UPS
UPS steigert die Effizienz und stimmt die Entscheidungsfindung und Finanzierung im gesamten Unternehmen ab
Erfahren Sie, wie UPS mit Strategic Portfolio Management erfolgreich war und sehen Sie sich eine On-Demand-Demo der Lösung an.
The Story
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Sandy Pittman
United Parcel Service Oasis Supply Corp (UPS), V.P., Enterprise Program Management Office
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Sandy Pittman
United Parcel Service Oasis Supply Corp (UPS), V.P., Enterprise Program Management Office
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Sandy Pittman
United Parcel Service Oasis Supply Corp (UPS), V.P., Enterprise Program Management Office
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Sandy Pittman
United Parcel Service Oasis Supply Corp (UPS), V.P., Enterprise Program Management Office
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United Parcel Service Oasis Supply Corp (UPS), V.P., Enterprise Program Management Office
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Sandy Pittman
United Parcel Service Oasis Supply Corp (UPS), V.P., Enterprise Program Management Office
Die Herausforderung
Ein so noch nie dagewesenes Wachstum bringt neue Herausforderungen mit sich. Für UPS bestand die größte Herausforderung darin, Investitionsentscheidungen zu treffen und den gesamten Prozess zu steuern. Die Notwendigkeit einer besseren – nicht einer stärkeren – Governance zeigte sich auch in dem Bedarf an einer Lösung, mit der eine Abstimmung über alle globalen Portfolios hinweg erreicht und aufrechterhalten werden konnte.
Die Lösung
UPS benötigte eine Technologieplattform, die nicht nur das Projektmanagement verbessern, sondern auch die Möglichkeit bieten würde, verschiedene Ansichten zusammenzuführen, Kapazitätsplanungen vorzunehmen und sogar eine Szenarioplanung durchzuführen. Durch die Integration aller vorhandenen, nicht miteinander vernetzten Tools in die Planview Lösung für strategisches Portfoliomanagement hat UPS ein neues Maß an Governance und Transparenz erreicht, um wichtige Fragen direkt zu beantworten.
„Wir sind bei der Entwicklung unserer Organisation an einem Punkt angelangt, an dem wir diese Art von Plattform benötigen. Ich betrachte Planview® Portfolios und Planview® ProjectPlace nicht einfach als Anwendungen – es ist wirklich eine Plattform, die über unglaubliche und leistungsstarke Funktionen verfügt.“- SANDY PITTMAN, VICE PRESIDENT DES EPMO, UPS
ÜBER UPS
UPS ist ein Unternehmen, das bereits seit 115 Jahren besteht und sich ständig neu erfindet. Täglich werden über 25 Millionen Pakete in mehr als 220 Ländern und Regionen zugestellt.
Obwohl UPS vor allem für seine braunen Zustellfahrzeuge bekannt ist, bietet das Unternehmen mehr als nur Paketzustellung. Es handelt sich um ein umfassendes Lieferketten- und Logistikunternehmen, das eine breite Palette von Dienstleistungen anbietet, darunter Transport, Vertrieb, Vertragslogistik, Zollabwicklung, Versicherung und Finanzierung.
Der Drang nach Neuerfindung oder kontinuierlicher Verbesserung ist Teil der Unternehmenskultur – ein Leitgedanke, den Gründer Jim Casey oft als „konstruktive Unzufriedenheit“ bezeichnete.
DIE HERAUSFORDERUNG: REDUZIEREN DER AUSGABEN, VERBESSERN DER EFFIZIENZ UND VORANTREIBEN DER STRATEGIE
In den letzten Jahren konnte UPS ein enormes Wachstum erzielen: 2022 war das erste Jahr, in dem das Unternehmen einen Umsatz von 100 Milliarden USD erreichte. Die Herausforderung besteht nun darin, zu bestimmen, wie die Ressourcen effektiv investiert und diese Investitionen gesteuert werden können, um die strategischen Ziele zu erreichen.
Sandy Pittman, Vice President des EPMO, hat die Herausforderung in sechs Bereiche unterteilt: Entscheidungsfindung, Governance, portfolioübergreifende Abstimmung und Priorisierung, Transparenz, Ressourcen und Komplexität der Transformation. Mit der Expansion der Organisation wurde die Governance immer wichtiger. Das Steuern einer so komplexen und schnell wachsenden Organisation erwies sich jedoch als leichter gesagt als getan: An einem bestimmten Punkt gab es 28 Ausschüsse, die an den Entscheidungen rund um die Finanzierung beteiligt waren.
Die Frage, die sich alle stellten, war: Wie finden wir Wege, weniger Geld auszugeben und die Dinge effizienter zu gestalten und gleichzeitig unsere strategischen Ziele zu erreichen? Die Finanzierungsentscheidungen wurden von verschiedenen Gruppen und Personen getroffen und in SharePoint, auf einer selbst erstellten Website, in Excel-Tabellen, in PowerPoint und auf Servietten in Cafés dokumentiert.
