Den Ärmelkanal überspannende Verbesserung der Informationstechnologie

Getlink ist für die gesamte Infrastruktur auf und unter dem Ärmelkanal verantwortlich und kontrolliert daher den Lkw- und Personenverkehr (Pkw/Bus) zwischen Folkestone, Großbritannien, und Calais, Frankreich. Getlink ist noch bis mindestens 2086 Betreiberfirma des Eurotunnels, der die schnellste, zuverlässigste und umweltfreundlichste Möglichkeit zur Überquerung des Ärmelkanals darstellt. Hunderte von Millionen von Menschen haben den Tunnel seit seiner Eröffnung im Jahr 1994 genutzt.

Getlink ist seit 1994 stark gewachsen. Nicht zuletzt aufgrund dieses Wachstums sind die Anforderungen an die IT-Abteilung exponentiell gestiegen, was zu zahlreichen Herausforderungen geführt hat – vom Ressourcenbedarf bis zur Projektdurchführung. Die IT-Abteilung von Getlink verwendete ein nicht standardisiertes Ad-hoc-Verfahren. Nur ein ausgewählter Teil der Projekte folgte einem definierten Prozess, was zu einer Reihe von Problemen bei der Erstellung einer Prioritätenliste für neue und bestehende IT-Initiativen führte. Die IT-Abteilung wurde nach Aufgaben und Funktionen gegliedert und arbeitete nach einem Modell, das für jeden internen Kunden ein IT-Team vorsah. Infolgedessen musste das Management das entsprechende Personal anteilig beschaffen, was keine unbegrenzte Skalierbarkeit zuließ.

Getlink benötigte eine umfassende Lösung, die sofortigen Einblick in alle Projekte und operativen Aufgaben innerhalb der IT bot. Sie brauchten eine intuitive Lösung mit integrierten Prozessen und der Flexibilität, auf zukünftige Veränderungen und Entwicklungen im Unternehmen zu reagieren und gleichzeitig die Projektteams zu mobilisieren. Aus finanzieller Sicht musste das Management einen zuverlässigen Budgetplan aufstellen, um die Ressourcen und Mittel zu verfolgen, zu messen und den vorrangigen Projekten zuzuteilen, die den Unternehmenszielen am besten entsprachen. Getlink machte sich auf die Suche nach einer Lösung, die eine effektive Priorisierung von Projekten, die Verwaltung von Ressourcenkapazitäten, das Finanzmanagement, die Projekt-Performance und ausgereifte Geschäftsprozesse in der gesamten Abteilung fördern würde.

Planview Portfolios hilft Getlink, effiziente Prozesse zu etablieren, mehr Transparenz zu schaffen und die Budgetkontrolle zu verbessern.

„Die Entscheidung, mit Planview zusammenzuarbeiten, fiel sehr schnell. Das Unternehmen verfügt über eine etablierte Lösung und kann auf langjährige Erfahrungen sowie umfassendes Know-how zurückgreifen“, erklärt Jean Brunier, IT Director bei Getlink.

Durch den Einsatz von Planview Portfolios konnte Getlink die IT-Abteilung in drei gut organisierte Gruppen gliedern. Das Management hat Einblick in die Ressourcenkapazität und kann so Projekte und Ressourcen effizient optimieren. Berichte und Analysen in Echtzeit helfen bei der Entscheidungsfindung und liefern Details zu Portfolios, Projekten und Ressourcen.

Planview Portfolios dient als zentrales Kompetenzzentrum von Getlink und bietet dem Management einen entscheidenden Zugang zu den Daten, die zur Unterstützung des Wachstums und der strategischen Ausrichtung bei der Entwicklung von Informationssystemen benötigt werden.

IT-Projekte werden im Allgemeinen in fünf grundlegende Phasen unterteilt: Projektdefinition, Design (Einkauf, Konzeption, Detailspezifikation), Entwicklung (Parametrisierung des Tools und spezifische Entwicklung), Tests und Produktionsstart sowie Stabilisierung/Verbesserung.

Die Planview Lösung bietet in jeder Projektphase die erforderliche Transparenz, sodass der Projektfortschritt gemessen, überwacht und dem Team und restlichen Unternehmen mitgeteilt werden kann.

Getlink konnte die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen der IT und dem Unternehmen verbessern. Wenn ein Projekt hinter dem Zeitplan zurückbleibt, kann die IT-Abteilung sich dem sofort widmen, da das Team weiß, warum die Verzögerung entstanden ist.

