Macadamian verkürzt die Zeit für die Rechnungsstellung um 60% mit einer dreifachen Strategie, die Sichtbarkeit und Anpassungsfähigkeit erhöht

Macadamian entwirft und entwickelt Softwarelösungen rund um digitale Gesundheit und vernetzte Medizinprodukte zur Verbesserung der Gesundheitsversorgung. Das Beratungsunternehmen für Softwaredesign und -entwicklung bietet ein komplettes Spektrum an Services in den Bereichen Produktstrategie, UX-Design und -Forschung sowie Daten- und Softwareentwicklung an. Macadamian ist ein weltweit tätiges Unternehmen mit über 1.000 Kundenprojekten in komplexen Branchen wie Medizintechnik, Pharmazie, Gesundheitswesen, Telekommunikation, Luftfahrtversicherung und Finanzdienstleistungen.

Das Professional-Services-Team von Macadamian trägt einen großen Teil zu den Gesamtumsätzen des Unternehmens bei, die aus zwei Hauptquellen stammen: neuen Verkäufen und aktiven Kundenprojekten. Bei diesen Kundenprojekten handelt es sich um eine Kombination aus Erstimplementierungen und fortlaufenden Beratungs- und Designservices. Macadamians konsequente Umsetzung erfolgreicher Kundenprojekte ist auf einen reibungslosen Informationsaustausch und eine enge Zusammenarbeit zwischen den Vertriebs- und den Professional-Services-Teams zurückzuführen.

Das Professional-Services-Team bei Macadamian verwendete Google Spreadsheets, Microsoft Projects, SAP ByDesign und Namely, um seine Kundenprojekte zu verwalten, die Zeitnachweise der einzelnen Mitarbeiter zu erfassen, Projektgenehmigungen und Rechnungen zu verwalten und Urlaubsanträge zu bearbeiten. Diese Kombination verschiedener Systeme führte zu einigen Schwierigkeiten wie Problemen mit der Datenzuverlässigkeit, einer uneinheitlichen Benutzerakzeptanz und einer unvollständigen Übersicht über wichtige Projektfinanzdaten.

Für die Verwaltung von Zeitnachweisen und Urlaubsanträgen war SAP ByDesign aufgrund verloren gegangener und unvollständiger Datensätze eine unzuverlässige Informationsquelle, was sich negativ auf die Genauigkeit der Ressourcenverfügbarkeit und-zuteilung sowie auf andere wichtige Projektdaten wie Profitabilität, Umsatz, Kosten und Gesamtstatus auswirkte. Diese Probleme beeinträchtigten nicht nur die Arbeitsweise des Professional-Services-Teams, sondern sorgten auch in der Personalabteilung für Schwierigkeiten. Diese Abteilung verwaltete Urlaubsanträge und -stunden in Namely, das nicht in SAP ByDesign integriert war, sodass ein manueller Abstimmungsprozess zur Ermittlung der Ressourcenverfügbarkeit erforderlich war.

Der bestehende Prozess für die Projektabrechnung war kompliziert und zeitaufwändig, mit manuellen Schritten beim Austausch zwischen dem Project-Control-Officer(PCO)-Team und den einzelnen Projektmanagern für das Versenden und Bearbeiten der Rechnungen. Aufgrund der fehlenden Automatisierung kostete dieser ineffiziente Prozess beide Teams Zeit und war anfällig für menschliche Fehler. Dies hatte auch auf andere Abteilungen Auswirkungen: Da die Finanzabteilung von Macadamian selbstverständlich stark in die Prozesse der Projektabrechnung, der Umsatzrealisierung und der Prognosen eingebunden ist, betraf jede Verzögerung oder Ungenauigkeit beim Finanzmanagement von Projekten somit auch sie.

Zu guter Letzt verwendeten die Projektmanager Microsoft Projects, um die Umsetzung und die täglichen Aufgaben im Zusammenhang mit Kundenprojekten zu verwalten. Dieses System wurde weder für das Management von Zeitnachweisen verwendet, noch war es in Salesforce integriert, um die neue Projektpipeline zu überwachen. Die Isolierung dieses Projektmanagementtools sorgte bei Macadamian für große Lücken im Hinblick auf die Transparenz wichtiger Geschäftsdaten wie Projektumsatz, -status, -ressourcen und -prognosen. Diese Lücken wurden durch das manuelle Abrufen von Berichten und den Abgleich mit den anderen Systemen geschlossen, aber auch dies war zeitaufwändig und fehleranfällig.

Macadamian rief eine Transformationsinitiative ins Leben, um einen vollständigen Überblick über beide Einnahmequellen zu erlangen. Dies sollte mit einer dreistufigen Strategie erreicht werden. Der erste Schritt war es, wo immer möglich Systeme zu konsolidieren, um Zeitnachweis-, Ressourcen- und Projektmanagement in einer einzigen PSA-Plattform zu vereinen. Dies beinhaltete die Implementierung einer neuen Software und die Einstellung von Altsystemen. Als Nächstes wurden die zuvor komplexen und manuellen Prozesse im Zusammenhang mit Zeitnachweisen, Projektaufgaben, Workflow-Genehmigungen und Ressourcensteuerung vereinfacht und automatisiert. Als Drittes wurde die neu implementierte PSA-Software in Salesforce integriert, um sowohl über neue Verkaufsabschlüsse als auch über Kundenprojektprognosen Bericht zu erstatten und so ein vollständiges Echtzeitbild der Umsätze von Macadamian zu erhalten.

