Ausbau der Projektportfolio-Capabilitys: Führende Organisation im Bereich Ernährungswissenschaften und Planview feiern über 10 Jahre Zusammenarbeit

Mit Standorten auf der ganzen Welt hat diese Organisation für Ernährungsgesundheit, die zu einem weltweit führenden Unternehmen im Bereich Medizintechnik und Gesundheitswesen gehört, das wichtige Ziel, Projekte zu priorisieren, Ressourcen auszugleichen und sich auf die richtigen Projekte zur richtigen Zeit und in den richtigen Regionen zu konzentrieren. 2010 stellten sie fest, dass sie die Transparenz in Bezug auf ihr globales Projektportfolio verbessern mussten, um zuverlässige Daten in Echtzeit zu erhalten und diese mit ihrer übergeordneten Strategie in Zusammenhang zu setzen.

Eine Weile später, im Jahr 2018, erforderte ein sich veränderndes Geschäftsklima eine Änderung der Strukturierung und Verwaltung der Produktentwicklung und der nachfolgenden Anfragen. Dies führte zu einer Überarbeitung des Prozesses für elektronische Projektinvestitionsanfragen (Project Investment Electronic Request, kurz: PIER), um die Projektplanung und -priorisierung zu verbessern und sicherzustellen, dass die Projekte kontinuierlich auf die Gesamtstrategie abgestimmt werden.

Die führende Organisation für Ernährungsgesundheit implementierte die Planview Portfoliomanagement-Lösung zunächst in seiner R&D-Abteilung. Die Hauptimplementierung im Jahr 2010 umfasste etwa 500 Benutzer:innen. Diese nutzten die Lösung für das Management der tatsächlichen als auch der geplanten Zeit, für die Verwaltung der Projektausgaben, für die Entwicklung neuer Produkte sowie für die Erstellung von Berichten zu Ressourceninvestitionen. Als die R&D-Abteilung die Lösung einführte, begannen weitere Funktionsgruppen wie die Supply-Chain-Organisation, die globale Engineering-Abteilung und andere Geschäftsorganisationen ihr Interesse an Planview zu bekunden.

Mit der Zeit wuchsen die Geschäftsanforderungen der Organisation für Ernährungsgesundheit und mit ihnen auch der Umfang der Nutzung von Planview. 2018 wurden die Änderungen am Prozess für neue Produktentwicklungsanfragen vorgeschlagen. Im folgenden Jahr entschied sich die Organisation für Planview als Plattform für seinen überarbeiteten PIER-Prozess. Es wurde zum Ausgangspunkt für jedes neue Produktentwicklungsprojekt, um die strategische Ausrichtung und Ressourcenverfügbarkeit vor der Durchführung zu bestätigen.

This organization represents a division of a global healthcare leader in the S&P 500. A leader in nutrition science, research, and development for over 130 years, the organization’s goal is to deliver nutrition products and education that meet the changing needs of people worldwide and help them live a fuller, healthier life. It comprises 100.000 employees in 160 countries and features a portfolio of leading products across medical devices, diagnostics, nutritional, branded, and generic medicines.  

Die Organisation besteht aus verschiedenen Abteilungen, die über die ganze Welt verteilt sind, sodass Abstimmung und Transparenz über ein globales Projektportfolio hinweg für den Erfolg unerlässlich sind. Die von ihnen verwendeten Tabellen waren nicht ausreichend für eine langfristige Planung, einschließlich Ideenfindung, strategische Planung, Projektdurchführung und Stage-Gate-Management. Darüber hinaus brauchten sie Unterstützung bei der Projektplanung, der Priorisierung und dem Ressourcenmanagement in drei Kategorien: Lieferkette, kommerzielle Expansion und Vorschriften. Doch wie es für große Organisationen typisch ist, änderte sich die Struktur des Unternehmens häufig. Diese Änderungen in der Organisationsstruktur bedeuteten auch, dass der Antragsprozess für die Produktentwicklung aktualisiert werden musste.

Sie überarbeiteten den PIER-Prozess und reagierten damit auf Änderungen in der Organisation der Lieferkette sowie auf interne Verbesserungen des Stage-Gate-Prozesses. Insbesondere wurde im Rahmen des neuen PIER-Prozesses der Projektumfang im Vorfeld geklärt, um problemanfällige Projekte zu identifizieren, die zu einem früheren Zeitpunkt in ihrer Entwicklung abgebrochen werden mussten.

2010 begann die R&D-Abteilung der Ernährungswissenschaftsorganisation Planview als Enterprise-Portfoliomanagement-Lösung für die langfristige Planung einzusetzen. Im Laufe der Zeit wurde die Nutzung innerhalb der Organisation ausgeweitet. Die Design-Assurance-Abteilung übernahm die Lösung 2017, und auch die globale Engineering-Gruppe implementierte sie im folgenden Jahr.

Im Jahr 2018 begann die Organisation mit komplexeren Projekten und benötigte eine Möglichkeit, deren Komplexität mithilfe eines Stage-Gate-Prozesses zu messen. 2019 erweiterten sie die Implementierung der Planview Lösung, um ihren überarbeiteten PIER-Prozess zu unterstützen, der zum Ausgangspunkt für die gesamte Produktentwicklung wurde. Dieser überarbeitete Anfragenprozess half dabei, die Ausrichtung und die benötigten Ressourcen vor der Projektdurchführung zu bestätigen, sodass die Komplexität eines jeden Projekts von Anfang an klar war.

Während der mehr als 13 Jahre währenden Partnerschaft hat diese führende Ernährungswissenschaftsorganisation von Planview profitiert und den Einsatz der Lösung stets erweitert. Sie starten weiterhin neue Projekte und haben kürzlich die Schwelle von 1.000 Projekten überschritten. Ihr PIER-Prozess hat zudem dazu beigetragen, die Zykluszeit um 40 % zu reduzieren. Planview bietet einen klaren Überblick über neue Projekte und deren Umfang, sodass Produktprobleme früh erkannt werden und die Projekte gegebenenfalls schnell abgebrochen werden können. Durch die Integration des PIER-Prozesses in Planview wurde ein zentrales System geschaffen, das unnötige Schnittstellen eliminiert. Administrative Benutzer:innen konnten organisatorische Änderungen einfach und schnell abbilden, ohne dass zusätzliche Hilfe von Planview oder zusätzliche Mittel erforderlich waren. Und obwohl die Organisation Planview anfangs mit nur 500 Benutzer:innen implementierte, ist die Anzahl inzwischen auf mehr als 16.000 Benutzer:innen gestiegen.

Obwohl die einzige Abteilung, die Planview verwenden muss, die R&D-Abteilung ist, implementieren mehrere weitere Abteilungen innerhalb der Organisation die Lösung, darunter die Beschaffungsabteilung, die Abteilung für Auftragsfertigung und die Abteilung für Margen und Profitabilität. Die Abteilungen, die Planview derzeit nutzen, planen eine Ausweitung der Anwendung in ihrer Arbeit und ihren Prozessen. Die R&D-Abteilung vereinfacht das Zeitplanmanagement für Produktmanager:innen mit Planview, und auch für das Team für Business Process Tools and Improvements ist das System wichtig. Die Power BI-Berichterstattung hat Priorität, und ein Mitglied des R&D-Teams konzentriert sich auf die Erstellung von Berichten zur Verfolgung von Ist-Werten und zukunftsorientierten Ressourcen.