BECU treibt die Einführung von Agile-Methoden über die IT hinaus voran und erhöht so die Transparenz in der gesamten Organisation

Die Boeing Employees Credit Union (BECU) war in viele Silos unterteilt. Die Mitarbeiter waren nicht in der Lage, effektiv zusammenzuarbeiten oder Daten auszutauschen, um Entscheidungen zu treffen, da es kaum Einblicke in die Arbeit der einzelnen Teams und der gesamten Organisation gab. Jedes Team verwaltete seine Arbeit manuell und auf unterschiedliche Weise und verfügte nur über begrenzte Automatisierungsmöglichkeiten oder Updates per Fernzugriff. Die Agile-Prinzipien brachten zwar Vorteile für das Softwareentwicklungsteam, mussten aber noch vom restlichen Unternehmen übernommen werden.

BECU erkannte, dass Agile kein Tool ist, sondern ein Mindset. Und diese Denkweise wirkt sich auf Entscheidungen und die Art und Weise, wie die Arbeit ausgeführt wird, aus. Sobald sie sich dessen bewusst waren, riefen sie ein Programm zur Förderung von Agile in der gesamten Organisation ins Leben. Planview AgilePlace bildet die Grundlage für die Projektabwicklung nach Agile-Prinzipien. Sie können alle Arbeiten und Aufgaben an einem zentralen Ort visualisieren und somit eine stärkere Konzentration auf den Kunden, die teamübergreifende Zusammenarbeit und die schnelle Bereitstellung von Werten fördern.

Founded in 1935 and based in Seattle, Boeing Employees Credit Union (BECU) is the fourth largest member-owned, not for profit cooperative in the U.S. The credit union has more than $20 billion in assets, 1.1 million members, and over 2.000 employees across 50 locations in Washington and two locations in South Carolina.

Im Jahr 2015 organisierte der neue CIO von BECU die IT-Abteilung um, sodass jetzt auch Teams für Geschäftslösungen Teil des Teams waren. Darüber hinaus wurden mehrere Scrum-Schulungen angeboten und durchgeführt, um die Agilität der Teams zu verbessern und das Agile Mindset zu verankern. Leider fehlte es ihnen an der gewünschten teamübergreifenden Transparenz im Hinblick auf laufende Arbeiten, und die Teams waren nicht in der Lage, intern oder mit anderen Teams effektiv zusammenzuarbeiten. Die Teams waren nur unzureichend oder gar nicht vernetzt, nutzten verschiedene Methoden und Tools, physische Kanban-Tafeln, Tabellen oder sogar Word-Dokumente, um die Arbeit zu verwalten. Sie hatten Probleme, Prioritäten zu setzen und die kontinuierlich auftretende, ungeplante Arbeit zu verwalten. Mit dem Wunsch, das Agile Mindset in IT-Teams und dem Rest der Organisation zu etablieren, wurde ein Agile-Programm-Team zur Unterstützung der Initiative gebildet. Sie wurden auch gebeten, ein Tool zu wählen, das alle Stakeholder zusammenbringt, um den Business Value zu steigern.

Nach seiner Recherche fand das Agile-Team, dass Planview AgilePlace das leistungsfähigste Online-System war und implementierte es zunächst in einigen IT-Teams, die eine elektronische Version ihrer Kanban-Boards gefordert hatten. Innerhalb von drei Monaten verwendeten 30 Benutzer das neue Tool, womit das Agile-Team eine Rechtfertigung hatte, weitere Lizenzen zu erwerben. Schnell berichteten sie auch anderen Mitarbeitern von ihren Erfolgen mit AgilePlace, das an Popularität gewann. In weniger als einem Jahr stieg die Benutzeranzahl bei BECU auf derzeit fast 400 lizenzierte Benutzer, die über 175 Boards nutzen, wobei nur 50 Prozent dieser Benutzer in der IT-Abteilung tätig sind.

