IIROC bringt Projektmanagement auf die nächste Stufe mit einer All-in-One PPM-Plattform für mehr Effizienz und Sichtbarkeit

Die Investment Industry Regulatory Organization of Canada (IIROC) ist die pan-kanadische Selbstregulierungsorganisation, die alle Investmenthändler und deren Handelsaktivitäten auf den kanadischen Anleihe- und Aktienmärkten reguliert. Die IIROC setzt hohe regulatorische Standards für die Investmentbranche, schützt Investoren und stärkt die Marktintegrität, während sie gleichzeitig die Stabilität der kanadischen Kapitalmärkte unterstützt. Die IIROC nimmt ihre aufsichtsrechtlichen Aufgaben wahr, indem sie Regeln für die Qualifikation, die Geschäftstätigkeit und das Finanzgebaren von mehr als 170 kanadischen Wertpapierhandelsunternehmen und ihren mehr als 29.000 registrierten Mitarbeitern festlegt und durchsetzt.

Die Einstellung der Kanadier zum Investieren, Sparen und zur Verwaltung ihrer Finanzen ändert sich grundlegend. Der demografische Wandel und die sich verändernde Gesellschaft, neue Marktteilnehmer im Bereich der Finanzdienstleistungen, die Verfügbarkeit neuer digitaler Tools und Technologien sowie die Konvergenz einstmals separater Finanzprodukte zu einem umfassenden Paket von Finanzdienstleistungen für das Lebensmanagement – all diese Faktoren tragen dazu bei. Infolgedessen ändern die Kanadier die Art und Weise, wie sie Beratung und Services in Anspruch nehmen möchten und wie sie mit den Unternehmen interagieren, die diese anbieten. Da sich die kanadische Finanzdienstleistungsbranche angesichts dieser Veränderungen weiterentwickelt, musste sich auch die IIROC weiterentwickeln und hat eine ehrgeizige Transformations- und Veränderungsagenda mit erheblichen Investitionen in neue Tools und Technologien ins Leben gerufen. Der Schlüssel zu dieser Transformation war die Einrichtung eines Enterprise Portfolio Management Office (EPMO), das die erfolgreiche Durchführung und Umsetzung von IIROC-Projekten und die Optimierung des gesamten Projektinvestitionsportfolios der IIROC vorantreibt. Zuvor wurden die Projekte der IIROC einzeln verwaltet, mit eingeschränkten Einblicken in den Zustand des Portfolios sowie die Gesamtkapazität und -nutzung der Ressourcen. Die Projektmanagementmethoden waren manuell und zeitaufwändig, und mehrere Datenquellen machten es schwierig, einen konsolidierten Überblick über den Gesamtzustand des Portfolios zu erhalten.

Als Reaktion auf diese Herausforderung begann die IIROC mit der Suche nach einer erstklassigen Lösung für das Projektportfoliomanagement (PPM) und entschied sich für Planview AdaptiveWork. Durch den Einsatz von AdaptiveWork war die IIROC in der Lage, die Effizienz bei der Durchführung von Projekten zu steigern und seine Ressourcen zu optimieren, um den allgemeinen Projekterfolg und den Unternehmenswert zu erhöhen.

Effizienz

• zentrales Repository für PMs, mit dem sie ihren Projektzeitplan, die Probleme, Risiken, Maßnahmen, Entscheidungen, Erfahrungen und Projektänderungsanträge einfach verfolgen können
• Erstellung einer vollständig integrierten Lösung für elektronische Sitzungsprotokolle mithilfe von benutzerdefinierten Objekten in AdaptiveWork
• Verfolgung des Projektfortschritts, Überblick über die angestrebten Projektergebnisse für Mitglieder des Projektteams und angemessene Kalkulation der Projektkosten (CAPEX/OPEX) mithilfe von Zeitnachweisen und Aufgabenmanagement in AdaptiveWork
• automatisierte Berichte zum Projektstatus mit dem AdaptiveWork Slide Publisher
• Echtzeiteinblicke in das Portfolio

Transparenz

• Dashboard-Berichte für das Senior Management, um über den Zustand des Portfolios informiert zu bleiben
• Echtzeiteinblicke in Portfolioprobleme und -risiken
• mehrere Berichte für verschiedene Stakeholder und Audits
• optimierte Projektressourcen

Produktivität

• Optimierung des Ressourceneinsatzes und Steigerung des gesamten mit dem Projekt erbrachten Mehrwerts dank der Kapazitätsplanungsfunktion von AdaptiveWork
• vereinfachtes Ressourcenmanagement (benutzerfreundliche Oberfläche für Manager)
• verbesserter Überblick über die Projektprioritäten nach Ressourcen

Weitere Vorteile

• Abschaffung der papierbasierten Genehmigungsprozesse für zentrale Leistungen wie Projektänderungsanträge durch die Nutzung von Formularen und Workflow-Funktionen in AdaptiveWork
• Möglichkeit, Daten in AdaptiveWork innerhalb von Sekunden mit Daten aus anderen Systemen zu aktualisieren, indem die Importfunktionen genutzt werden
• bessere Vorbereitungen auf interne und externe Audits

„Branchenberichte haben gezeigt, dass bis zu 70 – 80% der Projekte länger dauern und teurer sind als ursprünglich veranschlagt. Wir haben uns intern das Ziel gesetzt, 10 % nicht zu überschreiten. Mit AdaptiveWork, das nun vollständig in unser Modell integriert ist, sind wir auf dem besten Weg, diese wichtige Zielvorgabe zu erreichen, was sich letztlich in Kosteneinsparungen niederschlagen wird.“ – Aaron Nicholl, Leiter des EPMO