Viessmann verliert keine Zeit: Unternehmen für Klimalösungen modernisiert seine IT-Toolchain, um Verschwendung und Ineffizienz zu vermeiden

Viessmann, ein im Jahr 1917 gegründetes deutsches Familienunternehmen, durchlief eine erfolgreiche Geschäftstransformation weg von einem reinen Unternehmen für mechanische Heizungsanlagen hin zu einem Anbieter von Klimalösungen mit größerem Fokus auf die Kund:innen. Dabei sah sich die IT-Abteilung mit kostspieligen Herausforderungen konfrontiert, da sie eine veraltete Toolchain-Integration zwischen Polarion und Jira verwendete, die zu unvorhersehbaren Serviceausfällen und ständigen Synchronisierungsfehlern führte. Da die unzuverlässige Integration nur die Synchronisierung einer Art von Arbeitselement unterstützte, war die Lösung nicht skalierbar und die Entwickler:innen verschwendeten wertvolle Zeit mit der manuellen Synchronisierung von Informationen über Projekte hinweg sowie mit mühsamen Nacharbeiten.

Viessmann entschied sich für Planview Hub als Lösung für die Toolchain-Integration, um eine zuverlässige, nahtlose und skalierbare Vernetzung von Polarion und Jira zu ermöglichen und so kostspielige Verschwendung und Ineffizienz in den Entwicklungsteams des IT-Service-Bereichs zu vermeiden. Die Möglichkeit der Wiederverwendung und Umschreibung von Skripten in Hub, die in einer anderen Abteilung bei Viessmann verwendet wurden, machte die Implementierung der Software noch leichter. Mit der Inbetriebnahme von Hub profitieren die Entwickler:innen von zwei wesentlichen Vorteilen: Es gab keine Integrationsausfälle mehr, was enorme Ressourcenkapazitäten freisetzte und es ihnen ermöglichte, sich auf die Arbeit zu konzentrieren, die einen Mehrwert für die Kund:innen brachte. Darüber hinaus verbesserte sich die Zufriedenheit der internen Kund:innen signifikant, da fast keine IT-Tickets im Zusammenhang mit Beschwerden über Integrationsausfälle und Synchronisierungsfehler mehr eingereicht wurden.

Viessmann wurde 1917 als lokales, familiengeführtes deutsches Unternehmen gegründet, das sich auf die Herstellung mechanischer Heizungsanlagen wie beispielsweise Heizkessel spezialisiert hat. Heute hat sich Viessmann zu einem globalen Unternehmen für Klima- und Energielösungen entwickelt, das seinen Kund:innen eine Reihe von nahtlos integrierten Lösungen anbietet, einschließlich digitaler Produkte und Services, die in die Heizungs- und Klimasysteme der Haushalte integriert werden können.

Im Zuge ihrer digitalen Transformation hat Viessmann sein Serviceangebot erweitert und bietet seinen Kund:innen nun integrierte Klimalösungen an, darunter eine ganze Reihe von Smart-Home-Apps. Benjamin Horst, IT Service Owner Toolchain, der 2011 als Softwarearchitekt zu Viessmann kam, hatte die Aufgabe, die IT-Toolchain zu modernisieren, um die Produktentwicklung zu unterstützen und Silos zwischen Software- und Hardware-Entwicklungsteams aufzubrechen.

Da die meisten Hardware-Entwickler:innen Polarion – ein Tool, das im Bereich der mechanischen Produktion eingesetzt wird – und die Software Engineers Jira verwenden, stützte sich die alte Toolchain-Integrationslösung auf einen begrenzten, unausgereiften Polarion-Konnektor. Dies führte zu einer zeitaufwändigen Integration, die fehleranfällig, oft unvorhersehbar oder nicht verfügbar war und nur eine Art von Arbeitselement unterstützte. Da es sich um ein kostenloses Tool handelte, war zudem der technische Support begrenzt.

