Das Internationale Institut für Bildungsplanung (IIEP) der UNESCO wählt Planview für seine strategische Projektplanung

Das IIEP stand vor der Herausforderung, dass man sich über traditionelle Bildungsprogramme hinaus stärker in der Forschung engagieren und außerdem lokale Projekte in verschiedenen UNESCO-Mitgliedsstaaten unterstützen wollte. Diese neuen Aufgaben wurden immer komplexer und schwieriger zu managen. Vorhandene SQL-Datenbanken und ExcelTabellen stießen rasch an ihre Grenzen. Durch das neue Geschäftsmodell änderte sich auch der Modus für die Beantragung von Geldern, wodurch ein höherer Grad an Teamorganisation und eine effizientere Finanzberichterstattung notwendig wurden.

Nach einer Ausschreibung im Jahr 2017 entschied sich das IIEP für die Lösung von Planview®, da dessen Modell der Governance durch ein PMO die Verknüpfung zugeteilter Budgets mit Projektmitteln und Ressourcenkapazitäten ermöglicht und das IIEP durch ein stark verbessertes Zeiterfassungsmanagement in die Lage versetzt, Arbeitsprioritäten wesentlich agiler zu setzen.

Am Ende des Zweiten Weltkriegs wurde für den 1.–16. November 1945 in London eine Konferenz der Vereinten Nationen zur Gründung eines Zusammenschlusses für Erziehung und Kultur (ECO/ CONF) einberufen, auf der 4444 Nationen gemeinsam eine Organisation zur Förderung des Friedens ins Leben riefen. Die neue Organisation hatte zum Ziel, eine „geistige und moralische Solidarität der Menschheit“ zu verankern, um einen weiteren Weltkrieg zu verhindern.

Aufgabe der UNESCO als UN-Organisation ist es, durch Förderung der internationalen Zusammenarbeit in den Bereichen Bildung, Wissenschaft und Kultur zur Wahrung des Friedens und der Sicherheit beizutragen. Gemäß der 2030 von der UN-Generalversammlung verabschiedeten Agenda 2015 sollen die Programme der UNESCO zur Umsetzung der Nachhaltigkeitsziele beisteuern.

Die Lösung von Planview schloss Informationslücken zwischen den Mitarbeitern des Instituts und sorgte für den notwendigen Überblick bei der Implementierung von Dashboards, mit denen Analysen von Finanz- und Programmberichten nahezu in Echtzeit möglich sind. Sie erschloss einen vollständigen Datenwürfel, der themenbezogene Abbildungen, die nach Tätigkeitsart organisierbar sind, einschließt und Raum für detaillierte Informationen bietet. Auch eine Anordnung basierend auf der Personalsituation oder der Finanz- und Budgetdaten ist möglich. Dies ermöglicht eine konsolidierte Ansicht aller Aspekte eines Projekts und unterstützt das Management bei der strategischen Planung.

„Die Art unserer Arbeit hat sich geändert und wir brauchten ein moderneres und agileres Managementsystem zur Unterstützung unserer strategischen Planung“, fügt Coustère hinzu.

Das Institut ist nun in der Lage, hochwertige und hochauflösende Daten zu erheben, die auf verschiedenste Weise konsolidiert werden können. Im Rahmen des Projektzyklus- und strategischen Portfoliomanagements erhält das PMO Informationen in der Breite und Tiefe, die es für seine Arbeit braucht.

Das Institut konnte eine geordnete Liste von KPIs mit thematisch, geografisch und nach Tätigkeitsart organisierten volumetrischen Abbildungen implementieren.Dabei wird der Preis pro Projekt in Dollar angezeigt. Die Teams haben somit einen klaren Überblick über die Investitionen in Bezug auf die personellen Ressourcen und das Budget pro Aktivität.

„Der Vorstand bestätigte, dass der Jahresbericht jetzt besser lesbar ist und dass unser Finanzmodell von dem Format und der Qualität der Berichte über die Einwerbung und Verwendung von Geldern profitiert“, bekräftigt Coustère.

Sogar in dieser sehr traditionellen Organisation, in der die Beschäftigten ihre Autonomie schätzen und Metriken gegenüber misstrauisch sind, war die Akzeptanz so groß, dass die Implementierung der Lösung nun in der gesamten UNESCO als Referenz genutzt wird.

Die Art, wie Regierungen die internationale Zusammenarbeit finanzieren, hat sich geändert und das Institut muss sich dem neuen UN-System der Budgetaufteilung anpassen. Das bedeutet, dass das IIEP sehr viel spezifischer über den zu schaffenden Mehrwert, die Präsentation ihrer Projekte und Zeitpläne und ihre Berichterstellung nachdenken muss.

Vor diesem Hintergrund erwägt das Institut die Einrichtung von Kapazitätsplanungs- und Strategiemodulen, die Echtzeit-Prognosen über seine Fähigkeit zur Durchführung hochwertiger Programme ermöglichen, die bei internationalen Organisationen Priorität erhalten.

Außerdem plant das Institut Projectplace zu implementieren, um die Qualität und Weitergabe von Informationen intern zu verbessern. Dies ist unverzichtbar für das Wachstums- und Risikomanagement von Projekten, denn inzwischen müssen bei der Planung „Was-wäre-wenn“-Szenarien über einen Zeitraum von vier Jahren zugrunde gelegt werden.

„Alle Managementebenen fragen nach Funktionen zur Kapazitätsplanung, weil wir Mitarbeiter mit extrem seltenen Fähigkeiten haben und daher wissen müssen, wie viel Zeit für welche Tätigkeit aufgewendet wird. Wir können auch Personalerfordernisse prognostizieren und für die von uns angebotenen Dienstleistungen exakte Kosten und Preise angeben. Auch als Non-ProfitOrganisation müssen wir in einem hart umkämpften Markt wettbewerbsfähig bleiben“, schließt Coustère.

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