Matisa gewinnt Transparenz und Kontrolle über Projekte in allen Geschäftsbereichen und erzielt dadurch bedeutende Verbesserungen bei der Projektumsetzung

Ineffektive Organisation, Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Teams erschwerte Matisa die termingerechte Lieferung seiner Produkte an die Kunden. Für das Projektmanagement wurden ausschließlich komplexe Tabellen und E-Mails genutzt, sodass der Projektstatus und Fortschritt nur schwer erkennbar waren. Nur einige wenige Mitarbeiter (Manager eingeschlossen) kannten den tatsächlichen Stand des Projekts.

Matisa chose Planview AgilePlace to bring order to a chaotic workflow process, providing in-depth visibility into project status and improving collaboration between groups through virtual Kanban boards. The company has reduced its average cycle time by four weeks and increased the number of projects delivered on time.

Matisa Materiel Industriel S.A. wurde 1945 in der Schweiz gegründet und bereitete von dort aus den Weg für die Entwicklung und den Bau von Betriebs- und Wartungsgeräten für Züge und Gleise. Mit seinen Innovationen in den Bereichen Design und Konstruktion entwickelt das Unternehmen sein umfassendes Portfolio von hochwertigen Anlagen kontinuierlich weiter und exportiert diese modernen Produkte weltweit.

Im Rahmen einer Ursachenanalyse und durch die Abbildung existierender Prozesse ermittelte das Unternehmen, warum sich viele seiner Projekte verzögerten. Franck Lombardo, Leiter des Bereichs für Qualität und kontinuierliche Verbesserung bei Matisa, erkannte, dass mangelnde Transparenz, ineffiziente Planung und schlechte Kommunikation die Hauptursachen für die Probleme waren. Engpässe und eine schlechte Organisation zwischen der Führungsebene und Abteilungen wie R&D oder Vertrieb führten zu verspäteten Übergaben, die wiederum die zeitnahe Bereitstellung von Wert beim Kunden verzögerten. Die Überwachung der Aktivitäten mit Excel erwies sich als ineffizient. Selbst bei Meetings zur Ermittlung des Fortschritts ergab sich oftmals nur ein lückenhaftes Bild vom aktuellen Projektstatus. Lombardo und sein Team beschlossen daraufhin, ihre Prozesse zu vereinfachen und besser zu steuern. Dabei machten sie sich die Lean-Prinzipien zunutze, um die Kommunikation, die Zusammenarbeit sowie die Transparenz ihrer Herstellungsprozesse zu verbessern.

Matisa erwarb Lizenzen für Planview LeanKit, um die Kontrollmöglichkeiten für die Zusammenarbeit zwischen Teams zu verbessern und die Transparenz von Aktivitäten zu erhöhen und so Produkte schneller bereitstellen zu können. Virtuelle Kanban-Boards sorgen für eine teamübergreifende Transparenz und bieten Managern einen Überblick über das gesamte Projektportfolio sowie die laufenden Tätigkeiten der einzelnen Geschäftsbereiche. „Wir mussten die Abläufe vereinfachen und alle Mitarbeiter an einem Ort zusammenbringen, um etwaige Probleme unmittelbar angehen zu können“, so Lombardo. „AgilePlace bietet uns als einziges Tool diese zweidimensionalen Einblicke, mit denen wir unsere Aktivitäten mühelos organisieren und anpassen, Meilensteine und KPIs anzeigen und auftretende Probleme frühzeitig ermitteln und eskalieren können, bevor es zu gravierenden Verzögerungen kommt.“

Planview AgilePlace ermöglicht es Teams, ihren kritischen Pfad in den Mittelpunkt zu stellen, um auf Kurs zu bleiben und die Arbeiten innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens liefern zu können. Es wurde die Regel aufgestellt, dass jede in AgilePlace erstellte Karte innerhalb von sechs Wochen das Board von Anfang bis zum Ende durchlaufen muss. Teams sind somit dazu angehalten, sich auf die bereits in Bearbeitung befindlichen Produkte zu konzentrieren. Anstatt neue Arbeiten zu beginnen, sollen zuerst die Produkte auf dem Board an die Kunden geliefert werden.

Alle Projekte mit zugehörigen Aufgaben und Dokumenten sind auf den Boards sichtbar. Die Aktivitäten folgen einem standardisierten Prozess, wodurch Kontrollmöglichkeiten und Verantwortlichkeiten geschaffen werden.

Die Teams treffen sich wöchentlich, um ihre Boards unter die Lupe zu nehmen und Maßnahmen zu besprechen, mit denen die Arbeit den nächsten Produktionsschritt erreichen kann. „Jetzt, da wir Projekt- und Mitarbeiterstatus sehen können, sind unsere Meetings sehr viel produktiver, da alle Beteiligten effektiver miteinander und mit anderen Geschäftsbereichen kommunizieren“, erläutert Lombardo. „Projekte werden in einer angemessenen Zeit bearbeitet und wir können Projekte endlich realistisch planen.“

Planview AgilePlace stores each card and attachment in a document bin, providing a historical record of activity for people with and without AgilePlace access. With virtually every department using AgilePlace, such as R&D, Purchasing, Production, Assembly, and Sales, as well as their customers and suppliers, the platform is providing Matisa with past and present information to help improve future workflows.

AgilePlace has enabled Matisa to improve collaboration and communication across the organization, particularly during COVID-19, something Lombardo said would have been impossible without the tool. The Board of Directors has greater visibility into work status, giving them the information they need to make smarter decisions about where to improve the process to remove bottlenecks and increase delivery speed. Within three weeks, AgilePlace was up and running. Team members were trained in as little as five minutes, speeding tool adoption and driving instant improvement in communication that resulted in a four-week reduction in average cycle time. “We created a KPI to measure our ability to deliver on time,” says Lombardo. “Before AgilePlace, we were at 33% and within three months of implementing AgilePlace, we were already at 70%.”

Der Nutzen von AgilePlace ist messbar und signifikant; die größte Veränderung ist jedoch der stattfindende kulturelle Wandel. Die Mitarbeiter arbeiten nun nicht mehr unabhängig voneinander und nebeneinander, sondern aufeinander abgestimmt. Dieser Kulturwandel ist die Grundlage für die kontinuierliche Verbesserung im Unternehmen im Hinblick darauf, wie es seinen Verpflichtungen nachkommen und Innovationen handhaben möchte. „Der Weg hierher war fantastisch“, sagt Lombardo. „Erstmals verstehen unsere Mitarbeiter die Ziele und Prioritäten unserer Kunden und erkennen, was und wie sie selbst zur Wertschöpfung des Unternehmens beitragen können. Sie haben mehr Kontrolle über ihre eigenen Aufgaben und dies hat grundlegende Auswirkungen auf ihre Zielstrebigkeit.“

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