Bundesbehörde nutzt Kompetenz- und Technologiemanagement zur Transformation und Rationalisierung

Diese Bundesbehörde hatte sich zum Ziel gesetzt, optimale IT-Lösungen zu entwickeln, um eine Vielzahl von geschäftlichen Herausforderungen zu bewältigen. Mit einer Unternehmensarchitektur (Enterprise Architecture, EA), die durch Planview Portfolios - Capability and Technology Management (ehemals Troux) ermöglicht wird, verfügt die Agentur nun über ein stärker integriertes Gesamtunternehmen, das durch einen IT-Entscheidungsprozess, eine kollaborative Governance und eine gemeinsame Wissensbasis gestützt wird. Das alles führt zu mehr Flexibilität, Effizienz und Innovation.

Diese Bundesbehörde hat einen wichtigen Auftrag: Sie ist die führende Quelle für Daten über die Menschen und die Wirtschaft des Landes. Keine leichte Aufgabe für ein Land mit mehr als 310 Millionen Bürgern von zunehmend unterschiedlicher Herkunft und einem Bruttoinlandsprodukt (BIP) von fast $16 Billionen.

Die Technologie ist entscheidend für die Fähigkeit der Agentur, Dutzende von regelmäßigen Berichten zu erstellen. Die Daten werden verwendet, um jedes Jahr mehr als $400 Milliarden an Bundesmitteln zu verteilen und die Sitze im Kongress zu bestimmen. Die Agentur muss also auf Aktualität, Relevanz, Qualität und Kosten achten.

Doch in 2012 befand sich die Agentur an einem Scheideweg. Das Unternehmen hatte eine isolierte, organisatorische Sicht auf sein Geschäft mit unabhängigen Prozessen und einer minimalen gemeinsamen Infrastruktur. Überschneidungen und Komplexität waren an der Tagesordnung, und es gab nur wenige Größenvorteile.

Außerdem wurde der Druck von verschiedenen Seiten immer größer. Wie alle Bundesbehörden musste auch sie eine 10%ige Haushaltskürzung hinnehmen. Das ist zu jeder Zeit eine Herausforderung, aber umso mehr, als sie mit einer steigenden Nachfrage aus dem privaten Sektor und einer immer technisch versierteren und vernetzten amerikanischen Öffentlichkeit konfrontiert ist. Die Popularität von Suchmaschinen wie Google schürt den Appetit auf schnelle, aktuelle und ausführliche statistische Informationen. Es war klar, dass die Agentur, um mit diesen Veränderungen Schritt zu halten, mehr digitale Möglichkeiten brauchte, um mit der Öffentlichkeit in Kontakt zu treten.

In der Tat spielen die Forderungen nach IT-Mobilität, -Effizienz und -Flexibilität eine wichtige Rolle bei der Missionsplanung und der gesamten Unternehmensarchitektur, während sich die Agentur auf ihren Auftrag zubewegt. Ebenso wichtig sind föderale Faktoren wie offene Daten und Cloud-Innovationen, die Fragen über die Rolle der Behörde in einer Ära von Big Data und Open-Source-Analysen aufwerfen.

"Wir wussten, dass wir innerhalb der IT erhebliche strukturelle Veränderungen vornehmen mussten", sagte der Chief Technology Officer (CTO). "Wir brauchten einen Mechanismus, der uns weg vom 'Business as usual' hin zu einer rationalisierten und kollaborativen Umgebung bringt, in der wir besser informierte Entscheidungen treffen können."

Die Zusammenarbeit mit Planviews Lösung für das Kapazitäts- und Technologiemanagement zur Nutzung ihrer Enterprise Architecture (EA) wurde zu einem zentralen Bestandteil des letztendlichen Ziels der Behörde, elastischer zu sein und die Anforderungen von mehr als 500,000 Feldbenutzern und einem komplexen System der Informationserfassung und -analyse zu erfüllen, das sich über alle Ecken der USA und ihrer Territorien erstreckt.

