Warum Sie ein PMO der nächsten Generation brauchen

Ein Project Management Office (PMO) besteht aus einer Gruppe innerhalb einer Organisation, die die Aufgabe hat, die Standards zu definieren und zu erhalten, nach denen Projekte durchgeführt und bewertet werden. Obwohl es wie eine neumodische Bezeichnung erscheinen mag, kam der Begriff „Project Management Office“ zum ersten Mal bereits 1939 auf.

Bei einem traditionellen PMO können unklare Erwartungen in Verbindung mit einer falschen Dichotomie zwischen strategischen und taktischen Zielen die Effektivität zunichte machen. Eine fünfjährige Studie zu PMOs ergab eine ganze Reihe von Problemen, von geheimen Agendas bis hin zu fragwürdigem Mehrwert. Ein alter Witz besagt, dass das O in PMO für „Overhead“ steht – eine müde Anspielung auf die Wahrnehmung aller außerhalb des PMOs, die nur mehr Kosten und Mikromanagement im Austausch für langsamere und wenig überzeugende Ergebnisse sahen.

Und doch kann ein gut funktionierendes PMO unbestreitbare Vorteile für eine Organisation bringen. Eine Umfrage von CapGemini ergab, dass 66 % der Stakeholder in leistungsstarken Organisationen den potenziellen Mehrwert dessen erkennen, was ein PMO der nächsten Generation leisten kann. Mit anderen Worten: Die Vordenker in zwei Dritteln der erfolgreichsten Unternehmen erkennen die Notwendigkeit eines starken und anpassungsfähigen PMO. Dementsprechend ist es nur eine Frage der Zeit ist, bis dies die Regel und nicht die Ausnahme ist.

In Bezug auf PMOs der nächsten Generation sind zudem die folgenden Aspekte zu berücksichtigen:

PMOs müssen traditionelle Hindernisse überwinden, um sich zu modernisieren

Es beginnt ganz oben. Wenn die Geschäftsleitung die Rolle des PMO von der einfachen Projektdurchführung zu einer Schlüsselrolle bei der Umsetzung unternehmensweiter strategischer Initiativen umgestaltet, kann sich dieses auf die Maximierung des Mehrwerts konzentrieren – und zwar ohne durch ein starres projektorientiertes Mindset gebunden zu sein.

Ein breiterer Fokus darf nicht zu einem festgefahrenen PMO führen

Darüber hinaus ist es für Teams unerlässlich, die Prinzipien des agilen Projektmanagements anzuwenden. PMOs der nächsten Generation, die mit einem agilen Mindset arbeiten, können sich schnell an Veränderungen anpassen und dabei auf das iterative Feedback der Stakeholder aufbauen.

PMOs müssen Agile-Technologien einführen

Das Entwirren komplexer und veralteter Prozesse, zu denen auch überholte Technologien gehören können, kann selbst für das fähigste PMO entmutigend sein. Deshalb ist die Wahl der richtigen digitalen Plattform ein entscheidendes Element für eine erfolgreiche Weiterentwicklung des PMO.

PMOs sind nicht dazu da, Projektmanager zu überwachen

Anstatt die Teams mit eiserner Hand zu regieren, bauen PMOs der nächsten Generation einen einladenden „Sandkasten“, in dem sich die Beteiligten engagieren, experimentieren und sich in einem Umfeld entwickeln können, das Innovation fördert.

Es ist wichtig, dass sich der Sandkasten nicht auf einem Elfenbeinturm befindet.

PMOs müssen die Auffassung überwinden, dass sie zu intellektuell und zu weit von den alltäglichen Prozessen entfernt sind. Stattdessen sollten sie gewillt sein, mehr über die detaillierten Herausforderungen der Stakeholder zu lernen. Wenn die einzelnen Mitarbeiter einer Organisation das PMO als offen, bereit und fähig ansehen, den Wandel zu erleichtern, dann ist es wirklich in der Lage, ein PMO der nächsten Generation zu werden.

Das PMO spielt in Zeiten von Unsicherheit eine wichtige Rolle

Man weiß nie, was die Zukunft bringt – das bedeutet jedoch nicht, dass PMOs in unsicheren Zeiten stillstehen und abwarten müssen, in welcher Form äußere Kräfte auf sie einwirken. Mit einem adaptiven Mindset, einer starken Umsetzung von Agile-Methoden und der Unterstützung der Stakeholder in der gesamten Organisation kann ein PMO der nächsten Generation dabei helfen, Teams durch unsichere Zeiten zu führen.

Nehmen Sie die COVID-19-Pandemie als aktuelles Beispiel. Da sich die Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften immer wieder ändern, versuchen viele Organisationen, das richtige hybride Arbeitsmodell zu finden, das Teams über verschiedene Arbeitsbereiche und Zeitzonen hinweg zusammenführt. Ein starkes PMO kann eine flexible und individuelle Arbeitsweise entwickeln, die keine Abstriche bei der Werterbringung macht.

Weitere Informationen: PSA-Software vs. Projektmanagementsoftware: Was ist der Unterschied?

