Erweitertes Portfoliomanagement und mehr Transparenz bei Emory Healthcare

Knappe Ressourcen, kein zusätzliches Personal und ein nicht enden wollender Strom von Arbeit: In dieser Situation standen die Anwendungsteams der Abteilung für Informationssysteme bei Emory Healthcare vor der Herausforderung, bei strategischen Aufgaben, Wartungsarbeiten und kurzfristigen Anforderungen die richtigen Prioritäten zu setzen. Manuell gepflegte Kalkulationstabellen, veraltete Boards und unvereinbare Tools machten es unmöglich, die anstehenden Aufgaben zu visualisieren und zu verwalten. Damit fehlten dem Team die nötigen Informationen, um Ressourcen sinnvoll zuzuweisen. Auf der Suche nach einer integrierten Lösung wandte man sich an das IT-PMO.

Das PMO der IT-Abteilung von Emory Healthcare führte die Planview Lösungen mit den anderen Projektmanagement-Tools zusammen und konnte dem Anwendungsteam so geben, was es brauchte, um die anstehenden Aufgaben zentral zu visualisieren und zu verwalten. Nun liegen aussagekräftige Daten vor, die das Ressourcenmanagement, die Prioritätensetzung, die Planung und Prognosen erleichtern. So kann man sich darauf konzentrieren, Ressourcen zu optimieren und die Aufgaben mit der höchsten Wertschöpfung vorrangig zu behandeln.

Emory Healthcare ist der größte Anbieter im Bereich Gesundheitsversorgung und einer der größten Arbeitgeber im US-Bundesstaat Georgia. Das Netzwerk ist Teil der Emory University und umfasst 10 Krankenhäuser, die Emory Clinic sowie über 250 Standorte. Dem Netzwerk von Emory Healthcare gehören über 2.800 Ärzte und Ärztinnen aus 70 Fachrichtungen an.

Das IT-PMO von Emory Healthcare führte eine gründliche Bestandsaufnahme der von den Teams für IT-Anwendungen verwendeten Prozesse durch, um Probleme, aktuelle Lösungen und Anforderungen zu ermitteln. Das Ergebnis: Verschiedene Teams im Unternehmen verwendeten unterschiedliche Tools und nutzten sie, so gut sie konnten. Die Projekte selbst wurden mit Planview PPM Pro™ verwaltet, aber Aufträge, Serviceanforderungen und Wartungsbedarf wurden mit jeweils anderen Tools verwaltet. Daraufhin überlegte das IT-PMO, wie sich alle anstehenden Aufgaben zentral visualisieren ließen, gerade angesichts der steigenden Nachfrage, neuer Systeme und immer wieder geänderter Prioritäten. Alle Aufgaben an einer Stelle zusammenlaufen zu lassen, würde Planungen, Schätzungen, Prognosen, Auftragserteilung und die Begründung von Neueinstellungen erleichtern.

Das IT-PMO stellte außerdem fest, dass dem Anwendungsteam – ohne Möglichkeiten zur Priorisierung, die über statische Kalkulationstabellen und Haftnotizen an der Wand hinausgingen – nichts anderes übrig blieb, als die Aufgaben abzuarbeiten, die am dringendsten schienen oder gerade oben auf der Liste standen, anstatt sich auf die Aufgaben zu konzentrieren, die dem Unternehmen den größten Mehrwert bieten. Mit den vorhandenen Informationen war es nicht möglich, Prognosen zu erstellen und Managementfragen hinreichend zu beantworten. Daher beschloss das IT-PMO, eine Lösung für Arbeitseingang, Workflowmanagement, Zusammenarbeit und die Verfolgung von Arbeitsfortschritten und Ergebnissen zu implementieren.

Dem IT-PMO von Emory Healthcare war es ebenso wichtig, Probleme zu lösen, wie das Portfolio zu managen. Nach zahlreichen Versuchen mit anderen Tools beschäftigte sich das IT-PMO mit Planview LeanKit™, da dies zur selben Suite von Planview Produkten wie Planview PPM Pro gehörte. Es zeigte sich, dass diese Lösung die teamübergreifende Zusammenarbeit sowie die Integration von Systemen und Daten ermöglichte, die für einen umfassenden Überblick erforderlich waren. Die Portfoliomanagement- und Work-Management-Funktionen sorgten zudem für solide Entscheidungsgrundlagen und echte Transparenz.