Der Chief Technology Officer ernannte einen Chefarchitekten, der eine Gruppe zur Entwicklung und Durchsetzung von IT-Produktstandards ins Leben rief, und richtete einen Prüfungsausschuss ein, der Leitlinien für das Lösungsdesign bereitstellen und Designmuster entwickeln soll.

"Im Laufe der Zeit hatte jeder der autonomen Programmbereiche einen IT-Shop entwickelt", erklärte der CTO. "Diese konzentrierten sich hauptsächlich auf die Anwendungsentwicklung, aber sie führten zu einer komplexen, ineffizienten und redundanten Umgebung."

As a result, the agency was seen as disconnected, with a vast and undocumented network of systems, applications, programs and processes. It lacked consistent standards and metadata. For example, the agency’s three main program areas had three different ways to describe their work. There were more than 1.500 IT products, featuring multiple competing platforms and multiple product versions. More than 1,000 business applications provided redundant functionality, and there were many one-off systems that should have been shared solutions.

Der Paradigmenwechsel begann mit der Einführung dessen, was die Agentur als Lebenszyklus und "mission-enabling support work" (MES) bezeichnet. "Damit können wir Dinge wie Prozesse, Fähigkeiten, Vermögenswerte, Ressourcen und mehr durch eine gemeinsame Linse und Perspektive betrachten", so der CTO. "Das wiederum hat einen kulturellen Wandel in unserer Denkweise ausgelöst - weg von der traditionellen, organisationszentrierten Sichtweise auf unsere Geschäfte."

Die Lebenszyklus- und MES-Frameworks ermöglichen es der Agentur, die Dinge aus einer gemeinsamen Perspektive zu betrachten, wenn es darum geht, in was zu investieren, welche Lösungen zu entwickeln oder Produkte zu kaufen sind und wie die Umgebung zu sichern ist - was beim Umgang mit Gigabytes von Daten entscheidend ist.

"Die EA-Richtlinie gibt den Rahmen vor, der uns diesen gemeinsamen Ansatz ermöglicht", sagt der CTO. "Damit wird das EA-Programm formell eingeführt und erhält den nötigen Biss, um als unternehmensweites Werkzeug und Disziplin zu dienen, um besser integrierte und fundierte IT-Entscheidungen zu treffen."

Durch die Umstellung auf eine funktionale, gemeinsame Sichtweise von Geschäfts- und IT-Assets, die durch EA ermöglicht wird, verfügt die Behörde über eine stärkere Integration in die IT-Entscheidungsprozesse und eine bessere Zusammenarbeit bei der Entscheidungsfindung im Unternehmen. Dank ihrer EA-Praxis hat die Agentur eine eigene Datenbank eingerichtet:

• Gemeinsamer, einheitlicher Rahmen zur Beschreibung der Arbeit in allen Direktionen aus funktionaler Sicht unter Verwendung von Standarddefinitionen (d.h. Lebenszyklus und MES)
• Inventarisierung von Unternehmensanwendungen, um einen zentralen Überblick über die eingesetzte Automatisierung zu erhalten und Möglichkeiten für gemeinsame Dienste zu identifizieren
• Adaptives Design zur Entwicklung zielgerichteter gemeinsamer Lösungen für die Datenerfassung
• Umfassender unternehmensweiter Ansatz für die Verbreitung von offenen Daten, gemeinsamen Plattformen und APIs
• Gemeinsame Lösungen, die mehrere Abteilungen umfassen
• Enterprise SDLC zur Unterstützung einer einheitlichen und gemeinsamen Entwicklung
• IT-Produktstandards zur Verringerung des IT-Fußabdrucks durch Ausmusterung veralteter Technologie, Reduzierung der Anzahl doppelter Produkte, Verringerung der Produktversionen
• Gemeinsame IT-Infrastruktur, die über die Cloud bereitgestellt wird
• Nutzung von Internet- und Mobiltechnologie zur Steigerung von Effizienz und Kundenservice
• Rahmenwerk für die IT-Sicherheit im Unternehmen, das auf alle IT-Lösungen angewendet wird, um das Risiko kontinuierlich zu überwachen

Der CTO ist zufrieden mit den Änderungen, die das Team bereits umgesetzt hat. "Wir profitieren bereits jetzt von den Ergebnissen, mit einer gemeinsamen Nomenklatur in der gesamten Organisation und einer drastischen Reduzierung der Duplizierung von Vermögenswerten und unserem Geschäft."