Nach einer umfassenden Bewertung der Anbieter entschied sich Macadamian für AdaptiveWork als PSA-Plattform. Die Hauptgründe waren die umfassenden, sofort einsatzbereiten Projektmanagementfunktionen, die einfache und sichere Zeiterfassung und die hohe Konfigurierbarkeit für neue Workstreams, falls erforderlich.

Das oberste Ziel von Macadamian war es, einen vollständigen Überblick über seine Umsätze zu erhalten. Dies wurde durch die Kombination der chancenbezogenen Daten aus Salesforce mit den Finanzdaten aus AdaptiveWork auf einer mobilen, anpassungsfähigen Website erreicht, die sie „Revenue Outlook App“ nannten. Diese Seite wird von der Geschäftsleitung täglich genutzt, um 27 wichtige Geschäftsberichte wie Umsatzprognosen, Ist-Zahlen, Projektkosten und -marge, Projekt-Funnel und mehr zu überwachen. Diese Liste von Berichten wird ständig erweitert, da immer mehr Datenpunkte vorgelegt werden.

„Durch die enge Integration unserer wichtigen Vertriebs- und PSA-Plattformen (Salesforce und AdaptiveWork) haben wir einen besseren Überblick über geschäftskritische Daten. Dieses neue Level an Transparenz hat unsere Anpassungsfähigkeit als Unternehmen verbessert. Unsere Unternehmensleitung kann Risiken früher vorhersehen und Pläne ändern oder Ressourcen entsprechend anpassen.“ – Marie Chabot, leitende Projektmanagerin

Inzwischen nutzen auch die einzelnen Mitarbeiter des Professional-Services-Teams AdaptiveWork täglich, um Zeitnachweise zu aktualisieren und ihre Projekte zu verwalten. Die Professional-Services-Führung verfügt nun über ein robustes Ressourcenmanagementsystem, mit dem die Projektmanager nach verschiedenen Faktoren wie Kompetenzen, Regionen und Position gruppiert werden können. Darüber hinaus erhalten sie Echtzeiteinblicke in die Ressourcenverfügbarkeit auf der Grundlage der aktuellen und prognostizierten Arbeitsauslastung. Professional-Services-Führungskräfte haben zudem einen Überblick über das Portfolio, was zuvor aufgrund von isolierten Systemen nicht möglich war. Sie können Berichte zu Portfoliorisiken abrufen und Was-wäre-wenn-Analysen durchführen, um fundiertere Geschäftsentscheidungen zu treffen.

Auch das Finanzteam von Macadamian hat von dieser Geschäftstransformation profitiert. Durch das Einführen einer sichereren Plattform zur Erfassung der abrechenbaren Zeit für Projekte und sogar für bestimmte Aufgaben sowie durch das Vereinfachen und Automatisieren der Zeiterfassung und der Rechnungsstellung für Projekte konnte Macadamian die Zeit für die Rechnungsstellung von 5 Tagen auf 2 Tage und somit um 60 % reduzieren. Die Menge und Vielfalt der Berichte, die die Revenue Outlook App bietet, hat somit auch die Fähigkeiten der Finanzabteilung erheblich verbessert.

Nicht zuletzt hat auch die Personalabteilung von Macadamian Vorteile aus dem Einsatz von AdaptiveWork gezogen. Innerhalb von AdaptiveWork wurde ein Workstream eingerichtet, der es jedem Mitarbeiter ermöglicht, seine angesammelten Urlaubszeiten einzusehen und Anträge auf Inanspruchnahme seiner Urlaubsstunden zu stellen. Dies wird monatlich von der Personalabteilung abgeglichen und hat dazu beigetragen, die Genehmigung von Anträgen und deren Nachverfolgung zu verbessern. Ein weiterer Vorteil ist, dass die Mitarbeiter auch Anträge auf Weiterbildungsmaßnahmen wie Zertifizierungen, Schulungen und Konferenzen stellen können. „Lernen“ ist ein zentraler Unternehmenswert bei Macadamian. Daher müssen alle Mitarbeiter jedes Jahr eine bestimmte Anzahl von Arbeitsstunden für Aktivitäten wie den Erwerb von Zertifizierungen oder die Teilnahme an Konferenzen und Trainingskursen aufwenden. Auch das Management dieser Anfragen wird durch AdaptiveWork erleichtert.

• Konsolidierung von 4 Systemen, um eine zentrale Informationsquelle für PSA zu schaffen
• stärkere Vernetzung von 5 Teams (HR, Vertrieb, Professional Services, Finanzen und PCO)
• Verkürzung des Rechnungszyklus um 60 %, von 5 Tagen auf 2 Tage
• Aufbau einer umfassenden Dokumentenbibliothek für alle Projekte
• Erstellung, Verwaltung und Weitergabe von 27 Finanzberichten