Tractor Supply Company sorgt für Transparenz und Echtzeiteinblicke in Portfoliodaten und treibt die organisatorische Transformation voran

Während der COVID-19-Pandemie verzeichnete Tractor Supply Company in kurzer Zeit ein exponentielles Wachstum. Daher brauchte das Unternehmen eine Portfoliomanagement-Lösung, die sie auf ihrem Weg zur Reife unterstützen konnte.

Tractor Supply Company verwendete Tabellen zur Planung und Verwaltung von Projekten, was zu unnötiger manueller Arbeit führte und die Rückverfolgung erschwerte. Zudem hatte das Unternehmen vor kurzem Petsense, ein Geschäft für Heimtierbedarf, übernommen und benötigte Prozesse und Lösungen, die es für Wachstum skalierbar machten.

Tractor Supply Company hat die Planview Lösung bereits für die Zeiterfassung genutzt, aber sie erkannten schnell, dass die Partnerschaft mit Planview noch viel mehr Potenzial barg.

Das PMO-Team führte Gespräche mit den Stakeholdern, um Schwachstellen aufzudecken, die ihre Effizienz und Skalierbarkeit beeinträchtigten. Nachdem die Probleme analysiert und eine Liste der wichtigsten sofort realisierbaren Änderungen erstellt wurde, nutzte Tractor Supply Company die PPM-Lösung von Planview, um die organisatorische Transformation erfolgreich umzusetzen.

„Die fehlende Glaubwürdigkeit des PMO erwies sich als eins der größten Probleme. Ich musste lernen, Daten für alle transparent aufzubereiten – und mit Planview ist dies möglich“, sagt Marea Herrington, Director of Planning/Governance, Technology Administration bei Tractor Supply Company.

Tractor Supply Company stattet seit 1938 Freizeitlandwirt:innen, Viehzüchter:innen, Hausbesitzer:innen, Gärtner:innen und Tierliebhaber:innen aus. Sie verkaufen eine breite Palette von Produkten, darunter Kleidung, Traktor- und Anhängerteile und -zubehör, Pferde- und Haustierbedarf, Rasen- und Gartenzubehör, Elektrowerkzeuge sowie Aufsitzmäher.

Tractor Supply Company ist eines der am schnellsten aufsteigenden Fortune-500-Unternehmen und befindet sich derzeit auf Platz 291 dieser Liste.

Tractor Supply Company verwendete Offline-Tabellen und -Dokumente für die Verwaltung seiner Arbeit, was zu einer mangelnden Projekttransparenz und -nachvollziehbarkeit führte. Ohne zentralisierte Prozesse und eine einzige Informationsquelle war es mit einem erheblichen manuellen Aufwand verbunden, Einblicke in den Status und die Performance von Projekten zu erhalten.

„Eine wesentliche Erkenntnis für mich war die fehlende Skalierbarkeit unseres Unternehmens“, so Herrington. „Es wurde deutlich, wie dezentralisiert unsere Prozesse waren.“

Genaue Finanzdaten zu erhalten, erwies sich als eine große Herausforderung. Die Daten wurden in der Regel offline gespeichert, was die Entscheidungsfindung, Produktivität und Effizienz des Unternehmens erheblich beeinträchtigte. „Wenn jemand wissen wollte, wie viel Geld für ein Projekt zur Verfügung stand oder wie viel Geld in einem Portfolio noch vorhanden war, dauerte es manchmal Tage, an diese Informationen zu gelangen“, so Herrington.

Zudem benötigte Tractor Supply Company eine Lösung, die alle Projekte und die damit verbundenen Informationen zentralisiert.

„Wir hatten kein zentrales Repository für unsere Projekte“, sagt Herrington. „Es gab keine aggregierte Berichterstattung. Ich hatte keine zentrale Quelle, über die ich alle Informationen zu einem neuen Projekt abrufen konnte – worum es geht, wer daran arbeitet, wie viel Geld es kostet und wann es genehmigt wurde. Ich musste zehn verschiedene Orte durchsuchen, um die Daten zu finden.“

Tractor Supply Company sah die dringende Notwendigkeit, die Prozesse und Tools zu verbessern, um proaktiver und skalierbarer zu werden. Zu diesem Zeitpunkt betrug der Prognose- und Planungshorizont für die Zukunft lediglich 20 Tage.

„Diese Herausforderungen schufen eine schwierige Grundlage für die Übernahme von Petsense und das Wachstum im Zuge der COVID-Pandemie“, sagte Herrington. „Wenn wir dieses Umfeld beibehalten hätten, weiß ich nicht, wie wir die Pandemiezeit überstanden hätten.“

Um auf Wachstum, Veränderungen und künftige Übernahmen bestens vorbereitet zu sein, wusste Tractor Supply Company, dass sie eine Lösung brauchten, die ihnen einen besseren Überblick über Personal und Ressourcen verschaffte. Darüber hinaus erkannten sie die Notwendigkeit, ihre Wasserfall-basierten Projektmanagementmethoden durch einen agileren und anpassungsfähigeren Prozess zu ersetzen, der kürzere Bereitstellungszyklen bei wichtigen Projekten und Initiativen ermöglicht.