1. EA-Politik zur Steuerung von IT-Entscheidungen
2. Enterprise Standards Profile (ESP) zur Reduzierung des Software- und Hardwarebedarfs
3. Arbeitsgruppe für Standards (SWG) zur Einrichtung des ESP
4. Architecture Review Board (ARB) zur Förderung der Wiederverwendung und gemeinsamer Lösungen
5. Service Oriented Architecture (SOA) Strategie für die Einführung der Kerninfrastruktur, einschließlich wiederverwendbarer Lösungsmuster
6. IT-Infrastruktur-Roadmap als Entscheidungshilfe für die Auswahl und Bereitstellung
7. Entwicklung eines App-Inventars zur Ermittlung von Möglichkeiten für Konsolidierung, Umverteilung und gemeinsame Dienste
8. Lebenszyklus zur Kategorisierung von Geschäftsaktivitäten, die die Durchführung von Umfragen und den Lebenszyklus von Informationen unterstützen, in funktionale Kategorien, die über organisatorische Grenzen hinausgehen
9. Zentrum für adaptives Design (d.h. Multi-Mode Data Collection), um gemeinsame Ziellösungen zu entwerfen, die mehr adaptive Datenerfassungsmöglichkeiten unterstützen
10. Digitale Strategie / Verbreitungssegmentarchitektur zur Synchronisierung unterschiedlicher Initiativen/Lösungen zur Datenverbreitung, um mehr Datensätze öffentlich zugänglich zu machen, Verbreitungsplattformen zu standardisieren und APIs zu entwickeln, damit die Öffentlichkeit effizienter auf Daten zugreifen kann und Entwickler Anwendungen entwickeln können, die die Daten nutzen

• Eine einzige standardisierte Reihe von organisationsübergreifenden funktionalen Kategorien zur Beschreibung der Arbeit der Agentur
• Weniger doppelte Produkte und optimierte Produktpalette
• Mehr gemeinsam genutzte Anwendungen, die auf wiederverwendbaren Diensten basieren
• Mehr gemeinsam genutzte IT-Infrastrukturlösungen

Das Team verfolgt mehrere Ziele auf dem Weg zu einer IT-Umgebung mit mehr gemeinsam genutzten Diensten, die von den Erkenntnissen aus der aktuellen Architektur geprägt sind.

Mit dem Erfolg der ersten Phase im Rücken richtet das IT-Team seinen Blick auf die Zukunft.

Die Reduzierung der Anzahl redundanter Investitionen ist entscheidend. "Wir beabsichtigen, die Architektur zur Steuerung und Bewertung von Investitionsentscheidungen zu nutzen, indem wir Anwendungen mit Investitionen und Projekten verknüpfen", erklärt der CTO. "Durch die Identifizierung der Aufschlüsselung von O&M und der Investitionskosten kann das Team die Neuausrichtung unseres IT-Investitionsportfolios zur Unterstützung von Modernisierungsstrategien und -prioritäten vorantreiben und Erkenntnisse gewinnen."

Das Team plant außerdem, das Anwendungsinventar zu erweitern und Erkenntnisse aus der Architekturanalyse des bestehenden Anwendungsportfolios zu gewinnen, um Bereiche für gemeinsame Dienste, vereinfachte Lösungen und rationalisierte Abläufe zu identifizieren.

"Die Agentur hat sich zum Ziel gesetzt, optimale IT-Lösungen zu entwickeln, die ihrerseits das Geschäft unterstützen", so der CTO. "Wir haben jetzt einen stärker integrierten IT-Entscheidungsprozess, unsere Governance arbeitet jetzt unternehmensweit zusammen und wir haben eine informative EA-Wissensbasis geschaffen. Diese Transformation ermöglicht uns innovativere Geschäftsabläufe, schnellere Ergebnisse und kosteneffizientere Möglichkeiten."

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