Evolve Advisory Services unterstützt Medizintechnikinnovator bei der Skalierung

Dieses kleine britische Medizintechnikunternehmen hatte gerade seine Start-up-Phase mit einigen Erfolgen abgeschlossen und wollte darauf aufbauend expandieren. Dafür musste es seine Prozesse neu definieren, um sie skalierbar zu machen, eine Qualitätskontrolle in seinen Workflow einbauen und eine PPM-Umgebung schaffen, in der die Komplexität globaler Unterschiede bewältigt werden kann.

Das Unternehmen war auf der Suche nach einer leistungsstarken Plattform, die seinen Wachstumskurs mit ihren Funktionen unterstützt. Planview® AdaptiveWork wurde als ideales System ausgewählt, da es die strategischen Anforderungen erfüllt. Im Zuge der Implementierung beauftragte das Unternehmen die Evolve Advisory Services von Planview mit der Ausarbeitung von Best Practices auf der Grundlage der individuellen Anforderungen der Organisation. Das Ergebnis dieser Partnerschaft war die erfolgreiche Implementierung der Technologie, die Neudefinition der Prozesse im Einklang mit den Anforderungen des Unternehmens und die Optimierung des Systems im Hinblick auf die spezifischen Geschäftsergebnisse.

Das im Jahr 2015 gegründete britische Unternehmen für Medizintechnik hat sich zu einem der weltweit führenden Innovatoren im Bereich der personalisierten Medizin entwickelt und arbeitet eng mit Chirurgen zusammen, um patientenspezifische Services und Geräte anzubieten.

Der Umgang mit Komplikationen in der Lieferkette, die Überwindung von Lücken aufgrund von unterschiedlichen Arbeitsstrategien, das Management der fortschreitenden Digitalisierung von Betriebsabläufen – dies sind nur einige der Herausforderungen, vor denen moderne COOs bei ihren Bemühungen um größeres Wachstum und mehr Effizienz stehen. Im Fall des kleinen, aber wachsenden Medizintechnikunternehmens mit Sitz im Vereinigten Königreich wurden diese Herausforderungen noch größer, als es seine Start-up-Phase hinter sich ließ und in neue Märkte expandieren und den Betrieb optimieren wollte.

„Unser größtes Dilemma ist, dass wir ein kleines Unternehmen sind. Aber wir haben globale Anforderungen“, so der COO des Unternehmens. „Wir arbeiten in Europa. Wir arbeiten im Vereinigten Königreich und jetzt auch in den Vereinigten Staaten. Die Fähigkeit zu skalieren ist also zwingend erforderlich. Es ist wirklich wichtig, flexible Prozesse und eine Logik zu schaffen, die globale Unterschiede zulässt.“

Der COO erklärt: „Bei uns gibt es eine seltsame Überschneidung zwischen Produkt und Projekt. Jedes Produkt ist im Grunde ein eigenes Projekt. Bei jedem einzelnen Projekt, das wir durchführen, gibt es neue Anforderungen, neue angestrebte Ergebnisse und neue Stakeholder. Wir können nicht einfach Tausende dieser Dinge produzieren und dann behaupten, wir seien fertig.“

Das Unternehmen steht vor den gleichen Herausforderungen wie jedes andere dezentral aufgestellte Unternehmen, da die Arbeit je nach Produktionsphase oft an mehreren Standorten erledigt wird. „Manchmal findet die Produktion an einem Ort statt, das Design an einem anderen, die Qualitätskontrolle wieder an einem anderen. Manche Projekte dauern nur zwei Tage, andere können ein Jahr dauern“, fügt der COO hinzu.

Hohe Qualitäts- und Sicherheitsstandards, die in der Medizinbranche nicht verhandelbar sind, machen die globale Expansion zusätzlich komplex. „Der Schlüssel ist ein systematischer Ansatz, der sicherstellt, dass klare Anforderungen erfasst werden, klare Design- und Herstellungsprozesse festgelegt sind und dass es möglich ist, diese während ihres gesamten Lebenszyklus zu überwachen. Außerdem braucht es einen klar definierten Workflow im Hinblick auf die Qualitätskontrolle“, sagt der COO des Unternehmens.

Mit Planview® AdaptiveWork fand dieses Medizintechnikunternehmen ein Softwareprodukt mit den nötigen Funktionen, um all seine Anforderungen an das Projektmanagement und die ISO-Qualitätszertifizierung in einem System zu vereinen. „Wir brauchten jedoch jemanden, der unser ungewöhnliches Geschäft versteht und uns hilft, unsere Prozesse innerhalb dieser Produktprojektmanagement-Umgebung zu definieren“, erklärt der COO. An dieser Stelle kam Evolve Advisory Services als Partner ins Spiel.

Evolve Advisory Services ist ein Team von Fachleuten mit Erfahrung in allen Branchen und auf allen Unternehmensebenen. Das Evolve-Team begann mit dem Unternehmen zusammenzuarbeiten, um die Führungsebene bei der Definition der notwendigen Prozesse, Methoden und Governance für die Einführung von Planview AdaptiveWork zu unterstützen.

