Parkview Health: Priorisierung von Projektinvestitionen mithilfe eines strategischen Arbeitseingangs

Neben zahlreichen externen Herausforderungen in der Branche sah sich Parkview Health auch mit internen Herausforderungen konfrontiert, die auf ein schwaches Portfoliomanagement zurückzuführen waren. Es gab keine etablierten Prozesse für die Arbeitsaufnahme, die Projektpriorisierung oder die Ressourcenzuteilung – ganz zu schweigen von einem System, das einen Überblick über das Portfolio bot. Doppelte Arbeit stand auf der Tagesordnung, da mehrere Teams an denselben Projekten arbeiteten, aber unterschiedliche Ergebnisse erzielten. Gute Ideen gingen oft verloren, während Projekte, die wenig Mehrwert brachten, vorangetrieben wurden.

Parkview Health war bewusst, dass es seinen Ansatz ändern musste, um die Kontrolle über sein Portfolio zu gewinnen und es zu optimieren. Das Projektportfolioteam machte es sich zur Aufgabe, die strategisch wertvollsten Projekte zu identifizieren und sie mit dem strategischen 5-Jahres-Plan in Einklang zu bringen. Das Team implementierte die Portfoliomanagementsoftware Planview PPM Pro™ und die Work-Management-Software Planview ProjectPlace als zentralisierte Plattform, um einen strategischen Arbeitsaufnahmeprozess zu etablieren, Business Cases zu erstellen, Transparenz zu schaffen und die Zusammenarbeit zu fördern.

Parkview Health ist ein gemeinnütziges, Community-basiertes Gesundheitsnetzwerk mit Sitz in Fort Wayne, Indiana, und 14.000 Mitarbeitern, das eine Region mit einer Million Einwohnern betreut. Mit mehr als 700 Ärzten und mindestens 2,5 Millionen Patientenbesuchen pro Jahr in seinen 10 Krankenhäusern ist Parkview Health eine feste Größe in den Communitys, die es versorgt.

Der steigende Bedarf an Gesundheitsleistungen in der Region Indiana konnte von Parkview Health nicht mehr gedeckt werden. Dies befeuerte den Wettbewerb und zwang die Organisation, von einem Wachstum durch Volumen auf ein Wachstum durch Effizienz umzustellen. Aufgrund des fehlenden unternehmensweiten Projektportfoliomanagements und die entsprechenden Tools wurde jede Projektanfrage genehmigt, ohne dass ein begründeter Business Case vorlag, eine Ausrichtung an der Strategie erfolgte und ohne dass die Finanzierung oder die Ressourcenkapazität berücksichtigt wurde. Es war kaum ersichtlich, wer woran arbeitete, welche Projekte Vorrang haben sollten oder ob laufende Projekte überhaupt eine Rendite erbrachten.

Der erste Schritt von Parkview Health zu einem effektiven Projektportfoliomanagement begann mit der Festlegung von Grundwerten, die allesamt neu für die Organisation waren. Am wichtigsten ist, dass strategische Projekte als Investitionen betrachtet werden und auf den Strategieplan abgestimmt sein müssen. Darüber hinaus muss der Auswahlprozess im Team erfolgen und für die gesamte Organisation transparent sein.

Es gab viele Gründe für die Wahl von Planview PPM Pro, allen voran verfügt die Software über ein Arbeitseingangsmodul, das einen Prozess zur Weiterleitung einer Anfrage durch das System einrichtet. Stage-Gates definieren den Workflow, damit die Organisation den Genehmigungs- und Überprüfungsprozess sowie die Bewertungskriterien erfassen kann, um Projekte in einem standardisierten Format zu bewerten. Anhänge und Auswirkungsdiagramme liefern weitere notwendige Daten, um Transparenz zu schaffen und Entscheidungen zu treffen.

„Planview PPM Pro erleichtert uns das Leben ungemein, da es uns eine Struktur und Konsistenz für die Herangehensweise an Projekte gibt”, sagt Michael Havison, Director of Enterprise Project Portfolio bei Parkview Health. „Dank Echtzeit-Dashboards haben Führungskräfte den Überblick über beliebig viele Projektdaten, darunter Status, Abhängigkeiten und wichtige Finanzdetails, anhand derer sie entscheiden können, welches unser nächstes großartiges Projekt sein wird.“

Mit Planview PPM Pro und Planview ProjectPlace verfügt Parkview Health über die nötige Struktur und die Transparenz, um die Effizienz steigern und auf dem Markt wettbewerbsfähig zu bleiben, selbst wenn sich die Branche verändert. Die Organisation kann in PPM Pro die Geschäftsziele verfolgen und strategische Vorschläge erstellen, wobei die IT-Service-Management-Plattform und das Kapitalfinanzierungssystem automatisch aktualisiert werden. Das flexible Eingangsmodul von PPM Pro konnte leicht konfiguriert werden, um eine ordnungsgemäße Projektbewertung durch einen optimierten Gate-basierten Prozess zu ermöglichen. Der neue strategische Workflow führte schnell zu Vorteilen und innerhalb weniger Monate war die Führungsebene von Parkview in der Lage, Prioritäten zu setzen und die Kapitalausgaben zu optimieren. Heute wird der Deckungsbeitrag in alle Aktivitäten der Organisation einbezogen, und die Projekte werden auf der Grundlage des bestätigten ROI priorisiert.

Der Weg zu einem ausgereiften Portfoliomanagement ist lang. Havison ist der Ansicht, dass sie bei der Identifizierung dessen, was jetzt zwingend erforderlich ist, und dessen, was in der Zukunft benötigt wird, große Fortschritte gemacht haben. Um die investitionsgesteuerte Kultur zu erhalten und weiter zu stärken, wird Parkview Health den Einsatz von Planview AgilePlace zur Beschleunigung der Arbeit und Planview IdeaPlace™ zur Förderung von Innovationen in Betracht ziehen. Die Organisation plant zudem, die Ressourcenmanagement-Tools in PPM Pro zu nutzen und die API von Planview zur Integration mit ihrer Kapitalplanungsanwendung zu verwenden.