Southern Water etabliert Best Practices für das PPM, um zu wachsen und sich an Veränderungen anzupassen

Innovationen in einer stark regulierten Branche voranzutreiben, kann eine große Herausforderung sein. Southern Water hat es sich zum Auftrag gemacht, vor dem Hintergrund der zunehmenden Regulierung, des Bevölkerungswachstums und des Klimawandels eine Zukunft zu schaffen, in der eine Versorgung mit Trinkwasser sichergestellt ist. Das Unternehmen erkannte, dass es dafür ein dynamisches Geschäftsumfeld schaffen musste, das adaptive Arbeitsansätze zulässt und einen klaren Überblick von der Strategie bis zur Umsetzung bietet.

Durch die Auswahl von Planview PPM Pro zur Unterstützung bei der Umstellung auf neue Arbeitsweisen wurde Southern Water von einer kaum vernetzten, projektorientierten Organisation zu einer Organisation mit einem zentralen Überblick über alle Programme und Initiativen im gesamten Portfolio. Diese Transparenz in Verbindung mit ihrem neuen adaptiven Ansatz hat es Southern Water ermöglicht, Projekte mit maximaler Effizienz zu bewerten, zu überprüfen und umzusetzen.

Wasser ist für jeden Aspekt unseres Lebens unerlässlich. Jeden Tag verlassen sich 2,5 Millionen Einwohner:innen im Südosten Großbritanniens darauf, dass Southern Water ihre Nachbarschaft mit über 532 Millionen Litern sauberem Wasser versorgt. Um dieses Versprechen zu erfüllen, ist das Unternehmen bestrebt, neue Ideen, Technologien und Arbeitsweisen zu erkunden und einzuführen.

Das Vereinigte Königreich steht vor großen Herausforderungen in Bezug auf die Wasserversorgung. Southern Water versorgt ein Gebiet mit Wasserknappheit, was bedeutet, dass die Wasservorräte in den kommenden Jahren möglicherweise nicht ausreichen werden, um den Bedarf zu decken. Um die aktuellen und zukünftigen Verpflichtungen gegenüber den Kund:innen zu erfüllen, beauftragte das PMO Stephen Budd, Senior PMO Analyst, mit der Implementierung eines Frameworks, das die Teams unterstützt und gleichzeitig einen umfassenden und leicht zugänglichen Überblick über strategische Initiativen, Ressourcenkapazitäten und die Geschäftsanalysen bieten sollte, die für fundierte Entscheidungen und das schnellere Erzielen von Ergebnissen erforderlich sind.

Zwei Jahre schnellen Wachstums haben eine Reihe von Herausforderungen mit sich gebracht. Neu eingestellte Mitarbeiter:innen verwendeten ihre eigene Terminologie und ihre eigenen Standards, was dazu führte, dass Southern Water Projekte auf Ad-hoc-Basis und mit minimaler Governance oder Kontrolle durchführte. „Es war sehr schwierig, einen zentralen Überblick über unsere Leistung und die Antworten auf die Fragen des Senior Management Teams zu erhalten“, sagt Stephen Budd.

Um diese Probleme zu bewältigen, strebte Southern Water die Umstellung von einem projektzentrierten auf einen portfoliobasierten Ansatz mit klar definierten Prozessen und Methoden an. Stephen Budd fährt fort: „Wir sind immer auf der Suche nach Möglichkeiten, die Effizienz zu steigern und neue Tools oder Techniken zu nutzen, um zu einer agileren Organisation zu werden. Es sind diese kleinen Schritte, die große Auswirkungen haben.“

Stephen Budd entschied sich für Planview PPM Pro als Unterstützung auf dem Weg hin zu mehr Agilität bei der Ausreifung der PPM-Methoden. Die erste Aufgabe von Southern Water bestand darin, alle Initiativen zu identifizieren, an denen in der gesamten Organisation gearbeitet wurde. Dazu gehörte auch die Zusammenarbeit mit den verschiedenen Manager:innen der Partnerunternehmen, um auch diese Daten zu erfassen und in Planview PPM Pro zu integrieren. Bei dieser ersten „Aufräumaktion“ wurden sage und schreibe 450 Initiativen aufgedeckt!

„Es war sehr hilfreich, dem Führungsteam zum ersten Mal das Ausmaß des Problems vor Augen zu führen. Sie waren sich bewusst, dass es innerhalb der Organisation einige Herausforderungen gab – aber dank der Informationen aus Planview® [PPM Pro] konnten sie diese quantifizieren und somit herausfinden, was wirklich die wichtigste Arbeit war und dementsprechend Prioritäten setzen“, erinnert sich der PMO Analyst. Dank der besseren Transparenz und einem konsolidierten Überblick über das Portfolio konnte die Führungsebene die wichtigsten Arbeiten bestimmen und priorisieren, sodass sich das Portfolio auf nur 200 Initiativen reduzieren ließ.