Herrington befragte die wichtigsten Entscheidungsträger:innen in den Bereichen IT, Unternehmensfinanzen und Beschaffung, welche Schwachstelle sie beseitigen würden, wenn sie über magische Kräfte verfügen würden. Ihre Antworten waren aufschlussreich.

Allem voran waren es die Finanzdaten. Die Teams wollten wissen, wie viel Geld ihnen zur Verfügung steht. Außerdem wollten sie ein zentrales Repository, das als zentrale Informationsquelle fungiert, sowie eine genaue und aktuelle Berichterstattung.

Mit zentralisierten, präzisen Daten konnten Herrington und ihr Team schneller arbeiten und fundiertere Entscheidungen treffen. „Plötzlich konnte ich Daten zentralisieren. Ich konnte sie vereinfachen oder eingrenzen. Ich konnte die Daten sammeln, die unsere Teams brauchten, und ich konnte sie so präsentieren, dass sie für die Projektmanager:innen leicht zu greifen waren.“

Tractor Supply Company nutzte die PPM-Lösung von Planview, um die größten Probleme des Unternehmens zu bewältigen. Dank Planview konnten sie einen zentralen Knotenpunkt für ihre Projekte schaffen und einen Überblick über die Performance, den Status und den finanziellen Erfolg ihrer Projekte und Portfolios erhalten.

„Erst vor zwei Wochen hatte ich eine Besprechung mit einem Vice President und er sagte: 'Ich brauche Informationen zu einem Projekt und ich weiß, dass es eine Woche dauern wird, bis ich sie bekomme'“, so Herrington. „Daraufhin sagte ich: 'Darf ich Sie direkt unterbrechen? Ich besorge Ihnen die Daten in zwei Minuten. Wollen Sie sie jetzt, oder Freitagmorgen, um alles verdauen zu können?' Das war ein Riesenerfolg“, sagt Herrington. „Und es war ein Erfolg, weil wir so viel Arbeit hineingesteckt hatten.“

Tractor Supply Company nutzte die PPM-Lösung von Planview, um die Transparenz zu erhöhen, den Zugriff auf Projektinformationen zu erleichtern und Finanzdaten in Echtzeit mit nur einem Mausklick einzusehen.

Herrington versendet nun einmal pro Woche einen Finanzbericht, anstatt wie früher einmal im Monat. Da die Berichte nun in Echtzeit erstellt werden, können die Führungskräfte Entscheidungen treffen, ohne sich Gedanken über die Genauigkeit und Aktualität der Daten machen zu müssen.

„Ich kann Führungskräften innerhalb weniger Minuten sagen, wie viel Geld sie haben, wie hoch ihr Budget ist und wie der Trend und der Status sind“, erklärt Herrington. „Ich kann ihnen zeigen, anhand welcher Indikatoren sie erkennen, ob sie in Schwierigkeiten stecken, auf Schwierigkeiten zusteuern oder ob sie zu wenig Geld ausgegeben haben und etwas zurückbekommen könnten.“

Tractor Supply Company nutzte die PPM-Lösung von Planview auch, um nachlaufende und Frühindikatoren zu erstellen. Anhand der Frühindikatoren können sie Probleme proaktiv erkennen, bevor sie auftreten. Nachlaufende Indikatoren helfen ihnen, unmittelbare Probleme zu erkennen, sodass sie diese sofort angehen können, anstatt erst Monate später.

„Dank Planview wissen wir mehr über unsere Arbeit als je zuvor“, so Herrington. „Und je mehr wir wissen, desto mehr Leute wollen diese Informationen. Wir haben so viel mehr Daten zur Verfügung.“

Jetzt, wo sie ihre ersten Ziele erreicht haben, plant Tractor Supply Company, die Nutzung der Planview Lösung auszuweiten. Mithilfe ihres Enterprise-Architecture-Teams beabsichtigt Tractor Supply Company, die PPM-Lösung von Planview in andere Tools zu integrieren, die von den verschiedenen Abteilungen der Organisation genutzt werden.

„Wie fange ich an, meine Firmenbüros, mein Finanzteam und mein Beschaffungsteam zu integrieren?“, fragt Herrington. „Vielleicht ist es nicht so technisch wie eine API-Integration. Aber ich möchte, dass sie unsere Tools anstatt einer Excel-Tabelle verwenden. Das kommt alles in Phase 2.“