Führende Bank verbessert Quote termingerechter Fertigstellungen und generiert schneller geschäftlichen Mehrwert

Die Marketingabteilung dieses Fortune 500®-Finanzinstituts nutzte für das Management eingehender Arbeitsanfragen mehrere nicht miteinander vernetzte Systeme, die nicht ausreichend Transparenz und keine zuverlässigen Einblicke in den tatsächlichen Status der Arbeit boten. Die Ressourcen waren oft überlastet oder nicht ausreichend beansprucht und hatten Schwierigkeiten, die Arbeit pünktlich abzuschließen – ein Indikator dafür, dass sich etwas ändern musste.

Die führende Bank entschied sich für Planview ProjectPlace™ als zentrale Informationsquelle für die gesamte Marketingarbeit und schaffte sich so einen besseren Überblick über Arbeitsanfragen und Ressourcenkapazitäten. Die Quote der termingerechten Fertigstellungen liegt jetzt durchgängig bei über 90 %, und die Führungskräfte verfügen über Daten, mit denen sie das Unternehmen über den Arbeitsstatus informieren und zusätzliche Ressourcen rechtfertigen können.

Das diversifizierte Finanzdienstleistungsunternehmen mit gemeldeten Assets in Höhe von 203 Milliarden USD im Jahr 2020 betreibt als regionale Bank des mittleren Westens mehr als Tausend Full-Service-Bankzentren und 2.456 Geldautomaten.

Die Marketingabteilung dieser führenden Bank, deren Fokus auf dem Lebenszyklus und dem Abschluss von Projekten lag, arbeitete mit einer Kombination aus E-Mails, Tabellen, Microsoft SharePoint und einem Produkt für das Management von Arbeitsanfragen und Projekten. Alle diese Systeme wurden zwar gemeinsam genutzt, aber es bestand keine Integration und somit kein Datenaustausch, was den Einblick in die Ressourcenkapazität, Arbeitsanfragen oder den Projektstatus einschränkte. Die Ressourcen waren oft entweder überlastet oder nicht ausreichend ausgelastet, und Arbeitsanfragen gingen über verschiedene Kanäle ein, sodass diese schwierig zu verfolgen und zeitnah zu beantworten waren. Der leitende Projektmanager der Marketingabteilung der Bank wollte eine zentrale Informationsquelle – einen Ort, an dem er eingehende Anfragen und Einträge verwalten sowie laufende Projektupdates und Arbeitsabschlüsse dokumentieren konnte.

Der leitende Projektmanager und sein Team entschieden sich für Planview ProjectPlace als zentrale Lösung für die Verwaltung von Arbeitsanfragen, die Zuweisung von Ressourcen, die Verfolgung des Fortschritts und die Übermittlung von Updates an den Rest des Unternehmens. Dank einer anpassbaren Vorlage für Arbeitsanfragen können die Anfragenden ganz einfach und schnell alle relevanten Informationen angeben, die die Mitglieder des Marketingteams benötigen, um mit der Arbeit zu beginnen, ohne E-Mails versenden zu müssen. Projektmanager haben Zugriff auf das Repository aller Anfragen, wo sie Projekte genehmigen oder ablehnen sowie doppelte Projekte identifizieren und neu zuordnen können.

Mit einer zentralen Plattform für Arbeitsanfragen und einem Überblick über die Arbeitsbelastung der Teammitglieder können Manager die richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit der richtigen Arbeit zuteilen. Sie fügen die zugewiesenen Teammitglieder und den Antragsteller demselben Arbeitsbereich in ProjectPlace hinzu und geben das Fälligkeitsdatum der Arbeit an. Digitale Kanban-Karten halten alle Beteiligten auf dem Laufenden und sorgen für einen vollständigen Überblick in Echtzeit über Arbeitsstatus und -fortschritt. Die Zusammenarbeit ist auf den Karten nachvollziehbar, sodass der Kontext aller Aktivitäten und Gespräche zwischen den Stakeholdern ersichtlich ist.

„Dies ist das erste Mal, dass wir alle auf dem gleichen Stand sind“, sagt der Projektmanager. „Die digitalen Kanban-Boards ermöglichen es den Teammitgliedern, Anfragen zu stellen, zu kommunizieren, Dateien hinzuzufügen, Feedback zu geben und vieles mehr, sodass wir alles, was wir über ein Projekt wissen müssen, an einem Ort finden können. Wir müssen uns nicht mehr durch komplizierte Tabellen und E-Mails kämpfen oder uns fragen, ob wir auf dem neuesten Stand sind.“

Wenn Arbeitsanfragen zu Projekten werden, ordnen die Projektmanager sie jeweils einem Portfolio entlang eines Fachbereichs zu. Projektmanager und Anteilseigner überprüfen das Portfolio wöchentlich, um über jedes laufende Projekt auf dem Laufenden zu bleiben und Entscheidungen auf der Grundlage des Projektstatus zu treffen. Zuvor wurde dieser Prozess manuell mithilfe von Tabellen durchgeführt, was die Gespräche in die Länge zog und zu weniger sicheren Entscheidungen führte.

„Dadurch, dass wir alles und jeden im selben System haben, können wir unsere Zeit effektiver nutzen und uns viele Arbeitsstunden für manuelle Eingaben sparen“, sagt der leitende Projektmanager. „Wir sind in der Lage, viel schneller auf Arbeitsanfragen zu reagieren und einen Mehrwert für das Unternehmen zu erbringen, während wir gleichzeitig unsere Ressourcen optimieren.“

Planview ProjectPlace ermöglichte der 13. größten Bank der USA den Umstieg auf eine cloudbasierte Lösung, die sicheren Zugriff auf alle wichtigen Marketing-bezogenen Arbeitsinformationen an einem zentralen Ort bietet. Die Lösung hat die anfängliche Projekterstellung optimiert und die Zeit pro Anfrage von 35 Minuten auf nur fünf Minuten reduziert, ohne dass dabei erforderliche Projektdetails verloren gehen. Wenn mehr als 400 Anfragen gleichzeitig offen sind, ist diese Zeitersparnis erheblich und verschafft den Teammitgliedern deutlich mehr Kapazität. Außerdem liegt der Prozentsatz der termingerechten Fertigstellung dank der neuen Effizienz nun konstant weit über 90, was es der Marketingabteilung ermöglicht, akute Probleme genau wie die reguläre Arbeit anzugehen.

Jetzt, da die Projektmanager genaue Scorecards erstellt haben, die die Anzahl der eingehenden und abgeschlossenen Arbeitsanfragen zeigen, können sie deren Bedeutung für das Unternehmen besser systematisch quantifizieren. Mit mehr Transparenz und einem besseren Überblick über die Ressourcenkapazität verfügen die Führungskräfte über die Informationen, die sie benötigen, um die Erwartungen der Fachbereiche, die Arbeit anfordern, zu verwalten. Darüber hinaus können die Führungskräfte präzise Kapazitätsdaten nutzen, um die Aufstockung von Ressourcen zu rechtfertigen, wenn dies für die Ausführung der Arbeit erforderlich ist. Die führende regionale Bank erwartet, dass Planview ProjectPlace weiterhin Stabilität in einen zuvor recht hektischen Fachbereich bringen wird.