Max Life Insurance sorgt für vollständige Transparenz und beschleunigt die digitale Transformation

Max Life Insurance Company Limited (Max Life) ist eines der führenden Unternehmen für Lebensversicherungen Indiens mit über 19.000 Mitarbeitern. Das Team für digitale Technologie konzentrierte sich auf die Einführung eines strikten Portfoliomanagements im gesamten Unternehmen mit einer verlässlichen Berichterstattung in Echtzeit und einem standardisierten Governance-Prozess. Max Life stellte fest, dass die Verwaltung von Projekten und Portfolios in Excel-Tabellen eine manuell aufwändige, fehleranfällige und ungenaue Arbeit war. Das Unternehmen suchte daher nach einer Lösung, um seine Portfolioprozesse zu strukturieren, Ressourcenverschwendung zu vermeiden und die Berichterstattung effizienter zu gestalten, damit Stakeholder rechtzeitig fundierte Entscheidungen treffen können.

Mithilfe von Planview konnte Max Life Transparenz in Bezug auf Projekte und Portfolios schaffen, Prioritäten kritisch bewerten und die digitale Transformation vorantreiben. Inzwischen ist die Planview Lösung ein optimiertes Dokumenten-Repository für alle projektbezogenen Arbeiten von Max Life im Bereich digitale Technologien, mit standardisierten Stage-Gates und Genehmigungen, die es dem Unternehmen ermöglichen, seine Arbeit einfach zu steuern. Darüber hinaus hat Max Life den Einsatz der Lösung innerhalb von zwei Jahren nach der Ersteinführung erweitert.

Max Life Insurance gehört zu den führenden privaten Lebensversicherern in Indien und bietet über seinen Multi-Channel-Vertrieb, einschließlich Agenturen und Drittvertriebspartnern, umfassende Lebensversicherungslösungen für Schutz und langfristiges Sparen an. Das Unternehmen hat sein Geschäft über zwei Jahrzehnte hinweg durch einen kundenorientierten Ansatz bei der Servicebereitstellung und ein geschultes Humankapital aufgebaut. Gemäß dem IRDAI-Jahresbericht 2021/2022 liegt die Schadenregulierungsquote von Max Life bei 99,34 % im Geschäftsjahr 2022. Als Indiens größte private Versicherung außerhalb des Bankensektors hat Max Life zahlreiche Auszeichnungen erhalten, die das Engagement des Unternehmens für Kundentreue, Produktinnovation und Unternehmenskultur belegen.

In früheren Zeiten nutzten Unternehmen Offline-Tabellen für ihr Projektmanagement. Für Max Life erwies sich jedoch die Verwendung einer Excel-Tabelle über ein internes SharePoint-Portal zur Verwaltung von Projekten mit manuellen Prozessen als mühsam und fehleranfällig.

Das Team gab zu, dass es nicht an einer übermäßig komplexen Lösung interessiert war, erkannte aber die Notwendigkeit, von der manuellen Dateneingabe wegzukommen, der es an Struktur mangelte und sie keinen Einblick in die Berichterstattung oder Planung bot. Die fehlende Struktur und die ineffizienten Prozesse führten zu Kostenverschwendungen, einer schlechten Projektpriorisierung und -transparenz sowie einer ineffizienten Ressourcenauslastung.

Auch die Berichterstattung erwies sich als große Herausforderung, da es keinen klaren Überblick über den Projektstatus gab. Tatsächlich verließ sich Max Life darauf, dass die einzelnen Projektmanager den Status manuell in Excel aktualisierten – eine Behelfslösung, die ineffizient, umständlich und nicht nachhaltig war. Darüber hinaus gab es keine Möglichkeit, den Verlauf von Projekten durch Gates und Phasen zu verfolgen, was bedeutete, dass das Unternehmen keinen Überblick über seine Portfolioprozesse hatte. Dies hatte Auswirkungen auf alle Ebenen der Organisation.

Da alle Informationen in E-Mails und Tabellen vergraben waren, waren die Projektmanager nicht in der Lage, ihrem Führungsteam Echtzeitberichte zur Verfügung zu stellen. Dies führte zu Verzögerungen bei der Entscheidungsfindung oder bedeutete, dass die Stakeholder ohne die Informationen auskommen mussten, die sie für ein entschlossenes Handeln benötigten. Es war notwendig, eine Lösung zu finden, die ihre ressourcenintensive Arbeit unterstützt.

