Cengage Learning verbessert die Planung und Nutzung von Ressourcen

Cengage Learning ist ein führendes Unternehmen für Bildungsinhalte, Technologie und Dienstleistungen für den Hochschul- und K-12, Berufs- und Bibliotheksmarkt weltweit. Der Hauptsitz des Unternehmens befindet sich in Boston, MA, mit einem weiteren Büro in San Francisco, CA. Die Mitarbeiter von Cengage Learning sind in fast 40 verschiedenen Ländern ansässig und das Unternehmen verkauft in mehr als 125 Ländern auf der ganzen Welt. Innerhalb der Abteilung Global Product Technology befindet sich die Gruppe Planning and Operations, die aus sechs Personen besteht, die 1,350 Mitarbeiter von Cengage Learning.

Cengage Learning ist ein Unternehmen, das sich mit der Produktentwicklung befasst, aber seine Projekte und Ressourcen mit Hilfe von Google-Tabellen verwaltet, die nicht besonders gut funktionieren. Die Tabellenkalkulationen wurden so groß und komplex, dass sie aus 300 Zeilen mit Projekten und 67 Spalten mit Metadaten bestanden. Das Roadmapping und die langfristige Planung waren von den Ressourcen oder anderen Zeitplänen abgekoppelt, so dass es praktisch unmöglich war, die Kapazität genau vorherzusagen.

Die Mitarbeiter der Gruppe Planung und Betrieb erkannten, dass die einzige Lösung für die ständig wachsenden Tabellenkalkulationen und fehlenden Standards darin bestand, die Daten in einem einzigen System zu zentralisieren.

Within the planning process, Cengage Learning wanted to leverage the role-based requirements, in terms of estimates, and incorporate it into capacity planning. It called Planview Portfolios “PLANit” and it serves as the company’s end-toend project and resource management solution. It enables Cengage Learning to integrate the planning and execution stages of product delivery and is the system of record for its planning, forecasting, status and time tracking.

"PLANit hilft uns, eine einzige kanonische Liste zu nutzen und die Ressourcen zu maximieren, um unseren Kunden den größtmöglichen Nutzen zu bieten", sagt Amber Meryman, Director of Portfolio Planning bei Cengage Learning. "Es zwingt auch das Produktteam dazu, Projekte zu ordnen und zu priorisieren, damit wir sicher sein können, dass wir an den richtigen Projekten mit den richtigen Ressourcen arbeiten."

Cengage Learning setzt Planview Portfolios nicht nur ein, um Führungskräften anhand von Daten zu zeigen, welche Projekte aufgrund ihrer Kapazität durchgeführt werden können und welche nicht, sondern auch, um die Aufmerksamkeit auf bestimmte Bereiche zu lenken. In der Balance-Ansicht des Bildschirms für die Investitions- und Kapazitätsplanung wird beispielsweise ihr Dashboard angezeigt und sie können nach Organisation und/oder Rolle sortieren. Der Bericht zeigt, welche Gruppen rot sind, wann sie rot waren und wegen welcher Projekte sie rot sind. Dieses farbcodierte Warnsystem ist eine schnelle, visuelle Methode, um zu sehen, wo sie bei einem bestimmten Projekt über- oder unterausgelastet sind. "Wir betrachten die Bilanz in Form von Vollzeitäquivalenten - der Aufwand, der uns für die Liste der Projekte fehlt", erklärt Meryman. "Wir können bis ins Detail gehen, um die anbietende Organisation, die Rolle und die bewerteten Projekte zu sehen. Planview Portfolios zieht die Rangliste ein und zeigt uns die Projekte nach Priorität geordnet an. Wir haben immer vermutet, dass wir Kapazitätsprobleme haben, aber jetzt haben wir die Daten, um es zu beweisen."

The reports shows which groups are performing well regarding capacity and which can commit to work earlier in the planning cycle and where resources are needed. “Planview Portfolios makes it easy to click and instantly change our view,” says Meryman. “It’s simple to toggle back and forth to see the detail we need.”

• Using investment and capacity planning within Planview Portfolios, Cengage Learning is able to:
• Begründen Sie Kapazitätsbeschränkungen gegenüber Führungskräften mit tatsächlichen Daten statt mit einem Bauchgefühl
• Priorisieren Sie Projekte und schieben Sie bestimmte Projekte auf der Zeitachse nach unten.
• Ermitteln Sie, in welchen Gruppen FTEs fehlen und neue Mitarbeiter oder Auftragnehmer benötigt werden.
• Gewinnen Sie das Vertrauen anderer Teile der Technologieorganisation

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