Pittman berichtete von einer Frage, die ihm der President der US-Geschäftsbereiche gestellt hatte: „Wenn wir für dieses Jahr und die nächsten Jahre alle Projekte betrachten würden, die sich auf das US-Inlandsgeschäft auswirken, was würden wir erkennen? Wie viele Projekte haben wir? Wie viel Geld geben wir aus?“
Um diese Frage zu beantworten, so Pittman, müsse er „100 Leute anrufen sowie 30 verschiedene Tabellen, ein paar unterschiedliche Datenbanken, die Website, SharePoint usw. aufrufen. Außerdem könnten sich die Informationen zu dem Zeitpunkt, an dem wir sie weitergeben, bereits geändert haben und nicht mehr aktuell sein.“
UPS benötigte mehr als ein besseres Projektmanagement – was sie brauchten, war eine Technologielösung, die verschiedene Perspektiven zusammenführt, Kapazitäts- und Szenarioplanung ermöglicht und Dashboards und Berichte in Echtzeit für die Entscheidungsfindung bietet.
DIE LÖSUNG: EIN LEISTUNGSSTARKES ÖKOSYSTEM FÜR DIE UMSETZUNG VON IDEEN IN ERGEBNISSE
UPS brauchte eine Technologieplattform, mithilfe derer sie das Projektmanagement verbessern, unterschiedliche Ansichten zentral zusammenführen sowie Kapazitäts- und Szenarioplanungen durchführen konnten. Die Führungskräfte benötigten Dashboards und Berichte in nahezu Echtzeit, auf deren Grundlage sie Entscheidungen treffen konnten.
Die Partnerschaft von UPS mit Planview begann im Jahr 2019 und entstand aus der Notwendigkeit, die Entscheidungsfindung und die Finanzierung im gesamten Unternehmen abzustimmen, zusammenzuführen und zu synchronisieren.
„Wir haben uns nicht nur für eine Verbesserung des Projektmanagements mit Planview zusammengetan“, so Pittman. UPS begann damit, seine Finanztools mit der Planview Lösung zu verknüpfen, was dazu beitrug, die Finanzierungsentscheidungen zu strukturieren und transparent zu machen. Von da an ging es immer weiter. Die Planview Plattform wurde schnell zur bevorzugten Lösung für alle Finanzierungsentscheidungen: „Wenn sie nicht im Planview Tool stehen, werden Maßnahmen möglicherweise nicht finanziert und keine Ressourcen zugeteilt.“
„Wir sind bei der Entwicklung unserer Organisation an einem Punkt angelangt, an dem wir diese Art von Plattform benötigen. Ich betrachte Planview® Portfolios und Planview® ProjectPlace nicht einfach als Anwendungen – es ist wirklich eine Plattform, die über unglaubliche und leistungsstarke Funktionen verfügt.“
DIE ERGEBNISSE: MEHR TRANSPARENZ UND FUNDIERTE ENTSCHEIDUNGEN
Seit der Implementierung der Plattform verfügt UPS über eine zentrale Informationsquelle, die eine Strategie- und Investitionsplanung, Transparenz bei der Unterstützung von Ausführungsprozessen, ein Finanzmanagement von Investitionen und eine Unterstützung der Governance im gesamten Unternehmen ermöglicht. Darüber hinaus hilft die Lösung dem Unternehmen, seine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung zu leben, indem sie Wege finden, „konstruktiv unzufrieden“ zu sein und dann an Lösungen zu arbeiten.
Zudem hat sich die Beantwortung wichtiger, übergeordneter Fragen stark verbessert. Die Geschäftsleitung hat nun nahezu in Echtzeit Zugriff auf den Status laufender Initiativen und kann schnell feststellen, ob sie planmäßig verlaufen oder hinter oder vor dem Zeitplan liegen. Dies spart ihnen viel Zeit, da sie nicht mehr Daten aus verschiedenen Quellen sammeln müssen. Stattdessen können sich die Führungskräfte nun darauf konzentrieren, festzustellen, ob sie ihre Ziele erreichen. Basierend darauf können sie entscheiden, ob die derzeitigen Maßnahmen fortgesetzt, angepasst oder verstärkt werden sollen. Mit der Planview Lösung für das strategische Portfoliomanagement sind sie in der Lage, die großen Fragen zu stellen und die großen Antworten zu erhalten.
DIE ZUKUNFT: MEHR TRANSPARENZ IM HINBLICK AUF ZEIT UND RESSOURCEN
Für die Zukunft plant UPS, auch das Ressourcenmanagement und die Zeiterfassung über die Planview Plattform zu verwalten. Vorerst wird das Unternehmen jedoch weiterhin von den Vorteilen einer Plattform profitieren, die für das Management der Komplexität globaler Unternehmen entwickelt wurde: Nicht nur können sie Projekte besser verwalten, sondern auch die Entscheidungsfindung und die Finanzierung im gesamten Unternehmen abstimmen, zusammenführen und synchronisieren.
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