Führender Marketingdienstleister transformiert Arbeitsweise und Zusammenarbeit und spart bis zu 14 Stunden pro Woche

Das Partner-Analytics-Team dieses führenden Marketingdienstleisters bekam Arbeit von unterschiedlichen Datenteams zugewiesen, sodass es keine Möglichkeit gab, alle Anfragen effizient zu verfolgen. Excel war umständlich und ließ sich nicht in Echtzeit aktualisieren, und die physischen Kanban-Boards waren nicht mobil – ein offensichtliches Problem, da viele Mitarbeiter seit Beginn der COVID-19-Pandemie aus dem Homeoffice arbeiten. Die herkömmlichen Arbeitsprozesse waren nicht flexibel genug für die sich verändernde Arbeitswelt und erforderten mehrere Schritte, die die Ausführung und Werterbringung verzögerten. Zudem fehlte es an Transparenz.

Das Partner-Analytics-Team wollte seiner Philosophie treu bleiben, Teams zu ermöglichen, die für sie am besten geeignetste Arbeitsweise anzuwenden, um die Geschäfte seiner Partner voranzutreiben. Aus diesem Grund entschieden sie sich für die Enterprise-Kanban-Lösung von Planview (AgilePlace), da diese eine unkomplizierte, flexible Bereitstellungsplattform bietet. Die Teams können ihre Arbeit nun trotz unterschiedlicher Arbeitsmethoden schnell und einfach priorisieren und verwalten. Alle Arbeitsdaten werden über ein zentrales Dashboard zusammengefasst, was für mehr Transparenz, höhere Produktivität und eine verbesserte Berichterstattung sorgt.

Dieser führende Anbieter von Marketingservices erfasst Swipes von seinen zahlreichen Partnerunternehmen, darunter Tankstellen, Lebensmittelläden, Einzelhändler und andere. Die vielen Partnerteams und Kundenservice-Analytics-Teams interagieren mit verschiedenen Datenteams, wodurch zahlreiche Berührungspunkte und neue Arbeitsanfragen entstehen, die unzählige E-Mails erfordern. Da es abgesehen von Excel und physischen Kanban-Boards keine Möglichkeit gab, die Anfragen zu verfolgen, wünschte sich dieser führende Marketingdienstleister eine flexiblere, konsolidierte Lösung, die mehr Flexibilität und Transparenz in Bezug auf den Arbeitsstatus bot und gleichzeitig die Priorisierung und Arbeitseffizienz verbesserte. Der Beginn der COVID-19-Pandemie machte die Prozessbeschränkungen der Teams deutlich, was den Bedarf an einer spezialisierten, aber unkomplizierten Projektmanagementlösung verstärkte.

Dieses führende Unternehmen für Marketingservices hat sich für Planview AgilePlace entschieden, um den Benutzern eine standardisierte, visuelle Plattform für die Arbeitsumsetzung zu bieten, die die gesamte Arbeit transparent, nachvollziehbar und messbar macht – ganz gleich, wo und wie die Arbeit erledigt wird. „Das digitale Kanban-Tool sieht aus wie ein physisches Kanban-Board, ist aber um Lichtjahre besser als das, was wir bisher für die Verwaltung der Arbeit verwendet haben – vor allem jetzt, da so viele Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten“, sagt der Manager des Bereichs Analytics & Insights des führenden Marketingdienstleisters. „Die Drag-and-Drop-Funktion ist mit allen Browsern kompatibel und erfordert keine installierte Software, sodass unsere Teams sie schnell nutzen konnten. Die Benutzerakzeptanz war unglaublich.“

Die Flexibilität von AgilePlace ermöglicht, dass Teams das Tool genau an ihre Bedürfnisse anpassen und ihre individuellen Arbeitsmethoden anwenden können. Aus einem Pilotprojekt mit fünf Nutzern ist inzwischen ein großflächiger Einsatz in Analytics-Gruppen, Kundenserviceteams und Marketinggruppen geworden. 110 Nutzer haben 33.000 Stunden mit fast 9.000 Karten auf 23 Boards verbracht.

„AgilePlace hat unser Geschäft transformiert, indem es uns ermöglicht hat, unsere Analysten zu analysieren“, erklärt der Manager. „Wir verwenden es als Produktivitätstool, um unsere tägliche Nutzung zu analysieren, als Arbeitsverfolgungstool, um mehr Transparenz zu schaffen, und als Berichtstool für die Analyse von Metadaten. AgilePlace dient uns als Nachweis für die Priorisierung und den Status unserer Arbeit, ermöglicht uns die schnelle Zuweisung von Arbeit je nach Kapazität und hilft uns, Problembereiche in unserem Unternehmen zu identifizieren, die uns darin einschränken, die Geschäfte unserer Partner voranzutreiben. All dies war ohne AgilePlace fast unmöglich.“

AgilePlace hat die Art und Weise revolutioniert, wie Führungskräfte mit ihren Teams interagieren und wie Benutzer ihre Arbeit verwalten. Infolgedessen ist die Produktivität stark gestiegen. „Wir konnten an einigen Stellen Zeit einsparen: bis zu zwei Stunden pro Woche, weil wir nicht mehr mit Excel arbeiten müssen, etwa 10 Stunden pro Woche für wiederkehrende Aufgaben, die wir ohne AgilePlace nicht erkannt hätten, und ein paar Stunden pro Woche in unseren Priorisierungs-Meetings, weil wir keine Zeit damit verbringen, Updates zum Arbeitsstatus zu geben“, sagt der Manager des Bereichs Analytics & Insights. „Die Benutzer haben dank AgilePlace Zugriff auf den Echtzeitstatus, ohne eine E-Mail schreiben oder auf ein Meeting warten zu müssen. All dies ist Zeit, die wir für Analysen verwenden, die einen größeren Mehrwert für unser Unternehmen und unsere Partner erbringen.“

Aufgrund der Beliebtheit und der schnellen Akzeptanz von Planview AgilePlace in den Analyse- und Marketingteams zieht dieser führende Marketingdienstleister die Einführung von AgilePlace für weitere Fachbereiche in Erwägung. Die derzeitigen Benutzer setzen AgilePlace für immer weitere Aspekte der Verwaltung aller Arten von Projekten ein. „Die Mitarbeiter haben AgilePlace direkt angenommen und waren vom ersten Tag an mit an Bord, was selten ist“, sagt der Manager für Analytics & Insights. „Wenn man mit dem Priorisieren von Arbeit sowie dem Erfassen und Messen von Daten zu kämpfen hat, ist AgilePlace genau das richtige Tool.“