„Wir haben das Ziel, groß zu werden. Deshalb muss alles, was wir einrichten, skalierbar sein“, sagt der COO. „Wir haben Ingenieure, die im Grunde genommen auch Projektmanager sind, aber das sollte so nicht sein.“

Um die Veränderung zu ermöglichen, die für ein Wachstum erforderlich ist, muss die Technologie so optimiert werden, dass sie das Erreichen der gewünschten Geschäftsergebnisse unterstützt. Mit seiner Best-Practice-Beratung konnte Evolve dem Unternehmen bei der Definition von Geschäfts- und Projektmanagementprozessen im Einklang mit seinen Anforderungen und der Übertragung dieser Prozesse in die Welt von Planview AdaptiveWork helfen.

Bereits kurz nach der Implementierung erhielt die Geschäftsleitung Echtzeiteinblicke in Prozesse, Kosten und Umsätze, die es vorher nicht gab. „Zwei oder drei Wochen später erhielten wir Massen an Informationen, die wirklich brauchbar waren“, erinnert sich der COO. „Wir befanden uns noch in der Anfangsphase der Implementierung, sodass es noch eine Menge zu tun gab, aber das war großartig. Plötzlich gab es eine Transparenz, wie wir sie nie zuvor hatten. Wir wurden mit all unseren Problemen direkt konfrontiert, aber nicht auf eine schlechte Art und Weise. Auf eine Art und Weise, die einfach großartig war!“

Zwei Jahre nach der Implementierung und der Ausrichtung der Prozesse an den Unternehmenszielen wird das Wachstum weiter gefördert.

„Wir müssen Projekte schnell umsetzen. Wenn das, was man tut, zu komplex ist, beeinträchtigt es das Erreichen der eigentlichen Ziele“, sagt der COO. „Der Schlüssel liegt für uns darin, dass die Projektressourcen sich nie zu viele Gedanken über die Anforderungen machen müssen. Sie sind in die Workflows integriert. Und ich bin zuversichtlich, dass ich ganz einfach zusätzliche Logikebenen in unsere grundlegenden Workflows einbauen kann. Wir können Workflows auf der Basis von Kundenstandorten verwalten, und wir können sie auf der Basis von Produktangeboten verwalten, die in einem Markt verfügbar sind, in einem anderen aber nicht.“

Der COO hatte von Beginn an eine klare Vorstellung von den übergeordneten strategischen Initiativen des Unternehmens, aber wie sie sich in der Technologie niederschlugen, war eine andere Geschichte. „Im Grunde hatte Planview AdaptiveWork die Funktionen, die wir brauchten, aber darüber hinaus hatte ich mit Evolve jemanden auf Augenhöhe, der mir zuhören und mich verstehen konnte. Dies sind unsere Herausforderungen, diese Vorschriften müssen wir einhalten, und das müssen wir tun, um einige der Details vor unseren Endnutzern zu verbergen – Evolve hat bei all dem geholfen. Sie gaben Unterstützung bei der gesamten Umwandlung der übergeordneten Anforderungen in klar definierte Prozesse und letztendlich Funktionen. Deshalb war Evolve für uns von unschätzbarem Wert“, fasst der COO zusammen.

Evolve Advisors haben einen besonderen Blickwinkel: Sie stehen mit einem Fuß im Hier und Jetzt und mit dem anderen in der Zukunft – und antizipieren so die Bedürfnisse eines Unternehmens in den nächsten Wachstumsphasen. Der COO des Unternehmens gibt ein Beispiel für den proaktiven Ansatz von Evolve: „Gegen Ende der Implementierung bestand Evolve darauf, die Best Practices für das Ressourcenmanagement zu definieren, die wir anwenden sollten. Damals dachte ich, dass wir wahrscheinlich noch zu klein dafür sind. Ich hatte die Praktiken nicht unmittelbar umgesetzt, und dann, etwa sechs Monate später, begannen wir, an der operativen Effizienz zu arbeiten.“

An dem Punkt der Expansion, an dem das Kapazitätsmanagement von entscheidender Bedeutung war, stellte der COO fest, dass die zuvor definierten Prozesse zusammen mit den unterstützenden Funktionen und Berichten bereits vorhanden waren und das Unternehmen „neu skalieren und die Anzahl der Ingenieure um das Fünffache erhöhen konnte“. Der COO fährt fort: „Das ist wirklich unglaublich. Ich glaube nicht, dass wir jetzt ohne die Best Practices leben können. Wir haben sie in unsere Betriebsabläufe integriert. Zu unseren wöchentlichen Prozessen gehört nun die Besprechung der Datenqualitätsberichte, insbesondere der des Kapazitätsmanagements. Das ist einfach entscheidend für unser derzeitiges Geschäft.“

Evolve Advisors weiß, dass Organisationen ihre Prozesse mehrmals ändern können, wenn sie zusätzliche Effizienzgewinne entdecken. Der Schlüssel liegt darin, sicherzustellen, dass die Organisationen auf den zukünftigen Erfolg vorbereitet sind. Der COO fasst zusammen: „Das ist das Ergebnis. Evolve hat die Art und Weise, wie wir arbeiten, wirklich verändert.“