Parchment – Metriken neu denken: von veralteten Kennzahlen zum Teamerfolg

Nach einer digitalen Transformation und der Modernisierung der technischen Capabilitys befand sich Parchment an einem Scheideweg. Trotz des bemerkenswerten Fortschritts wurde die Engineering-Performance im Unternehmen noch immer anhand veralteter Kennzahlen gemessen, die sich auf einzelne Aktivitäten und den individuellen Output und nicht auf die Ergebnisse des gesamten Teams konzentrierten.

Um Einblicke in die Engpässe bei der Softwarebereitstellung und in verbesserungbedürftige Bereiche zu erhalten, entschied sich Parchment zunächst dafür, eine eigene Lösung zu entwickeln. Die internen Kosten und der Ressourcenbedarf erwiesen sich jedoch nach einem zweijährigen Pilotversuch als nicht tragbar. Aufgrund der bisherigen Erfahrungen wusste Parchment, dass sie eine Unternehmenslösung benötigten, die sowohl kosteneffizient war als auch ihre langfristige Strategie zur Einführung eines Flow-basierten Ansatzes unterstützte.

Parchment hat sich für Planview® Viz als Unternehmenslösung für das Value Stream Management entschieden, um seine modernisierten Capabilitys weiter zu fördern, die Teams zu unterstützen und einen Einblick in die Leistung seines End-to-End-Lebenszyklus der Softwareentwicklung zu erhalten. Mit der Einführung von Planview Viz konnte Parchment von fortschrittlichen Funktionen profitieren und die alten Engineering-Kennzahlen durch Flow-Metriken ersetzen.

Diese Umstellung verschaffte den Engineering-Teams nicht nur visuelle Einblicke in den Fortschritt ihrer Softwareentwicklung und in Engpässe, sondern förderte zudem eine Kultur der transparenten Kommunikation und des Experimentierens unter den Teams, was zu besseren Ergebnissen führte.

Parchment wurde 2003 mit der Mission gegründet, Zeugnisse und Referenzen in Chancen zu verwandeln. Mit Parchment können sich akademische Einrichtungen, Organisationen und Einzelpersonen auf einer einzigen Plattform vernetzen, um mit den intuitiven und effizienten Produkten von Parchment sicher Referenzen zu verschicken, zu empfangen und zu nutzen.

Heute bietet Parchment die marktweit umfassendste Lösung für die Verwaltung digitaler akademischer Referenzen und das globale Networking und hat den weltweiten Austausch von mehr als 100 Millionen Abschriften, Diplomen, Zertifikaten und anderen Zeugnissen ermöglicht. Parchment hat seinen Hauptsitz in Arizona, USA, und ist darüber hinaus in Australien, Irland und Kanada vertreten.

Nach einer entscheidenden digitalen Transformation und der Einführung von Value-Stream-Management-Methoden, um von einem projekt- auf einen produktorientierten Ansatz umzustellen, sahen sich die Führungskräfte von Parchment mit einer unvorhergesehenen Herausforderung konfrontiert. Sie verließen sich noch immer auf veraltete, nicht Agile-basierte Metriken, um die Engineering-Performance und die Softwarebereitstellung zu bewerten. Diese alten Kennzahlen konzentrierten sich auf individuelle Outputs wie Codezeilen und Auslastungsziele und nicht auf die Leistungen und Ergebnisse des Teams und förderten somit unbeabsichtigt eine kontraproduktive, zu stark auf Gamification ausgerichtete Kultur.

Phil Clark, VP und Leiter des Bereichs Application Engineering sowie Leiter der digitalen Transformation bei Parchment, erkannte die Notwendigkeit, die Denkweise der Führungskräfte zu ändern und teamorientierte Flow-Metriken einzuführen. Diese sollten über den gesamten Lebenszyklus der Softwareentwicklung hinweg Einblick in Engpässe und verbesserungswürdige Bereiche geben und gleichzeitig die funktionsübergreifende Kommunikation sowie eine ergebnisorientierte Kultur fördern.

