IBM: Konsolidierung von Prozessen und Daten für mehr Service-Effizienz und höhere Umsätze mit Planview PSA

Während IBM Cloud and Cognitive Services (C&CS) seinen Kund:innen bei der Modernisierung ihrer Unternehmen half, stand die Organisation selbst vor ähnlichen Herausforderungen. Unterschiedliche Tools für Finanzprognosen und das Projektmanagement sowie nicht miteinander vernetzte Systeme und Daten machten es schwierig, Zukunftsprognosen zu erstellen und strategische Geschäftsentscheidungen zu treffen.

IBM C&CS wandte sich an Planview, um ein einziges umfassendes Paket von Finanzprognose- und Projektmanagementtools zu erhalten und so den gesamten Quote-to-Cash-Prozess zu beschleunigen. Mit der Planview PSA-Lösung war C&CS in der Lage, Daten aus mehreren nicht miteinander vernetzten Backend-Systemen zusammenzuführen. Die PSA-Lösung bot Projektmanagern und Führungskräften Dashboard-Ansichten mit präzisen Daten und Berichte in Echtzeit, die zur Verbesserung von Geschäftsentscheidungen und zur Förderung der Effizienz und neuer Umsätze genutzt werden konnten.

IBM’s Cloud and Cognitive Services (C&CS) division helps their customers to automate, secure, and modernize their businesses by delivering the global software platforms and solutions as a hybrid cloud service. IBM employs almost 5.000 subject matter experts across Europe, the Americas, the Middle East, Africa, and Asia Pacific countries and are typically involved in 10.000 or more projects at any one time.

Globale Organisationen haben oft mit verschiedenen Tools, Systemen und Prozessen zu kämpfen, die an unterschiedlichen Standorten eingesetzt werden. Dadurch gibt es keine verlässliche zentrale Informationsquelle, was die gemeinsame Umsetzung der Strategie zu einer Herausforderung macht. So ging es auch IBM C&CS.

„Bevor wir die Planview PSA-Lösung einführten, hatten wir mehr als 10 verschiedene regionale, selbst entwickelte Anwendungen zur Umsatzprognose“, sagt Sharon Burton, leitende Projektmanagerin für das Enterprise Operations Team (EOT) bei IBM. „Darunter basierten einige auf Tabellen, dem Internet und sogar Lotus Notes. Sie standen oft in Konkurrenz zueinander, was unsere gesamte Umsatzprognose zu einer Herausforderung machte.“

Burton arbeitet mit Michelle Ginther zusammen, IBM Executive Sponsor für das C&CS Enterprise Operations Team. Das Team hat die Aufgabe, die einzelnen Geschäftsprozesse zu modernisieren, zu vereinfachen, zu automatisieren und umzugestalten, die den gesamten Quote-to-Cash-Prozess der C&CS-Abteilung ausmachen. „Wir wussten, dass wir eine einzige Lösung und eine Reihe von Prozessen brauchten, um unsere Umsatzprognosen im gesamten Unternehmen zu realisieren. Die Migration musste zudem schnell und reibungslos ablaufen, um diese Transformation mit minimalen Unterbrechungen umzusetzen“, sagt Ginther.

Zudem waren Burton und Ginther der Meinung, dass C&CS eine einfache Möglichkeit brauchte, um Daten zentral über alle Backend-Systeme der Abteilung in Echtzeit zu sammeln und zu analysieren. „Wir haben viel zu viel Zeit damit verbracht, Daten aus mehreren nicht miteinander vernetzten Systemen zu sammeln und zu konsolidieren und sie in 20-seitige PowerPoint-Präsentationen und Excel-Arbeitsmappen zu packen,“ sagt Ginther. „Was unsere Projektmanager brauchten, waren Echtzeit-Dashboards mit einem Überblick über all ihre Projekte. Auch unsere Führungskräfte brauchten einen globalen Überblick, um schnell strategische Entscheidungen treffen zu können. Es ging letztendlich darum, mehr Transparenz zu schaffen.“

Schließlich suchte die Abteilung nach einer Möglichkeit, ihre Ressourcen besser zu überblicken und zu optimieren, um die Effizienz ihrer Services zu maximieren und ihre Talente bestmöglich zu fördern.

Nachdem Ginther und Burton mehrere Alternativen geprüft hatten, entschieden sie sich für die Planview Lösung für Professional Services Automation aufgrund der Funktionen für das Projekt-, Ressourcen- und Finanzmanagement. „Uns gefiel, dass Planview PSA hochgradig konfigurierbar war, was in der komplexen Umgebung von IBM extrem wichtig ist“, sagt Ginther. „Die Lösung verfügte über eine flexible Infrastruktur für eine nahtlose Integration und über die Funktionen, die wir benötigten, um unsere Datenanalyse und Berichterstattung zu optimieren und zu automatisieren.“

Die Integration von Daten aus IBMs Backend-CRM- und HRMS-Systemen und anderen großen Data Warehouses mit der PSA-Lösung war zum Teil eine Herausforderung. Mithilfe des Professional-Services-Teams von Planview war C&CS jedoch in der Lage, APIs zu erstellen, die es den Benutzern ermöglichen, all diese Daten direkt im PSA-Tool für Umsatzprognosen, Projektmanagement und andere wichtige Geschäftsfunktionen zu vernetzen und zu nutzen. „Wir planen, in Zukunft weitere APIs für verschiedene andere IBM-Systeme und Data Warehouses zu entwickeln“, sagt Burton.

