Weltweit führendes Logistikunternehmen transformiert das Work-Management und optimiert seine Produktivität

The core focus of the Supply Chain group at this multinational delivery and logistics giant is to strengthen their highly profitable core. Supporting 155.000 supply chain experts in more than 1,800 global locations, the IT Ops team became concerned with their lack of an Agile approach to project delivery and visibility into the project teams’ day-to-day activities. They needed to implement a solution that would drive large programs forward while simplifying and integrating their project and task management.

Nachdem Planview Portfolios bereits ein wichtiger Bestandteil des Frameworks der Organisation ist, wurde darüber hinaus die Planview Lösung für das Work-Management für Teams eingeführt, um über die zusätzliche Software zu verfügen, die für die Planung, Verwaltung und Visualisierung des Fortschritts ihrer kollaborativen Projekte benötigt wird. Jetzt sind alle Details an einem zentralen Ort verfügbar, auch unterwegs. Für globale Teams, die oft virtuell arbeiten, war dies die dynamische Veränderung, die sie für optimale Produktivität brauchten.

Part of the largest multinational package delivery and supply chain management company, the Supply Chain group is the world’s leading contract logistics provider. With a network of approximately 155.000 Supply Chain experts in more than 54 countries, they provide transport and warehouse solutions alongside management services in major vertical markets, including automotive, consumer, retail, energy, life sciences, healthcare, and technology.

As the number one contract logistics provider in the world, the Supply Chain group understands the importance of providing globally standardized, reliable, innovative solutions. This can be challenging for organizations of any size, but with 155.000 Supply Chain experts across 1,868 international locations, the demands and complexities increase exponentially.

Das Unternehmen verlässt sich seit fast 20 Jahren auf Planview Portfolios, um seinen Erfolg in allen Bereichen zu verbessern, von der Errichtung von Lagern bis hin zur Implementierung des Transportmanagements. Als es also an der Zeit war, wesentliche Lücken in ihren Workstreams zu schließen, wussten sie genau, an wen sie sich wenden konnten.

Der Global Senior Project & Solution Manager erkannte die Herausforderung: Der Organisation fehlte es am einem Agile-Ansatz für die Projektumsetzung und einer einfachen Möglichkeit für das übergeordnete Unternehmen, die täglichen Aktivitäten zu verfolgen. „Wir brauchen eine leistungsstarke Lösung, die unsere globalen Teams bei ihrer Arbeit unterstützt und gleichzeitig die Anforderungen des gesamten Unternehmens hinsichtlich Compliance und Transparenz erfüllt.“

Um das zu erreichen, mussten sie eine Lösung implementieren, die umfangreiche Programme vorantreibt und gleichzeitig für eine Vereinfachung und Integration der Projekt- und Aufgabenmanagementprozesse sorgt.

Nach der Analyse verschiedener Anwendungsfälle im gesamten Unternehmen kam das IT-Ops-Team der Supply-Chain-Gruppe zu dem Schluss, dass die Integration von Planview Portfolios mit Planview ProjectPlace das richtige Toolset bieten würde, um die Governance-Anforderungen des Unternehmens und die sich entwickelnden Anforderungen der Produktbereitstellungsteams hinsichtlich der Benutzerfreundlichkeit zu erfüllen.

Mit der Implementierung von Planview ProjectPlace als Teil der Planview Plattform werden den Teams nun Echtzeiteinblicke, ein mobiles Management und leistungsstarke Tools für die Zusammenarbeit geboten, die es vorher nicht gab. Sie können Projektpläne unmittelbar importieren und exportieren, jeden Schritt ihrer Arbeit und ihrer Projekte visualisieren und den Fortschritt verfolgen, um sicherzustellen, dass Fristen eingehalten werden, oder um zu erkennen, wenn etwas nicht rechtzeitig durchgeführt wird.

Das Team für Supply Chain Operations Maturity des Unternehmens bearbeitet zeitweise bis zu 40 Projekte gleichzeitig, an denen jeweils bis zu sieben Personen beteiligt sind. Bevor Planview ProjectPlace in ihren Tool-Stack integriert wurde, wurden diese Initiativen mithilfe von Tabellen verwaltet und aktualisiert. Das bedeutete, dass „die Daten am Ende der Woche bereits nicht mehr aktuell waren“, sagt der Global Senior Project & Solution Manager. „Projektmanager der Führungsebene können jetzt Projekte in ProjectPlace ablegen. Gemeinsam mit den Teams der unteren Ebene können sie das Tool dann nutzen, um die Arbeit tatsächlich durchzuführen.“ Er beschreibt die cloudbasierte Projektmanagementanwendung als „wirklich leistungsstark“ mit einer „eleganten, benutzerfreundlichen Oberfläche“.

Die virtuelle Zusammenarbeit im Team per Chat war ein weiterer großer Erfolg für das IT-Ops-Team der Supply-Chain-Gruppe und für das gesamte Unternehmen. Benutzer müssen nicht mehr zwischen verschiedenen Anwendungen hin- und herwechseln, um Informationen auszutauschen oder mit Kollegen über ein Projekt zu sprechen. Dadurch konnte die Agilität der Geschäftsprozesse und die betriebliche Effizienz verbessert werden, und es war nicht länger eine Vielzahl verschiedener Kommunikations- und Kollaborationsanwendungen notwendig, was zur Vereinfachung ihrer Systemarchitektur beitrug.

Darüber hinaus können die Benutzer mit der vollständig integrierten mobilen App von jedem Ort der Welt aus auf all diese leistungsstarken Funktionen zugreifen, was für ein Unternehmen mit 2,4 Millionen Quadratmetern globaler Lagerfläche von entscheidender Bedeutung ist.

Die Supply-Chain-Gruppe hat die digitale Transformation der Arbeit in ihrer globalen Organisation erfolgreich vorangetrieben, indem sie Projektportfoliomanagement und Work-Management für Teams erfolgreich miteinander kombiniert hat. Planview Portfolios bringt große Programme und Projekte voran und bietet eine umfassende Transparenz und Berichterstattung sowie Ressourcen- und Zeitmanagement, während Planview ProjectPlace eine nahtlose Zusammenarbeit und Planung bis hin zu den täglichen Aktivitäten innerhalb der Workstreams ermöglicht. Alle für die Projektdurchführung notwendigen Details sind an einem zentralen Ort verfügbar. Für vielfältige Teams, die oft virtuell arbeiten, war dies die dynamische Veränderung, die sie für optimale Produktivität brauchten. Wie der Global Senior Project & Solution Manager es ausdrückt: „Die Benutzer lieben es!“

Angesichts der beeindruckenden Akzeptanz und des schnellen Wachstums der ProjectPlace Community in fast allen Abteilungen wird das Unternehmen die Möglichkeiten der Nutzung von Planview Tools durch Teams weiter ausbauen. Zukünftige Implementierungen werden Zeiterfassung, Dateifreigabe und Dokumentenmanagement umfassen. Zudem ist es geplant, Buchhaltungs- und Geschäftsanalysesoftware von Drittanbietern zu integrieren. „Die Einführung der Lösung war notwendig für den Betrieb und wurde auf Vorstandsebene kommerziell vereinbart, weil wir Portfolios bereits so lange nutzen. Es ist eine tolle Entwicklung, dass wir den Teams diese zusätzlichen Funktionen bereitstellen können“, fügt der Global Senior Project & Solution Manager hinzu.