Die Entscheidungsfindung meistern: Illuminating Concepts treibt den Erfolg mit unübertroffener Projekttransparenz voran

Illuminating Concepts ("IC") bietet seinen Kunden eine energetische und belebende Umgebung. Das Unternehmen bietet seinen Kunden seit 29 Jahren vielfältige Lösungen in den Bereichen Theaterbeleuchtung, Architekturbeleuchtung, Einzelhandelsbeleuchtung, Medieneffekte und Design. Die innovativen Designer von IC entwickeln ständig neue Technologien und patentierte Systeme, die Umgebungen mit Stil und Ambiente bereichern. IC ist branchenweit anerkannt für die Schaffung von "Immersion Experiences", Umgebungen, die Besucher mit verlockenden Elementen sättigen. Das Designteam von IC kombiniert seine kreativen und technischen Talente bei der Konzeption, dem Design, der Programmierung und der architektonischen Integration komplexer Ausstellungssysteme - von subtil bis dramatisch.

Die Abteilungen Design und Procurement Services bei IC verwalten kleine bis große Beleuchtungsprojekte, von der Projektplanung bis zur Verwaltung und Installation vor Ort. Die Projekte der IC umfassen sowohl historische Renovierungen als auch Neubauten, wie z.B. die Entwicklung von Einzelhandelsgeschäften und Gaststätten- und Unterhaltungsvierteln. Interne Gruppen innerhalb der IC hatten eine Vielzahl von Tools zur Verwaltung ihrer Arbeitsabläufe verwendet, darunter zeitintensive Tools wie Post-it-Notizen, Whiteboards und Tabellenkalkulationen, die alle unterschiedliche Möglichkeiten der Datenerfassung, des Abrufs und der gemeinsamen Nutzung von Informationen boten. Darüber hinaus wurden im gesamten Büro unterschiedliche Methoden angewandt, was die Prozesskonsistenz angesichts der internen Mission von IC, die Erwartungen der Kunden in Bezug auf Qualität und Pünktlichkeit zu erfüllen, zu einer Herausforderung machte. Da die IC ihren steilen Wachstumstrend fortsetzte, wurde es immer notwendiger, die wichtigsten Geschäftsziele zu überwachen und einen Gesamtüberblick über das Projektportfolio zu erhalten. "Als die Projekte größer wurden und sich unser Unternehmen verdoppelte, wuchs der Druck, unsere Projektarbeit zu verfolgen, Projektmeilensteine zu überwachen und Qualitätssicherungsprüfungen durchzuführen", sagt Ronda Lee, Koordinatorin des Projektmanagements. "Wir brauchten eine Softwarelösung, die die Implementierung von Projektmanagement-Prozessen in der Zukunft unterstützt."

• Es bestand die Notwendigkeit, die wichtigsten Geschäftsziele zu überwachen und einen Gesamtüberblick über das Projektportfolio zu erhalten. Vor dem Einsatz von Daptiv PPM bei IC gab es keine formelle PMO-Gruppe, und die Abteilungen hatten eine Vielzahl von Tools zur Verwaltung ihrer Arbeitsabläufe verwendet, darunter Post-it-Notizen, Whiteboards und Tabellenkalkulationen
• Nicht nur die Abteilungen Design und Procurement Services nutzen Daptiv für das Projektmanagement, sondern auch die Abteilung Rechnungsstellung und Debitorenbuchhaltung verwendet jetzt Daptiv PPM, um Prozessabrechnungsdaten und Einblicke in den Projektverlauf zu erhalten.
• Die IC hat einen besseren Einblick in den Zustand und die Ausführung von Projekten auf globaler Ebene erhalten. Diese Transparenz fördert eine bessere Diskussion im Management und damit eine fundiertere Entscheidungsfindung.

Nachdem sie sich andere Softwarelösungen wie Microsoft Project angesehen hatten, entschieden sich die Verantwortlichen von Illuminating Concepts für Daptiv PPM, weil es umfangreiche Möglichkeiten zur Erfassung, Überwachung, Organisation und Kommunikation von Projektdaten bietet. "Neben den Abteilungen Design und Procurement Services verwendet auch unsere Abteilung Billing and Accounts Receivable Daptiv PPM", sagt Lee. "Daptiv PPM verbindet Illuminating Concepts miteinander, indem es die abteilungsübergreifende Kommunikation erleichtert. Projekt- und Ressourcenmanager verwenden Daptiv PPM, um zugewiesene Ressourcen, Projektmeilensteine und die Prozesskontrolle zu betrachten... jeden Aspekt eines Projekts von Anfang bis Ende."

IC ist ein großer Nutzer der Ressourcen- und Team-Manager-Ansichten, der Dynamic Applications™ sowie der Daptiv-Berichte. "Insbesondere die Ressource und die Team Manger Ansichten sind entscheidend. Sie ermöglichen es uns, genau zu sehen, was vor sich geht und die Arbeitslasten bei Bedarf auf verschiedene Ressourcen zu verteilen", sagt Lee. Colin Campbell, Systems Engineer, sagt: "Ich sehe, dass die Dashboard-Ansichten zu einem wichtigen Bestandteil des Unternehmens werden, während wir die Daptiv-Funktionalität für unsere Directors Group weiter ausbauen."

Campbell sagt: "Wir sind seit 2006 Kunde von Daptiv und die Produktinnovation und der Funktionsumfang sind ständig gewachsen. Das Produkt wird regelmäßig aktualisiert und es ist ermutigend zu sehen, dass das Daptiv Greenhouse seinen Kunden die Möglichkeit gibt, zu zukünftigen Produktverbesserungen und Funktionen beizutragen - wir haben bereits über einige Ideen abgestimmt. Wir beziehen uns auch regelmäßig auf das Material in der Ressourcenbibliothek von Daptiv, und wenn wir weitere Fragen haben, meldet sich das Support-Team von Daptiv sehr schnell bei uns."

Da die IC den Standpunkt vertritt, dass es beim Projektmanagement in erster Linie um das Management von Projektrisiken geht, ist sie ein begeisterter Nutzer von Daptiv gleich zu Beginn eines Projekts, von der Angebotsphase über die Initiierung und Planung bis hin zur Verfolgung und zum Abschluss eines Projekts. "Mit Hilfe der Ressourcen- und Teammanager-Ansichten in Daptiv PPM können wir die Arbeitslast neu verteilen und Engpässe frühzeitig erkennen. Das hat dazu beigetragen, das Projektrisiko erheblich zu verringern, so dass wir unsere Zieltermine einhalten können", sagt Lee. Sie fährt fort: "Diese einzige Quelle für alle Projektdaten zu haben, war unglaublich vorteilhaft, um sofortigen Einblick in die aktuellsten Informationen zu erhalten."

"Daptiv PPM war auch der Katalysator, der uns auf dem Weg zu einem besseren Projekt- und Portfoliomanagement weitergebracht hat", sagt Lee. "Im Moment befinden wir uns im Prozessfindungsmodus und legen den Grundstein für eine kontinuierliche Prozessverbesserung und die Weiterentwicklung unserer Methoden."

Lee fügt hinzu: "Einer der Hauptvorteile von Daptiv PPM ist, dass wir jetzt einen Überblick über den Zustand und die Ausführung von Projekten auf globaler Ebene haben, was sich wiederum auf unsere Fähigkeit auswirkt, wichtige Geschäftsentscheidungen effektiver zu treffen. Es ist eine hervorragende Unternehmenslösung, die das Angebot für unsere Kunden erweitert.