Dank der Planview PSA-Lösung verfügt C&CS nun über eine einzige Reihe von Finanzplanungstools und -prozessen für alle Standorte. „Das Professional-Services-Team von Planview hat uns geholfen, unseren IBM-Finanzkalender zu erstellen und die Finanzplanungstools der PSA-Lösung zu nutzen, um einen einheitlichen Weg zu finden, eine globale Finanzprognose zu erstellen“, sagt Burton. „Wir haben großartiges Feedback zum Erfolg dieser Maßnahmen erhalten.“ Im Laufe des Prozesses hat C&CS mehr als 10 verschiedene selbstentwickelte Tools eingestellt.

Mit Planview PSA verfügt C&CS nun auch über die dringend benötigten Dashboards mit Echtzeitdaten sowie die erforderlichen Berichtsfunktionen. „Planview PSA bietet Projektmanagern Echtzeiteinblicke in wichtige KPIs, die ihnen helfen, ihre Projekte zu steuern, Verbesserungsmöglichkeiten zu finden und die Kontrolle über ihre Umsatzprognosen zu behalten“, sagt Burton.

All diese Finanz- und Projektdaten können auf Knopfdruck in die Planview PSA-Lösung integriert werden, um Führungskräften zentrale Ansichten nach Regionen, Märkten und Geschäftsbereichen zu bieten, entweder in Form von Dashboards oder individuellen Berichten. „Sie können sich in Echtzeit einen Überblick über den Zustand all unserer Projekte verschaffen, viele nützliche KPIs sehen und genaue Echtzeitinformationen abrufen, die ihnen helfen, die richtigen Entscheidungen zum richtigen Zeitpunkt zu treffen“, so Burton.

Ein weiterer Vorteil ist, dass die Berichtsfunktion der PSA-Lösung dazu beigetragen hat, den Backlog an neuen Umsatzchancen für C&CS sichtbar zu machen. „Die Führungskräfte können die Daten nutzen, um zu erkennen, wie sie am besten mit den Kunden zusammenarbeiten. So können sie die Verkäufe von Software und Services und somit auch unseren Umsatz steigern.“

Der wichtigste Aspekt aber ist, dass Planview PSA C&CS ermöglicht hat, weltweit einheitliche Tools und Geschäftspraktiken für alle Geschäftsbereiche einzuführen und eine zentrale Informationsquelle zu schaffen. „Mit der Planview PSA-Lösung können wir Daten viel effektiver als zuvor sammeln und analysieren und sparen wertvolle Zeit, da die administrative und manuelle Datenarbeit wegfällt“, sagt Burton. „Mitarbeiter müssen den Daten nicht mehr hinterherjagen und sie aus mehreren Quellen abrufen und konsolidieren. Alles geschieht in der PSA-Lösung.“

Auf diese Weise hat die PSA-Lösung die Erstellung von Umsatzprognosen und anderen Geschäftsberichten erheblich beschleunigt und erleichtert. „Ohne unsere PSA-Lösung benötigte eine Person eine Woche für die Erstellung des monatlichen Management-Operations-Berichts. Jetzt ist er buchstäblich auf Knopfdruck verfügbar“, sagt Burton. Diese Zeitersparnis hat der Abteilung dabei geholfen, mit einer schrumpfenden Belegschaft zurechtzukommen und andere Fähigkeiten zu nutzen sowie Wege zu finden, um Dinge zu erledigen.

C&CS hat viele Pläne für den Einsatz der Planview PSA-Lösung, um sein Geschäft noch erfolgreicher zu machen. „Wir haben das Gefühl, dass wir nur die Spitze des Eisbergs erreicht haben, was das Potenzial von Planview PSA angeht“, sagt Burton. „Wir schauen uns nun die Funktionen für das Ressourcen- und Kompetenzmanagement der PSA-Lösung näher an. Diese können uns dabei helfen, unsere Ressourcennutzung und -planung in den Griff zu bekommen.“

C&CS hat ein Project Management Office, das sich auf die Entwicklung eines ganzheitlichen Ansatzes für das Projektmanagement konzentriert. „Mit Planview PSA haben wir die Möglichkeit, die Projektmanagementvorlagen und den Projektstrukturplan auszubauen, um den Projektmanagern die Möglichkeit zu geben, die PSA-Lösung bei komplexeren, langfristigen Projekten besser zu nutzen. Außerdem planen wir, unsere Salesforce-CRM-Systeme und Supportfälle mit unseren PSA-Projekten zu verknüpfen.

Das Professional-Services-Team von Planview hat C&CS geholfen, seine Mitarbeiter schnell an Bord zu holen und zu schulen. „Wir haben eine Webseite für neue Benutzer eingerichtet“, sagt Burton. „Dort findet man Schulungen, Informationen, Lehrvideos und ein Datenwörterbuch, um die Lösung optimal nutzen und Berichte und Dashboards erstellen zu können.“

Alles in allem war die Einführung der Planview PSA-Lösung ein großer Erfolg, der die geschäftliche Effizienz von C&CS verbessert hat. „Wir stehen am Anfang einer langen Reise mit der PSA-Lösung und haben bereits phänomenales Feedback erhalten“, sagt Burton.

„Einer unserer Serviceprojektmanager nennt Planview PSA sein ‚Cockpit‘, sagt Ginther. „Er kann sich alle seine Projekte über einen zentralen Bildschirm ansehen und behält so einen guten Überblick über den Stand der Dinge.“

Erfahren Sie, wie Ihre Organisation von den Planview Lösungen profitieren kann. Sehen Sie sich unter Planview.com/de/demos unsere On-Demand-Demos an.