Shiji schafft Transparenz, optimiert Workflows und modernisiert die Servicebereitstellung mit Planview

Shiji musste seine Prozesse und Technologien rationalisieren, um einen besseren Überblick über den Zustand des Unternehmens zu erhalten. Das Unternehmen arbeitete mit redundanten Tools und ohne Integrationen, was dazu führte, dass Mitarbeiter:innen Stunden mit Aktivitäten verbrachten, die weder für die Kund:innen noch für das Unternehmen von Nutzen waren.

Die PSA-Lösung von Planview half Shiji, die Transparenz zu erhöhen, Workflows zu vereinfachen und einen besseren Überblick über den Projekterfolg zu erhalten. Eine größere Transparenz und optimierte Workflows bedeuteten zudem, dass Shiji seine Datenanalyse ganz einfach automatisieren konnte, was Zeit und Ressourcen sparte, die zuvor für manuelle Prozesse aufgewendet wurden.

Shiji wurde 1998 gegründet und ist ein multinationales Technologieunternehmen, das Softwarelösungen und -Services für Unternehmen in den Bereichen Hotellerie, Gastronomie, Einzelhandel und Unterhaltung anbietet. Mehr als 91.000 Hotels, 200.000 Restaurants und 600.000 Einzelhandelsgeschäfte weltweit profitieren von ihrem Angebot, darunter unter anderem Hilton, IHG, Hyatt, Mandarin Oriental, Peninsula Hotels, Kempinski Hotel und MGM Grand.

Das Global Services PMO Team von Shiji ist die wichtigste Anlaufstelle für globale Kund:innen. Das Team stellt sicher, dass bei der Arbeit mit Kund:innen, die mehrere Regionen und Produkte umfassen, ein einheitliches Bereitstellungsmodell eingehalten wird.

Shiji arbeitete mit mehreren überflüssigen Tools und nur wenigen brauchbaren Integrationen. Dies führte zu einer Fehlabstimmung zwischen Geschäfts- und Technologieabteilung und erschwerte die Optimierung der Workflows durch nicht miteinander vernetzte Teams, Software und Systeme, was zu fragmentierten Tools, Prozessen und Daten führte. Sie benötigten eine Lösung, mit der sie ihre Prozesse in einem System konsolidieren und rationalisieren konnten, um ihre Ressourcenauslastung auszubalancieren und einen Überblick darüber zu erhalten, welche Ressourcen und Kompetenzen für zukünftige Projekte benötigt wurden.

Ein besserer Überblick über die Auslastung würde dazu beitragen, die Organisationsziele zu erreichen und Shiji ermöglichen, die globale Ressourcenverteilung effektiver zu nutzen, vor allem, wenn das Geschäftsaufkommen je nach Region variiert.

„Früher, als es noch mehrere Systeme gab, haben die Mitarbeiter:innen ihre Auslastung manuell in Excel erfasst. Die Informationen waren ungenau und konnten weder auf Team- oder Abteilungsebene noch regional oder global zusammengefasst werden“, sagt Annie Moseanko, Senior Director of Global Services PMO bei der Shiji Group.

Annie Moseanko trat der Organisation bei, um folgende wichtige Verbesserungen voranzutreiben:

• Transparenz
• Optimierung der Workflows
• Überblick über die Auslastung
• Verständnis für die Erfolgsfaktoren eines Projekts

„Diese vier Teile bildeten für uns das Grundgerüst für den Einstieg in Planview bei unseren ersten Schritten mit PSA“, sagt Moseanko.

Transparenz für Führungskräfte war eine weitere Herausforderung für Shiji. Für die Führungskräfte war es wichtig, einen Überblick über das gesamte Portfolio zu erhalten – einschließlich aller Daten und KPIs, die auf individueller Ebene, Team-, Abteilungs- und Programmebene sowie regionaler und globaler Ebene gemeldet werden konnten. „Der Zugriff auf all diese Daten war für uns ein entscheidender Faktor“, sagt Moseanko.

Schließlich wollte die Organisation die Erfolgsfaktoren des Projekts breiter definieren. Neben der Beantwortung von Fragen wie ‚Wie überblicken wir den Zustand und Erfolg von Projekten?‘ und ‚Wie beurteilen wir, wann Projektmanager:innen gute Arbeit leisten?‘ wollte Shiji sicherstellen, dass sie erkennen, wann ein Projekt gefährdet ist, damit sie schnell eingreifen und Korrekturmaßnahmen ergreifen können.

Shiji musste das höchste Umsatzpotenzial für seine Ressourcen erzielen. Das Unternehmen entschied sich für die PSA-Lösung von Planview, weil diese ihm ermöglichte, die Ressourcenauslastung und die Arbeitsumsetzung proaktiv vom selben System aus zu optimieren.