„Um die Unterstützung der Führungsebene zu gewinnen, mussten wir zwischen traditionellen, Output-orientierten Fortschrittsmessungen, die Anreize für individuelle Anstrengungen bieten, und Team-Metriken, die sich auf die Verbesserung des Gesamtdurchsatzes konzentrieren, unterscheiden“, so Clark. „Die alten Metriken können in einer Abteilung sinnvoll sein, in der die Zahlen den Erfolg vorhersagen können. Allerdings funktioniert dieser Ansatz nicht gut, wenn es um die Entwicklung und Bereitstellung von Software geht.“

Parchment entschied sich zunächst dafür, selbstständig eine eigene Lösung auf der Grundlage eines Prototyps von Planview Viz zu entwickeln, um das zugeteilte Budget nicht zu überschreiten. Die interne Lösung bot den Teams und Führungskräften zwar die erforderlichen Funktionen und Kennzahlen, es waren jedoch zwei fest zugeteilte interne Ressourcen für die Wartung erforderlich, sodass sich die Investition auf lange Sicht als nicht tragfähig erwies.

„Wir verfügten über die nötigen Data-Engineering-Kompetenzen, die visuellen Tools und das Fachwissen. Was wir nicht bedacht haben, waren die Auswirkungen der Aufteilung der Zeit dieser Teammitglieder auf ihre Hauptaufgaben [und auf die Wartung einer selbst entwickelten Lösung], wenn wir diesen Weg weiterverfolgen“, so Clark.

Beim Vergleich der Gesamtbetriebskosten, des ROI und der Opportunitätskosten wurde deutlich, dass die Entwicklungs- und Wartungskosten der internen Plattform die Kosten für den Erwerb einer fertigen Standardlösung übertrafen.

Nachdem sie zwei Jahre lang ihre interne Lösung betrieben und gewartet hatten, waren sich alle Geschäfts- und Technologie-Stakeholder einig, dass der Kauf einer speziell für die Value-Stream-Analyse entwickelten Plattform erforderlich war.

Auf der Grundlage der Erkenntnisse aus dem internen Pilotprojekt suchte Parchment nach einer Value-Stream-Management-Lösung mit Funktionen, die das Unternehmen von der Ideenfindung bis zur Betriebsphase unterstützt und tiefe Einblicke in die Bereitstellungs- und Zykluszeiten bietet, um proaktiv Engpässe zu beseitigen und Verbesserungen im Team voranzutreiben. Die Auswirkungen der Lösung auf die Stimmung im Team und ihre Rolle bei der Förderung einer positiven Teamkultur und des Engagements waren ebenfalls ein wichtiger Faktor für die Kaufentscheidung.

„Der Prozess war kein Zuckerschlecken. Das Marktangebot war groß, und der Verkaufszyklus zog sich über ein Jahr hin. Wir haben mit der Entwicklung einer internen Lösung experimentiert, wir haben uns mit der Diskrepanz zwischen langfristiger und kurzfristiger Strategie auseinandergesetzt und wir führten einige wirklich schwierige Gespräche“, sagte Clark.

Planview Viz erwies sich als die Lösung für das Value Stream Management, die am besten geeignet war, um die modernisierten Teams, Capabilitys und die langfristige Strategie von Parchment zur Verbesserung des Flows und der Effizienz in der gesamten Organisation zu unterstützen.

„Am Ende konnten wir dank unserer früheren Investitionen und des Stands unserer Transformation einen soliden Business Case für den Kauf und die Wahl von Planview Viz präsentieren“, so Clark.

Darüber hinaus ist Parchment ganz vorne mit dabei, wenn es um die Einführung von KI-Copilots und Chatbots innerhalb des Entwicklungsteams und im gesamten Unternehmen geht. Durch einen Fokus auf Governance, Anleitung und die Bedeutung des „Human in the Loop“ sorgen sie für eine intelligente Integration dieser Technologien. Das Unternehmen erkannte, wie Planview Copilot seine Softwareentwicklungs- und Value-Stream-Management-Prozesse transformiert: Die KI-Assistenz verbessert die Einblicke in die Flow-Metriken, vereinfacht Diskussionen und demokratisiert Daten.

Nach der Implementierung von Planview Viz ist Parchment den wichtigsten verbesserungsdürftigen Bereich angegangen, der während der Testphase der Lösung identifiziert wurde. Um die fast ausschließlich manuelle Arbeit und Verschwendung im Zusammenhang mit der Überprüfung von Pull Requests und Richtlinien zu reduzieren, hat Parchment die Automatisierung von Pull Requests und kontinuierliche Merge-Vorgänge eingeführt.

