Southern Water setzt auf PPM Best Practices, um zu wachsen und sich dem Wandel anzupassen

Innovationen in einer stark regulierten Branche voranzutreiben, kann eine bemerkenswerte Herausforderung sein. Southern Water erkannte, dass das Unternehmen ein dynamisches Geschäftsumfeld schaffen musste, das anpassungsfähige Arbeitsansätze zulässt und eine klare Linie von der Strategie bis zur Umsetzung bietet, wenn es sein Versprechen einlösen wollte, vor dem Hintergrund zunehmender Regulierung, des Bevölkerungswachstums und des Klimawandels eine wasserresistente Zukunft zu schaffen

Durch die Wahl von Planview PPM Pro™ zur Unterstützung ihrer Reise zu neuen Arbeitsweisen hat sich Southern Water von einer unzusammenhängenden, projektorientierten Organisation zu einer Organisation mit einem zentralen Überblick über alle Programme und Initiativen im gesamten Portfolio entwickelt. Diese Transparenz in Verbindung mit ihrem neuen adaptiven Ansatz hat es Southern Water ermöglicht, Projekte mit maximaler Effizienz zu bewerten, zu überprüfen und umzusetzen.

Wasser ist für jeden Aspekt unseres Lebens unerlässlich. Jeden Tag verlassen sich 2,5 Millionen Einwohner im Südosten Großbritanniens darauf, dass Southern Water ihre Stadtteile mit über 532 Millionen Litern sauberem Wasser versorgt. Southern Water ist bestrebt, neue Ideen, Technologien und Arbeitsweisen zu erforschen und einzuführen.

Die Wasserversorgung in Großbritannien steht vor großen Herausforderungen. Southern Water versorgt ein Gebiet mit Wasserknappheit, was bedeutet, dass die Wasservorräte in den kommenden Jahren möglicherweise nicht ausreichen werden, um den Bedarf zu decken. Um die aktuellen und zukünftigen Verpflichtungen gegenüber den Kunden zu erfüllen, beauftragte das PMO den leitenden PMO-Analysten Stephen Budd mit der Implementierung eines Frameworks, das die Teams befähigen und gleichzeitig einen umfassenden und leicht zugänglichen Überblick über strategische Initiativen, Ressourcenkapazitäten und die Geschäftsanalysen bieten sollte, die für fundierte Entscheidungen und eine schnellere Bereitstellung von Ergebnissen erforderlich sind.

Zwei Jahre schnellen Wachstums haben eine Reihe von Herausforderungen mit sich gebracht. Neu eingestellte Mitarbeiter verwendeten ihre eigene Terminologie und ihre eigenen Standards, was dazu führte, dass Southern Water Projekte auf Ad-hoc-Basis und mit minimaler Steuerung oder Kontrolle durchführte. "Es war sehr schwierig, einen zentralen Überblick über unsere Leistung zu bekommen und die Antworten auf die Fragen zu bekommen, die das Senior Management Team haben wollte", sagt Stephen.

Southern Water strebte nun eine Verlagerung von der Konzentration auf Projekte hin zu einem portfoliobasierten Ansatz mit klar definierten Prozessen und Methoden an. Stephen fährt fort: "Wir sind immer auf der Suche nach Möglichkeiten, die Effizienz zu verbessern und neue Tools oder Techniken zu nutzen, um die Organisation agiler zu machen. Es sind diese kleinen Schritte, die zu den großen Auswirkungen führen."

Stephen entschied sich für Planview PPM Pro™, um Southern Water auf dem Weg zu mehr Agilität bei der PPM-Reifung zu unterstützen. Die erste Aufgabe bestand darin, alle Initiativen zu identifizieren, an denen in der gesamten Organisation gearbeitet wurde. Dazu gehörte auch die Zusammenarbeit mit den verschiedenen Geschäftspartner-Managern, um diese Daten zu erfassen und in Planview PPM Pro zu laden. Bei dieser ersten Durchsuchung wurden sage und schreibe 450 Initiativen aufgedeckt!

"Es war sehr nützlich, dem Führungsteam zum ersten Mal das Ausmaß des Problems vor Augen zu führen. Sie waren sich bewusst, dass es innerhalb der Organisation einige Herausforderungen gab, aber da sie diese mit den Informationen von Planview® [PPM Pro] quantifizieren konnten, konnten sie herausfinden, was wirklich die wichtigste Arbeit war und dementsprechend Prioritäten setzen", erinnert sich Stephen. Dank der verbesserten Sichtbarkeit und der konsolidierten Ansicht des Portfolios konnte die Führung die wichtigsten Arbeiten bestimmen und priorisieren und das Portfolio auf nur 200 Initiativen reduzieren.

