zukünftiger Probleme durch Frühindikatoren

Ein konsistenter Arbeitsfluss ist für eine schnellere und zuverlässigere Bereitstellung unerlässlich und bringt Ihren Kunden, Ihrem Team und Ihrer Organisation einen größeren Nutzen.

4. Kontinuierliche Optimierung

Wenn Ihr Kanban-System erst einmal steht, wird es zum Eckpfeiler einer Kultur der kontinuierlichen Optimierung. Die Teams messen ihre eigene Effektivität, indem sie den Flow, die Qualität, den Durchsatz, die Lead Times usw. verfolgen.

Durch Experimente und Analysen können Sie das System verändern, um die Effektivität Ihres Teams zu verbessern. Die kontinuierliche Optimierung ist eine Verbesserungstechnik nach der Lean-Methode, die zur Rationalisierung von Workflows beiträgt und im gesamten Unternehmen Zeit und Geld spart.

Wie die meisten Wissensarbeiter werden Sie wahrscheinlich bereits mit gut gemeinten Tools überflutet, die Ihnen nur mehr Arbeit machen. Warum sollten Sie jetzt auch noch Kanban verwenden?

Stellen Sie sich die folgenden Fragen:

• Haben Sie immer das Gefühl, dass Ihr Gehirn eine Million Tabs geöffnet hat?
• Haben Sie das Gefühl, dass Sie ständig von einer Aufgabe zur anderen wechseln und fällt es Ihnen schwer, sich lange genug auf eine Sache zu konzentrieren, um Fortschritte zu erzielen?
• Haben Sie das Gefühl, dass sie unentwegt arbeiten, aber niemals so produktiv sind, wie Sie es gerne wären?
• Hat Ihr Team Schwierigkeiten mit der grundlegenden Kommunikation, was zu Problemen wie Doppelarbeit, Fehlern und Nachbesserungen führt?

Wenn Sie eine dieser Fragen mit „Ja“ beantwortet haben, könnte Kanban das Richtige für Sie sein. Viele Wissensarbeiter haben mit diesen Problemen zu kämpfen und erlangen durch Kanban Klarheit und Freiheit.

Auch wenn die Mitarbeiter von heute mit Smartphones und Tablets mit hochauflösenden Displays ausgestattet sind, erreichen uns viele Informationen immer noch in Form von Worten auf einem Bildschirm. Überall gibt es Texte, die wir lesen müssen. Bei all den E-Mails, Slack-Nachrichten sowie formellen und informellen Meetings ist es schwierig, den Überblick darüber zu behalten, was wann zu erledigen ist.

Als Text übermittelte Informationen eignen sich zwar für bestimmte Szenarien, sie sind jedoch längst kein universell taugliches Kommunikationsmittel. Ihre Wirksamkeit ist geringer, als Sie vielleicht denken. Warum ist das so?

Die Antwort liegt in Ihrem Gehirn.

Es gibt wissenschaftliche Gründe dafür, dass ein Bild mehr sagt als tausend Worte. Das Gehirn verarbeitet visuelle Informationen 60.000-mal schneller als Text.

Vierzig Prozent aller Nervenfasern im Gehirn sind mit der Netzhaut verbunden. Visuelle Informationen machen 90 Prozent der Daten aus, die in unser Gehirn gelangen. Dies könnte darauf hinweisen, dass Bilder gegenüber Texten sogar bevorzugt werden.

Kanban verwandelt Informationen, die normalerweise als Worte übermittelt werden, in ein stimulierendes Erlebnis für Ihr Gehirn. Durch die Umwandlung all Ihrer Aufgaben in Karten auf einem Board klärt Kanban, was wichtig ist, und hilft Ihnen dabei, sich auf die Arbeit mit der höchsten Priorität zu konzentrieren. Kanban bietet einen gemeinsamen Raum, in dem alle, die an einer Arbeit mitwirken, die aktuellsten Informationen finden können.

Durch den effektiven Einsatz von Kanban können Teams den Zeitaufwand für reine Statusbesprechungen drastisch reduzieren.

Stattdessen verbringen Teams mehr Zeit mit der Durchführung und weniger Zeit mit der Besprechung ihrer Arbeit.

Darüber hinaus werden in Kanban visuelle Hinweise standardisiert und Prozesse verfeinert, was zu einer Reduzierung von Verschwendung und einer maximalen Wertschöpfung beiträgt. Wenn Sie sehen, wie die Arbeit durch den Prozess Ihres Teams fließt, können Sie nicht nur den Status kommunizieren, sondern erhalten auch den Kontext für die Arbeit und können diesen bereitstellen.

Bei der ersten Nutzung von Kanban sollten Sie sich zunächst mit den Grundprinzipien von Kanban vertraut machen, bevor Sie dazu übergehen, Ihren aktuellen Prozess auf einem Kanban-Board darzustellen. Anschließend können Sie damit beginnen, sich intensiver mit der kontinuierlichen Optimierung zu beschäftigen.

Wenn Sie sich weiter über Kanban informieren möchten, empfehlen wir den nächsten Artikel in diesem Leitfaden: Was ist ein Kanban-Board?