Wie genau sieht ein PMO der nächsten Generation aus? Die Antwort kann je nach Organisation und Branche unterschiedlich ausfallen, aber jedes PMO, das sich an die Gegenwart anpassen und auf die Zukunft vorbereiten will, hat einige wesentliche Gemeinsamkeiten.

Strategische Ausrichtung

Wie es eine Führungskraft formulierte, besteht die Rolle eines PMO im Wesentlichen darin, die richtigen Projekte auszuwählen und sie korrekt umzusetzen. Ohne Ersteres ist Letzteres nicht möglich. Daher muss ein weiterentwickeltes PMO die Kunst der strategischen Abstimmung unbedingt beherrschen.

Und während traditionelle PMOs der alten Schule mit der Entscheidungsfindung nach dem alten Modell von Strategie und Taktik zu kämpfen hatten, versteht ein PMO der nächsten Generation, dass dies eine falsche Dichotomie ist – die Abstimmung langfristiger, unternehmensweiter strategischer Initiativen mit den tagtäglichen taktischen Aktivitäten der Einzelnen ist die Grundlage für den Erfolg einer leistungsstarken Organisation.

Um Projekte zu priorisieren, braucht man Zugang zu Informationen, wie Feedback und Prognosen. Aber die Fähigkeit, diese Informationen effizient zu sortieren, ist genauso wichtig wie die Sammlung dieser Informationen. Ohne eine Möglichkeit, das Unnötige herauszufiltern, kann das PMO nicht die richtigen Projekte priorisieren.

Und wenn sich das Umfeld verändert (sei es auf der Mikroebene innerhalb der Organisation oder auf globaler Ebene, wie z. B. bei Marktinstabilität), verändern sich auch die Ziele. Die Fähigkeit des PMO, Projekte schnell neu zu priorisieren und den Erfolg angesichts von Veränderungen neu zu definieren, ist entscheidend für den strategischen Erfolg.

Flexible Governance

Ein PMO der nächsten Generation sollte für Projektmanager nicht nur ein Ort des Schreckens und der Kontrolle sein. Wenn das PMO tatsächlich Agile-Methoden anwendet, wird es die Teams dazu ermutigen, so viel Eigenverantwortung wie möglich zu haben, ohne die Qualität ihrer Projekte zu gefährden.

Anstatt an einem strengen Mikromanagement festzuhalten und Teams bei der Arbeit im Weg zu stehen, sollte ein effektives PMO daher mit den Projektmanagern zusammenarbeiten und ihnen das richtige Maß an Governance bieten, um erfolgreich zu sein. Wie diese Governance genau aussieht, wird zwangsläufig von Team zu Team unterschiedlich sein und vermutlich ebenso im Laufe der Zeit bei einzelnen Teams schwanken. So wird das PMO möglicherweise zu Beginn eines Projekts oder während eines strategischen Wandels mehr Anleitung geben als in späteren Phasen.

Das Aufrechterhalten einer flexiblen Governance erfordert, dass sich das PMO unablässig seiner selbst und seiner Auswirkungen auf die einzelnen Teams bewusst ist. Aber wenn sie wissen, wann sie eingreifen und wann sie sich zurückziehen sollten, können PMOs für die Teams, die sie unterstützen, und für die gesamte Organisation so hilfreich wie möglich bleiben.

Gestärkte und motivierte Teams

Eine natürliche Konsequenz der flexiblen Governance ist, dass die Teams, die unter dem Dach eines PMO der nächsten Generation arbeiten, mehr Eigenverantwortung erhalten. Wenn Projektmanager arbeiten können, ohne wertvolle Zeit und Gedanken an das Gefühl zu verschwenden, dass das PMO sie überwacht, haben sie mehr Spielraum für kreative Problemlösungen. Diese Freiheit zur Innovation geben sie auch an ihre Teams weiter.

Ähnlich wie bei dem oben beschriebenen Sandkastenmodell versteht ein modernes PMO, dass die Motivation der Teams, sich wirklich bei der Arbeit zu engagieren und individuelle Ideen einzubringen, zu einem besseren Produkt führt. Und die Forschung bestätigt dies: Strukturelles Empowerment steht in einem positiven Zusammenhang mit der Arbeitszufriedenheit und dem Arbeitsengagement der Mitarbeiter. Wenn die Teams die Zügel in der Hand haben, können sie Bestleistungen erbringen und das PMO kann eine Kultur der Kreativität fördern.

Größerer Mehrwert

Obwohl Arbeitszufriedenheit ein hervorragendes Nebenprodukt eines starken Teams ist, werden die meisten Organisationen am Ende des Tages durch dasselbe Ziel motiviert: Wertschöpfung. Und natürlich sind die Umsätze der mit Abstand sichtbarste Teil des Gesamtbildes. Schließlich muss irgendetwas dafür sorgen, dass das Geschäft am Laufen bleibt und die Gehälter bezahlt werden.

In turbulenten Zeiten könnten einige Organisationen versucht sein, das PMO als Sparmaßnahme zu streichen. Dies sollten sie jedoch auf keinen Fall tun.

Ein PMO der nächsten Generation ist eine Investition in den langfristigen Werterhalt.

