National Health Service optimiert Prozesse und Kommunikation mit Planview Projectplace

Der National Health Service (NHS) bietet in Großbritannien ansässigen Personen bereits seit 1948 kostenlos medizinische Versorgung. In den letzten Jahren, genauer gesagt seit 2013, gibt es jedoch umfangreiche Reformen, die unter anderem die lokalen Strukturen des Gesundheitswesens verändert haben. Unter der Leitung von Hausärzten und anderen medizinischen Fachkräften wurden sogenannte Clinical Commissioning Groups oder CCGs ins Leben gerufen, die, mit entsprechenden Finanzmitteln ausgestattet, medizinische Dienstleistungen für ihre lokalen Gemeinden erwerben.

Im Rahmen des Transformationsprogramms „East Sussex Better Together“ setzten die CCGs und das East Sussex County Council einen Reformierungsprozess mit dem Ziel in Gang, einer 360.000 Personen starken Bevölkerung mit einem Budget von ca. 800 Mio. (etwa 935 Mio. Euro) bessere Gesundheits- und Sozialdienste bieten zu können. Sollten Reformen ausbleiben, so ergaben Analyseergebnisse, dann würde innerhalb von vier Jahren eine Finanzierungslücke in Höhe von 25 % entstehen.

Vor der Einführung von Projectplace gab es fünf konkrete Herausforderungen für die CCGs:

1. Teamübergreifende Kommunikation: Den CCGs und dem East Sussex County Council fehlte die Möglichkeit der koordinierten und engen Zusammenarbeit. Mit der Beteiligung verschiedener Gruppen und Personen war die Kommunikation zwischen den verschiedenen Teams schlicht zu komplex geworden.
2. Planung von Meetings: Beim NHS gehören Meetings zum Alltag. Aufgrund der großen Zahl der Beteiligten gestaltete sich die zeitliche und örtliche Abstimmung jedoch als schwierig.
3. Strenge Sicherheitsanforderungen: Mitarbeiter im Gesundheitswesen sind ohne Wenn und Aber zum Schutz vertraulicher Daten verpflichtet. Die Teams brauchten daher eine Möglichkeit, die über Netzwerke übertragenen und in der Cloud gespeicherten Daten lückenlos zu schützen.
4. Dokumentfreigabe und Projekttransparenz: CCGs müssen Mitglieder der Öffentlichkeit und Hausärzte in ihre Prozesse einbeziehen können. Den Teams fehlte jedoch die Handhabe, Dokumente sicher zu teilen und externen Stakeholdern einen Überblick über Projekte zu geben.
5. Fehlendes Know-how: Die meisten NHSMitarbeiter haben einen klinischen Hintergrund und besitzen nicht unbedingt die erforderlichen Kenntnisse im Projektmanagement. Daher brauchten die Teams leicht verständliche, anwenderfreundliche Software, um sich gegenseitig bei den neuen Zuständigkeiten unterstützen zu können.

Mit Projectplace sind die Verantwortlichen und ihre Teams im NHS in der Lage, Richtungen vorzugeben, effizient zu kommunizieren, Aufgaben durchzuführen, Fortschritte zu verfolgen und ihre Arbeit effektiv zu erledigen.

Selbst Personen ohne Erfahrung im Projektmanagement können sich dank der benutzerfreundlichen Funktionen leicht in neue Aufgaben und Zuständigkeiten einarbeiten und Projectplace bietet jedem Nutzer einen umfassenden Überblick über Ziele, Aufgaben und Verpflichtungen. Damit erweist sich das Projektmanagement als ganz einfach und unproblematisch.

Auch das Anberaumen von Meetings für verschiedene Teams ist leichter als je zuvor. Eine eigene Registerkarte in Projectplace nimmt der Terminplanung die Komplexität, und die Kommunikationswege zwischen den CCGs und anderen öffentlichen Einrichtungen wurden optimiert; so haben Mitarbeiter etwa die Möglichkeit, Gespräche gezielt auf konkrete Aufgaben abzustimmen.

Externe Stakeholder können ganz einfach in das System aufgenommen werden. Projectplace dient als zentrale Anlaufstelle für die sichere Dokumentfreigabe und gewährt allen Beteiligten einen Überblick über ihr Projekt. Dateien werden bei der Übertragung und der Speicherung nach Militärstandard verschlüsselt und sind damit optimal geschützt.

Der NHS profitiert auf vielfache Weise von Projectplace:

• Verbesserte Kommunikation zwischen Teammitgliedern und anderen Stakeholdern
• Übersichtliche Terminplanung mit benutzerfreundlichen Meeting-Funktionen
• Optimierte Dokumentfreigabe und Projekttransparenz für interne und externe Stakeholder
• Hochgradig sichere Prozesse für die Zusammenarbeit, Datenspeicherung und Datenfreigabe
• Hilfestellung für neue Projektmanager über eine intuitive, leistungsstarke Plattform zur Projektzusammenarbeit
• Bessere Patientenversorgung und effektivere kommunale Gesundheitsfürsorge