Die Nutzung dieser Erkenntnisse und Daten ermöglichte es Southern Water, die Projekte zu ermitteln, die am stärksten mit den übergeordneten strategischen Prioritäten und der Ressourcenkapazität des Unternehmens im Einklang standen. In Planview PPM Pro wurde eine neue Hierarchie eingeführt, mit der Southern Water nicht länger rein projektorientiert arbeitet, sondern in der Lage ist, das Portfolio, das Programm und dann das Projekt zu betrachten. Wenn Projektmanager:innen nun vereinbarte Meilensteine, Abhängigkeiten oder Ressourcen anpassen, sind die Auswirkungen dieser Änderungen auf Programmebene leicht zu erkennen, sodass das gesamte Portfolio auf koordinierte Weise verwaltet wird.

Als Nächstes setzte sich das Program Delivery Team das Ziel, Echtzeitdaten an die Führungsebene weiterzuleiten und einen wiederholbaren Prozess für eine effektive, fundierte Entscheidungsfindung zu etablieren. „Wir haben eine Reihe von Berichten und Dashboards erstellt, die es uns ermöglichten, mit den Projektmanager:innen zusammenzuarbeiten und sie bei ihren Projekten zu unterstützen. Wenn es also Probleme oder Herausforderungen gab, konnten wir diese ganz einfach hervorheben und in Projektbesprechungen thematisieren“, erklärt Stephen Budd. „Und das alles basiert auf den Informationen, die in Planview PPM Pro bereitgestellt werden.“

Der neue Ansatz von Southern Water hat es ihnen ermöglicht, Projekte effizienter zu bewerten, zu prüfen und umzusetzen. Damit konnte das Unternehmen den Regulierungsbehörden, Kund:innen und Stakeholdern zeigen, dass es gut aufgestellt ist, um sein Versprechen einer widerstandsfähigen Zukunft mit Zugang zu sauberem Trinkwasser einzulösen. Dank Planview PPM Pro ist Southern Water in der Lage:

• Meilensteine auf Programm- und Projektebene zu erstellen und zu verfolgen.
• die Kapazität genauer zu bestimmen und Ressourcen effizienter zuzuweisen.
• Berichte mit nur einem Mausklick zu überprüfen, formatieren und veröffentlichen.

„Normalerweise brauchten wir zwei Tage, um einen Wochenbericht zu erstellen, formatieren, überprüfen und zu veröffentlichen“, erklärt Stephen Budd. „Mit Planview schaffen wir das in buchstäblich einer Stunde. Dadurch können wir uns viel stärker auf den Inhalt und die Ergebnisse konzentrieren.“

„Durch den Einsatz von Planview PPM Pro haben wir vermutlich einen Vorsprung von 6 Monaten bis zu einem Jahr gegenüber dem, was wir mit einem manuellen Ansatz erreicht hätten“, fährt er fort. „Das PMO wurde von einer Abteilung für die reine Datenerfassung und -visualisierung zu einer viel wertvolleren, detail- und datenorientierten Gruppe.“

Southern Water hat mit Planview einen Reifegrad erreicht, der es dem Unternehmen ermöglicht, die Umsetzung seiner Strategie mit Planview PPM Pro zuversichtlich voranzutreiben. Vor Kurzem haben sie die nächsten Schritte auf ihrem Weg definiert, nämlich die Übernahme einer komplexeren Finanz- und Strategieplanung.

In der Regel würde dies bedeuten, nach einer neuen Lösung auf dem Markt Ausschau halten zu müssen. Nicht so mit Planview: Dank der Kombination von Portfoliomanagement und Work-Management bietet die Lösungsplattform alles, was das Unternehmen brauchte, um das Fachwissen und die Kompetenzen seines neuen PMO auszubauen. Darüber hinaus kann die Plattform Southern Water bei seinem Wachstum unterstützen, indem der Einsatz auf das gesamte Unternehmen ausgeweitet wird. Um dies zu erreichen, ist der nächste Schritt auf ihrer PPM-Reise die Umstellung von Planview PPM Pro auf Planview Portfolios für eine unternehmensweite Portfolioplanung und ‑umsetzung.

Mit Planview als zentrale Informationsquelle waren sie in der Lage, Bereiche mit Wachstumsbedarf zu erkennen und anzugehen. Die Partnerschaft von Southern Water mit Planview hat das Unternehmen dabei unterstützt, eine nachhaltige Zukunft zu schaffen, die durch mehr Transparenz, Daten sowie Einblicke in Finanzen, Ressourcen, strategische Ziele und mehr geprägt ist.

„Planview war genau das Richtige für unseren Reifegrad zum Zeitpunkt der Anschaffung und unterstützt uns nun bei unserem weiteren Prozess“, fasst Stephen Budd zusammen.