„Wir erkannten, dass wir mit AgilePlace die Möglichkeit haben, das Agile Mindset über die Grenzen der IT-Abteilung hinaus zu etablieren, um Teams zu unterstützen, die von der Verwendung von Kanban-Boards profitieren“, sagt Sheri Keller, Agile Coach bei BECU. „Es ist so einfach zu bedienen, dass andere Abteilungen es auf ihre eigene Weise nutzen, um Arbeit und Projekte zu verwalten. Einerseits ist es überaus flexibel einsetzbar, um die individuellen Anforderungen zu erfüllen, andererseits erhalten wir gleichzeitig einen Überblick darüber, was in Teams und Abteilungen im gesamten Unternehmen geschieht. Diese Möglichkeit hatten wir bis dato nicht. Geschäftsführung und Management können ihre Ziele und Entscheidungen nun mit visuellen Mitteln untermauern. Das stärkt das Vertrauen bei allen Stakeholdern.“

Das Community Service Team von BECU verwendet AgilePlace, um große Veranstaltungen in Echtzeit zu koordinieren. Dadurch entfällt der Zeit- und Arbeitsaufwand, der bei der manuellen Erstellung von Hunderten von Arbeitselementen auf laminierten Karten anfällt, wie sie für eine physische Tafel erforderlich sind. Ihre gesamte Arbeit wird an einem Ort verwaltet, sodass sie Fortschritte und Zeitpläne mühelos visualisieren und erkennen können. Auch die Finanzabteilung ersetzte seine manuell bestückten Tafeln durch AgilePlace Boards. Da alle Arbeiten auf den übergeordneten Boards und den einzelnen Team-Boards aufgeführt sind, können alle Mitarbeiter des Unternehmens problemlos zusammenarbeiten und größere Initiativen koordinieren.Zahlreiche Kennzahlen geben der Leitung den nötigen Einblick in die Kosten und die Arbeit, was zu produktiveren Meetings führt.

Die Personalabteilung trennte sich zugunsten von AgilePlace von ihren Tabellen, die nur wenig Transparenz über die Teams hinweg boten. Heute gibt es ein Roadmap-Board, auf dem Projekte und laufende Arbeiten aufgeführt sind, und ein Aufgaben-Board, auf dem die mit den Roadmap-Elementen verbundene Arbeit angezeigt wird. Alle Arbeiten laufen an einem zentralen Ort zusammen, was die Kapazitätsplanung erleichtert. „In der Personalabteilung benutzten wir Textverarbeitungsprogramme, um die Arbeit zu erfassen, und verbrachten mehr Zeit damit, während der Präsentationen mit der Technologie zu kämpfen, als zu informieren“, sagt Janette Brace, Agile Coach bei BECU. „Jetzt verfügen wir über ausgefeilte Präsentationen und visuelle Berichte, die die Menschen ansprechen und produktive Diskussionen auslösen.“

AgilePlace trägt dazu bei, das Agile Mindset in der Organisation zu etablieren, indem es mehreren Abteilungen bei BECU sofortigen Echtzeitzugriff auf den Arbeitsstatus ermöglicht, unabhängig davon, wo sich die Mitarbeiter befinden. Die Stimmung ist besser, die Gespräche sind ergiebiger und das Vertrauen zwischen den Teams ist größer. Wenn die Arbeit transparenter und sichtbarer wird, haben die Teams nicht nur ein besseres Verständnis dafür, wie sich ihre Arbeit auf andere auswirkt, sondern sie sind auch in der Lage, Prioritäten bei der Arbeitserledigung zu setzen und Kennzahlen zu nutzen, um kontinuierliche Verbesserungen zu fördern. „Agile ist eine Reise, aber das Tolle an AgilePlace ist, dass die Leute endlich den Wert dessen erkennen können, womit wir sie beauftragen“, sagt Janette Brace. „Wenn alle entsprechend informiert und motiviert ist, kommen keine Fragen mehr zum Warum auf. Mitarbeiter können klar sehen, wie ihre Arbeit zu den Unternehmenszielen beiträgt.“

Da BECU auf DevOps umstellt, wird AgilePlace ein Glied der Toolchain sein, die beim Aufbau Ihrer Wertschöpfungskette für die Integration verwendet wird. Angesichts der Flexibilität von AgilePlace erwartet Sheri Keller, dass mehr Teams in der gesamten Organisation es auf ihre eigene Weise nutzen werden, um agiler zu werden und kontinuierliche Verbesserungen voranzutreiben. Unabhängig davon, wie sie ihre digitalen Boards gestalten, werden sie in der Lage sein, die Arbeit ihrer Teams sowie anderer Teams in der Organisation zu visualisieren, was den Zusammenhalt bei der Arbeit an einer gemeinsamen Vision stärkt.