„Es war ziemlich kompliziert, die Polarion-Synchronisierung einzurichten. Es dauerte Stunden, ein neues Projekt von einem Tool in das andere zu übertragen, und manche Dinge funktionierten einfach nicht. Von Polarion aus konnten mit Ausnahme von Defekten keine Arbeitselemente hinzugefügt werden und durch kleinste Änderungen an einem Arbeitselement wurde möglicherweise die komplette Synchronisierung gestoppt“, so Horst.

„Der Prozess war fehleranfällig und die Mitarbeiter:innen konnten sich nicht darauf verlassen, dass ihre Synchronisierung tatsächlich stattfand. Sie mussten in beiden Tools nachsehen und die Daten manuell synchronisieren. Es war definitiv eine neue Lösung erforderlich“, ergänzt er.

Ein konkreter Vorfall führte zu einer längeren Ausfallzeit und erforderte manuelle Nacharbeiten von den Entwickler:innen, die Viessmann Zehntausende von Euro kosteten.

„Es war eine Menge manuelle Arbeit nötig. Zwei oder drei Leute taten nicht viel mehr, als dafür zu sorgen, dass die richtigen Informationen zur Verfügung standen. Der Verlust betrug zwischen 60.000 € und 70.000 €“, erinnert sich Horst.

Nach dem langen Ausfall und Beschwerden seitens der Stakeholder beauftragte das IT-Management Benjamin Horst mit der Modernisierung der Toolchain-Synchronisierung. In diesem Zuge war es erforderlich, das veraltete Integrationssystem durch eine zuverlässige, effiziente und skalierbare Lösung zu ersetzen, die es den Entwickler:innen ermöglicht, sich auf wertvolle, auf die strategischen Ziele ausgerichtete Arbeit zu konzentrieren, anstatt Zeit mit der manuellen Überprüfung von Synchronisierungsfehlern und dem Kopieren und Einfügen von Daten in verschiedenen Projekten zu verschwenden.

Nachdem die Probleme mit der veralteten Integration zwischen Polarion und Jira durch unvorhersehbare Ausfälle und Produktivitätsverluste einen Höhepunkt erreicht hatten, prüfte das Team zunächst die Entwicklung einer eigenen Integrationslösung. Da jedoch nur ein kleines Team für die interne Entwicklung zur Verfügung stand und der Aufwand sehr hoch war, war dieser Ansatz im Vergleich zum Kauf einer schlüsselfertigen kommerziellen Lösung nicht praktikabel.

„Wir haben darüber nachgedacht, eine eigene Lösung zu entwickeln – aber nachdem wir den Aufwand genauer geprüft hatten, war niemand davon überzeugt. Wir stellten fest, dass wir ein Jahr und mindestens zwei ausschließlich für diese Arbeit zugeteilte Entwickler:innen benötigen würden, um das zu entwickeln, was wir brauchten. Dieses Projekt würde unseren Fokus zu sehr von dem abwenden, was wir als Unternehmen eigentlich erreichen wollten“, so Horst.

Zuverlässigkeit war die Hauptanforderung an die Toolchain-Integration, was Horst dazu veranlasste, sich bei der Beschaffung nach größeren Unternehmen umzusehen. „Wir geben lieber mehr Geld für eine gut funktionierende etablierte Lösung aus, als uns mit einem begrenzten Start-up-Tool zufriedenzugeben. Als Unternehmen mit mehr als 14.000 Mitarbeiter:innen kann man sich nicht darauf verlassen“, sagt er.

Glücklicherweise hatte Viessmann Planview Hub bereits erfolgreich in einem anderen Geschäftsbereich implementiert, um Planview Portfolios mit Jira zu integrieren, sodass Benjamin Horst mit der Skalierbarkeit und einfachen Implementierung von Hub bereits vertraut war. Das Tool erfüllte zudem die Anforderung der Unterstützung von atomaren Commits. Dank der Funktion können Entwickler:innen ein Arbeitselement nach dem anderen synchronisieren und so sicherstellen, dass im Falle eines Fehlers bei nur einem Arbeitselement nicht der gesamte Synchronisierungsprozess fehlschlägt, wie es bei der alten Polarion-Integration der Fall war.

