Projektkontrolle und Sichtbarkeit: Wie SD Worx mit einem kohärenten System 70% der Abrechnungszeit einsparen konnte

SD Worx steigert die Unternehmensleistung durch ergebnisorientiertes HR. Mit 70 Jahren Erfahrung bietet das Unternehmen neben Personaldienstleistungen auch die Bearbeitung von Rechnungen und rechtliche Unterstützung für Arbeitgeber und Arbeitnehmer an. Mit Niederlassungen in Belgien, den Niederlanden, Luxemburg, Frankreich und Deutschland ist SD Worx ein aktives Mitglied der Payroll Services Alliance, die Dienstleistungen in 28 Ländern anbietet. SD Worx verarbeitet 1,350,000 Gehaltsabrechnungen pro Monat und erzielte in 2014 einen Umsatz von 262 Millionen Euro.

Vor dem Einsatz von ChangePoint hatte SD Worx kein zusammenhängendes, zentrales System für die Rechnungsstellung, das Projektmanagement, die Ressourcenplanung oder die Zeiterfassung. Stattdessen verließen sich die Teams auf eine Vielzahl von Formaten und Tools, darunter Microsoft Word und Excel. Diese Tätigkeit erstreckte sich über Büros in fünf Ländern, wobei viele Mitarbeiter regelmäßig außerhalb des Büros und von zu Hause aus arbeiteten.

Ohne ein zentral abgestimmtes System musste die Arbeit oft wiederholt werden, und es war schwierig, Informationen zwischen den verschiedenen Bereichen dieses multifunktionalen Unternehmens auszutauschen. Da die abrechenbare Zeit im Mittelpunkt der täglichen Arbeit steht, wurde dies zu einem Problembereich. Eine organisatorische Umstrukturierung in 2005 verstärkte diese Probleme: Da mehrere Geschäftsbereiche (HR, Recht und Beratung) zu einem einzigen Unternehmen zusammengefasst wurden, erwies sich die Integration der vielen verschiedenen Programme und Formate als äußerst zeitaufwändig und kompliziert.

SD Worx brauchte ein besseres Werkzeug. Nach einer Überprüfung des Marktes war klar, dass keine andere Lösung die vielfältigen Anforderungen von SD Worx besser erfüllen konnte als die ChangePoint Professional Services Automation (PSA) Lösung.

SD Worx hat sich für ChangePoint PSA entschieden, weil es eine Vielzahl von Geschäftsfunktionen ausführen kann, darunter Rechnungsstellung, Projektmanagement, Ressourcenplanung und Zeiterfassung - alles in einem einzigen, zusammenhängenden System.

"Die Möglichkeit, die Lösung an mehreren Standorten einzusetzen, war entscheidend. Mit ChangePoint können sich [die Teams] überall mit einer Internetverbindung in das System einloggen, was für ein Unternehmen wie unseres von entscheidender Bedeutung ist", so Benjamin Verlinden, Senior Project Manager und Funktionsexperte bei SD Worx.

SD Worx begann seine Zusammenarbeit mit ChangePoint in 2005, als es die Lösung bei 400 Benutzern einsetzte, hauptsächlich für die Zeitbuchung und -abrechnung. In 2008 begann dann auch die IT-Abteilung von SD Worx, das ChangePoint-System zu nutzen, um ihre Dienstleistungen und ihren Support besser zu verwalten.

Mit der Hinzunahme der IT-Abteilung hat sich die Zahl der ChangePoint-Benutzer in nur zwei Jahren auf 1,000 mehr als verdoppelt - mehr als die Hälfte der Belegschaft von SD Worx. Bis 2010 sah SD Worx angesichts der zunehmenden Benutzerakzeptanz den Wert einer Zusammenführung der beiden ChangePoint-Systeme. Gemeinsam mit ChangePoint-Spezialisten und -Beratern analysierte SD Worx die beiden Systeme und sorgte für einen reibungslosen Übergang zu einem konsolidierten System, das den Geschäftsanforderungen aller Benutzer gerecht wurde.

Seit der Einführung von ChangePoint PSA hat SD Worx den Zeitaufwand für die Rechnungsstellung um 70% reduziert. Der Prozess, der früher zwei Wochen dauerte, dauert jetzt für die gleiche Anzahl von Personen drei Tage.

ChangePoint hat die Art und Weise verändert, wie SD Worx mit Daten umgeht. Details, die zuvor in Excel-Tabellen unauffindbar oder unzugänglich waren, können nun proaktiv nach Schwachstellen in der Rechnungsstellung und Lecks in der abrechenbaren Zeit durchsucht werden. Teams können problemlos alle richtigen Informationen einsehen und nutzen, um intelligentere Entscheidungen zu treffen. Ebenso ermöglicht eine verbesserte Transparenz den Teams, Fehler, Anomalien und Chancen schneller zu erkennen.

SD Worx weiß, dass sein ChangePoint-Team nur einen Telefonanruf entfernt ist. "Die Einführung von Microsofts Internet Explorer 11 verlief kaum reibungslos und hat einige Aspekte unserer Nutzung von ChangePoint gestört. Wir haben uns mit dem technischen Serviceteam von ChangePoint in Verbindung gesetzt und sie haben sich schnell an die Arbeit gemacht, um das Problem zu beheben", fügt Verlinden hinzu.

SD Worx hat außerdem ein eigenes internes ChangePoint-Kompetenzzentrum aufgebaut, das spezialisierte Unterstützung für das System innerhalb des Unternehmens bietet.

"Dies fungiert als interner Helpdesk für unsere 1,000 ChangePoint-Benutzer und hilft neuen Mitarbeitern bei der Einführung in unsere internen Prozesse mit einstündigen ChangePoint-Einführungskursen für neue Mitarbeiter", so Verlinden. "Aus einer breiteren Unternehmensperspektive betrachtet, spielt das ChangePoint-Kompetenzzentrum auch die wichtige Rolle, sicherzustellen, dass unsere Nutzung von ChangePoint mit der Unternehmensstrategie übereinstimmt, was bei einer Lösung, die von mehr als der Hälfte unserer Mitarbeiter genutzt wird, sehr wichtig ist.

In 2016 wird SD Worx weiterhin über die Entwicklungen der ChangePoint-Plattform auf dem Laufenden bleiben. Es ist auch geplant, den dem System zur Verfügung stehenden Datensatz zu erweitern, um die Business Intelligence weiter zu verbessern.

"Wir haben ältere Datensätze, wie z.B. Umsatzzahlen und Geschäftsinformationen, die wir mit den Daten in ChangePoint integrieren wollen. Wenn wir unseren Datenwürfel auf diese Weise erweitern, können wir noch fundiertere Entscheidungen treffen, indem wir breitere Trends erkennen. Wenn wir diese vorhandenen Daten nutzen, können wir mit ChangePoint immer intelligentere Geschäftsentscheidungen treffen", so Verlinden abschließend.

• Reduzieren Sie den Zeitaufwand für die Rechnungsstellung um 70%.
• Weitverbreitete Benutzerakzeptanz
• Teams können sich jederzeit und überall anmelden und Informationen einsehen/ hochladen
• Weniger Zeitaufwand für die erneute Eingabe von Daten zur Anpassung an mehrere Formate
• Verbesserte Sichtbarkeit von Daten in Echtzeit, die neue Möglichkeiten aufzeigen
• Pläne für die künftige Entwicklung einer erweiterten Business Intelligence in die Wege leiten