Führungskräfte konnten anhand einer Vielzahl von Kennzahlen und den richtigen Daten leicht erkennen, welche Teams Erfolge verzeichneten und konnten diese feiern. Zudem halfen die zentralisierten Daten und die Echtzeittransparenz von Planview dem Management, bei der Kapazitätsplanung und Ressourcenzuweisung proaktiver vorzugehen, was zu einer schnelleren Personalbesetzung und einer ausgewogeneren Auslastung führte.

Mithilfe der PSA-Lösung von Planview war das globale PMO-Team von Shiji in der Lage, praxisrelevante Erkenntnisse und Berichte effizienter zu nutzen. Der Finanz- und Geschäftsleitung konnten regelmäßiger präzise Daten bereitgestellt werden, da die Teams die Analyse umfangreicher Daten automatisieren und die Ergebnisse zeitnah erhalten konnten, was die Genauigkeit verbesserte und den manuellen Aufwand reduzierte.

Die Teams konnten sich auf die abrechenbare Arbeit konzentrieren und erhielten einen besseren Überblick über die Auslastung. Auf diese Weise konnte die Organisation Zeit und Ressourcen sparen, indem sie einen zuvor mühsamen manuellen Prozess automatisierte.

„Aufgrund mehrerer Systeme und manueller Berichterstattungsmethoden waren die Daten in der Vergangenheit nicht genau genug und konnten nicht über verschiedene interne Ebenen hinweg gesammelt werden“, so Moseanko.

Shiji konzentrierte sich auch auf die Abschaffung mehrerer Tools und die Optimierung der Workflows. Tools wie Smartsheet, Saviom, Excel und die lokale Speicherung wurden durch die PSA-Lösung von Planview ersetzt. Das Unternehmen vernetzte seine CRM-Software Zoho mit der Planview Lösung, um die Projekteinrichtung zu rationalisieren, und integrierte Projektergebnisse über Zoho, um forderungsbezogene Aufgaben bei Projektmeilensteinen und -abschlüssen anders zu gestalten.

Das Team nutzte die Lösung von Planview sogar als primäre Grundlage für die jährliche globale Portfolioprüfung, bei der die Gesamtperformance einer Region anhand definierter KPIs analysiert wird.

Durch die Zusammenarbeit mit Planview war Shiji in der Lage, wichtige geschäftliche Herausforderungen zu meistern.

Shiji verschaffte der Führungsebene Transparenz, indem es die Daten des Unternehmens nutzbar machte und das Führungsteam in die Lage versetzte, bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen. Durch die Integration ihrer Systeme zur Automatisierung und Vereinfachung der Workflows konnten sie zudem Hunderte von Stunden an Arbeit einsparen. Darüber hinaus hat die Organisation einen besseren Überblick über den Projekterfolg und kann nun die Projektperformance und -risiken leichter bewerten.

Das Team von Shiji konnte eine massive Verbesserung der Auslastung verzeichnen. „Unsere gesamte Auslastung stieg um etwa 35 % durch Ressourcen- und Projektmanagement-Engagement auf der ganzen Welt – das war aus organisatorischer Sicht ein Riesenerfolg für uns“, sagte Moseanko.

Der Erfolg dieser Partnerschaft ebnete den Weg für eine weitere Zusammenarbeit von Planview und Shiji.

„Nachdem wir diese anfänglichen wichtigen Ziele erreicht hatten, traten wir einen Schritt zurück und fragten uns, was die nächste Entwicklungsstufe ist, die wir als Serviceorganisation erreichen wollen“, sagt Moseanko. „Da schlug unser Customer Success Manager den PSA Journey Workshop vor.“

Der PSA Journey Workshop von Planview soll Kund:innen dabei helfen, sich weiterzuentwickeln und den geschäftlichen Mehrwert zu steigern. In diesem Rahmen kann das Customer Success Team mehr über seine Kund:innen erfahren und den aktuellen Stand ihres Geschäfts, ihre Ziele und die Möglichkeiten, diese zu erreichen, beurteilen.

„Wir beginnen nun, die Dashboards zu nutzen, um zukunftsorientierte Kapazitäts- und Umsatzprognosen zu erstellen“, so Moseanko. „Das war ein großer Wachstumsschritt für uns. Früher haben wir nur auf Vergangenes und das, was wir gerade tun, geschaut – jetzt betrachten wir den gesamten Zyklus. Diese Daten leiten wir dann an mehrere Teams im gesamten Unternehmen weiter, um unsere Bereitstellung zu optimieren.“

Planview unterstützte Shiji dabei, die Funktionen innerhalb der Planview Lösung ihren spezifischen Herausforderungen zuzuordnen, wie z. B. das Erstellen von Kapazitäts- und Umsatzprognosen mithilfe von Echtzeit-Dashboards.

„Wir werden weiterhin mit Planview und unserem Customer Success Management zusammenarbeiten, um das Wachstum und die Umsetzung der strategischen Pläne von Shiji weiter zu fördern“, sagte Moseanko.