Ohne ein versiertes PMO, das Projekte priorisiert, Feedback bewertet und Teams befähigt, leidet die gesamte Organisation und damit auch der Umsatz. Stattdessen sollten die Führungskräfte das PMO damit beauftragen, herauszufinden, wie man Gegenwind standhalten kann, da seine Stärke in der Anpassungsfähigkeit und Resilienz liegt.

Weitere Informationen: Durchführung im Rahmen des Projektmanagements: 8 Expertentipps

Wenn also jede Organisation von einem vorausschauenden PMO profitieren kann, wie genau erreicht man dies? Da die Rolle zwangsläufig anpassungsfähig und flexibel ist, kann die Entwicklung zu einem PMO der nächsten Generation für jede Organisation anders aussehen. Es gibt jedoch einige grundlegende Schritte, die jedes Business unternehmen kann, um sicherzustellen, dass sein PMO wirklich modern ist und einen Beitrag leistet und nicht nur als Verwaltungsorgan zwischen der Führungsetage und den Projektmanagern fungiert.

Seien Sie offen für Agile

Der beste Zeitpunkt für die Einführung agiler Projektmanagementmethoden war gestern, der zweitbeste Zeitpunkt ist heute. Wenn Ihre Organisation nicht bereits einige der wichtigsten Funktionen von Agile in sein PMO integriert hat, können Sie es sich nicht leisten, noch länger zu warten.

Angesichts ständiger Störungen in Form von technologischen Fortschritten, geopolitischen Unruhen, instabilen Märkten, globalen Pandemien und noch vielem mehr, muss jedes Unternehmen in der Lage sein, sich immer wieder effektiv anzupassen, um zu überleben.

Agile-Prinzipien bieten nicht nur einen theoretischen Rahmen für das Change Management, sondern fördern auch einen umsetzbaren Prozess, der auf jedes Team angepasst und angewendet werden kann. Und lassen Sie sich nicht von den anfänglichen Herausforderungen abschrecken, die mit der Umschulung von Projektmanagern oder der Investition in Agile-Software verbunden sind – Sie werden noch jahrelang von den Vorteilen in Form von Langlebigkeit und Flexibilität profitieren.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Technologie Sie nicht einschränkt

Ohne die richtige Software können Sie Ihre Arbeit nicht gut ausführen – und es ist nicht unwahrscheinlich, dass Ihr Tech Stack ein Update gebrauchen könnte. Wenn Ihre Projektmanager immer noch mit Altsystemen arbeiten und dabei ständig technische Schulden anhäufen, ist es dringend an der Zeit, dies zu stoppen und auf eine bessere Lösung umzusteigen.

Es mag zwar billiger erscheinen, ein System selbst zu entwickeln, aber auf lange Sicht kostet es mehr Geld – es kommt zu Bugs, Entwickler mit fundierten Kenntnissen über alte Systeme verlassen das Unternehmen und die Anforderungen an das Projektmanagement ändern sich. Investieren Sie stattdessen in erstklassige Software, die auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist und sich mit Ihrem Unternehmen weiterentwickelt. Denn ein PMO der nächsten Generation braucht Lösungen der nächsten Generation.

Entwickeln Sie sich weiter

Mit der Zeit zu gehen ist kein einmaliger Schritt, den Sie einmal im Jahrzehnt abhaken. Unabhängig davon, wie viele Änderungen Sie von Anfang an vornehmen, werden Sie alles irgendwann in der Zukunft (und vermutlich früher als Sie denken) wieder überprüfen, neu bewerten, nachjustieren und noch mehr ändern müssen.

Aber das ist es, was ein leistungsstarkes PMO am besten kann: die Bedürfnisse der Organisation gegen die externen und internen Kräfte des Wandels abwägen und den besten Weg nach vorne finden.

Veränderungen passieren immer wieder, aber sie müssen nicht immer wieder eine Herausforderung sein. Pandemien, hybride Arbeitsmethoden und ein sich ständig wandelndes wirtschaftliches und technologisches Umfeld werden noch für Jahre, wenn nicht Jahrzehnte, bestehen bleiben und moderne Unternehmen vor große Herausforderungen stellen. Das PMO der nächsten Generation ist jedoch in der Lage, neuen Technologien einen Schritt voraus zu sein, Projektmanager umzuschulen und weiterzubilden und agile Projektmanagementmethoden einzuführen, die Ihre Organisation auf ein neues Level der Anpassungsfähigkeit und zu größerem Mehrwert bringen.

Sie werden die turbulenten Zeiten nicht nur überstehen, Sie werden in ihnen wachsen – dank strategischer Abstimmung, schneller Neupriorisierung, starker Teams, flexibler Governance und langfristiger Werterbringung durch ein leistungsfähiges PMO, das auf alles vorbereitet ist.

Nächste Schritte

Aber Sie müssen all das nicht allein tun. Planview hilft Ihnen und Ihrem Team dabei, sich weiterzuentwickeln – mit erstklassigen Projekt-, Planungs- und Portfoliomanagementlösungen, die die Produktivität maximieren und den Stress minimieren. Sehen Sie sich unsere Demo an und legen Sie noch heute los.