„Ein Tool allein löst natürlich nicht alle Probleme“, so Alexis Swann, IT-Portfoliomanagerin bei Emory Healthcare. „Man braucht außerdem den richtigen Ansatz zur Implementierung und die richtigen Leute, die die Belegschaft von der Notwendigkeit dieser Lösung überzeugen.“ Um AgilePlace auf Erfolgskurs zu bringen, implementierte das IT-PMO eine Pilotversion und richtete im ersten Schritt ein Arbeitsmodell ein und definierte Prioritäten. Im Zentrum stand zunächst die Unterstützung der Produktion, dann kamen Projekte zur Umsetzung der Unternehmensstrategie hinzu und schließlich alle übrigen Projekte.

„Eine unserer besten Maßnahmen war die Abbildung der Prioritäten auf unserem AgilePlace (Kanban)-Board, sodass alle das große Ganze sehen können“, berichtet Swann. „Unsere Beratungsgruppen nutzen zur Priorisierung AgilePlace statt Kalkulationstabellen und vertrauen auf die Daten als Entscheidungsgrundlage.“

Da jedes Team seine eigenen Arbeitsweisen hat – Agile und prozessorientiert oder Wasserfall und projektorientiert –, schätzt das IT-PMO die Flexibilität des Kanban-Ansatzes, der alle diese Arbeitsweisen unterstützt. Diese Flexibilität und die Integrationsfähigkeit waren die ausschlaggebenden Faktoren bei der Entscheidung für AgilePlace. „PPM Pro füllt das AgilePlace Board mit Daten“, erklärt Swann. „Für jedes Portfolioprojekt gibt es eine Karte auf dem Board. Die Projektmanager können eine untergeordnete Karte auf ein Team-Board setzen, um Ressourcen für ein Projekt zu beantragen, aber der Anwendungsmanager ist verantwortlich für das Board und kann auf der Projektkarte sehen, was sich bei den einzelnen Aufgaben tut. So können sich die Verantwortlichen jederzeit einen Überblick verschaffen, ohne auch nur eine einzige E-Mail zu senden. Auf dem Board finden sie alle erforderlichen Informationen, während die Teams so arbeiten können, wie es für sie am effektivsten ist.“

Dank der Möglichkeiten des integrierten Portfolio- und WorkManagements sehen die IS-Teams und das IT-PMO von Emory Healthcare nun das Gesamtbild. Das Anwendungsmanagement nutzt AgilePlace zur Bereitstellung von Aufgaben, und das Projektmanagement erfasst genaue Nutzungs-, Prognose- und Budgetdaten in PPM Pro. „Es ist etwas anderes, ob man einfach nur sagt, dass man mehr Ressourcen braucht, oder genau zeigen kann, warum man sie braucht“, sagt Swann. „Unser Ressourcenmanagement funktioniert jetzt, und wir können genau beurteilen, wie viele Projekte wir übernehmen können. So effizient war unsere teamübergreifende Zusammenarbeit noch nie.“ Und die Erfolgsgeschichte geht noch weiter. Die erste Pilotphase zeigte sofort Ergebnisse: Der Backlog bei Aufgaben reduzierte sich innerhalb von zwei Wochen um 30 Prozent – einfach aufgrund von Lösungen, die Teams zusammenbringen und Aufgaben visualisieren.

Die Pilotphase hat die Aufmerksamkeit anderer Geschäftsbereiche von Emory Healthcare auf sich gezogen. Die für Pflegedaten verantwortliche Stelle und andere Führungskräfte bekunden nun ebenfalls Interesse an Planview Lösungen für die Aufgabenumsetzung, die sich zusammen mit PPM Pro in eine Komplettlösung integrieren lassen. Mit Sicherheit werden sich interessierte Verantwortliche zur Unterstützung bei der Implementierung an das IT-PMO wenden, das auf diese Weise als interne Beratungsstelle fungiert und dem Unternehmen echten Nutzen bringt.

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