Agile-Transformation: führendes Telekommunikationsunternehmen steigert Werterbringung durch optimierte Geschäftsabläufe

Die interne Universitätsgruppe dieses Telekommunikationsunternehmens hegte den Wunsch nach einer stärkeren Zusammenarbeit mit den Kunden sowie einem verbesserten Bedarfsmanagement und erkannte, dass es in diesem Zuge unumgänglich war, das Betriebsmodell zu überarbeiten. Das Ziel war ein agilerer Ansatz, und die Gruppe suchte nach Möglichkeiten, die Effektivität und Effizienz des Workflows zu erhöhen, die Kapazitäten besser zu verwalten und einen größeren Mehrwert für das Unternehmen zu erbringen.

Durch den Einsatz von Planview AgilePlace als zentrale Workflow- und Kollaborationsplattform verfügt die interne Universität über noch nie dagewesene Einblicke in die operative Performance und den Mehrwert, den sie für das Unternehmen erbringt. Die Gruppe hat nun Konsistenz, Kontrolle und Rechenschaft hinsichtlich ihres gesamten Workflows erreicht, da sie in der Lage ist, mehr Arbeit zu erledigen und dabei hohe Qualitätsstandards beizubehalten.

Die interne Universität des Telekommunikationsunternehmens stand vor der Herausforderung, den steigenden Bedarf an Weiterbildungsmaßnahmen für Mitarbeiter zu bewältigen und gleichzeitig die Kosten in einem sich ständig verändernden Umfeld zu senken. Sie wollten eine stärkere Zusammenarbeit mit den Kunden ermöglichen und das Bedarfsmanagement verbessern. Analysen ergaben jedoch, dass ihre Ressourcen den Workflow und die Aufgaben/Meilensteine für alle Lerninitiativen bestimmten. Es war offensichtlich, dass das derzeitige Betriebsmodell nicht mehr tragfähig war. Wenn sie eine organisatorische Transformation hin zu einem Agile-Modell umsetzen wollten, mussten sie die Effektivität und Effizienz des Workflows verbessern. Konkret ging es um einen höheren Projektdurchsatz, eine schnelle Anpassungsfähigkeit der Teams, eine ausgewogene Arbeitsbelastung der Teammitglieder und eine sofortige Sichtbarkeit des Arbeitsfortschritts auf allen Ebenen.

Die Gruppe für Learning and Development hat sich für Planview AgilePlace entschieden, weil es flexibel genug ist, um ihre Prozess- und Ressourcenanforderungen zu erfüllen, während sie ihr Geschäft für eine bessere Anpassung an Veränderungen weiterentwickelt. Durch einen Agile-Ansatz für ihren Workflow können sie ihre Effektivität und Effizienz erheblich verbessern. „Wir nutzen Planview AgilePlace, um die Arbeit besser auf unsere Kernfunktionen abzustimmen“, sagt der Senior Manager of Learning and Development. „Diese Anpassung ist der Schlüssel zur Optimierung unserer Geschäftsabläufe, damit wir das umsetzen können, was für unsere Mitarbeiter am wichtigsten ist.“

Die interne Universität begann mit einem einfachen, digitalen Kanban-Board in Planview AgilePlace, um die wichtigsten Schritte in ihrem Workflow-Prozess zu skizzieren. Sie können das Board problemlos an Änderungen in ihrem Betriebsmodell anpassen und sich so auf die wichtigsten Arbeiten konzentrieren, selbst wenn sich diese Prioritäten ändern. Dies ist eine entscheidende Agile-Kompetenz, mit der sichergestellt wird, dass sich die Organisation schnell an Bedarfsänderungen anpassen kann und gleichzeitig die Kosten senkt, indem es Ressourcen nur in die Arbeit mit dem höchsten Mehrwert investiert.

„Planview AgilePlace gibt unserer Gruppe den vollständigen Überblick über die Arbeit, die in der gesamten Abteilung für Learning and Development ausgeführt wird“, sagt der Senior Manager. „Alle Details zu Projekten, Programmen und Initiativen werden auf dem Kanban-Board angezeigt, sodass wir die Arbeit an einem zentralen Ort verwalten und verfolgen können. Wir können all diese Informationen nutzen, um Diskussionen mit fundierterem Wissen zu führen und klügere Entscheidungen zu treffen.“

Sie nutzen das Kanban-Board als Leitfaden für ihre wöchentlichen Standup-Meetings, die ihnen geholfen haben, ihr Ziel einer besseren Kommunikation und Zusammenarbeit mit ihren Kunden zu erreichen. Jeder ist auf dem gleichen Stand bezüglich des Arbeitsstatus, und es ist viel einfacher, die Arbeit während des gesamten Lebenszyklus eines Projekts oder einer Initiative zu verfolgen. Mit einem besseren Überblick über den eingehenden Bedarf, die laufenden Arbeiten und die anstehenden Arbeiten können die Führungskräfte ihre Ressourcen genauer zuteilen, um den gestiegenen Bedarf zu erfüllen.

Durch den Einsatz von Planview AgilePlace zur Verwaltung der Arbeit und zur Verbesserung ihres Betriebsmodells hat die interne Universität die Konsistenz, Kontrolle und Rechenschaft hinsichtlich ihres Workflows verbessert. Die Gruppe hat zwischen 2018 und 2019 eine Steigerung des Durchsatzes um 22 Prozent erzielt, was zeigt, dass sie in der Lage ist, mehr Arbeit ohne Qualitätseinbußen abzuschließen. Die von AgilePlace generierten Berichte geben ihnen einen besseren Einblick in ihre Prozesse und den Mehrwert, den sie für das Unternehmen erbringen. Sie erkennen beispielsweise die Geschwindigkeit, mit der die Arbeit ihren Prozess durchläuft, und können Bereiche mit Verbesserungspotenzial identifizieren. Darüber hinaus wissen sie, woher der Bedarf kommt, und können sich an den strategischen Initiativen ausrichten, und ob die Arbeit effektiv zugewiesen wird, um Ressourcen zu optimieren und die Bereitstellung zu beschleunigen.

Die interne Universität setzt Planview AgilePlace weiterhin ein und erwartet somit schnellere Fortschritte bei ihrer Agile-Transformation. „Jetzt, da wir die Geschwindigkeit der Arbeitsabwicklung und die Verteilung des Bedarfs kennen, können wir Verbesserungsmöglichkeiten in unserem neuen Betriebsmodell identifizieren“, sagt der Senior Manager of Learning and Development. „Wir wollen eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung fördern, und AgilePlace hat uns ermöglicht, effektiver auf eingehende Anfragen zu reagieren, Kapazitäten effizienter zu verwalten und uns schneller an Workflow-Änderungen anzupassen.“