Benify skaliert Services international und stellt dabei eine Datengenauigkeit von 98 % sicher

Benify wies Wachstumsraten im zweistelligen Bereich auf und stand unter dem Druck, die Erlebnisse für seine Kund:innen zu verbessern. Das Unternehmen musste daher auf Software und Prozesse zurückgreifen, die es ihnen ermöglichten, ihr Business zu skalieren und mit der Geschwindigkeit der Kund:innen Schritt zu halten.

Die PSA-Lösung von Planview verschaffte Benify einen ganzheitlichen Überblick über den gesamten Lebenszyklus des Service-Delivery-Prozesses, automatisierte und skalierte ihre Arbeit und ermöglichte eine besser vorhersehbare Bereitstellung von Services. Durch die bessere Vorhersehbarkeit war Benify in der Lage, den Umsatz zu steigern, die Effizienz zu erhöhen und Risiken zu managen.

„Die PSA-Lösung von Planview ist eine zuverlässige Informationsquelle für alle Daten und ersetzt mehrere Tabellen und vereint Projekt- und Finanzdaten in einem System. Die Lösung kann mit Salesforce und Jira integriert werden, was eine wichtige Komponente des Evaluierungsprozesses war, sodass wir Daten an beide Plattformen senden und von ihnen empfangen können. Das ist maßgeblich für unser weiteres Wachstum aber auch für die Zusammenarbeit mit unseren Kund:innen. Wir haben ein Premium-Produkt, also ist es auch wichtig, ein Premium-Erlebnis zu bieten.“ Ross Spearman, International VP of Professional Services and Transformation, Benify.

Benify wurde 2004 in Schweden gegründet und bietet seinen weltweit mehr als 16.000 Kund:innen und mehr als 3 Millionen Benutzer:innen eine global führende Plattform für Benefits & Total Rewards. Die Lösung von Benify zielt darauf ab, die Art und Weise zu revolutionieren, wie Menschen arbeiten. Benify hilft Arbeitgeber:innen dabei, außergewöhnliche Leistungen und Prämien für ihre Mitarbeiter:innen zu schaffen und gleichzeitig den Verwaltungsaufwand für die Leistungen zu reduzieren, Prozesse zu automatisieren und eine bessere Daten-Governance sowie ein besseres Management der Leistungs- und Prämienkosten sicherzustellen.

Die Skalierbarkeit der Belegschaft, Prozesse und Technologien von Benify wurde angesichts des schnellen Wachstums des Unternehmens immer wichtiger. Um die versprochenen erstklassigen Erlebnisse bieten zu können, strebte Benify eine Standardisierung der Delivery-Prozesse für jedes Land an, in dem sie tätig waren.

Benify verfügte über ein Professional-Services-Team mit 120 Mitarbeiter:innen, das in verschiedenen Regionen und globalen Niederlassungen tätig ist. Nicht mit einander vereinbare Tools und Ad-hoc-Prozesse behinderten die Geschwindigkeit und Skalierbarkeit, was zu höheren Kosten bei der Servicebereitstellung führte und das Risiko einer geringeren Zufriedenheit der Kund:innen aufgrund von Verzögerungen mit sich brachte. Jeden Monat war fast ein Vollzeitmitarbeiter damit beschäftigt, den allgemeinen Zustand zu beurteilen, laufende Projekte zu überwachen und potenzielle Risiken zu ermitteln.

Das Problem bestand darin, dass zu viele Datenquellen zurate gezogen wurden, ohne dass ein klarer Überblick für die Entscheidungsfindung vorhanden war. Um eine Standardisierung zu erreichen, mussten verschiedene Funktionen, Daten und Leistungen aufeinander abgestimmt werden, um einen Überblick über das Business zu erhalten und gleichzeitig die verschiedenen Kulturen, Sprachen, Zeitzonen und Arbeitsweisen in den einzelnen Ländern zu berücksichtigen.

Die PSA-Lösung von Planview wurde zu dem Technologie-Hub, das Benify benötigte, um seine Belegschaft und Prozesse schnell zu skalieren. Es bietet einen einheitlichen Überblick über das weltweite Services-Business, automatisiert die Projekt- und Finanzabläufe in den Vertriebs- und Finanzsystemen und hilft beim Management von Bereitstellungsrisiken. Die PSA-Lösung von Planview lässt sich nahtlos mit Jira und Salesforce integrieren und bietet somit gegenüber anderen Anbietern, darunter Kantata, einen großen Vorteil. Diese Fähigkeit ermöglichte es dem gesamten Service-Delivery-Team mit seinen 120 Mitarbeiter:innen und den anderen Beteiligten, einheitliche Erfahrungen mit einheitlichen Daten und Berichten zu bieten.

„Da unsere Teams über die ganze Welt verteilt arbeiten, verliert man den direkten Überblick darüber, wie es allen geht. Es wird schwieriger zu erfassen, wie die Mitarbeiter:innen ihre Zeit verbringen, wie hoch die Auslastung ist, welche Aufgaben am längsten dauern und so weiter. Wir brauchten also gute Daten, die uns helfen, diese Dinge zu verstehen“, sagte Ross Spearman. „Gleichzeitig mussten wir sicherstellen, dass alle Mitarbeiter:innen auf die gleiche Art arbeiten, damit wir im gesamten Unternehmen eine einheitliche Arbeitsweise haben. Durch die Integration der PSA-Lösung mit Jira und Salesforce haben wir eine zentrale Anlaufstelle, die alles miteinander verbindet, was zu einem besseren Ressourcenmanagement für unser internes Team und einem besseren Erlebnis für unsere Kund:innen führt.“

Die Lösung von Planview hilft Benify auch dabei, den Risiken hinsichtlich des Engagements der Kund:innen einen Schritt voraus zu sein. Die Kund:innen sind immer auf dem aktuellen Stand, da die Daten in Planview in das eigene kundenseitige Portal integriert sind und so eine Echtzeitansicht des Projektstatus und der Supportanfragen ermöglichen. Durch die Zusammenführung all dieser Daten mit Planview wurden die Daten von Benify konsistent und leicht verfügbar, während die Mitarbeiter:innen die Möglichkeit haben, sich darauf zu konzentrieren bessere Erlebnisse bereitzustellen.

Durch die systemübergreifende Vernetzung von Schlüsseldaten mit Planview konnte Benify die Datengenauigkeit von 70 % auf 98 % steigern. Dadurch konnten sie Hunderte von Stunden pro Monat für die manuelle Berichterstellung einsparen, ihre Delivery-Kosten senken, die Produktivität und Auslastung verbessern und das Vertrauen in ihre Entscheidungen stärken.

Ross und sein Team stärkten auf diese Weise auch Partnerschaften und förderten eine bessere Zusammenarbeit mit Interessenvertretern aus der Wirtschaft und der Finanzwelt. Die Services-Organisation kann früher mit dem Vertrieb in Kontakt treten und mehr Deals abschließen, weil es die Chancen früher erkennt. Die Beziehung zur Finanzabteilung wird verbessert, da die Mitarbeiter:innen der Finanzabteilung mit einem Mausklick auf die benötigten Finanzprognosen und Rechnungsdaten zugreifen können. Zusammen können sie einheitliche Erfahrungen bieten, um die Zufriedenheit der Kund:innen zu verbessern. Infolgedessen werden die Umsatzziele regelmäßig erreicht, und sie sind wettbewerbsfähiger und in der Lage, modernisierte Geschäftsmodelle anzubieten.