International führendes Unternehmen für Kosmetikprodukte beschleunigt die Produktentwicklung durch die Verbesserung der funktionsübergreifenden Capabilitys

Der Produktentwicklungsprozess eines weltweit führenden Unternehmens für Kosmetikprodukte erforderte eine intensive Zusammenarbeit, da in jeder Phase des Produktlebenszyklus der Input funktionsübergreifender Stakeholder-Gruppen benötigt wurde. Eine globale Abstimmung war entscheidend für die Markteinführung neuer Produkte – doch dem Unternehmen fehlte es an durchgängiger Transparenz hinsichtlich ihres komplexen Produktportfolios über das gesamte Unternehmen hinweg. Darüber hinaus standen sie vor Herausforderungen im Zusammenhang mit ihrem Gate-Management-Prozess, der auf losen Methoden zur Bewertung, Identifizierung und Priorisierung neuer Produkte beruhte. Für die Abstimmung mit den Stakeholdern bei der Einführung neuer Produkte waren zudem benutzerdefinierte Ad-hoc-Berichte erforderlich, deren Erstellung äußerst komplex und manuell aufwändig war.

Um die Zusammenarbeit und die funktionsübergreifende Kommunikation zu verbessern sowie eine globale Abstimmung der Produktentwicklungsprozesse zu erreichen, implementierte das Kosmetikunternehmen die Planview Lösung für das Produktportfolio-Management. Die Planview Lösung ersetzte mehrere nicht miteinander vernetzte Tools und manuelle Workflows durch eine zentralisierte Plattform, die den Stakeholdern einen durchgängigen Überblick über das gesamte Produktportfolio bietet. Dadurch verbesserte das führende Unternehmen die Kommunikation mit den Stakeholdern und optimierte den Gate-Prüfungsprozess mithilfe des algorithmischen Bewertungssystems von Planview, das die Projektbewertung automatisiert und den Status aller Projekte in einer konsolidierten Ansicht darstellt. Zudem wurde Planview in Anaplan integriert, sodass die Stakeholder bei jeder Überprüfung einen direkten Einblick in kritische finanzielle KPIs erhalten und die Risikominderung verbessert wird.

Ursprünglich in den frühen 1900er-Jahren als Parfümhaus in Paris gegründet, hat sich dieses Unternehmen für Kosmetikprodukte im Laufe des letzten Jahrhunderts zu einem weltweiten Konzern entwickelt, der Produkte in mehr als 130 Ländern herstellt und vertreibt. Das international führende Unternehmen hat das Ziel, ein modernes Schönheitsbild durch Produkte zu fördern, die neue, innovative und wissenschaftlich fundierte Lösungen bieten. Seit seiner Gründung hat dieses Unternehmen die Kosmetikindustrie durch sein kontinuierlich innovatives Produktportfolio geprägt, das sich aus über 50 ikonischen Kosmetikmarken zusammensetzt, darunter lizenzierte und eigene Produkte, deren Preissegment von Luxus bis hin zum Massenmarkt reicht.

Der globale Kosmetikkonzern, der für ein komplexes Produktportfolio mit über 50 Marken verantwortlich ist, war auf einen hochgradig kooperativen, funktionsübergreifenden Prozess angewiesen, um Produkte erfolgreich auf den Markt zu bringen. Die Einführung neuer Produkte erforderte in jeder Phase des Produktlebenszyklus die Beteiligung aller Stakeholder-Gruppen sowie eine funktionsübergreifende Abstimmung. Die Zusammenarbeit erstreckte sich über mehrere Funktionsbereiche wie R&D für Verpackung und Rezeptur, Markenmanagement, Marketing, Finanzen und Lieferkette.

Die Abhängigkeit des Kosmetikunternehmens von der Zusammenarbeit und der Kommunikation zwischen den Stakeholdern im gesamten Unternehmen führte zu erheblichen Herausforderungen aufgrund der Komplexität des Gate-Management-Prozesses. Die Erstellung und Pflege ihres „Innovation Master Plan“ – ein internationaler Kalender zur Abstimmung, der die Produkteinführungen über einen Zeitraum von fünf Jahren verfolgt – hat den ohnehin schon komplexen Prozess noch weiter verkompliziert.

Allem voran fehlte der Organisation eine zentrale Informationsquelle, die den Stakeholdern einen Überblick über alle Produkteinführungen und deren Status im gesamten Unternehmen verschaffte. Aufgrund dieser Wissenslücke mussten die Stakeholder sich auf nicht miteinander vernetzte Tools, E-Mails und manuelle Updates verlassen, um den Status der Produkteinführungen zu überblicken.

Eine funktionsübergreifende globale Abstimmung und eine effektive Zusammenarbeit waren für die Einführung neuer Produkte von entscheidender Bedeutung. Dennoch hatte das Kosmetikunternehmen Probleme mit den komplexen manuellen Prozessen, die für die Erstellung seines Innovation Master Plan erforderlich waren.

Das Unternehmen sah zudem den Bedarf, ihren Gate-Prüfungs- und Genehmigungsprozess zu verbessern, der auf einer manuellen Bewertung der Projekte durch die Stakeholder beruhte. Darüber hinaus hatten die Beteiligten keinen Zugriff auf die finanziellen Kennzahlen, die für die Entscheidungsfindung und die Risikominderung bei jeder Projektprüfung benötigt wurden.

Um einen ganzheitlichen Überblick über die Produkteinführungen im gesamten Unternehmen zu erhalten, mussten sich die Führungskräfte auf benutzerdefinierte Ad-hoc-Berichte verlassen, deren Erstellung einen hohen manuellen Aufwand erforderte.