„Wir haben uns ziemlich schnell für Planview Hub entschieden, weil es sich bereits bei der Integration von Planview Portfolios und Jira bewährt hat“, so Horst. Er wies zudem darauf hin, dass Planview Hub die einzige Lösung war, die die Anforderungen an die Integrationsfunktionen erfüllte, sodass es kein Konkurrenzprodukt gab.

Dank der Wiederverwendbarkeit der Skripte aus der Synchronisierung von Portfolios und Jira sowie des starken technischen Supports von Planview verlief die Implementierung nach der finalen Entscheidung reibungslos.

„Wir haben etwa ein bis zwei Monate gebraucht, um die Workflows und benutzerdefinierten Felder für die neue Synchronisierung anzupassen. Nachdem die notwendigen Änderungen vorgenommen waren, konnten die Mitarbeiter:innen feststellen, dass die Synchronisierung automatisch erfolgt, und hatten keinerlei Bedenken mehr“, erklärt Horst.

„Die Integrationen ließen sich viel schneller einrichten, weil wir alles wiederverwenden konnten. Für die Bedienung der Oberfläche sind keine Entwicklungskenntnisse erforderlich. Alles was es braucht, ist ein solides Verständnis des Geschäfts, um festzulegen, was synchronisiert werden soll. Ich kann diese Anforderungen dokumentieren und die Aufgabe an meinen Helpdesk delegieren. Es ist wirklich simpel“, so Benjamin Horst.

Planview Hub ermöglichte es Viessmann, seine Toolchain-Capabilitys erheblich zu modernisieren. Das Ergebnis waren das Wegfallen manueller Arbeiten, eine bessere Arbeitsmoral der Teams und eine Steigerung der Produktivität. Nach der Implementierung von Planview Hub „hatten wir keine Ausfälle mehr. Planview Hub lief nach der Einrichtung reibungslos und erfordert nicht viel Wartungsaufwand“, so Horst.

Darüber hinaus war die Anzahl der Beschwerde-Tickets seiner internen Kund:innen ein wichtiger Erfolgsindikator. Horst hat seit der Inbetriebnahme von Planview Hub kein einziges Beschwerde-Ticket im Zusammenhang mit Ausfällen erhalten. Und selbst wenn neue Synchronisierungsanfragen gestellt werden, ist der Aufwand für deren Bearbeitung wesentlich geringer.

„Bei der vorherigen Integration mussten wir uns mit 20 Synchronisierungsaufgaben befassen, wenn sich etwas an der Einrichtung des Polarion-Projekts änderte. Jetzt ist es lediglich eine“, erklärt Horst.

Nach der erfolgreichen Implementierung von Planview Hub plant Horst, die Datenmodellierungen und sofort einsatzbereiten Funktionen der Software zu nutzen, um weitere Projekte zu integrieren, von denen viele zuvor auf Eis gelegt worden waren, „da die Einrichtung und Pflege dieser Synchronisierungen sehr mühsam war“, so Horst.

Darüber hinaus evaluiert Viessmann Planview Hub im Hinblick auf die Integration von Enterprise Architecture, wobei die Anforderungserfassung und Sandbox-Tests bereits laufen.

Nach seinen Erfahrungen mit der Modernisierung der IT-Toolchain zur Unterstützung des sich entwickelnden Geschäfts von Viessmann gibt Horst IT-Abteilungen einen Rat im Hinblick auf den Prozess der digitalen Transformation: „Kaufen Sie die Dinge, die Sie für Ihre Arbeit benötigen. Investieren Sie Ihre Kreativität und Entwicklungskapazität in die Bereiche, die für Ihre Kund:innen von Bedeutung sind.“