Größere Effizienz und bessere Priorisierung: H.B. Fuller optimiert seine Produktentwicklung

Bei H.B. Fuller kann es jederzeit bis zu 1.800 ausstehende, offene, aktive oder beantragte Projekte geben. Das intern entwickelte Portfoliomanagement-Tool, das lange zur Verwaltung dieser Projekte verwendet wurde, erforderte einen hohen manuellen Arbeitsaufwand und war somit häufig eine Ursache von Ineffizienz. Als sich das Tool dem Ende seiner Lebensdauer näherte, suchte das Team nach einer Lösung von einem externen Unternehmen mit besseren Funktionen für die Ressourcenplanung und die Projektpriorisierung sowie der Möglichkeit, einzelne Aufgaben zuzuweisen. Darüber hinaus war es wichtig, dass diese Lösung als zentrale Quelle für alle Informationen dient, die für ein bestimmtes Projekt benötigt werden.

H.B. Fuller hat sich für die Produktportfoliomanagement-Lösung von Planview entschieden, weil sie die Anforderungen des Unternehmens bei der Priorisierung und Optimierung von Projekten am besten erfüllt. Die Software hilft ihnen zudem dabei, die globalen Auswirkungen neuer Produkte zu verstehen, indem sie Einblicke in den Markt, die Region und die Technologielandschaft bietet.

„Unsere vorherige Lösung war mit vielen Einschränkungen verbunden und erforderte eine Menge zusätzlicher Arbeit. Mit Planview haben wir nun eine zentrale Anlaufstelle, um einen Überblick über all unsere Projekte und deren Status zu erhalten“, sagt Erin Johnson, Director of Hygiene Health & Consumables (HHC) Product and Project Management (PM&M) bei H.B. Fuller. „Planview ist zu einem Kommunikationsmittel geworden, das es uns ermöglicht, uns an den anfänglichen Projektplan zu halten. Das Ergebnis sind bessere Innovationen im gewünschten Zeitrahmen mit weniger Rückschlägen oder Verzögerungen.“

As the largest pureplay adhesives company in the world, H.B. Fuller’s innovative, functional coatings, adhesives and sealants enhance the quality, safety and performance of products people use every day. Founded in 1887, their mission to Connect What Matters is brought to life by more than 7.000 global team members who collaborate with customers across more than 30 market segments in over 140 countries to develop highly specified solutions that enable customers to bring world-changing innovations to their end markets.

H.B. Fuller hat mit einem selbst entwickelten Portal für das Innovations- und Produktmanagement gearbeitet, das einen hohen manuellen Aufwand erforderte und häufig zu ineffizienten Workflows führte. So mussten beispielsweise die Stage-Gate-Besprechungen aufgrund von Verzögerungen bei der Datenerfassung für die Projektüberprüfungspräsentationen häufig verschoben werden. Zudem brauchte das Team eine effektivere Methode für die Optimierung des Ressourceneinsatzes, die Priorisierung von Projekten sowie das Zeitmanagement während der ersten beiden Überprüfungsphasen. All dies musste geschehen, bevor die Ressourcen den Projekten in den verschiedenen Status ihres Portfolios zugewiesen wurden.

Als die intern entwickelte Lösung sich als unzureichend erwies, begann das Team nach einem externen Unternehmen mit einem leistungsstärkeren Lösungsangebot zu suchen.

Die Produktportfoliomanagement-Lösung von Planview erfüllte die meisten Kriterien auf der langen Wunschliste des PM&M-Teams, einschließlich Ressourcenplanungsfunktionen sowie der Möglichkeit zur Konsolidierung von Projektinformationen in einem einzigen Referenzpunkt. Darüber hinaus entsprachen die Projekt- und Portfolio-Highlight-Berichte in Planview Portfolios genau ihrer frühen Vision eines effektiven Tools, das Teammitgliedern hilft, sich schnell und einfach auf Stage-Gate-Gespräche vorzubereiten. Dank dieser Funktion allein konnten sie die Vorbereitungszeit für Überprüfungen von Tagen auf Minuten reduzieren.

„Planview ist für mich zur zentralen Anlaufstelle geworden, die mir alle Informationen rund um die Projekte bei H.B. Fuller bietet. Ich kann im Kontext der verschiedenen Aufgaben kommunizieren und direkte Gespräche mit den Personen führen, die an einer bestimmten Aufgabe beteiligt sind“, sagt Johnson. „Es ist ein interaktives, aufgabenorientiertes Tool, das meinen Teammitgliedern die Einblicke gibt, die sie benötigen. Ich kann ganz einfach Informationen auf der Projektmanagement-Ebene strukturieren, was es mir ermöglicht, mein Team in etwa 30 Minuten durch eine Stage-Gate-Prüfung zu führen – mit dem alten System hat das Tage gedauert.“

Seit der Implementierung hat die HHC-Organisation mit Unterstützung durch das PM&M-Büro ihre Projekte erfolgreich vorangebracht und die Umsetzung beschleunigt – auch dank der Produktportfoliomanagement-Lösung von Planview. Darüber hinaus nimmt sich das Team die nötige Zeit, um Projekte und Produkte phasenweise zu bewerten und so mehr Klarheit über den besten Weg zu gewinnen. Zudem haben sie ein neues Produktverfolgungssystem, das einen direkten Zusammenhang zwischen Innovation und Umsatz zeigt.

Unternehmensleiter:innen, die einen Überblick über die Produkte in ihrem Portfolio benötigen, profitieren ebenfalls von Planview, indem sie mit dem PM&M-Team zusammenarbeiten und so Kenntnis über die neu hinzukommenden Projekte erhalten. Die R&D-Abteilung, die in der Vergangenheit Schwierigkeiten bei der Verwaltung ihrer Kapazitäten hatte, nutzt Planview, um besser bestimmen zu können, an welchen Projekten sie arbeiten sollte. So können sie sich konsequent auf das konzentrieren, was für H.B. Fuller am wichtigsten ist.

Zu guter Letzt verbesserte sich die Beteiligung der Vertriebsteams in den frühen Projektphasen. Wenn das Vertriebsteam beim PM&M-Team ein Projekt anfragt, wird es in die Phasen 1 und 2 einbezogen, sodass es sein Marktwissen bei der Definition des erwarteten Mehrwerts einbringen kann. Wenn ein Projekt die Phase der Markteinführung erreicht, haben die kommerziellen Vertriebsteams bereits ein genehmigtes Messaging für den Markt, was ihnen einen entscheidenden Vorteil verschafft.

Im Zuge der Ausweitung der Nutzung von Planview bei H.B. Fuller wird das interne Onboarding-Team um Vertreter:innen aus allen Geschäftsbereichen der HHC-Organisation erweitert, um eine einheitliche Implementierung sicherzustellen. Das Ziel ist es, ein Kompetenzzentrum für das Projektmanagement zu schaffen, das um Planview herum strukturiert ist.