Max Life war bereit, eine Lösung zu implementieren, die eine aktuelle Berichterstattung, Ressourcenüberwachung, Agile-Skalierung, Governance und Dashboards in Echtzeit bot und gleichzeitig sicherstellte, dass sie die Auswirkungen der Abschaffung von manuellen Tabellen bewältigen konnten.

Nach reiflicher Überlegung entschied sich Max Life für Planview, um seine Prozesse zu optimieren, die Berichterstattung zu strukturieren und die Portfoliotransparenz zu erhöhen.

Die Planview Lösung wird als Dokumenten-Repository für alle projektbezogenen Arbeiten verwendet, was für eine enorme Effizienz im Unternehmen sorgt. Mithilfe von Planview hat Max Life erfolgreich eine Struktur für die Kategorisierung, Genehmigung und Umsetzung von Projekten implementiert, einschließlich einer standardisierten Logik für die Projektbewertung.

Vor der Einführung der Planview Lösung mussten die Teammitglieder Informationen über Projekte aus verschiedenen Offline-Quellen manuell zusammenstellen, um deren Status und Investitionsphase zu überblicken. Was früher zwei Arbeitstage in Anspruch nahm, können Teammitglieder jetzt in weniger als zwei Stunden erledigen. Dies ist der besseren Übersicht, der optimierten Buchführung und dem geringeren Risiko von Ressourcenverlusten zu verdanken. Inzwischen verwaltet Max Life 100 % seiner Projekte im Bereich digitale Technologie mit Planview. Vom Onboarding bis zum Kundenservice und darüber hinaus wird alles an einem Ort und anhand desselben Priorisierungs-Frameworks verwaltet.

Mit einer besseren Übersicht über die CAPEX kann das Team leichter Prioritäten bei der Zuteilung von Geldern setzen. Max Life ist in der Lage, innerhalb der Planview Lösung Projekte auszuwerten und auf der Grundlage von vier Kosten-/Aufwandsebenen zu kategorisieren. Dies erleichtert auch die Prüfung von Projekten in der Zukunft, da alle Dokumente zur Kosten-Nutzen-Analyse an einem Ort gespeichert werden.

Einer der größten Vorteile für Max Life war die Automatisierung von Projektgenehmigungen. Mit klaren Gates und strikten Genehmigungen für PMOs ist das Team in der Lage, Compliance-Verfahren einzuhalten, Risiken zu reduzieren und seine Ressourcen zu maximieren.

Funktionsübergreifende Teams haben jetzt Einblick in alle Projekte, für die sie verantwortlich sind, und Max Life hat eine skalierbare Lösung eingeführt, die von den Ressourcen bis hin zum Projektmanagement und darüber hinaus alle Bereiche abdeckt.

In weniger als zwei Jahren wurde der Einsatz der Planview Lösung bei Max Life um das vierfache erweitert – ein Beweis für den Erfolg dieser Partnerschaft. Gleichzeitig ist das Unternehmen gereift und kann dank der mithilfe von Planview erzielten Effizienzsteigerungen mehr Arbeit und Ressourcen verwalten.

Alle Projekte im Bereich digitale Technologien werden nun in der Planview Lösung verwaltet. Max Life skaliert die Nutzung der Lösungen von Planview weiterhin und plant auch den Einsatz für das Ressourcenmanagement.

Nachdem Max Life gesehen hat, wie schnell sie die Vorteile und Effizienzsteigerungen realisieren konnten, ist das Unternehmen zuversichtlich, die Anzahl der aktiven Benutzerlizenzen von 20 auf über 300 zu erhöhen.

Max Life plant bereits die nächste Stufe seiner Partnerschaft mit Planview: die Ausweitung auf das Zeiterfassungs- und das Ressourcenmanagement.

Mit über Hunderten von externen Partnern kann Max Life kaum erwarten, die manuelle Überprüfung von Zeitnachweisen und Rechnungen (die derzeit über 40 Stunden für ein Teammitglied pro Monat in Anspruch nimmt) abzuschaffen.

Durch die Automatisierung dieses Prozesses wird Max Life in der Lage sein, seine Mitarbeiter umzuverteilen, seine Ressourcenmanagementprozesse zu optimieren und die Arbeitsweise seiner Mitarbeiter effizienter zu gestalten.