2014 erweiterte das internationale Unternehmen für Schönheitsprodukte seine Instanz der Planview Projektportfolio-Management-Lösung mit bidirektionaler Integration in ServiceNow als bevorzugte IT-Projektmanagementlösung, die von 120 Benutzer:innen zum Verwalten von 150 Projekten verwendet wird.

Um die Komplexität ihrer Produktentwicklungsprozesse zu reduzieren und die manuellen Workflows abzuschaffen, die für eine globale Abstimmung erforderlich waren, setzten sie Planview auch an anderer Stelle ein. Durch die Implementierung der Produktportfolio-Management-Lösung von Planview wurden drei Schlüsselbereiche verbessert: Projektprüfungen und -kommunikation, Gate-Management sowie Berichte und Analysen. Bei dieser Implementierung fügte die Organisation der Plattform 800 Benutzer:innen hinzu, um 2000 Produktentwicklungsprojekte zu verwalten.

Mit den anpassbaren Spalten-Sets von Planview konnte das Kosmetikunternehmen eine aggregierte Ansicht aller Produkteinführungen in allen Funktionsbereichen der gesamten Organisation konfigurieren. Diese zentrale Informationsquelle vereinfachte die globale Abstimmung der Stakeholder und legte den Grundstein für die Automatisierung eines Bewertungssystems für Produkteinführungen und die Erstellung einer Checkliste für die Readiness-Roadmap.

Um einen schnellen Überblick über den Status der Produkte zu erhalten, nutzte die Organisation das algorithmische Bewertungssystem von Planview, das Projekte auf der Grundlage des Inputs der Stakeholder automatisch von 0-100 bewertet. Die Portfoliomanager:innen konnten diese Daten zur Projekt-Readiness nutzen, um Agenda-Zusammenfassungsberichte zu erstellen, die eine Liste aller prüfungsbereiten Projekte enthielten und für die Strukturierung funktionsübergreifender Meetings zur Gate-Prüfung verwendet wurden.

Darüber hinaus integrierte das Unternehmen die Planview Lösung erfolgreich mit der Finanzplattform Anaplan, die den Stakeholdern wichtige finanzielle Performance-Kennzahlen für jedes Produkt lieferte und die Entscheidungsfindung bei jeder Gate-Prüfung erleichterte. Durch diese Integration wurde die Risikominderung verbessert, die Zuversicht bei Investitionsentscheidungen gesteigert, und Finanzdaten über eine zentrale Plattform zugänglich gemacht.

Der Einsatz von Planview als zentraler Datenspeicher für Produktdaten ermöglichte es dem Unternehmen zudem, den komplizierten, manuellen Prozess zu ersetzen, der zuvor für die Erstellung ihres Innovation Master Plan erforderlich war. Darüber hinaus waren sie in der Lage, auf der Grundlage der unternehmensweit gesammelten Daten einen robusten, benutzerdefinierten Bericht für die Produkteinführung über einen Zeitraum von fünf Jahren zu erstellen. Dieser Bericht kann leicht angepasst werden, um wichtige Parameter wie Innovationstyp, Marke, Geschäftsjahr, Quartal oder Monat hervorzuheben. Der Innovation Master Plan kann dann in kollaborative Roadmaps integriert werden, um die Auswirkungen der Entwicklung neuer Produkte auf die Geschäftsergebnisse aufzuzeigen.

Die Produktportfolio-Management-Lösung von Planview hat dazu beigetragen, einen effizienteren Ansatz für die funktionsübergreifende Zusammenarbeit bei der Produktentwicklung einzuführen und die globalen Stakeholder an jedem Punkt des Produktlebenszyklus aufeinander abzustimmen.

Durch die Abschaffung der manuellen Workflows konnte das Kosmetikunternehmen globale Produkteinführungen effizienter verwalten und verfolgen, komplexe, benutzerdefinierte Berichte für die globale Abstimmung erstellen und Finanzdaten über mehrere Plattformen hinweg verwalten.

Darüber hinaus ersetzte Planview zeitaufwändige und doppelte manuelle Aufgaben und stellte den Stakeholdern eine zentrale Plattform zur Verfügung, mit der sie Gate-Prüfungen und ‑Genehmigungen durchführen, Projekte automatisch nach Gate-Readiness bewerten, auf Produktperformance-KPIs zugreifen und verlässliche, umfassende Berichte auf der Grundlage von Produkteinführungsdaten erstellen konnten.

Diese Funktionen haben dazu beigetragen, den Produktentwicklungsprozess zu rationalisieren, die Zusammenarbeit und Kommunikation im gesamten Unternehmen zu verbessern und die Zykluszeit zu verkürzen.

Die Implementierung von Planview zur Verwaltung des Produktentwicklungsprozesses im Jahr 2017 unterstützte das international führende Kosmetikunternehmen bei seinem weiteren strategischen Wachstum. 2020 haben sie den Einsatz der Lösung ausgeweitet, um interne Benutzer:innen bei 1000 Projekten mit bidirektionaler SAP-Funktionalität zu unterstützen.

Mit zehn Jahren Erfahrung in der Implementierung von Planview Lösungen zur Optimierung des Produktportfolio-Managements teilt der Global Director for IT Governance and PMO des Unternehmens für Kosmetikprodukte seine wichtigsten Erkenntnisse für Organisationen, die einen ähnlichen Weg einschlagen: