Anaplan nutzt Planview Viz zur Verbesserung ihrer Entscheidungen und der Mitarbeiterzufriedenheit

Anaplan ist ein Cloud-natives SaaS-Unternehmen, das globale Unternehmen bei der Orchestrierung der Unternehmensleistung unterstützt. Die Plattform basiert auf der proprietären Hyperblock®-Technologie und vernetzt Teams mit Systemen und Insights im gesamten Unternehmen. Ihre globale Präsenz spiegelt sich in der langen Liste ihrer Kunden wider, zu denen so bekannte Namen wie Adobe, Bayer, British Telecom, Del Monte, HP und Groupon gehören. Eine Phase des rasanten Wachstums bedeutete, dass das Unternehmen die Effizienz der Softwareentwicklungsteams steigern musste, um die Time-to-Market zu verkürzen und Engpässe zu beseitigen. Planview® Viz ermöglichte es ihnen, die Menge an manuellen und doppelten Berichten zu reduzieren, indem es Konsistenz und Transparenz der Daten über den gesamten Lebenszyklus der Softwareentwicklung sicherstellt.

• schnellere, datengestützte Entscheidungen
• verbesserte Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung
• Experimente aus der Mitte der Organisation heraus zur Verbesserung der Geschäftsergebnisse

Vince Butera, Leiter für den Bereich Portfolio Operations, und Jenny Peng, Programm-Manager, wollten die Engineering-Teams bei Anaplan von einer eher traditionellen Denkweise, die sich auf den Abschluss von Projekten und die Messung von Aktivitäten konzentrierte, auf eine produkt- und kundenorientierte Anschauung umstellen, die den Erfolg anhand von Ergebnissen und geschäftlichem Mehrwert misst. Zu diesem Zweck implementierte das Unternehmen unter ihrer Leitung Planview® Viz für das gesamte 750 Personen starke Team, um einen einheitlichen Einblick in die Daten zu schaffen, womit sie die Grundlage für eine konsistente Arbeitsweise über alle Value Streams hinweg ermöglichten.

Vor Planview nutzte Anaplan in erster Linie Jira, um Umfang, Aufwand und Abhängigkeiten zu verfolgen, stieß dabei aber auf das, was Jenny Peng als „Monolith der Metriken“ bezeichnet. Die eher flickenhafte Jira-Implementierung in den verschiedenen Teams führte zu einem inkonsistenten Einblick in die Daten der mehr als 70 Entwicklerteams.

Anaplan verwendet Viz, um die zahlreichen Entwicklungsteams über das bereits etablierte Jira miteinander zu vernetzen. Um die erfolgreiche Umstellung sicherzustellen, wurden die Teams an Bord geholt und stark in diesen Prozess eingebunden. Sie investierten viel Zeit und Mühe, um intern einen Abgleich der Definitionen von Workflows und Phasen des Entwicklungslebenszyklus zu erreichen, sodass die Flow-Metriken, sprich Flow Time, Flow Efficiency, Flow Velocity, Flow Distributions und Flow Load, konsistent und präzise die Art und Weise widerspiegeln, wie Anaplan Mehrwert erbringt. Diese Diskussionen sind entscheidend für den Erfolg der Implementierung.

Für Jenny Peng sind sowohl die Zeitersparnis als auch die Benutzerfreundlichkeit der Dashboards von Viz nennenswerte Vorteile: „Man kann mit Jira zwar Kennzahlen für jedes einzelne Team abrufen, aber das ist nicht das Gleiche… Es bedeutet jede Menge Arbeit. In Viz stehen die Daten bereits in einer klar strukturierten Benutzeroberfläche zum Abruf bereit, was die Leute sehr schnell positiv wahrnehmen.“ Engineering-Metriken wie die Zykluszeit lassen sich auch mit anderen Tools messen, sind aber oft zu eng gefasst, um einen Gesamtwert zu liefern, merkt Vince Butera an. Im Gegensatz dazu können wir mit Viz den gesamten Zyklus „von der Idee bis zur Produktion überschauen, wir sehen tatsächlich, wo ein bestimmtes Element in unserem Value Stream stecken bleibt“.

Als Reaktion auf die auch als „The Great Resignation“ massive Kündigungswelle und in dem Bestreben, die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu erhöhen und Talente zu binden, testete Anaplan die Vier-Tage-Woche im Application Experience Team. Sie begannen das viermonatige Experiment unter der Prämisse, dass die Produktivität unabhängig von der Länge der Arbeitswoche gleich bleiben musste, um das Programm über das Pilotstadium hinaus fortzusetzen.

Anaplan konnte die Auswirkungen der verkürzten Arbeitswoche direkt in Viz beobachten und verfolgen, da sie mithilfe der Flow Velocity unmittelbar die Auswirkungen auf die Menge der geleisteten Arbeit aufzeigen und mithilfe der Flow Efficiency überwachen konnten, ob die Prozesseffizienz gleich blieb. Nach vier Monaten zeigten die Daten, dass das Experiment ein Erfolg war. Die Produktivität des Teams blieb unverändert, egal ob sie an 4 Tagen 10 Stunden oder an 5 Tagen 8 Stunden arbeiteten.

