Basware Improves Processes and Better Manages its Portfolio of Projects

Basware wurde in 1985 gegründet und ist der weltweit führende Anbieter von vernetzten Purchase-to-Pay-Lösungen, E-Invoicing und innovativen Finanzierungsdienstleistungen. Das in Finnland ansässige Unternehmen hat Niederlassungen in Europa, den Vereinigten Staaten und im asiatisch-pazifischen Raum und ist an der NASDAQ Helsinki (BAS1V) notiert. Im Jahr 2015 verzeichnete das Unternehmen einen Nettoumsatz von €143,4 Mio. und verfügt über ein Handelsnetzwerk, das 1 Millionen Unternehmen in 100 Ländern und 1 Millionen aktive Käufer und Lieferanten verbindet.

Die Kunden von Basware sind in der Regel große Unternehmen mit zahlreichen Lieferanten und Tausenden von Rechnungen, aber die Lösungen von Basware sind für Unternehmen jeder Größe verfügbar. Basware ermöglicht die elektronische Rechnungsstellung für die Lieferanten seiner Kunden und generiert dabei Hunderttausende von Projekten, die gleichzeitig laufen. Das Unternehmen brauchte Hilfe bei der Verwaltung des Geschäfts und der Optimierung seines Projektportfolios, um sicherzustellen, dass es sein Versprechen gegenüber dem Unternehmen einhalten konnte, um Umsatzeinbußen zu minimieren.

Basware versuchte, all diese beweglichen Teile mit Hilfe von Tabellenkalkulationen zu verwalten, was niemandem Spaß machte und bei dem niemand darauf vertrauen konnte, dass die Daten der Tabellenkalkulationen zeitnah und korrekt waren. Janne Holli, Chief Information Officer bei Basware, erkannte den Wert der Prozessverbesserung und begann mit einer umfassenden Bewertung potenzieller Lösungsanbieter. "Unsere Geschäftsziele waren die Beschleunigung von Projektlieferungen, die Steigerung der internen Effizienz durch einheitliche und automatisierte Prozesse, die Minimierung von Umsatzeinbußen und die Verbesserung der Transparenz bei Kundenprojekten", sagte er. "Es war ein aggressiver Plan, von dem wir aber glaubten, dass er einen erheblichen ROI bringen würde.

Holli und sein Team benötigten sechs Monate, um den Evaluierungsprozess abzuschließen. Sie begannen mit 12 Lösungen, bevor sie die Liste auf ihre fünf besten reduzierten. Holli sagt, Planview Portfolios hat sich durchgesetzt, weil es die Verwaltung von Projekten, Projektfinanzen und Ressourcen in einer einzigen Lösung ermöglicht. "Die Funktionen von Planview Portfolios entsprachen den Anforderungen, die wir in unserem Anforderungsprofil dokumentiert hatten, aber das vielleicht wichtigste Argument war der gute Ruf, den das Unternehmen sowohl in der Branche als auch bei Analysten wie Gartner genießt", sagt er. "Wir glauben an die Planview-Geschichte und vertrauten darauf, dass Planview über die nötige Expertise verfügt, um uns beim Erreichen unserer Ziele zu helfen."

Während der Implementierung von Planview Portfolios entdeckte Holli Projectplace, Planviews Cloud-basierte Lösung für die Projektzusammenarbeit, die für die Zusammenarbeit mit dem Beratungsteam genutzt wurde und ihre Issue- und Tracker-Software ersetzte. Die Funktionen zur gemeinsamen Nutzung von Dokumenten ermöglichen es Managern, Aktionspläne mit Kunden zu kommunizieren und Zeitpläne mit externen Gruppen (Partnern, Kunden und Basware-Nutzern, die nicht zu Planview Portfolios gehören) auf kontrollierte Weise zu teilen. Darüber hinaus können Manager Aufgaben einfach zuweisen und verfolgen und dabei den Status und die Verantwortlichkeiten einsehen. Ein zusätzlicher Vorteil ist, dass die Integration zwischen Planview Portfolios und Projectplace es Basware ermöglicht, Zeitpläne, Meilensteine, Ressourcen und Aufgaben in beiden Systemen zu sehen, so dass alle Daten synchronisiert sind.

In weniger als einem Jahr seit der Markteinführung hat Basware mit Hilfe von Planview Enterprise 1,146 Projekte erfolgreich abgeschlossen und 6,303 Projekte laufen unter Verwendung des neuen Managementprozesses. Holli sagt, dass die Lösung täglich im gesamten Unternehmen eingesetzt wird und ihre Vorteile fast sofort spürbar sind.

Hollis nächste Schritte sind das Erreichen seines Ziels, in einem "kontinuierlichen Entwicklungsmodus" zu arbeiten, und er glaubt, dass Planview ihm helfen kann, dieses Ziel zu erreichen. Die künftige Entwicklung umfasst die weitere Integration von Planview Portfolios in die Lösungsarchitektur, die auch Master Data Management und Prozessautomatisierung umfasst. Die zusätzliche Nutzung von Projectplace wird zu einem integralen Bestandteil der Kundenlieferungen. Holli möchte die Prinzipien der agilen Entwicklung auch auf andere Geschäftsbereiche ausweiten.

"Von den Dutzenden von Übungen, die wir in den letzten 18 Monaten durchgeführt haben, ist Planview Enterprise einer der größten Erfolge, die wir hatten." - Janne Holli, Chief Information Officer bei Basware

"Wir sind überzeugt, dass wir mit Planview viele unserer geschäftlichen Anforderungen in kurzer Zeit erreichen konnten", sagt Holli. "Von den Dutzenden Übungen, die wir in den letzten 18 Monaten durchgeführt haben, ist Planview Portfolios einer der größten Erfolge, die wir hatten. Wir hatten nur wenige Probleme und Verzögerungen, und alles lief reibungslos. Wir waren mit dem gesamten Prozess äußerst zufrieden."

Seit der Einführung von Planview Portfolios und Projectplace hat Basware:

• Increased its delivery speed
• Improved its internal efficiency by eliminating process silos
• A better way to manage and track tasks in Projectplace
• Reduced revenue leakage by 75 percent per month with better quality and accuracy
• Enhanced visibility into customer projects with project and portfolio details with the integration of Planview Enterprise and Projectplace

Weitere Informationen finden Sie unter Planview.com