Mit der Einführung von Planview Portfolios erlebte Getlink eine Flut von organisatorischen Veränderungen. Es wurden neue Anforderungen festgelegt, und das Team begann, Projektlisten aufzustellen und umfangreiche Datenblätter für jedes Projekt anzulegen. Sie setzten damit eine Bewegung zur Veränderung von Arbeitsgewohnheiten, Aufgaben und Prozessen in Gang.

„Eine PPM-Lösung legt Regeln fest, die für alle Projekte und alle Mitarbeiter gelten“, betont Brunier. „Als Team müssen wir uns an die Veränderungen bei unserer täglichen Arbeit gewöhnen. Auf den ersten Blick büßen wir vielleicht ein wenig Flexibilität und Reaktionszeit ein, aber letztlich gewinnen wir an Effizienz, da alle Abläufe harmonisch zusammenarbeiten.“

Neben dem Erfassen von Projekten und deren Stammdaten unterstützt die PPM-Lösung von Planview auch das Erstellen von Projektplänen und Angeboten.

Brunier sagt: „Die Möglichkeit für jedes Team und jeden Mitarbeiter einen verlässlichen und realistischen Arbeitsplan aufstellen zu können, ist für die Leiter der IT-Abteilung der „Heilige Gral“. Denn auf diese Weise wird sichergestellt, dass jedes Projekt auch seinen Fertigstellungstermin erreicht. Aber diese Aufgabe ist nicht ganz einfach. Die Arbeit an der Aufgabenliste eines Mitarbeiters kann häufig durch Wartungsarbeiten und außerplanmäßige Aufgaben unterbrochen werden, wodurch sich die Umsetzung des Arbeitsplans verzögern kann.“

Um diesem Problem entgegenzuwirken, verwendet Getlink Planview Portfolios für eine zuverlässige Budgetplanung. Mit dieser Funktion erstellt der Engagement Manager zusammen mit dem Kunden die Budgets und bestimmt die Anforderungen für jedes einzelne Projekt. Der Manager gibt die Anzahl der benötigten Arbeitstage, externe Ressourcen, Materialien, Softwarelizenzen usw. ein. Außerdem wird für jedes Projekt ein Finanzrahmen erstellt, sodass die Gesamtsummen als umfassende Übersicht für die Entscheidungsfindung dargestellt werden. Die Vorteile von Planview Portfolios zeigen sich deutlich bei der Erstellung von Schätzungen mit reproduzierbaren Komponenten.

Bei der Projektplanung und dem Erstellen von Angeboten kann Getlink auf frühere Erfahrungen zurückgreifen, z. B. auf geschätzte Arbeitskosten. Früher gab es Schwierigkeiten, diese Schätzungen mit Ist-Werten zu untermauern, aber mit der Planview Lösung kann Getlink diese Zahlen nun präziser wiedergeben, diese Zahlen im Laufe der Zeit fein justieren, nach und nach Anpassungen vornehmen und genau definieren, welche Kriterien oder Indikatoren als Grundlage dienen sollen.

Laut Brunier ermöglicht die Planview Lösung es den Managern, Arbeitspläne für die Projektteams zu erstellen und eine klar umrissene Liste aller Projekte zu erstellen, um die Prioritäten gemeinsam mit den internen Kunden festzulegen.

„Gemeinsam mit Planview ist Getlink immer bereit, auf Anfragen zu dringenden oder neuen Projekten von internen Kunden zu reagieren. Dank Planview Portfolios wissen wir heute genau, wo wir stehen und welches Projekt für ein anderes, wichtigeres Projekt zurückgestellt werden kann“, sagt Brunier.

Mit der Einführung von Planview Portfolios profitierte Getlink von den folgenden Vorteilen:

• klare Teamstrukturen mit verbesserter Zusammenarbeit und Verantwortlichkeit
• Prozessverbesserungen durch die Einführung eines neuen Fünf-Phasen-Modells
• Echtzeit-Transparenz für Projekte, Ressourcen und Fortschritte
• verbesserte Entscheidungsfindung und strategische Ausrichtung
• gesteigerte Projekt-Performance und höhere Erfolgsquoten
• bessere Vorhersage von Projektverzögerungen
• zuverlässige Budgetplanung durch Erstellung von Projektkalkulationen, Plänen und Vorschlägen

„Ohne dieses Tool könnten wir nicht mehr arbeiten – vor allem, wenn man die Entwicklung unserer Organisation und den gemeinsam genutzten Ressourcen bedenkt, die zu verschiedenen Zeiten geplant und weitergegeben werden müssen“, bestätigt Brunier.