Die Daten und Erkenntnisse aus dem Experiment waren so überzeugend, dass der Chief Development Officer von Anaplan sie auf Vorstandsebene präsentierte. Dies ist nur ein Beispiel dafür, wie Viz wertvolle und aussagekräftige Kennzahlen für die Führungsebene aufzeigen kann. Nach diesem erfolgreichen Pilotprojekt bekundeten auch andere Teams ihr Interesse, und Anaplan ist gerne bereit, dem nachzukommen, allerdings mit einem Vorbehalt: Das Team muss Viz verwenden.

Vince Butera betonte, wie wichtig die Verwendung von Viz für die Durchführung von Experimenten ist, und dass diese durchaus einfach sein können oder sogar auf Beispielen aus dem Buch „Project to Product“ basieren können, wie das hier von Vince Butera beschriebene.

„Die Entwicklung einer neuen Funktion in einem alten System dauert viel länger als in einem neuen System. Anhand der Flow-Time-Daten können Sie mühelos begründen, warum Sie ein altes System zugunsten eines neuen Systems abschaffen sollten. Teams können eine solche Maßnahme nicht immer aus Sicht des Geschäfts präsentieren. Wenn Sie jedoch veranschaulichen können, dass die Entwicklung einer Funktion in einem alten System 25 Tage dauert, während dies in einem neuen System nur 2 Tage in Anspruch nimmt, erkennen Manager schnell den ROI.“

Anaplan befindet sich, wie so viele andere Unternehmen auch, mitten in der Umstellung vom traditionellen Performance-Management auf Objectives and Key Results (OKR). All diese Unternehmen stehen vor der gemeinsamen Herausforderung, übergeordnete strategische Ziele mit messbaren Arbeitsergebnissen zu verbinden, die die Teams tagtäglich erbringen. Jenny Peng meint dazu: „Was fehlt, ist die gleiche Art von Kennzahlen für alle Teams.“

Beim Einsatz von OKR hat sich Anaplan für das Flow Framework® und die Flow-Metriken entschieden, um die wichtigsten Ergebnisse zu messen. Jenny Peng ist überzeugt, dass die Möglichkeit, diese in Viz zu visualisieren, die Zusammenarbeit im Unternehmen erleichtert: „Jetzt, wo wir im Hinblick auf unsere Ziele alle die gleiche Sprache sprechen, hilft uns das, besser zusammenzuarbeiten.“ Für das Ziel, die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu verbessern, legt Anaplan Key Results für die kognitive Belastung (gemessen in Form von Flow Load) und den Durchsatz (die Zufriedenheit dank einer hohen Flow Velocity) fest. Um die Time-to-Market zu verkürzen, legt Anaplan Key Results basierend auf der Flow Efficiency fest und führt aktiv Experimente zur Reduzierung von Wartezeiten durch.

Wie bei jeder Initiative haben Jenny Peng und Vince Butera ein paar Dinge gelernt. Und was sind ihre besten Tipps für den Erfolg?

Wissensaufbau und Konsensbildung.Nehmen Sie sich die Zeit, die Sie brauchen, um die Grundlagen zu schaffen. Bei Anaplan bedeutete die Einführung des Flow Framework, dass man sich in gemeinsamen Diskussionen auf die vier Flow-Elemente – Features, Defects, Debt und Risk – einigte und diese der eigenen Terminologie und Artefaktnomenklatur zuordnete. Es war wichtig, dass dies als Team erarbeitet wurde: „Das waren wichtige Gespräche, die wir gemeinsam geführt haben, und wir hätten sie nicht geführt, wenn wir nicht Viz benutzt hätten.“

Förderung der Eigenverantwortung auf Teamebene.Ein Großteil der Leistungsfähigkeit von Viz ergibt sich daraus, dass die Teams die Daten nutzen, die ihnen jetzt zur Verfügung stehen. Anaplan verzeichnete deutlich mehr Erfolg, wenn sie Hinweise auf zu lösende Probleme gaben und dann den Teams erlaubten, ihre eigenen Lösungen zu finden. Vince Butera betont: „Es ist schwer, ein Problem zu lösen, das man nicht mit Daten sehen kann“, und würdigt die Arbeit des Planview Teams an Flow Advisors und Vordenkern, die dabei geholfen haben, Ideen zu entwickeln und diese Gespräche zu fördern. „Ohne die Hilfe unseres Teams bei Planview hätten wir kaum Erfolg bei der Implementierung des Flow Frameworks gehabt.“

Für die Zukunft kann Anaplan sich vorstellen, das Value Stream Management nicht nur für Entwicklungsteams zu nutzen, damit alle Funktionen und Rollen im Unternehmen verstehen können, wie sie ihre Lösungen auf den Markt bringen.

Vince Butera erläutert: „Der erste Schritt zu einer kennzahlorientierten Arbeitsweise besteht darin, Ihre Diagnoseinstrumente einzurichten. Und genau das ist Viz für uns. Das Produkt hilft uns, Daten miteinander zu verknüpfen und verschiedene Experimente und zeitliche Abläufe zu vergleichen, damit wir verstehen, was funktioniert und was nicht. Ohne Kennzahlen vertrauen wir jedoch auf zu viele Annahmen.“

Die Flow Framework Community bietet ein professionelles, integratives und unterstützendes Umfeld, um über alle Themen im Zusammenhang mit dem Flow Framework, Flow Metrics und Value Stream Management (VSM) auf dem Laufenden zu bleiben, Fragen zu stellen und Kontakte zu knüpfen. flowframework.org/community