„Pull Requests sind heute in den meisten Organisationen ein wichtiger Teil des Bereitstellungsprozesses. Ich bin sehr froh, dass wir 2023 kontinuierliche Merge-Vorgänge einführen konnten“, sagt Clark.

Zusätzlich zu den Verbesserungen rund um die Bereitstellung hat Parchment in einem monatlichen Rhythmus Termine angesetzt, um Kennzahlen zu überprüfen, Retrospektiven abzuhalten und die Zusammenarbeit und das Engagement der Teams zu fördern. Dies unterstützt ihre langfristige Strategie, eine positive auf Flow und Effizienz ausgerichtete Kultur in der gesamten Organisation zu schaffen.

Parchment begann seine Reise mit einer Strategie nach dem Motto „groß denken, klein anfangen, weit skalieren“ und plant nun, seine Transformation in den nächsten Jahren schrittweise fortzusetzen und auszuweiten.

„Im nächsten Jahr geht es vor allem darum, weiter mit Verbesserungen zu experimentieren, Erfahrungen mit dem Toolset zu sammeln, Praktiken anzupassen und zu ändern und Gespräche rund um die Effizienz in allen Bereichen – nicht nur in Bezug auf die Bereitstellung – zu fördern“, erklärt Clark.

Mit der Philosophie, dass Transparenz zu Verbesserungen führt, und der Einführung einer Flow-Kultur legt Parchment den Grundstein für die nächsten zwei Jahre, in denen das Unternehmen die nächste Phase der Transformation und die Ausweitung der Flow-Kultur auf die gesamte Organisation plant.

Ein wichtiger Teil der Strategie, die Flow-Methodik im gesamten Unternehmen einzuführen, ist der Umgang der Mitarbeiter:innen mit den Daten. Die Engineering-Abteilung von Parchment macht den ersten Schritt, indem sie Planview Copilot als KI-Assistenz für ihre Kennzahlen einsetzt. Da Planview Copilot eine einfache Konversationsschnittstelle verwendet, haben alle Viz Benutzer:innen bei Parchment, von den Führungskräften bis zu den Wissensarbeiter:innen, leichteren Zugriff auf ihre VSM-Daten und können neue Erkenntnisse gewinnen, Empfehlungen erhalten oder arbeitsorientierte Maßnahmen einleiten. Die Kombination von Planview Viz und Planview Copilot bietet Parchment unter anderem folgende Vorteile:

• Echtzeit-Einblicke: Planview Copilot ist ein leistungsfähiges Tool, das Echtzeit-Einblicke in die Value Streams bietet. Die KI-Assistenz kann schnell und korrekt Engpässe identifizieren und umsetzbare Empfehlungen zur Optimierung der Bereitstellungspipelines geben, sodass sich die Teams auf die Diskussionen konzentrieren können.
• Lerntool für das Value Stream Management: Planview Copilot lehrt die Prinzipien und Kennzahlen des Value Stream Managements. Es beschleunigt den Lernprozess der Teammitglieder, sodass sie fundierte Entscheidungen treffen können, und unterstützt neue Mitglieder bei der Einarbeitung in dieses Wissensgebiet.
• Vorhersagbarkeit und Risikomanagement: Die Fähigkeit von Copilot, Prognosen zu liefern, ist besonders wertvoll. Parchment kann Muster und Trends in großen Datensätzen analysieren, um mögliche Risiken und Verzögerungen vorherzusagen. Directors und Value Stream Leaders könnten zum Beispiel bestimmte „gefährdete“ Value Streams innerhalb des gesamten Portfolios identifizieren und durch die Automatisierung der Analyse Zeit sparen.
• Signifikante Verbesserung der Datenanalyse: Ein wesentlicher Vorteil von Planview Copilot ist die Fähigkeit, Daten in einem Umfang zu analysieren, der die bisherigen Möglichkeiten des Teams übersteigt. Dies ermöglicht tiefere Einblicke in die Flow-Metriken und die Teamleistung. Dank dieser fortschrittlichen Analyse können sich die Teams auf die „Warum“-Gespräche konzentrieren und Bereiche mit Verbesserungspotenzial identifizieren und angehen, was für einen Wettbewerbsvorteil sorgt.

„Angesichts unserer Teamstrukturen, unserer Kultur und unserer Arbeitsweise hat dieser Ansatz ein enormes Potenzial für die Verbesserung des Flows und der Effizienz bei Parchment“, so Clark.