Implementierung eines internationalen ERP-Projekts mit Projectplace

In der Finanzdienstleistungsbranche sind einzigartige Spezifikationen und Sicherheitsvorkehrungen für IT-Anwendungen erforderlich. Die IT-Abteilungen von Unternehmen wie der Deutschen Leasing AG sind daher mit einer Vielzahl von Rahmenbedingungen konfrontiert, die sie erfüllen müssen. Wenn Sie dann noch die internationale Komponente hinzufügen, sind Sie bald in hochkomplexe Situationen und Projekte verwickelt, die alle gemanagt werden müssen.

Leander van Delden ist OrgIT International Solution Manager bei der Deutschen Leasing AG und in dieser Funktion dafür verantwortlich, dass die IT-Landschaft der ausländischen Niederlassungen und Repräsentanzen optimal funktioniert. Zusammen mit 12 anderen Kollegen beaufsichtigt er Audits, die weltweite Einführung eines ERP-Systems, Serverinstallationen und vieles mehr. In diesem Zusammenhang ist es sicherlich eine Herausforderung, dass van Delden und seine Kollegen in Deutschland ansässig sind und sich ständig mit anderen Managern in verschiedenen Ländern abstimmen müssen. Vieles ist für sie einfacher geworden, seit die Deutsche Leasing AG seit Anfang 2014 eine Projektmanagement-Plattform einsetzt, die viele Funktionen bietet, um ihre zahlreichen Aufgaben zu vereinfachen und einen zuverlässigeren und schnelleren Implementierungsprozess zu gewährleisten: Projectplace.

Die gesamte IT-Infrastruktur der Deutschen Leasing AG für ihre ausländischen Niederlassungen wird zentral gesteuert. Die Zusammenarbeit und Koordination zwischen IT-Managern, auch über Grenzen hinweg, hat daher hohe Priorität und bringt enorme Anforderungen an die Datensicherheit mit sich.

Es funktioniert einfach!

Die Einführung dieser webbasierten Lösung für Zusammenarbeit und Projektmanagement war anfangs gar nicht so einfach. Viele Besonderheiten der Finanzbranche in Bezug auf Datensicherheit, Zugriffsmöglichkeiten, Passwortschutz usw. mussten vor der Unterzeichnung des Vertrags geklärt werden.

Van Delden arbeitet nun seit mehr als sechs Monaten bei Projectplace und hat bereits mehrere kleinere Projekte umgesetzt. Da er für die IT-Organisation außerhalb Deutschlands verantwortlich ist, nutzt er die Option vor allem, um Dokumente und Informationen über Projectplace auszutauschen und Online-Meetings mit seinen Kollegen abzuhalten. "In unseren Projekten kommunizieren wir auf Englisch, aber innerhalb der einzelnen Länder tauschen sich die Mitarbeiter in der Regel in der jeweiligen Landessprache aus", sagt van Delden. Insgesamt arbeiten etwa 70 registrierte ausländische Kollegen an Projekten mit 45 Kollegen in deutschen Fachabteilungen, wie z.B. der Risikoabteilung, zusammen.

Internationales ERP-Projekt

Ein hochkomplexes Projekt steht in den Startlöchern: Ein neues ERP-System soll in den Niederlassungen außerhalb Deutschlands eingeführt werden. "Dieses Das Projekt ist auf vier Jahre angelegt - es umfasst insgesamt 22 Länder und etwa 500 Mitarbeiter werden von der Einführung dieser neuen Software betroffen sein", sagt van Delden. Die Grundstruktur dieses komplexen IT-Projekts mit seinen zahlreichen Teammitgliedern, unterschiedlichen Lese- und Schreibberechtigungen und Verantwortlichkeiten sowie dem Gesamtzeitplan steht bereits fest. Dieses Projekt als Ganzes umfasst 22 kleinere länderspezifische Projekte, in denen die Einführung der ERP-Software in einer detaillierten, für jedes Land leicht modifizierten Weise dargestellt wird.

Bei diesem weitreichenden Projekt zur Aufgabenzuweisung stützt sich Van Delden auch auf die Optionen des Gantt-Diagramms sowie auf die Festlegung von Meilensteinen und die agile Erledigung einzelner Aufgaben nach der Kanban-Methode. "In unserem ERP-Projekt werden auch externe Berater Zugang zu Projectplace haben", erklärt der Experte. "Schließlich geht es um mehr als nur um die Festlegung eines Lastenheftes, die Implementierung des ERP-Systems und die Schulung der Mitarbeiter". Besonders wichtig ist, dass die Zusammenhänge der einzelnen Schritte nachvollziehbar sind, dass individuelle Anforderungen berücksichtigt werden können, dass alle Betroffenen von Anfang an optimal informiert werden und dass anschließend eine umfangreiche Projektdokumentation erstellt wird."

Projektmanagement und mehr

Mit Projectplace setzt die Deutsche Leasing AG nicht nur auf ein innovatives Projektmanagement-Tool, sondern hat sich auch für eine einfach zu bedienende Kollaborationsplattform entschieden. Projectplace ist der Ort, an dem wichtige Dokumente und Informationen zentral gespeichert und mit Kollegen geteilt werden. Darüber hinaus nutzen die Mitarbeiter der Deutschen Leasing AG die Kanban-Tafeln sowie den pragmatischen Projektmanagement-Ansatz, um ihre eigene Arbeit zu organisieren. Van Delden: "Das Tolle an Projectplace ist, dass die Lösung intuitiv und leistungsfähig zugleich ist, d.h. dass man außer einem Benutzerhandbuch und einer kurzen Einführung nichts weiter braucht, um sie zu nutzen, aber trotzdem die Möglichkeit hat, hochkomplexe Aufgaben und Projekte damit umzusetzen."

Eine zentrale Plattform ist erforderlich, um die internationale Zusammenarbeit zu erleichtern, Projektmanagementaufgaben zu vereinfachen und Online-Meetings sowie eine effektive Dokumentenverwaltung zu ermöglichen.

Sowohl kleine als auch mittelgroße Projekte wurden mit Projectplace erfolgreich umgesetzt, so dass die Implementierung des internationalen Rollouts eines ERP-Softwaresystems in 22 Ländern jetzt mit diesem Ansatz geplant wird.

Weitere Informationen finden Sie unter Planview.com