Die Nutzung dieser Erkenntnisse und Daten ermöglichte es Southern Water dann, die Projekte zu ermitteln, die am stärksten mit den übergeordneten strategischen Prioritäten und der Ressourcenkapazität des Unternehmens übereinstimmten. In Planview PPM Pro wurde eine neue Hierarchie eingeführt, die Southern Water von einer projektorientierten Organisation zu einer Organisation macht, die in der Lage ist, das Portfolio, das Programm und dann das Projekt zu betrachten. Wenn ein Projektmanager nun vereinbarte Meilensteine, Abhängigkeiten oder Ressourcen anpasst, sind die Auswirkungen dieser Änderungen auf Programmebene leicht zu erkennen, so dass das gesamte Portfolio koordiniert verwaltet wird.

Als Nächstes setzte sich das Program Delivery Team das Ziel, Echtzeitdaten an die Führungsebene weiterzuleiten und einen wiederholbaren Prozess für eine effektive, fundierte Entscheidungsfindung zu etablieren. "Wir haben eine Reihe von Berichten und Dashboards erstellt, die es uns ermöglichten, mit den Projektmanagern zusammenzuarbeiten und sie bei ihren Projekten zu unterstützen. Wenn es also Probleme oder Herausforderungen gab, konnten wir diese leicht hervorheben und in Projektbesprechungen thematisieren", erklärt Stephen. "Und das alles basiert auf Informationen, die in Planview PPM Pro bereitgestellt werden.

Der neue Ansatz von Southern Water hat es dem Unternehmen ermöglicht, Projekte effizienter zu bewerten, zu prüfen und umzusetzen. Damit konnte es den Regulierungsbehörden, Kunden und Stakeholdern zeigen, dass es gut aufgestellt ist, um sein Versprechen einer widerstandsfähigen Wasserzukunft einzulösen. Mit Planview PPM Pro ist Southern Water in der Lage:

• Erstellen und Verfolgen von Meilensteinen auf Programm- und Projektebene
• Genauere Bestimmung und Zuweisung der Ressourcenkapazität
• Überprüfen, formatieren und veröffentlichen Sie Berichte mit nur einem Mausklick

Stephen betont: "Ein wöchentlicher Bericht hätte uns 2 Tage gekostet, um ihn zu empfangen, zu formatieren, zu überprüfen und zu veröffentlichen. Mit Planview dauert es jetzt buchstäblich eine Stunde. So können wir uns viel mehr auf den Inhalt und die Inhalte konzentrieren."

"Durch den Einsatz von Planview PPM Pro sind wir wahrscheinlich gut 6 Monate bis ein Jahr weiter, als wenn wir das manuell gemacht hätten", fährt er fort. "Wir haben die Rolle des PMO von einer Abteilung für Datensammlung und -visualisierung in eine viel nützlichere, detail- und datenfokussierte Gruppe umgewandelt."

Southern Water hat mit Planview einen Reifegrad erreicht, der es dem Unternehmen ermöglicht, die Umsetzung seiner Strategie mit Planview PPM Pro selbstbewusst voranzutreiben. Vor kurzem haben sie die nächsten Phasen ihrer Reise zur Reife erkannt, nämlich die Übernahme einer komplexeren Finanz- und Strategieplanung.

Normalerweise würde dies bedeuten, dass Sie die Lösung eines anderen Anbieters auf den Markt bringen müssten. Die Lösungsplattform von Planview, die Portfoliomanagement und Arbeitsmanagement miteinander verbindet, bietet jedoch alles, was sie brauchten, um Fachwissen und Kompetenzen in ihrem neuen PMO aufzubauen, mit der Möglichkeit zu wachsen, wenn sie die Fähigkeiten und die Nutzung im gesamten Unternehmen erweitern. Um dies zu erreichen, ist die nächste Phase der Umstellung von Planview PPM Pro auf Planview Portfolios für die unternehmensweite Planung und Bereitstellung von Portfolios.

Mit Planview sind sie in der Lage, die Bereiche, in denen Wachstum notwendig ist, als einzige Quelle der Wahrheit zu erkennen und anzugehen. Die Partnerschaft von Southern Water mit Planview hat das Unternehmen dabei unterstützt, eine nachhaltige Zukunft zu schaffen, die durch mehr Transparenz, Daten und Einblicke in seine Finanzen, Ressourcen, strategischen Ziele und mehr geprägt ist.

Stephen fasst zusammen: "Die Entscheidung für Planview bildete eine Parallele zwischen der Reife des Unternehmens und unterstützt (jetzt) unsere zunehmende Reife, während wir uns weiterentwickeln."

To learn more about what Planview® solutions can do for your organization, visit Planview.com.