Von Stunden zu Minuten: Cisco System Capital erreicht 99% Zeitersparnis bei der Erstellung von Projektfahrplänen

Cisco Systems Capital Corporation („Cisco Capital“) ist eine hundertprozentige Tochtergesellschaft von Cisco Systems, Inc., die sich auf die Bereitstellung innovativer Finanzierungsoptionen für Cisco-Lösungen weltweit spezialisiert hat. Cisco Capital ist mehr als ein reines Finanzunternehmen. Sie sind einzigartig positioniert, um die flexibelsten und wettbewerbsfähigsten Zahlungslösungen für die Anschaffung von Cisco-Technologien anzubieten. Die Finanzierungslösungen von Cicso Capital sind darauf ausgerichtet, Geschäftsziele und technologische Anforderungen zu unterstützen – sowohl heute als auch in Zukunft.

Angesichts eines zunehmend komplexen und globalen Umfelds erkannte Cisco Capital, dass die Verwaltung wichtiger strategischer Initiativen sowie verschiedener operativer Aktivitäten im gesamten Unternehmen verbessert werden musste, um ein profitables Wachstum der Muttergesellschaft Cisco Systems, Inc. zu ermöglichen. Zu diesem Zweck beauftragte Cisco Capital die Managerin Aimee Shea mit der Leitung des neu zentralisierten PMO, um dem Unternehmen zu einer höheren Erfolgsquote bei Projekten zu verhelfen.

Shea erkannte jedoch schnell, dass Cisco Capital mehrere Herausforderungen im Zusammenhang mit dem Projekt- und Programm-Management bewältigen musste, um dieses wichtige Ziel zu erreichen: inkonsistente Ergebnisse, begrenzte Einblicke in den allgemeinen Projektzustand und -status auf der Ebene des einzelnen Projekts und des gesamten Portfolios, die Unfähigkeit, eine funktionsübergreifende Zusammenarbeit auf hoher Ebene effektiv zu verwalten, Probleme beim Management mehrerer Arbeitsströme sowie statische, veraltete Projektberichte, die manuell erstellt werden mussten und dennoch keine fundierten Entscheidungen ermöglichten.

Shea und ihr Team waren sich einig, dass das PMO von Cisco Capital sowie die zugehörigen Abteilungen und Bereiche ein neues, technologiebasiertes Framework für die Planung und Durchführung brauchten, das zu der Art und Weise passte, wie das Unternehmen Projekte und Programme in Zusammenarbeit verwalten wollte.

Auf der Grundlage seiner Herausforderungen und Anforderungen führte Cisco Capital eine umfassende Untersuchung verschiedener cloudbasierter Lösungen durch und begutachtete auch die von seiner Muttergesellschaft Cisco Systems Inc. verwendeten Tools. Nach der Evaluierung von AdaptiveWork erkannten Shea und ihre Gruppe, dass es die ideale Lösung zum Etablieren des dringend benötigten Frameworks für die Planung und Durchführung war und gleichzeitig optimal zu der kollaborativen Art und Weise passen würde, in der die Organisation Projekte und Programme verwalten wollte. Mit seinen zentralisierten Projektansichten und funktionsübergreifenden Arbeitsströmen, würde AdaptiveWork sowohl den internen Überblick für die PMO-Gruppe als auch die externen Einblicke für Cisco Systems bieten, die sie benötigten, um eine Grundlage für Transparenz und Konsistenz im gesamten Unternehmen zu schaffen.

AdaptiveWork verfügte nicht nur über sofort einsatzbereite Projektmanagementfunktionen, die das Unternehmen nutzen konnte, sondern auch über die Flexibilität, die Lösung an die spezifischen Bedürfnisse von Cisco Capital anzupassen, ohne dass die IT-Abteilung groß eingreifen musste. Shea sagt: „Wir haben sehr schnell gesehen, dass AdaptiveWork über alle leistungsstarken Funktionen verfügt, die wir in einer Unternehmenslösung suchten, und dass es sich in hohem Maße so konfigurieren lässt, dass es zu unserer Art der Projektdurchführung passt.“ AdaptiveWork zeichnete sich zudem durch niedrige Gesamtbetriebskosten aus, was für die Finanzdienstleistungsorganisation eine wichtige Eigenschaft war.

Mit der Unterstützung des AdaptiveWork Success Managers begann Cisco Capital den Implementierungsprozess mit der Definition der Konfigurationsanforderungen und der Festlegung von Prozessen und Vorlagen. Die vollständige Einführung erfolgte innerhalb von zwei Monaten – ein Prozess, den Shea als „sehr schnell“ bezeichnet. Die schnelle Akzeptanz wurde durch die Benutzerfreundlichkeit von AdaptiveWork und die Bibliothek mit zugänglichen, intuitiven Lerntools und Ressourcen erleichtert. „AdaptiveWork fungiert jetzt als zuverlässige zentrale Datenbasis für unsere Projekt- und Programminformationen“, fügt Shea hinzu.

• 99 % weniger Zeitaufwand für die Erstellung von Projekt-Roadmaps, aus 4 – 6 Stunden wurden 1 – 2 Minuten
• relevante Echtzeiteinblicke in den Zustand des Portfolios anstatt statische, veraltete Momentaufnahmen
• deutlich verbesserte abteilungsübergreifende Zusammenarbeit
• verbesserte Transparenz für Führungskräfte in Bezug auf Ressourcenkapazität und Arbeitsauslastung, sowohl innerhalb als auch außerhalb des PMO
• mehr Zuversicht und Unterstützung für das PMO durch vorhersehbare Ergebnisse
• Bessere Verantwortlichkeit in Bezug auf Projekte, die nicht nach Plan verlaufen.
• bessere integrierte Planung für globale, komplexe Programme
• einfachere und präzisere SOX-Compliance-Berichterstattung